Cómo configurar las secuencias NCF que te aprobó la DGII

Cuando la DGII te aprueba comprobantes fiscales, lo que recibes es una autorización: un tipo de comprobante (B01, B02, E31…), una cantidad aprobada, un rango de números desde–hasta y una fecha de vencimiento. Esa autorización no hace nada por sí sola: hay que registrarla en Digimart para que el sistema sepa qué numeración puede usar al facturar.

Esta guía te lleva clic por clic en los tres escenarios, en orden de frecuencia real: Caso A, editar la secuencia que ya viene creada (esto es lo que te toca el 95% de las veces); Caso B, agregar un lote cuando la DGII te aprueba numeración nueva del mismo tipo; y Caso C, crear la secuencia desde cero, solo si por alguna razón no existe la fila.

Antes de empezar: ten a mano la autorización de la DGII

Todos los datos que vas a escribir salen del documento de autorización que te entrega la DGII (o de la consulta en la Oficina Virtual). Nada se inventa y nada se estima: si escribes un número distinto al autorizado, vas a emitir comprobantes que la DGII no reconoce.

Entra a dgii.gov.do → Oficina Virtual → inicia sesión con tu RNC y clave → busca la sección de Comprobantes Fiscales → Consulta de secuencias / Autorizaciones aprobadas. Ahí verás una o varias filas, una por cada autorización.

De cada autorización necesitas estos seis datos:

Cómo llegar a la pantalla

1. En el menú lateral, entra a Herramientas (la configuración del negocio).
2. En la columna de secciones de la izquierda, abre el grupo Fiscal.
3. Haz clic en Comprobantes NCF. El título de la pantalla cambia a Comprobantes Fiscales (NCF).
4. Debajo del título verás dos pestañas: Secuencias y Anulaciones. Quédate en Secuencias (es la que abre por defecto).

En esa pestaña verás, de arriba abajo: una tarjeta azul que te recuerda de dónde salen estos datos, un aviso sobre por qué a veces la numeración salta un número, el título Comprobantes Fiscales (21) con un ícono para refrescar, los botones Configurar alertas y Agregar Secuencia NCF, y la tabla con todas las secuencias.

Cómo leer la tabla de secuencias

La tabla trae una fila por cada tipo de comprobante. Las 21 vienen creadas de fábrica, así que ver muchas filas es normal; lo que las diferencia es si ya tienen numeración autorizada o no.

• Acciones: el botón morado Detalles. Es tu puerta de entrada: ahí se edita todo.
• Tipo: la etiqueta del prefijo (verde para la serie B, azul para la serie E).
• Descripción: el nombre del tipo de comprobante.
• Próximo NCF: el número exacto que se asignaría en la siguiente factura, ya armado con sus ceros (por ejemplo B0200000037).
• Rango Autorizado: el desde–hasta y una barra de progreso con el porcentaje consumido (verde hasta 70%, amarilla sobre 70%, roja sobre 90%).
• Estado: Activo o Inactivo.
• Vencimiento: la fecha límite, en rojo si ya venció y en amarillo si le quedan 30 días o menos.
• La papelera al final de la fila: elimina la configuración completa. Casi nunca es lo que quieres hacer.

Lo importante es la columna Rango Autorizado:

La regla que explica todo lo demás: un prefijo = una configuración

En Digimart no puede haber dos configuraciones con el mismo prefijo. Si intentas crear un segundo B02, el sistema te responde: "Ya existe un NCF con este prefijo: B02". Como las 21 ya vienen creadas, en la práctica esto significa que el botón Agregar Secuencia NCF casi nunca se usa: si el prefijo está en la tabla, el camino es Detalles.

Y cuando la DGII te aprueba numeración nueva de un tipo que ya tenías configurado, tampoco se crea otra fila: esa autorización se registra como un lote dentro de la misma secuencia, con su propio rango y su propia fecha de vencimiento (Caso B).

