Órdenes de Compra

Guía Completa para Solicitar Mercancía a tus Proveedores

El módulo de Órdenes de Compra te permite crear el documento con el que le solicitas mercancía o servicios a un proveedor antes de recibir la factura. Es un paso previo a la compra: defines qué le vas a comprar al suplidor, en qué cantidades y a qué precio, se lo envías, y cuando llegue la mercancía y su factura conviertes la orden en un gasto. Una orden de compra no afecta tu inventario ni tu contabilidad; solo sirve para planificar y dejar constancia del pedido.

¿Qué es una Orden de Compra?

Una orden de compra (OC) es un documento formal que tu empresa emite para solicitar productos o servicios a un proveedor. En ella indicas el suplidor, los artículos que necesitas, las cantidades, los precios acordados y la fecha en que esperas recibir la mercancía. Sirve como un compromiso de compra y como referencia tanto para ti como para el proveedor.

A diferencia de una Factura de Proveedor (gasto), la orden de compra es solo una solicitud: todavía no representa una obligación contable ni una entrada de inventario. Por eso no genera asientos contables ni movimientos de stock mientras exista como orden. El registro contable ocurre solo cuando la conviertes en un gasto real.

¿Para Qué Sirve?

• Planificar tus compras: dejar por escrito qué le vas a pedir a cada proveedor y a qué precio, antes de recibir nada.
• Enviar el pedido al proveedor: puedes generar un PDF de la orden para compartirlo con tu suplidor.
• Controlar la recepción: registrar cuándo y qué mercancía va llegando mediante notas de recepción.
• Convertir el pedido en gasto: cuando llega la factura del proveedor, transformas la orden en una Factura de Proveedor con un solo clic, sin volver a digitar los artículos.

¿Cómo Llegar al Módulo?

En el menú lateral, entra a Compras / Gastos y luego a Órdenes de Compra. Verás el listado de todas las órdenes creadas, junto con unas tarjetas de resumen en la parte superior que muestran el total de órdenes, cuántas están en borrador, confirmadas, recibidas y convertidas, además del monto total.

En el listado, cada orden muestra su ID, la fecha, el proveedor, el total, la cantidad de recepciones y su estado. Puedes filtrar por ID, rango de fechas, estado o proveedor. Para abrir una orden, haz clic en su ID. Para crear una nueva, usa el botón Nueva Orden.

Crear una Orden de Compra Paso a Paso

Al hacer clic en Nueva Orden se abre el formulario de creación. Está dividido en dos secciones: los datos generales de la orden y la lista de artículos que vas a solicitar.

Paso 1 - Datos Generales

• Proveedor: selecciona el suplidor al que le vas a comprar. Es obligatorio. Puedes buscarlo por nombre en la lista.
• Moneda: la moneda de la orden. Por defecto usa la moneda de tu empresa; si vas a comprar en otra (por ejemplo USD), selecciónala.
• Fecha: la fecha de la orden. Es obligatoria y por defecto es la fecha de hoy.
• Fecha Esperada de Entrega: opcional. Indica cuándo esperas recibir la mercancía, útil para dar seguimiento a los pedidos pendientes.
• Notas: un espacio libre para instrucciones o comentarios dirigidos al proveedor o para uso interno.

Paso 2 - Agregar Artículos

En la sección Artículos agregas cada producto o servicio que le vas a solicitar al proveedor. Puedes agregar tantas líneas como necesites con el botón Agregar artículo. Para cada línea defines:

• Producto: selecciona un producto de tu catálogo buscándolo por nombre o código. Al elegirlo, el sistema completa automáticamente la descripción, el costo, la unidad de medida y el almacén sugerido. Este campo es opcional: si lo que pides no está en el catálogo, puedes dejarlo vacío.
• Descripción: el texto que describe el artículo. Si seleccionaste un producto se llena solo, pero puedes escribirlo manualmente para artículos que no están en tu catálogo.
• Cantidad: cuántas unidades vas a solicitar.
• Precio Unit.: el precio unitario acordado con el proveedor.
• Almacén: el almacén donde se recibirá la mercancía (opcional, útil cuando manejas varios almacenes).
• Impuesto: el impuesto que aplica a la línea, normalmente el ITBIS. Puedes seleccionar más de uno.

