Presupuesto por Partidas de una Obra

El insumo del que sale todo lo demás

El presupuesto por partidas es el desglose del contrato de una obra: cada trabajo con su unidad, su cantidad y su precio. De aquí se derivan las cubicaciones, el control de avance y la comparación entre lo presupuestado y lo realmente ejecutado. En otros sistemas se le llama schedule of values.

Vive en el detalle de la obra, pestaña Presupuesto. En empresas de construcción es la primera pestaña y la que abre por defecto, porque es la pantalla de trabajo.

Anatomía de una partida

• Código: el identificador de la partida (1.1, 2.1, EST-04). Es como la vas a buscar y como aparece en la cubicación y en la factura.
• Descripción: el trabajo. «Movimiento de tierra», «Hormigón armado», «Instalaciones eléctricas».
• Unidad: m2, m3, ml, ud, kg, qq, pa (partida alzada), gl (global), hr.
• Cantidad: cuánto se contrató de esa unidad.
• Precio unitario: cuánto vale cada unidad.
• Producto a facturar: con qué producto del catálogo se factura esa partida. Opcional.
• Centro de costo: a qué partida contable se cargan sus costos. Opcional pero muy recomendable.

La barra superior muestra el monto del contrato —la suma de cantidad × precio de todas las partidas— y cuántas partidas tiene la obra. Ese número debería coincidir con lo que firmaste.

El producto a facturar

Cuando facturas una cubicación, cada partida se convierte en una línea de la factura. Si no le dices con qué producto, todas las líneas salen con el mismo servicio genérico Avance de Obra, y la factura se vuelve ilegible: ocho líneas que dicen lo mismo con montos distintos.

Asignándole un producto a cada partida, la factura muestra los nombres reales de los trabajos. El producto se toma de tu catálogo, así que conviene tener creados los servicios que facturas habitualmente.

El producto queda congelado en la cubicación al momento de crearla: cambiar el presupuesto después no altera cubicaciones ya emitidas.

El centro de costo

Asignar centro de costo a cada partida es lo que permite después comparar presupuesto contra ejecutado por partida. Cuando registres una compra de materiales o un pago de mano de obra con ese centro de costo y esa obra, el gasto cae en la partida correcta.

Sin centros de costo el módulo funciona igual, pero pierdes la lectura de en qué se está yendo el dinero dentro de la obra, que es justamente lo que dice si una obra se va a salir de presupuesto.

Cargar el presupuesto

Con el botón Agregar partida se van sumando filas. Los campos de código y descripción son obligatorios; si alguno queda vacío se marca en rojo y el guardado no pasa.

El presupuesto se guarda completo de una vez, con el botón Guardar. Mientras tengas cambios sin guardar aparece un aviso amarillo.

El tope es de 1,000 partidas por obra.

Editar un presupuesto que ya se usó

Se puede editar en cualquier momento, incluso con cubicaciones ya emitidas. Dos cosas que conviene saber:

• Las cubicaciones ya creadas no se alteran: guardan copia del código, descripción, precio y producto de cada partida al momento de crearse.
• Una partida que quitas no se borra de verdad: se marca como eliminada y deja de aparecer, pero sigue disponible para las cubicaciones que la usaron.

Cuidado con bajar la cantidad contratada de una partida por debajo de lo que ya se cubicó: la próxima cubicación te lo va a rechazar, porque estarías certificando más de lo contratado.

Órdenes de cambio

Cuando el cliente aprueba trabajos adicionales, hoy se refleja editando el presupuesto: subes la cantidad de una partida o agregas una nueva. Deja el detalle del acuerdo en los comentarios o en un adjunto de la obra, para que quede el rastro de por qué cambió el contrato.

Consejos de la práctica

• Usa la misma codificación que tu presupuesto original. Si el cliente te reclama por la partida 3.2, quieres encontrarla igual en el sistema.
• Las partidas alzadas (pa) van con cantidad 1 y el monto completo en el precio unitario. Se cubican por porcentaje de avance.
• No abras cien partidas si vas a cubicar por capítulos. El nivel de detalle del presupuesto define el nivel de detalle con el que vas a tener que medir todos los meses.