Los cuatro campos que tienes que entender bien

Si entiendes estos cuatro campos, ya entendiste el módulo completo. Tres definen hasta dónde puedes numerar y uno define por dónde vas. Son independientes entre sí, y confundirlos es la causa de casi todos los problemas de numeración.

Secuencia Actual — es el PRÓXIMO, no el último

Este es el campo que más se malinterpreta. La Secuencia Actual no es el último número que usaste: es el próximo que se va a usar. Es un contador que apunta hacia adelante.

Ejemplo concreto: tu última factura salió con el NCF B0200000036. Entonces la Secuencia Actual es 37, y en la tabla la columna Próximo NCF te mostrará B0200000037. Esa columna es tu confirmación visual: lo que veas ahí es literalmente el NCF que va a llevar tu siguiente factura.

Comportamiento del campo:

• Cada vez que emites un comprobante, sube en 1 automáticamente. No hay que tocarlo en la operación diaria.
• Si es una autorización nueva sin estrenar, va igual a la Secuencia Mínima.
• Si vienes facturando por fuera del sistema (talonario, otro programa), va en el siguiente al último que emitiste.
• De fábrica viene en 1. Si tu rango autorizado empieza en 501, acuérdate de cambiarlo: si lo dejas en 1, queda por debajo de tu mínima.
• Solo se edita a mano cuando quedó desincronizado con la realidad, desde Detalles → Configuración de Secuencia.
• Es el único de los cuatro campos que no recalculan los lotes: los lotes definen los límites, la Secuencia Actual dice por dónde vas dentro de ellos.

Secuencia Mínima — el primer número autorizado

Es el arranque del rango que la DGII te aprobó. Si tu autorización dice "desde el 1", aquí va 1; si dice "desde el 501", aquí va 501. Se escribe sin el prefijo y sin los ceros de relleno: el sistema arma solo el B02 y los ceros que faltan hasta completar los 11 o 13 dígitos.

Además de marcar el arranque, la Mínima es la base con la que se calcula el porcentaje de uso que ves en la barra de progreso: lo consumido se mide desde ella, no desde cero. De fábrica viene en 0, que no es un número válido de ninguna autorización.

Secuencia Máxima — el último número autorizado, y el freno

Es el último número que puedes emitir. Cuando la Secuencia Actual lo alcanza, el sistema deja de asignar NCF de ese tipo y las facturas de ese tipo no se pueden emitir hasta que registres una autorización nueva.

Por eso la máxima en 0 de fábrica es, en la práctica, un candado: el sistema compara el próximo número contra ella y nunca puede entregarte uno. Es el campo que hace que una secuencia recién creada no sirva hasta que la edites.

Verificación obligatoria: Máxima − Mínima + 1 tiene que darte exactamente la cantidad que la DGII te aprobó. Del 1 al 100 son 100 comprobantes, no 99 ni 101. Ese mismo número es el que verás en Resumen Rápido → Comprobantes Totales dentro del detalle.

Fecha de Vencimiento — el segundo freno, y es el más duro

Es la fecha límite para usar esa numeración. Llegada esa fecha, el sistema se detiene aunque te queden números disponibles: una secuencia vencida no sirve ante la DGII, tenga 3 o 3,000 comprobantes sin usar.

• De fábrica viene en 31/12/2028. Es un relleno para que la fila no nazca vencida, no una fecha autorizada: cámbiala por la de tu documento.
• En la tabla se muestra en amarillo cuando faltan 30 días o menos, y en rojo cuando ya venció.
• En el detalle, la tarjeta Estado de la Secuencia pasa a Atención Requerida y luego a Secuencia Expirada, y la tarjeta Vigencia te dice cuántos días quedan.
• Las autorizaciones suelen tener dos años de vigencia, pero copia la fecha exacta de tu documento en vez de calcularla.
• Las notas electrónicas E32 y E34 son la única excepción: no se bloquean por vencimiento de secuencia.
• Si registras lotes, esta fecha deja de ser una sola: cada lote lleva la suya, y la que ves arriba es la del lote que contiene el número que estás emitiendo ahora.