A medida que llenas cada línea, el sistema calcula el total de esa línea (cantidad por precio, más impuestos) y el total general de la orden se actualiza en vivo en la parte inferior. Cuando termines, haz clic en Crear Orden de Compra. La orden se guarda en estado Borrador y te lleva a su pantalla de detalle.

Recuerda: al crear la orden no se toca el inventario ni la contabilidad. El sistema te lo recuerda con un aviso en la parte superior del formulario.

Estados de una Orden de Compra

Cada orden pasa por distintos estados que reflejan en qué punto del proceso de compra se encuentra:

• Borrador: la orden fue creada pero aún no se ha confirmado. Puede editarse libremente (proveedor, fechas, notas y artículos) y también eliminarse. Es el único estado en el que se puede borrar la orden.
• Confirmada: la orden fue confirmada y ya está lista para enviarse al proveedor y para registrar recepciones. En este punto puedes crear notas de recepción.
• Parcial: se recibió parte de la mercancía, pero no toda. Indica que aún faltan artículos por llegar.
• Recibida: se recibió toda la mercancía solicitada.
• Convertida: la orden ya fue transformada en un gasto (Factura de Proveedor). Este es el estado final normal. Una orden convertida no se puede modificar.
• Cancelada: la orden fue anulada. No se procesará ni se convertirá en gasto.

El sistema controla qué cambios de estado están permitidos: una orden en Borrador puede confirmarse o cancelarse; una orden Confirmada, Parcial o Recibida puede cancelarse o convertirse en gasto. No se puede volver hacia atrás una vez que la orden está convertida o cancelada.

Confirmar la Orden

Cuando la orden esté lista, ábrela y haz clic en el botón Confirmar en la cabecera. Esto la pasa del estado Borrador a Confirmada. Confirmar no genera asientos ni movimientos de inventario; simplemente marca la orden como lista para el proceso de recepción y conversión. Mientras esté en Borrador, verás un recordatorio de que las órdenes de compra no afectan inventario ni contabilidad.

Editar una Orden

Desde la pantalla de detalle puedes modificar la orden mientras no esté convertida ni cancelada. En la sección Información General editas la fecha, la fecha esperada, el proveedor y las notas directamente. En la pestaña Artículos, el botón Editar artículos te permite agregar, quitar o cambiar líneas (producto, descripción, cantidad, precio, almacén e impuesto); al terminar, haz clic en Guardar.

Notas de Recepción

Una nota de recepción es el documento con el que registras la mercancía que va llegando de una orden de compra. Sirve para dejar constancia de qué se recibió, cuándo y quién lo recibió, especialmente cuando el pedido llega en partes.

Puedes crear una nota de recepción desde la pestaña Notas de Recepción dentro de la orden (con el botón Crear Nota de Recepción), o desde el menú Inventario > Notas de Recepción. Las notas de recepción solo se pueden registrar cuando la orden está Confirmada o Parcial. En la pestaña verás la lista de recepciones asociadas con su referencia, fecha, quién recibió y su estado.

Convertir la Orden en Gasto (Factura de Proveedor)

Cuando recibes la factura del proveedor, conviertes la orden en un gasto real. Este es el momento en que la compra sí afecta tu inventario y tu contabilidad. Para hacerlo, abre la orden (debe estar Confirmada, Parcial o Recibida) y haz clic en Convertir a Gasto. Se abrirá una ventana donde defines cómo se paga:

• Tipo de Pago: elige Crédito (queda como cuenta por pagar) o Contado (se paga de inmediato).
• Método de Pago: si es al contado, selecciona efectivo, tarjeta de crédito, tarjeta de débito, transferencia o cheque.
• Cuenta Bancaria: si es al contado, la cuenta de donde sale el dinero.
• Días de Crédito: si es a crédito, el plazo (15, 30, 45, 60 o 90 días) para calcular el vencimiento de la cuenta por pagar.

