Importar Clientes

La importación de Clientes te permite cargar de forma masiva tu cartera de clientes a Digimart desde una hoja de cálculo: nombre, identificación (RNC, cédula o pasaporte), datos de contacto, dirección, términos de pago, categoría, cuenta contable, datos bancarios, monederos (wallets) y tipo de comprobante fiscal (NCF). Es ideal cuando migras desde otro sistema o cuando necesitas dar de alta muchos clientes a la vez.

Cómo llegar

Desde el menú lateral entra a Importaciones → Importar Clientes. El proceso sigue el mismo asistente de 4 pasos descrito en la guía de Importaciones (crear la hoja de cálculo, completar los datos, procesar y finalizar). En esta guía nos enfocamos en lo específico de los clientes.

Recuerda: las importaciones son una herramienta de uso masivo. Verifica los datos antes de procesar; un uso incorrecto puede alterar o duplicar información de forma difícil de revertir.

Columnas de la Plantilla

Al crear la hoja de cálculo, Digimart genera automáticamente los encabezados. La plantilla se adapta a tu cuenta: las columnas de Categoría, Cuenta Contable, Tipo NCF y los monederos se llenan con las opciones que tú tengas configuradas. No cambies el nombre ni el orden de las columnas, y no borres la fila de encabezados.

Datos generales del cliente

• Referencia: código de referencia interno del cliente. Si lo dejas vacío, Digimart asigna uno automáticamente. Es el único campo cuyo valor también se guarda como código del cliente.
• Nombre: nombre del cliente. Es el único campo obligatorio: una fila sin nombre se omite.
• Tipo Identificación: lista desplegable con RNC, Cédula o Pasaporte.
• Identificación: el número de RNC, cédula o pasaporte según el tipo indicado.
• Teléfono 1, Teléfono 2, Fax y Celular: datos de contacto telefónico.
• Dirección, Provincia, Municipio y País: datos de ubicación.
• Correo: correo electrónico del cliente. Además de guardarse, se usa para detectar clientes duplicados.
• Término de Pago: lista desplegable con Contado o Crédito.
• Días para Pago: cantidad de días de crédito. Solo aplica cuando el término de pago es Crédito; con Contado se registra como 0.
• Límite de Crédito: monto máximo de crédito autorizado al cliente.
• Código de Tienda: código de tienda o punto de venta. Si lo dejas vacío o en 0, Digimart genera uno automáticamente.

Clasificación contable

• Categoría: categoría de cliente. Debe coincidir con una categoría que ya exista en tu cuenta. Si el nombre no coincide con ninguna, el campo se deja vacío (no crea categorías nuevas).
• Cuenta Contable: cuenta del catálogo que se asocia al cliente. Debe escribirse exactamente como aparece en la lista (formato código - nombre). Si no coincide, se deja sin asignar.
• Tipo NCF: tipo de comprobante fiscal predeterminado del cliente. Se toma de tus secuencias NCF activas; si no coincide, se deja vacío.

Datos bancarios (opcionales)

Si completas al menos el nombre del banco o el número de cuenta, Digimart registra una cuenta bancaria principal para el cliente con estos campos:

• Banco (Nombre): nombre de la entidad bancaria.
• Banco (Número de Cuenta): número de la cuenta.
• Banco (Tipo de Cuenta): lista desplegable con Cuenta Corriente o Cuenta de Ahorros.
• Banco (Nombre Titular): nombre del titular de la cuenta.
• Banco (Cédula/RNC Titular): identificación del titular.
• Banco (Número de Ruta): número de ruta de la cuenta.

Monederos (Wallets)

Si tu cuenta tiene tipos de monedero configurados, la plantilla agrega 3 columnas por cada tipo: Monto, Balance y Descripción Balance. El Monto configura un valor recurrente mensual del monedero (solo si es mayor que 0). El Balance registra un saldo inicial del monedero (solo si es mayor que 0), con la descripción opcional que indiques.

Cómo se detectan los clientes duplicados

Antes de crear un cliente, Digimart revisa si ya existe uno equivalente en tu cuenta. El emparejamiento se hace en este orden:

1. Primero por identificación (RNC / cédula / pasaporte): se comparan ignorando guiones, espacios y signos, así que 1-31-12345-6 y 131123456 se consideran iguales.
2. Si no hay coincidencia por identificación, se compara por correo electrónico (ignorando mayúsculas y espacios).
3. Si tampoco hay coincidencia por correo, el cliente se considera nuevo.

Qué crea y qué actualiza

Esta importación nunca crea duplicados: si el cliente ya existe (por identificación o correo), lo actualiza; si no existe, lo crea.

• Cliente nuevo: se crea con todos los campos de la fila (nombre, identificación, contactos, dirección, término y días de pago, límite de crédito, categoría, cuenta contable, código de tienda y tipo NCF), más su cuenta bancaria y monederos si los completaste.
• Cliente existente: se actualizan nombre, teléfono principal, categoría, cuenta contable, código de tienda, identificación, referencia (como código) y tipo NCF. Sus monederos importados se reemplazan por los nuevos valores.
• Protección de datos existentes: si dejas la identificación vacía, no se borra la que el cliente ya tenía. Si el cliente ya tiene un código de tienda y no envías uno nuevo válido, se conserva el suyo.

Al terminar, Digimart escribe una columna Estado al final de la hoja de cálculo indicando por fila si fue Importado (nuevo), Actualizado (ya existía) u Omitido (con el motivo). El resumen final muestra cuántos registros se procesaron, cuántos se crearon, cuántos se actualizaron y cuántos se omitieron.

Validaciones y errores comunes

• Falta nombre: la fila se omite. El nombre es obligatorio.
• Categoría o cuenta contable que no existen: no se detiene la importación; simplemente ese campo queda sin asignar. Créalos antes de importar o revísalos después.
• Encabezados alterados: si cambias el nombre o el orden de las columnas, o borras la fila de encabezados, los datos se leen mal. Usa la plantilla tal como Digimart la genera.
• Identificaciones convertidas a número: la plantilla ya fuerza las columnas de identificación, teléfonos y correo a texto para evitar que Google Sheets pierda ceros iniciales o use notación científica. No cambies ese formato.
• Límite de 1000 clientes: cada importación procesa hasta 1000 filas. Si tienes más, divídelas en varias cargas.

Recomendaciones

• Configura primero tus categorías de cliente, cuentas contables y secuencias NCF, así esas columnas emparejan correctamente al importar.
• Prueba con pocas filas primero, revisa la columna Estado que Digimart escribe en la hoja y, cuando confirmes que todo quedó bien, importa el resto.
• Para completar o corregir datos de clientes ya cargados, usa la misma hoja: como no crea duplicados, volver a importar con la identificación o el correo correctos actualiza el cliente existente.
• Después de importar, revisa la lista de Clientes en Digimart para confirmar que los registros y sus saldos de monedero quedaron como esperabas.