Autorizaciones DGII (Lotes) — qué son y cuándo usarlos

Un lote es una autorización individual de la DGII registrada dentro de la secuencia: un tramo de números desde–hasta con su propia fecha de vencimiento, su número de autorización y su número de solicitud. La tarjeta que los agrupa, en la pantalla de detalle, se llama Autorizaciones DGII (Lotes).

Existen porque la DGII casi nunca te autoriza todo de una vez. Te aprueba una tanda, la consumes, pides más y te aprueba otra —del mismo tipo de comprobante, pero con otra fecha de vencimiento—. Sin lotes tendrías que elegir una sola fecha para todo y sería incorrecta para la mitad de tus facturas.

Ejemplo real: la DGII te autorizó B02 del 1 al 50 con vencimiento 31/12/2026 y después B02 del 51 al 146 con vencimiento 31/12/2027. Registrados como dos lotes, la factura número 40 sale con fecha de vencimiento de secuencia 31/12/2026 y la número 80 sale con 31/12/2027, sin que tú intervengas.

Lo que hacen los lotes por ti:

• Asignan la fecha de vencimiento correcta a cada número. Es su función principal, y en los e-CF (serie E) esa fecha viaja dentro del comprobante electrónico que se envía a la DGII: si es la equivocada, el comprobante sale mal.
• Encadenan la numeración solos. Cuando la Secuencia Actual termina un lote, entra al siguiente y adopta su vencimiento. No hay nada que hacer el día del cambio.
• Recalculan los límites de la configuración. La Secuencia Mínima pasa a ser la más baja de todos los lotes, la Máxima la más alta y la Fecha de Vencimiento de arriba refleja el lote en curso. Por eso, teniendo lotes, esos tres campos no se editan a mano.
• Te protegen de pisar numeración. Dos lotes no pueden solaparse: el sistema rechaza el registro y te dice con cuál choca.
• Guardan la trazabilidad. El No. de Autorización y el No. de Solicitud quedan registrados junto al rango, que es justo lo que necesitas si la DGII te pregunta de dónde salió una numeración.

¿Cuándo no hacen falta? Si solo tienes una autorización vigente de ese tipo y no piensas registrar otra hasta que se acabe, no necesitas lotes: la configuración funciona con su única fecha de vencimiento. La tarjeta te lo dice con ese mismo mensaje cuando está vacía.

Caso A · El camino normal: editar la secuencia que ya existe

Este es el que te toca prácticamente siempre: la fila ya está en la tabla —en 0 – 0 si nunca la has tocado— y lo que hay que hacer es escribirle la autorización de la DGII.

Paso A1 · Abre el detalle de la secuencia

En la tabla de Secuencias, busca en la columna Tipo el prefijo que te aprobó la DGII (por ejemplo B02) y haz clic en el botón morado Detalles de esa fila. Se abre la pantalla completa de esa secuencia.

Paso A2 · Ubica la tarjeta "Configuración de Secuencia"

Es la segunda tarjeta de la columna principal, debajo del estado. Trae un aviso azul recordándote que los valores deben coincidir con los autorizados por la DGII, y luego la lista de campos editables directamente: haces clic sobre el valor, lo cambias y guardas. No hay que activar ningún modo de edición aparte.

El único campo que no se toca es ID de Referencia: es el identificador interno del sistema.

Paso A3 · Escribe los datos de tu autorización

Campo por campo, en el orden en que conviene llenarlos:

1. Secuencia Mínima — el "desde" de tu autorización. Reemplaza el 0 de fábrica.
2. Secuencia Máxima — el "hasta" de tu autorización. Reemplaza el otro 0. Hasta que este campo no sea mayor que 0, el sistema no puede emitir comprobantes de este tipo.
3. Secuencia Actual — el próximo número a usar. Si la autorización está sin estrenar, ponlo igual a la mínima. Si ya venías facturando por fuera, ponlo en el siguiente al último NCF que emitiste.
4. Fecha de Vencimiento — la fecha límite de tu autorización, en lugar del 31/12/2028 de relleno.
5. Fecha de Recepción — la fecha en que la DGII te aprobó el rango.
6. Descripción — opcional; puedes dejar la que trae o personalizarla (por ejemplo "Facturas de consumo sucursal Santiago").

