Importar Compras (Facturas de Proveedores y Gastos)

La importación de Compras te permite cargar de forma masiva las facturas de tus proveedores y gastos históricos desde una hoja de cálculo. Es la herramienta ideal cuando estás migrando desde otro sistema o quieres registrar de una sola vez muchas compras del período. Cada fila de la hoja se convierte en un gasto con su línea de detalle, sus impuestos y su asiento contable, tal como si lo hubieras registrado manualmente.

Esta guía asume que ya conoces el asistente general de importación (Crear Hoja de Cálculo, Completar Datos, Procesar y Finalizado). Si no lo has visto, revisa primero el artículo "Importaciones (Carga Masiva de Datos)". Aquí nos enfocamos en lo específico de las compras y gastos.

Cómo llegar

Desde el menú lateral entra a Importaciones → Importar Compras. Verás el mismo asistente de cuatro pasos que el resto de las importaciones, con un aviso al inicio que explica cómo se registran los montos y los impuestos.

¿Qué hace esta importación?

Por cada fila válida el sistema crea un gasto con: la fecha del comprobante, el NCF, el proveedor (si indicas su RNC/Cédula), el concepto DGII para el reporte 606, la base gravada o exenta, el ITBIS calculado y las cuentas contables correspondientes. Todo queda visible en el módulo de Gastos y en la pestaña "Detalle de Cuentas" de cada gasto.

Columnas de la Plantilla

Al presionar "Crear Hoja de Cálculo", Digimart genera una hoja con las siguientes columnas y menús desplegables ya cargados con tus proveedores, bancos, cuentas contables, centros de costo, proyectos y etiquetas. Respeta el nombre y el orden de las columnas y no elimines la fila de encabezados.

• Número De Comprobante (NCF): obligatorio. Se acepta cualquier prefijo (B01, B02, B11, B15, E31, E41, etc.). La importación no consume tu secuencia de NCF; el número entra tal cual lo escribas.
• RNC/Cédula Proveedor (opcional): el RNC (9 dígitos) o la cédula (11 dígitos) del proveedor. Si lo dejas vacío, el gasto se crea sin proveedor asignado.
• Nombre Proveedor (si es nuevo): obligatorio solo cuando el RNC no existe todavía en tu cuenta; se usa para crear el proveedor automáticamente.
• Fecha Comprobante (DD/MM/YYYY): obligatoria. Es la fecha del gasto y la que determina en qué mes del 606 aparece.
• Fecha de Pago (DD/MM/YYYY): la fecha en que se pagó (opcional según la forma de pago).
• Bien o Servicio: indica Bien o Servicio. Es obligatorio y define el tipo de bienes/servicios para el 606.
• Concepto DGII (606): obligatorio. Selecciona el concepto del menú (por ejemplo 02 - Gastos por Trabajos, Suministros y Servicios).
• Tipo de Pago: Contado o Crédito.
• Forma de Pago: Efectivo, Transferencia, Cheque, Tarjeta Crédito o Tarjeta Débito. Requerida en pagos al Contado.
• Banco: la cuenta de banco de la que salió el dinero. Requerida en pagos al Contado.
• Plazo (días): los días de crédito. Requerido en pagos a Crédito (debe ser mayor que cero).
• Cuenta Contable: obligatoria. Es la cuenta de gasto que se debita. Puedes escribirla como código - nombre, solo el código o solo el nombre.
• Descripción: texto libre para describir el gasto.
• Cantidad: opcional (por defecto 1).
• Subtotal Gravado 18%: base gravada al 18% (sin incluir el ITBIS).
• Subtotal Gravado 16%: base gravada al 16% (sin incluir el ITBIS).
• Subtotal Exento (0%): base exenta de ITBIS.
• ISC: Impuesto Selectivo al Consumo (telecomunicaciones), como monto explícito.
• Otros Impuestos (CDT): otros impuestos no acreditables (por ejemplo la Contribución al Desarrollo de las Telecomunicaciones), como monto explícito.
• Moneda: DOP, USD, EUR u otra moneda soportada (por defecto DOP).
• Tasa de Cambio: obligatoria cuando la moneda no es DOP.
• Centro de Costo (opcional): se aplica a la línea del gasto.
• Proyecto (opcional): se aplica al gasto completo.
• Etiqueta 1 / Etiqueta 2 / Etiqueta 3 (opcionales): hasta tres etiquetas por fila.

Base e ITBIS: tú das la base, el sistema calcula el impuesto

Un detalle clave: en las columnas de subtotal escribes la base imponible (el monto sobre el que se calcula el impuesto), separada por tasa. El ITBIS no se escribe: Digimart lo calcula automáticamente como base × tasa. Por eso hay una columna por cada tasa: Subtotal Gravado 18%, Subtotal Gravado 16% y Subtotal Exento (0%).

Este enfoque permite registrar correctamente facturas mixtas (parte gravada y parte exenta) sin errores de redondeo. Debes indicar al menos un subtotal (gravado 18/16 o exento), o bien un ISC / Otros Impuestos mayor que cero.

El ISC y los Otros Impuestos (CDT) de telecomunicaciones son impuestos no acreditables: se suman al costo del gasto y se reportan en el 606. Para poder importarlos necesitas tener esos impuestos configurados en Configuración → Impuestos (ISC como "Selectivo al Consumo" con código DGII 004; CDT como "Otro" con código 002), cada uno con su cuenta contable.

