Anticipos a Rendir

Dinero que le entregas a alguien para que compre, y luego rinde cuentas

Le das RD$10,000 al mensajero para que compre en la ferretería, la papelería y pague el agua. Vuelve con tres facturas y el vuelto. O el dueño paga con la tarjeta del negocio y después trae los comprobantes. Esta guía cubre los dos casos, de principio a fin.

Es uno de los flujos más comunes en los negocios dominicanos, y también uno de los que más se registra mal. La razón es que el dinero sale a nombre de una persona, pero las facturas tienen que entrar a nombre de cada suplidor — porque es lo que la DGII exige en el 606.

Las dos reglas que no se rompen

Si entiendes estas dos, el resto de la guía es mecánico:

1. El dinero entregado es un ACTIVO, no un gasto. Cuando le das RD$10,000 a Juan todavía no gastaste nada: Juan te debe justificación. Por eso se registra contra la cuenta Anticipos a Proveedores y no contra una cuenta de gasto.
2. Cada factura se registra a nombre de su suplidor. Ferretería Ochoa, Papelería Nacional, Repuestos XYZ. Con su RNC y su NCF. El anticipo de Juan es solo la fuente de los fondos con la que esas facturas se pagan.

Antes de empezar: dos cosas que se configuran una sola vez

1. La cuenta contable de anticipos

Ve a Contabilidad → Parámetros Contables y asigna la cuenta Anticipos a Proveedores (es una cuenta de activo, normalmente 1105 o similar según tu catálogo). Ahí es donde se va a acumular lo que cada persona debe justificar.

Si no la tienes configurada, el sistema te lo va a pedir la primera vez. También puedes fijarla desde el mismo formulario de anticipo: al elegir la cuenta aparece el enlace "Usar esta cuenta como predeterminada para anticipos", y queda guardada para siempre.

¿Una cuenta o dos? Usar Anticipos a Proveedores para todo funciona, pero mezcla en un mismo saldo los anticipos reales a suplidores (adelantos por mercancía) con los fondos por rendir de empleados y socios. Si tu contador los quiere separados, crea una segunda cuenta de activo — por ejemplo Anticipos por rendir – Empleados/Socios — y elígela en el campo Cuenta destino al registrar el anticipo. Ambas aparecen en la pestaña Anticipos de Cuentas por Pagar.

2. La persona, registrada como proveedor

Ve a Compras → Proveedores → Nuevo Proveedor y crea a la persona:

• Nombre: Juan Pérez
• Tipo de identificación: Cédula
• Número: su cédula

Puede parecer raro registrar a un empleado como "proveedor", pero es lo correcto: en contabilidad un proveedor es simplemente una contraparte a la que le debes o que te debe. Es lo que permite que el sistema lleve el saldo de Juan por separado, igual que lleva el de Ferretería Ochoa. Lo mismo aplica para un socio, el dueño, un maestro de obra o un mensajero externo.

Caso 1: Anticipo a un empleado

Vamos con un caso real completo. Ferretería El Progreso le entrega RD$10,000 a Juan Pérez, su mensajero, para comprar materiales y pagar un servicio. Juan sale el lunes y vuelve el miércoles con tres facturas.

Paso 1 — Entregar el anticipo

Ve a Pagos → Egresos → Nuevo Pago/Gasto. En el primer paso elige el tipo "Anticipo a proveedor".

Llena así:

Al guardar, el sistema genera este asiento:

• Débito Anticipos a Proveedores — Juan Pérez: RD$10,000
• Crédito Banco: RD$10,000

Fíjate en lo que no pasó: no se creó ningún gasto, no se tocó ninguna cuenta de gasto, y esto no aparece en el 606. Correcto — todavía no compraste nada.

Verifica que quedó bien

Ve a Cuentas por Pagar → pestaña Anticipos. Debe aparecer:

• Juan Pérez — Total Adelantado RD$10,000 · Total Aplicado RD$0 · Saldo a Favor RD$10,000

Ese "Saldo a Favor" es, en lenguaje llano, lo que Juan todavía te tiene que justificar. Esta pantalla es la que vas a revisar cada semana para saber quién tiene dinero tuyo sin rendir.