Dos campos que normalmente no se tocan: Prefijo NCF (ya es el correcto, por eso entraste a esta fila) y Cantidad de Dígitos (11 para la serie B, 13 para los e-CF de la serie E; ya viene bien).

Escribe solo el número, sin prefijo y sin ceros de relleno: 16, no E310000000016. Los ceros y el prefijo los arma el sistema.

Paso A4 · Guarda y verifica

Guarda los cambios y revisa, en la misma pantalla, que todo haya quedado como dice tu autorización:

• Arriba, la tarjeta Estado de la Secuencia debe decir Activo en verde. Si dice Atención Requerida en naranja, es porque le quedan 30 días o menos de vigencia o porque ya consumiste el 90% del rango. Si dice Secuencia Expirada en rojo, la fecha de vencimiento que escribiste ya pasó: revísala.
• En la barra Uso de Secuencia, confirma que Mín, Actual y Máx son los números de tu autorización.
• A la derecha, la tarjeta Resumen Rápido es la prueba de fuego: Comprobantes Totales debe coincidir con la cantidad que la DGII te aprobó, y Disponibles con lo que te queda por emitir.
• Debajo, la tarjeta Vigencia muestra la fecha de recepción, la de vencimiento y cuántos días faltan.

Vuelve a la tabla de secuencias con el botón Volver y comprueba la fila: el Rango Autorizado ya no dice 0 – 0 y la columna Próximo NCF muestra el comprobante exacto que llevará tu siguiente factura. Con eso ya puedes facturar: el NCF se asigna solo, no se escribe a mano en ningún documento.

Caso B · La DGII te aprobó numeración nueva del mismo tipo

Este es el camino cada vez que se te van acabando los comprobantes y solicitas más. No crees otra secuencia —el sistema la rechaza por prefijo duplicado— y tampoco pises el rango viejo con el nuevo: lo que se hace es agregar un lote dentro de la misma secuencia.

Paso B1 · Abre el detalle de la secuencia

En la tabla de Secuencias, localiza la fila del prefijo (por ejemplo B02) y haz clic en Detalles.

Paso B2 · Baja a la tarjeta "Autorizaciones DGII (Lotes)"

En la columna principal, debajo de Configuración de Secuencia, está la tarjeta Autorizaciones DGII (Lotes) con una etiqueta que indica cuántos lotes tiene registrados. Si nunca has registrado lotes, verás el mensaje: "Esta configuración usa una sola fecha de vencimiento. Agrega un lote solo si la DGII autorizó secuencias adicionales con otra fecha".

Paso B3 · Haz clic en "Agregar lote"

El botón está arriba a la derecha de esa misma tarjeta. Se abre la ventana Agregar lote de autorización con estos campos:

1. Secuencia desde y Secuencia hasta (obligatorios): el rango del lote nuevo, exactamente como lo aprobó la DGII.
2. Fecha de vencimiento: la del lote nuevo. Es el dato que hace que valga la pena registrar lotes, porque es distinta a la del lote anterior.
3. Fecha de solicitud: cuándo pediste o recibiste esta autorización.
4. No. de Autorización: el número que te asignó la DGII (ejemplo: 5004954217).
5. Número de Solicitud: el número de tu solicitud (ejemplo: 5009498739).
6. Cantidad aprobada: cuántos comprobantes trae el lote. Úsalo para verificar: hasta − desde + 1 debe dar ese mismo número.

Haz clic en Agregar para guardar, o en Cancelar para salir sin registrar nada.