Emparejamiento de Proveedores

El proveedor se identifica por su RNC/Cédula normalizado (se ignoran guiones y espacios). El sistema hace lo siguiente:

• Si el RNC ya existe en tu cartera de proveedores, se asocia el gasto a ese proveedor.
• Si el RNC es nuevo, se crea automáticamente el proveedor usando la columna Nombre Proveedor (por eso es obligatoria en ese caso).
• Si dejas el RNC vacío, el gasto se registra sin proveedor.
• El RNC debe tener exactamente 9 dígitos (RNC) u 11 dígitos (cédula); cualquier otra longitud produce un error en esa fila.

Efectos Contables

Cada gasto importado genera su asiento contable automáticamente, igual que un gasto creado a mano:

• Se debita la cuenta de gasto (la que indicaste en "Cuenta Contable") por la base de cada línea.
• Se debita el ITBIS adelantado (crédito fiscal) por el impuesto calculado sobre las bases gravadas.
• El ISC y los Otros Impuestos (CDT), al ser no acreditables, se debitan a sus cuentas configuradas como parte del costo.
• La contrapartida es un crédito a Cuentas por Pagar cuando el pago es a Crédito, o un crédito al Banco seleccionado cuando el pago es al Contado.

Las cuentas de Cuentas por Pagar e ITBIS adelantado salen de tu configuración contable. Puedes revisarlas y ajustarlas en Cuentas Contables → botón "Configurar Cuentas".

Relación con el Reporte 606

Cada gasto importado alimenta el reporte 606 (Compras y Gastos) de la DGII usando el Concepto DGII, el tipo Bien o Servicio, el NCF, el RNC del proveedor, la base y el ITBIS. Por eso es importante elegir bien el concepto y la fecha del comprobante: la compra aparecerá en el 606 del mes de esa fecha.

Retenciones (Comprobantes de Compras B11/E41)

Cuando el NCF corresponde a un Comprobante de Compras (prefijos B11 o E41, usados para proveedores informales), el sistema aplica automáticamente la retención del 100% del ITBIS al momento de importar, para que el 606 y el IT-1 del mes cuadren correctamente.

La retención de ISR (10%) no se aplica al importar la compra: por ley se materializa en el momento del pago, así que corresponde registrarla cuando pagues el gasto. Si un B11/E41 tiene ITBIS pero no hay una retención de ITBIS configurada en tu cuenta, el gasto se crea sin retención y verás una advertencia para que la apliques manualmente.

Validaciones y Errores Comunes

Si alguna fila tiene un problema de formato, el proceso se detiene y te muestra el número de fila y el motivo, para que corrijas la hoja y vuelvas a procesar. Los mensajes más frecuentes son:

• Falta el NCF: toda fila debe tener un Número De Comprobante.
• RNC/Cédula con longitud inválida: debe tener 9 u 11 dígitos.
• Falta el Nombre Proveedor: cuando el RNC es nuevo y no indicaste el nombre para crearlo.
• Fecha inválida: usa el formato DD/MM/YYYY.
• "Bien o Servicio" inválido: debe ser exactamente Bien o Servicio.
• Falta el Concepto DGII (606): selecciónalo de la lista.
• "Tipo de Pago" inválido: debe ser Contado o Crédito.
• Faltan Forma de Pago o Banco en pagos al Contado, o Plazo (días) en pagos a Crédito.
• No se encontró la Cuenta Contable / el Banco / el Centro de Costo / el Proyecto: el nombre no coincide con ninguno de tu cuenta.
• No existe el impuesto ITBIS 18% o 16%: créalo en Configuración → Impuestos con su cuenta contable.
• Montos negativos o ningún subtotal indicado: revisa las columnas de base e impuestos.
• Falta la Tasa de Cambio cuando la moneda no es DOP.

Prevención de Duplicados

El sistema evita registrar dos veces la misma compra: si ya existe un gasto con el mismo NCF + proveedor, esa fila se omite y se cuenta como "Omitida (NCF duplicado)". Esto también aplica dentro de la misma hoja, por lo que puedes reprocesar con "Importar De Nuevo" sin miedo a duplicar lo ya cargado.

Al finalizar

El resumen final indica cuántos gastos se crearon, cuántos se omitieron por NCF duplicado, cuántos tuvieron error y cuántas advertencias se generaron. Puedes abrir la hoja para corregir filas y volver a procesar.

Recomendaciones

• Antes de importar compras, configura tus impuestos ITBIS (18% y 16%), tus cuentas contables y tus bancos; los menús de la plantilla se llenan a partir de ellos.
• Si vas a usar ISC u Otros Impuestos (CDT), créalos primero en Configuración → Impuestos con su código DGII y su cuenta.
• Escribe siempre la base en las columnas de subtotal, nunca el total con ITBIS: el impuesto lo calcula el sistema.
• Elige el Concepto DGII y la Fecha Comprobante con cuidado, porque determinan cómo y cuándo aparece la compra en el 606.
• Haz una prueba con pocas filas primero; una vez que confirmes que el formato es correcto, carga el resto.
• Si migras desde otro sistema, importa antes tus proveedores, catálogo de cuentas y bancos para que el emparejamiento por nombre funcione sin errores.