Importar Depuraciones

La importación de Depuraciones te permite cargar de forma masiva, desde una hoja de cálculo de Google Sheets, las solicitudes de depuración de personas que te han enviado tus empresas clientes. En una sola importación el sistema crea (si hace falta) las empresas, agrupa las personas en solicitudes por empresa y fecha, y registra a cada persona lista para ser depurada.

¿Qué es una Depuración?

Una depuración es el proceso de verificar los antecedentes de una persona a partir de su cédula. Las empresas clientes envían listados de personas (por ejemplo, candidatos a empleo) para que sean revisadas, y el resultado indica si la persona aparece registrada en algún control (antecedentes, personal de una institución, justicia, etc.) o si está limpia.

En Digimart el módulo de Depuraciones organiza esta información en tres niveles: la empresa que solicita (se registra como un cliente), la solicitud de depuración (el conjunto de personas que una empresa envía en una fecha) y cada persona individual a depurar. Esta herramienta de importación carga esos tres niveles a la vez.

¿Para qué sirve esta herramienta?

Sirve para migrar o cargar rápidamente grandes volúmenes de personas a depurar sin tener que registrarlas una por una. Es especialmente útil cuando recibes de tus clientes hojas de cálculo con cientos o miles de personas: en una sola carga quedan creadas las empresas, las solicitudes y las personas, agrupadas correctamente.

Cómo llegar

Desde el menú lateral entra a Importaciones → Importar Depuraciones. Verás el asistente de importación de cuatro pasos, igual que las demás importaciones de Digimart.

El flujo general del asistente (crear la plantilla, completar los datos, procesar y finalizar, además de Importar De Nuevo y Reiniciar Importación) es el mismo que se explica en el artículo general de Importaciones. Aquí nos enfocamos en lo específico de las depuraciones.

Columnas de la Plantilla

Al presionar "Crear Hoja de Cálculo" se genera una plantilla con seis columnas, en este orden exacto. No cambies el nombre ni el orden de las columnas ni elimines la fila de encabezados.

• Nombre y Apellido: nombre completo de la persona a depurar. Obligatorio.
• Cédula: número de cédula de la persona. Obligatorio. La columna viene formateada como texto para conservar los ceros iniciales; el sistema guarda solo los dígitos (elimina guiones, puntos y espacios) y conserva aparte el valor original tal como lo escribiste.
• Fecha de Nacimiento: fecha de nacimiento de la persona. Opcional. Si la fecha no es válida o queda fuera del rango razonable, la persona se importa igual y el valor original se guarda como referencia.
• Fecha de Solicitud: fecha en que la empresa envió la solicitud. Obligatoria. Determina a qué solicitud se agrupa la persona y se usa también como fecha de registro.
• Comentario: observación o resultado de la depuración. Opcional. Si lo dejas vacío o escribes "pendiente", la persona queda pendiente de depurar. Si escribes cualquier otro texto, la persona se marca como completada con ese resultado.
• Código Empresa: código de la empresa que solicita la depuración. Obligatorio. Se usa para asociar (o crear) el cliente correspondiente.

Qué Crea la Importación

Al procesar la hoja, el sistema realiza tres tipos de creación de forma coordinada:

1. Empresas (clientes): por cada Código Empresa que no exista ya como cliente con ese código, se crea un cliente nuevo con el nombre Empresa <CÓDIGO>. Si el código ya existe, se reutiliza el cliente existente (la comparación no distingue mayúsculas de minúsculas).
2. Solicitudes de depuración: las personas se agrupan por Código Empresa más Fecha de Solicitud. Cada combinación distinta forma una solicitud. Si ya existe una solicitud para esa empresa y esa fecha, las personas se agregan a la solicitud existente en lugar de crear una nueva.
3. Personas: se registra una persona por cada fila válida, ligada a su solicitud, con su nombre, cédula, fecha de nacimiento y el resultado derivado del comentario.

El sistema mantiene automáticamente el conteo de personas de cada solicitud.

Resultado a partir del Comentario

El texto de la columna Comentario se convierte en el resultado de la depuración de esa persona. El sistema lo normaliza a minúsculas y reemplaza los espacios por guiones bajos. Por ejemplo, "Registrado Rojo" se guarda como registrado_rojo. Si el comentario está vacío o dice "pendiente", la persona queda con resultado pendiente y estado pendiente.

Validaciones y Manejo de Filas

El proceso revisa fila por fila. Cuando una fila no cumple los requisitos, no detiene la importación: simplemente se omite esa fila y las demás continúan. Al terminar, el sistema escribe en la hoja una nueva columna Estado (columna G) indicando qué pasó con cada fila.

• Importada: la fila se cargó correctamente.
• Omitida - Sin nombre: falta el nombre y apellido.
• Omitida - Sin cédula: falta la cédula (o no contiene dígitos).
• Omitida - Sin fecha de solicitud: falta la fecha de solicitud.
• Omitida - Sin código de empresa: falta el código de empresa.
• Omitida - Duplicada: ya existe una persona con la misma combinación de cédula, fecha de solicitud, código de empresa y nombre.
• NEED_REIMPORT_FIX_DATA - Fecha de solicitud inválida: hay fecha de solicitud pero el sistema no pudo interpretarla; corrige el formato y vuelve a importar.

Control de Duplicados

Para evitar cargar dos veces a la misma persona, el sistema genera una huella única a partir de cédula + fecha de solicitud + código de empresa + nombre. Si esa combinación ya existe en tu base de datos (o se repite dentro de la misma hoja), la fila se marca como Duplicada y se omite. Esto hace que sea seguro volver a procesar la misma hoja con Importar De Nuevo: las personas ya cargadas no se duplican y solo entran las filas nuevas.

Formatos de Fecha Aceptados

Tanto la fecha de nacimiento como la de solicitud aceptan varios formatos comunes de Excel y Google Sheets: mes primero (por ejemplo 3/15/2024), día primero (15/03/2024), separadores con punto o guion (15.03.2024), formato ISO (2024-03-15) y fechas con mes abreviado (3-Feb-84). El sistema solo acepta años entre 1900 y 2100.

Recomendación: usa un formato consistente en toda la hoja para evitar ambigüedades entre día y mes. Si una fecha de solicitud no se interpreta, esa persona no se importa y verás el estado NEED_REIMPORT_FIX_DATA en la columna Estado.

Resumen al Finalizar

Al terminar, además de la columna Estado en la hoja, el sistema muestra un resumen con la cantidad de personas importadas, cuántas filas se omitieron (y por qué motivos: sin cédula, duplicadas, etc.), cuántas empresas se crearon y cuántas solicitudes se crearon.

Recomendaciones

• Verifica que cada persona tenga Nombre y Apellido, Cédula, Fecha de Solicitud y Código Empresa: sin cualquiera de estos cuatro, la fila se omite.
• Usa un Código Empresa consistente para cada empresa; si escribes el código con variaciones se pueden crear empresas duplicadas. Recuerda que, si el código no existe todavía, se creará un cliente con el nombre Empresa <CÓDIGO> que luego puedes renombrar en el módulo de Clientes.
• Escribe la cédula tal cual, con o sin guiones: el sistema la normaliza y conserva el original.
• Haz primero una prueba con pocas filas para confirmar que el formato de fechas y códigos es el correcto, y luego carga el resto.
• Después de importar, revisa la columna Estado en la hoja y el módulo de Depuraciones para confirmar que las personas quedaron en la solicitud correcta.