Paso B4 · Qué hace el sistema por debajo (y por qué te conviene saberlo)

Al guardar el primer lote de una secuencia ocurren tres cosas automáticas que evitan que la numeración se rompa:

1. El lote original se registra solo. El rango que ya tenías en la configuración (el desde–hasta con su fecha de vencimiento) se materializa como un lote más. Por eso, después de agregar tu primer lote, la tabla te mostrará dos filas y no una: la original y la nueva. Es correcto.
2. Se valida que no haya solapamiento. Si el rango nuevo pisa números de un lote que ya existe, el sistema rechaza el registro y te dice con cuál choca.
3. Se recalculan los totales de la configuración. La Secuencia Mínima pasa a ser la más baja de todos los lotes, la Secuencia Máxima la más alta, y la Fecha de Vencimiento que se muestra arriba es la del lote que contiene el número que estás emitiendo ahora mismo. Por eso no tienes que tocar los campos de arriba al agregar un lote: se ajustan solos.

A partir de ahí la numeración avanza sola: cuando la Secuencia Actual termina el primer lote, entra al siguiente y empieza a usar su fecha de vencimiento.

Paso B5 · Revisa la tabla de lotes

Ya guardado, cada lote aparece como una fila con: Rango de secuencia, Vencimiento (en rojo si venció, amarillo si le quedan 30 días o menos), No. Autorización, Cantidad, Estado y las acciones Editar y Eliminar.

• Editar abre la misma ventana con los datos cargados para corregir cualquier campo (el botón de guardar dice Guardar en lugar de Agregar).
• Eliminar pide confirmación y aclara que no afecta los documentos ya emitidos: las facturas conservan su NCF. Lo que sí cambia es la numeración futura, porque los totales de la configuración se recalculan sin ese lote.

Caso C · La excepción: crear una secuencia desde cero

Solo aplica si el prefijo no aparece en la tabla —porque se borró, o porque la empresa se creó antes de que existiera la carga automática de las 21 secuencias—. Si la fila existe, este no es tu camino: vuelve al Caso A.

Paso C1 · Abre el formulario

Arriba a la derecha, haz clic en el botón morado + Agregar Secuencia NCF. Se abre una ventana titulada Agregar Secuencia NCF, encabezada por un aviso amarillo que te recuerda que estos datos deben coincidir exactamente con lo autorizado en la Oficina Virtual. El formulario viene dividido en tres bloques.

Paso C2 · Bloque "Tipo de Comprobante"

1. Haz clic en el campo Tipo de NCF. Se despliega la lista completa de tipos. Puedes escribir para filtrar: teclea B02 y selecciona B02 - Facturas de Consumo. Los que empiezan con E son los electrónicos (e-CF).
2. Al seleccionarlo, dos campos se llenan solos: Descripción (que puedes editar) y Cantidad de dígitos.
3. Cantidad de dígitos aparece gris y bloqueado a propósito: los NCF de la serie B llevan 11 dígitos y los e-CF de la serie E llevan 13.

Paso C3 · Bloque "Configuración de Secuencia"

1. Secuencia Actual (Próximo a asignar): el número que el sistema usará en la próxima factura. Si es una autorización nueva sin estrenar, el mismo número del "desde". Si ya emitiste por fuera, el siguiente al último: si tu último NCF fue E310000000015, aquí va 16.
2. Secuencia Mínima (Desde): el primer número del rango autorizado.
3. Secuencia Máxima (Hasta): el último número del rango autorizado.

Paso C4 · Bloque "Fechas de Vigencia"

1. Fecha de Autorización: viene precargada con la fecha de hoy; cámbiala a la fecha real de la autorización (formato DD/MM/AAAA).
2. Fecha de Vencimiento: la fecha límite de tu autorización.

Paso C5 · Guardar y verificar

Haz clic en Guardar Configuración (el botón de al lado, Cancelar, cierra sin guardar). La ventana se cierra sola y la tabla se refresca con la fila nueva. Entra a Detalles y verifica igual que en el Paso A4.

Si en vez de cerrarse te muestra el error "Ya existe un NCF con este prefijo", es justo lo que anticipábamos: la fila ya existía. Cierra la ventana y edítala (Caso A).

Qué pasa cuando facturas

Con la secuencia configurada, el NCF se asigna solo. No lo escribes en ningún documento.