Al confirmar, el sistema crea automáticamente una Factura de Proveedor (gasto) con los mismos artículos, cantidades, precios e impuestos de la orden, genera el asiento contable, actualiza el inventario de los productos incluidos y (si es a crédito) registra la cuenta por pagar. La orden queda en estado Convertida y desde ese momento aparece un botón Ver Gasto que te lleva a la factura creada.

¿Genera Asientos Contables la Orden de Compra?

No. Una orden de compra, por sí sola, no genera ningún asiento contable ni movimiento de inventario, sin importar si está en Borrador, Confirmada, Parcial o Recibida. Es solo un documento de solicitud.

La contabilidad y el inventario se afectan únicamente al convertir la orden en un gasto. En ese momento es la Factura de Proveedor resultante la que crea el asiento (débito a gasto o inventario, débito a ITBIS adelantado, y crédito a cuentas por pagar o banco según el tipo de pago) y actualiza el stock. Por eso, mientras planificas tus compras con órdenes, tus reportes contables y de inventario no se ven alterados.

Documentos y Comentarios

En la pantalla de detalle, la pestaña Documentos te permite adjuntar archivos relacionados a la orden (cotizaciones, correos, comprobantes), y la pestaña Comentarios ofrece un espacio para dejar notas colaborativas con tu equipo. Además, el botón de PDF en la cabecera genera una versión imprimible de la orden para enviarla al proveedor.

Eliminar o Cancelar una Orden

• Eliminar: solo se pueden eliminar órdenes en estado Borrador. Se borran desde el listado principal. Una orden confirmada, recibida o convertida no se puede eliminar.
• Cancelar: si la orden ya está confirmada o recibida y ya no la necesitas, usa el botón Cancelar en el detalle. Queda en estado Cancelada y no se procesa. Recuerda que una orden ya convertida en gasto no se puede cancelar; para revertir ese caso debes trabajar sobre el gasto correspondiente.

Errores y Situaciones Comunes

• "No se puede modificar una orden convertida o cancelada": una vez que la orden pasa a Convertida o Cancelada queda bloqueada. Si necesitas cambiar algo, trabaja sobre el gasto generado o crea una nueva orden.
• "Solo se pueden eliminar órdenes en estado borrador": para descartar una orden ya confirmada, usa Cancelar en lugar de Eliminar.
• "Solo se pueden convertir órdenes confirmadas o recibidas": primero debes confirmar la orden (o registrar recepción) antes de poder convertirla en gasto.
• No aparece el botón "Crear Nota de Recepción": las notas de recepción solo se habilitan cuando la orden está Confirmada o Parcial. Confirma la orden primero.
• La orden no cambia mi inventario: es el comportamiento esperado. El inventario se actualiza al convertir la orden en gasto, no antes.
• Debes seleccionar un proveedor: el proveedor es obligatorio para crear la orden. Si no existe, créalo primero en el módulo de Proveedores.

Conceptos Clave

• Orden de Compra (OC): documento con el que solicitas mercancía o servicios a un proveedor, previo a la factura. No afecta inventario ni contabilidad.
• Proveedor / Suplidor: la empresa o persona a la que le compras.
• Nota de Recepción: documento que registra la mercancía que va llegando de una orden de compra.
• Convertir a Gasto: transformar la orden en una Factura de Proveedor, momento en el que se genera el asiento contable y se actualiza el inventario.
• Factura de Proveedor (Gasto): el registro contable real de la compra, que alimenta la contabilidad, las cuentas por pagar y el reporte 606 de la DGII.
• Estado: etapa del ciclo de la orden (Borrador, Confirmada, Parcial, Recibida, Convertida o Cancelada).