Paso 2 — Registrar las facturas que trajo

Juan vuelve el miércoles con esto:

Cada factura se registra como un gasto normal. Ve a Gastos → Nuevo Gasto y repite tres veces, una por factura:

1. Proveedor: el suplidor de ESA factura (Ferretería Ochoa). Si no existe, créalo ahí mismo con su RNC.
2. Fecha: la de la factura, no la de hoy.
3. NCF: el que trae el comprobante (B0100000123).
4. Concepto DGII: el que corresponda — por ejemplo "Gastos por Trabajos, Suministros y Servicios".
5. Tipo de Pago: A Crédito. Este es el punto clave, léelo abajo.
6. Plazo en días: 1 (lo vas a pagar hoy mismo con el anticipo).
7. Líneas: el detalle con su subtotal y su ITBIS.

Después de registrar las tres, el asiento de cada una es el de siempre:

• Débito Gasto (materiales): 3,000 · Débito ITBIS adelantado: 540
• Crédito Cuentas por Pagar — Ferretería Ochoa: 3,540

Y las tres ya cuentan para tu 606 del mes, cada una con el RNC y el NCF de su suplidor. Eso es exactamente lo que querías.

Paso 3 — Pagar las facturas con el anticipo de Juan

Ahora le dices al sistema: "estas facturas se pagaron con el dinero que le di a Juan".

Abre el gasto de Ferretería Ochoa (Gastos → clic en la factura) y pulsa Registrar Pago. En el modal:

1. Activa el interruptor "Pagar con anticipo".
2. En "Anticipo de" elige Juan Pérez — te muestra su saldo disponible al lado.
3. El Monto a aplicar viene lleno con lo que corresponde (3,540). Puedes bajarlo si quieres pagar solo una parte.
4. Pon la fecha en que Juan pagó en el comercio (normalmente la misma de la factura), no la de hoy: esa es la fecha de pago que viaja al 606. Guarda.

El asiento que se genera:

• Débito Cuentas por Pagar — Ferretería Ochoa: 3,540 (la deuda con Ochoa desaparece)
• Crédito Anticipos a Proveedores — Juan Pérez: 3,540 (lo que Juan debe justificar baja)

Repite con las otras dos facturas. Al terminar, Juan habrá justificado RD$7,670 de los RD$10,000 que recibió.

Paso 3b — Cuando el anticipo no alcanza

Supón que una de las facturas fuera de RD$12,500 y a Juan solo le quedaran RD$10,000 de saldo. En el mismo modal:

1. Aplicas los RD$10,000 del anticipo.
2. El modal te muestra "Restante por pagar: RD$2,500" y el interruptor "Pagar restante ahora".
3. Lo activas y eliges la cuenta bancaria y la forma de pago de esos 2,500.
4. Guardas una sola vez.

El sistema registra los dos tramos juntos, en una sola operación: 10,000 salen del anticipo de Juan y 2,500 del banco. Si algo fallara, no entra ninguno de los dos — nunca queda a medias.

Paso 4 — Pagar varias facturas de una sola vez

Si Juan trajo seis facturas, no tienes que entrar a cada una. Ve al listado de Gastos, marca con los checkboxes las facturas que vas a saldar y pulsa Registrar pago en la barra que aparece arriba.

En el modal eliges el anticipo de Juan como fuente (y el banco para el resto, si hace falta) y confirmas. El sistema emite un recibo por cada proveedor, todos en una sola operación.

Paso 5 — Cerrar el anticipo

Juan recibió RD$10,000 y justificó RD$7,670. Quedan RD$2,330. Hay dos salidas:

Si Juan devuelve el vuelto

Ve a Pagos → Cobros → Nuevo, tipo Otros ingresos, con Juan Pérez como contraparte y la cuenta Anticipos a Proveedores como destino del ingreso. Entran RD$2,330 al banco y el saldo de Juan queda en cero.

Si Juan gastó de más

Supón que justificó RD$11,000: puso RD$1,000 de su bolsillo. Le registras un anticipo nuevo por esos RD$1,000 (que inmediatamente se consume) o le haces un reembolso. En cualquier caso, el saldo tiene que terminar en cero.

Caso 2: La tarjeta de crédito del negocio (o del dueño)

Este es el espejo del anterior. El dueño de Ferretería El Progreso paga RD$5,310 de mercancía con la tarjeta del negocio y después trae los comprobantes.

La diferencia es que no hubo anticipo previo: nadie recibió dinero por adelantado. Aquí el negocio quedó debiéndole a la tarjeta (o al dueño). En vez de un activo, es un pasivo.