• Al emitir una factura, el sistema toma el Próximo NCF de la secuencia del tipo que corresponda y avanza el contador.
• Si hay un NCF Liberado (uno que se reservó y quedó sin usar), lo reutiliza antes de gastar un número nuevo.
• Si la secuencia llegó a la Secuencia Máxima —o sigue en 0 porque nunca se editó—, no emite: hay que registrar la autorización.
• Si el lote que contiene el número actual está vencido, también se detiene, y el mensaje te dice exactamente qué lote es y cuándo venció. El sistema nunca salta un lote vencido para seguir con el siguiente: eso sería emitir fuera de orden.
• Las notas electrónicas E32 y E34 son la excepción: no se bloquean por vencimiento de secuencia.

Configura las alertas para no quedarte sin comprobantes

En la pestaña Secuencias, junto al botón de agregar, está el botón Configurar alertas. Ábrelo y define:

• Un interruptor general para activar o desactivar las alertas.
• El umbral por defecto: cuántos comprobantes restantes disparan el aviso (por defecto 50).
• Los días de aviso previo al vencimiento (por defecto 30).
• Un umbral propio por cada secuencia, si alguna se consume mucho más rápido que las demás.

Guarda y listo. Solicitar comprobantes a la DGII toma tiempo; la alerta es lo que te da margen para pedirlos antes de quedarte sin numeración a mitad de una venta.

Errores que te puede dar el sistema

Preguntas frecuentes

Tengo 21 secuencias en la tabla y solo uso dos. ¿Borro las demás? No. Déjalas en 0 – 0: no estorban, no consumen nada y con la máxima en 0 no pueden emitir por accidente. Si las borras, tendrás que crearlas a mano el día que las necesites.

¿Por qué no me deja facturar si la secuencia aparece "Activo"? Porque Activo se refiere al interruptor de la configuración, no a que tenga numeración. Mira la columna Rango Autorizado: si dice 0 – 0, no hay nada autorizado que emitir. Edítala (Caso A).

¿Tengo que crear una secuencia por cada sucursal? No. La configuración es por tipo de comprobante y por empresa, no por sucursal. Un solo B02 sirve para todo el negocio.

La DGII me aprobó del 1 al 50 y luego del 51 al 146, con vencimientos distintos. ¿Cómo lo registro? Editas la secuencia con el primer rango (Caso A) y registras el segundo con Agregar lote (Caso B). Al hacerlo, el primer rango se convierte solo en un lote también, y la tabla te mostrará los dos.

Ya venía facturando con talonario. ¿Desde qué número arranco? Desde el siguiente al último que usaste, en el campo Secuencia Actual. Los que ya emitiste por fuera no hay que cargarlos uno por uno.

Se saltó un número, ¿es un error? No necesariamente. Si se liberó un NCF que quedó por debajo de otro ya usado, el sistema no retrocede: salta ese número para no emitir fuera de orden. El hueco que queda lo puedes anular desde Detalles → Historial de Uso → Anular, y se reporta automáticamente en el 608.

¿Y si el vencimiento ya pasó y todavía me quedan números? No se pueden usar. Una secuencia vencida es una secuencia muerta ante la DGII, aunque tenga números disponibles. Hay que solicitar una autorización nueva y registrarla como lote.

Resumen en cinco líneas

1. Ten delante la autorización de la DGII: tipo, desde, hasta, cantidad y fecha de vencimiento.
2. Entra a Herramientas → Fiscal → Comprobantes NCF → pestaña Secuencias. Las 21 secuencias ya están creadas.
3. Busca la fila de tu prefijo y haz clic en Detalles: ahí reemplazas el 0 – 0 y el vencimiento de relleno por los datos reales, y ajustas la Secuencia Actual al próximo número a usar.
4. Cuando la DGII te apruebe más numeración de ese mismo tipo, no crees otra fila: Detalles → Autorizaciones DGII (Lotes) → Agregar lote, con su propio rango y su propia fecha.
5. Verifica en Resumen Rápido que los Comprobantes Totales cuadren con lo aprobado, y deja configuradas las alertas.