Cómo registrarlo

1. Registra cada factura como gasto normal, a nombre de su suplidor, con su NCF — exactamente igual que en el Caso 1. Esto no cambia nunca.
2. Crea una vez la tarjeta como cuenta. Ve a Bancos → Cuentas Bancarias → Nueva, tipo Tarjeta, con un nombre claro ("Tarjeta Visa del Negocio" o "Tarjeta del Socio Juan") y asígnale su cuenta contable: la de la tarjeta por pagar si es del negocio, o una de Cuentas por Pagar – Socios si es personal del dueño.
3. Registra el gasto Al Contado con forma de pago Tarjeta crédito y esa cuenta. El asiento queda Débito Gasto + ITBIS contra Crédito Tarjeta/CxP Socio — o sea, el negocio queda debiendo. Y como bonus, el 606 reporta correctamente 03 – Tarjeta.
4. Cuando le pagues al banco o le reembolses al dueño, registra una transferencia desde tu cuenta real hacia esa cuenta de tarjeta. La deuda se cancela.

Después, cuando el negocio le paga al banco o le reembolsa al dueño, registras ese pago contra esa misma cuenta y la deuda desaparece.

Qué pasa con el 606

Esta es la parte que más tranquiliza a los contadores:

• Las facturas sí van al 606, cada una con el RNC y el NCF de su suplidor. Es lo que sustenta tu crédito fiscal de ITBIS.
• El anticipo NO va al 606. Nunca. No es una compra — es una entrega de fondos. El sistema lo excluye solo, porque el 606 se arma desde los documentos de gasto con NCF y el anticipo no es uno.
• La fecha que se reporta es la de la factura, no la del día en que la digitaste.

Comprobantes: qué aceptar y qué no

No todo papel que traiga la persona sirve. En República Dominicana:

Díselo a la persona antes de que salga: "la factura tiene que venir a nombre del negocio, con nuestro RNC". Es la diferencia entre recuperar el ITBIS y perderlo.

Cómo verificar que todo está correcto

Tres pantallas, en este orden:

1. Gastos: cada factura que Juan trajo debe aparecer con estado Pagado y pendiente en cero.
2. Cuentas por Pagar → Anticipos: el saldo de Juan bajó por el monto justificado. Si justificó todo, ya no aparece en la lista.
3. Cuentas por Pagar → Resumen: Ferretería Ochoa, Papelería Nacional y Repuestos XYZ no deben aparecer con deuda por esas facturas — ya están saldadas.

Si quieres ver el asiento de cualquier movimiento, abre el recibo de pago y ve a la pestaña Asientos Contables. Ahí ves las dos patas con su contraparte: la de Cuentas por Pagar con el suplidor, y la de Anticipos con el titular.

Errores comunes y cómo se ven

Preguntas frecuentes

¿Puedo darle un anticipo a alguien que ya es proveedor mío?

Sí, y funciona igual. Pero ten cuidado al leer los números: vas a estar mezclando "lo que esa persona me debe justificar" con "lo que yo le debo por sus facturas". Son dos cosas distintas y viven en pantallas distintas (Anticipos vs. Resumen), así que el sistema no las confunde, pero tú puedes.

¿Qué pasa si le doy dos anticipos distintos a la misma persona?

Se suman en su saldo. El sistema lleva el total que esa persona debe justificar, no cada entrega por separado. La consecuencia práctica: no hay antigüedad por entrega individual. Si Juan recibió RD$5,000 en enero y RD$5,000 en marzo y solo justificó RD$5,000, verás un saldo de RD$5,000 sin que la pantalla te diga cuál de las dos entregas es la que lleva meses abierta. Si eso te importa, identifica cada entrega en las notas del recibo y revisa la fecha de cada anticipo en el listado de pagos.

¿Puedo aplicar el anticipo de una persona a la factura de cualquier suplidor?

Sí. Esa es justamente la idea: Juan compró en varios sitios con el dinero que le diste. En el modal de pago, el campo "Anticipo de" es independiente del proveedor de la factura.

¿Y si el empleado perdió una factura?

Entonces ese monto no está justificado. O lo repone de su bolsillo (y devuelve el efectivo), o se le descuenta, o se registra como un gasto sin crédito fiscal con el comprobante que haya. Lo que no puedes hacer es dejar el saldo abierto indefinidamente.

¿Esto sirve para caja chica?

Sí, con una diferencia de criterio: la caja chica es un fondo fijo que se repone (siempre vuelve a RD$10,000), mientras que un anticipo a rendir es una entrega puntual que debe cerrar en cero. Contablemente son idénticos; lo que cambia es que en caja chica, en vez de cerrar el saldo, registras un anticipo nuevo por el monto justificado para volver al tope.