Importar Centros de Costos

Esta herramienta te permite cargar muchos centros de costo de una sola vez desde una hoja de cálculo, en lugar de crearlos uno por uno. Es ideal cuando estás migrando desde otro sistema o cuando necesitas dar de alta la estructura de sucursales, departamentos o proyectos de tu empresa en pocos minutos.

Si aún no sabes qué es un centro de costo, para qué sirve y cómo se asigna a tus asientos, facturas y gastos, revisa primero la guía Centros de Costos. Este artículo se enfoca únicamente en la importación masiva.

El flujo general de importación

La importación de centros de costo usa el mismo asistente de cuatro pasos que todas las demás importaciones de Digimart: Crear la Hoja de Cálculo, Completar los Datos, Procesar y Finalizado. Si es la primera vez que importas, lee la guía general de Importaciones, donde se explica el asistente en detalle. Aquí nos concentramos en lo específico de los centros de costo.

Cómo llegar

Desde el menú lateral entra a Importaciones → Importar Centros de Costos (ruta /import/cost-centers). Presiona Crear Hoja de Cálculo para generar la plantilla de Google Sheets con las columnas correctas.

Las columnas de la plantilla

La plantilla trae exactamente cinco columnas, en este orden. Respeta los nombres y el orden de los encabezados y no elimines la primera fila (los títulos). Llena una fila por cada centro de costo que quieras importar.

1. Referencia: el código que identifica el centro de costo (por ejemplo SUC-01). Es opcional en la importación, pero muy recomendable porque es la clave con la que el sistema decide si crear o actualizar. No debe repetirse dentro de la misma hoja.
2. Nombre: el nombre del centro de costo (por ejemplo Sucursal Centro). Es el único campo obligatorio. Si una fila no tiene nombre, la importación se detiene con un error.
3. Descripción: texto opcional para explicar de qué se trata el centro. Puede dejarse en blanco.
4. Estado: escribe Activo o Inactivo. La plantilla trae un menú desplegable con esas dos opciones. Si lo dejas vacío o pones un valor no reconocido, se toma como Activo por defecto.
5. Tipo: etiqueta opcional para agrupar (por ejemplo Sucursal, Departamento o Proyecto). Puede dejarse en blanco.

Puedes importar hasta 1000 filas por hoja. Si necesitas cargar más, divide los datos en varias hojas y procésalas por separado.

Qué hace la importación: crea o actualiza

La importación no siempre crea registros nuevos: para cada fila el sistema busca si el centro de costo ya existe y decide si crearlo o actualizarlo. Esto significa que puedes volver a importar la misma hoja con datos corregidos y actualizarás los centros existentes en vez de duplicarlos.

Cómo se emparejan los registros

Para decidir si una fila corresponde a un centro que ya tienes, el sistema aplica este orden:

1. Primero busca un centro de costo existente con la misma Referencia. Si lo encuentra, actualiza ese registro con los datos de la fila.
2. Si la fila no tiene referencia (o no coincide con ninguna), busca por Nombre, ignorando mayúsculas y minúsculas. Si encuentra uno con el mismo nombre, lo actualiza.
3. Si no encuentra coincidencia ni por referencia ni por nombre, crea un centro de costo nuevo.

Recomendación: usa siempre la columna Referencia con un código estable y único. Es la forma más segura de que las reimportaciones actualicen el centro correcto y no creen duplicados por diferencias de escritura en el nombre.

Validaciones antes de importar

Antes de tocar tu base de datos, el sistema revisa todas las filas. Si encuentra algún problema, cancela toda la importación y te muestra el detalle con el número de fila (contando desde la fila 2, ya que la 1 son los encabezados). Ninguna fila se guarda hasta que todas pasen la validación.

• Nombre requerido: si una fila no tiene nombre, verás un error como Fila 5: El nombre es requerido.
• Referencia duplicada dentro de la hoja: si dos filas usan la misma referencia, verás Fila 8: Referencia duplicada 'SUC-01'. Corrige la hoja para que cada referencia aparezca una sola vez.

Resultado de la importación

Al terminar, Digimart te informa cuántos centros se procesaron, cuántos se crearon y cuántos se actualizaron, con un mensaje del tipo: Procesados 12 centros de costos (9 creados, 3 actualizados). Los cambios se aplican en una sola operación, así que o se guardan todos o no se guarda ninguno.

Después de importar, verifica el resultado en Contabilidad → Centros de Costos (ruta /cost-centers), donde verás los nuevos centros con su referencia, nombre, tipo y estado.

Errores comunes y recomendaciones

• Filas actualizadas en lugar de creadas: si esperabas centros nuevos pero se actualizaron, es porque la referencia o el nombre ya existían. Revisa que tus referencias y nombres sean distintos de los ya registrados.
• Duplicados por nombre: como el emparejamiento por nombre ignora mayúsculas y espacios, Sucursal Centro y sucursal centro se consideran el mismo. Usa la Referencia para evitar confusiones.
• Estado mal escrito: cualquier valor distinto de Activo o Inactivo (o vacío) se guarda como Activo. Usa el menú desplegable de la plantilla para no equivocarte.
• Encabezados alterados: no cambies, muevas ni borres las columnas de la plantilla; el sistema lee las columnas por su posición (Referencia, Nombre, Descripción, Estado, Tipo).
• Prueba pequeña primero: importa unas pocas filas para confirmar que el formato es correcto y solo después carga toda la lista.
• Respeta el orden de migración: los centros de costo son un catálogo base; impórtalos antes de cargar documentos (ventas, compras, asientos) que los referencien.

Ejemplo Práctico

Quieres registrar tres sucursales. En la plantilla llenas tres filas: SUC-01 / Sucursal Centro / Tienda principal / Activo / Sucursal, SUC-02 / Sucursal Este / / Activo / Sucursal y SUC-03 / Sucursal Santiago / / Activo / Sucursal. Procesas y el sistema responde Procesados 3 centros de costos (3 creados, 0 actualizados).

Al mes siguiente decides desactivar la sucursal Este. Cambias su fila a Inactivo, reimportas la misma hoja y, como la referencia SUC-02 ya existe, el sistema la actualiza en vez de duplicarla: Procesados 3 centros de costos (0 creados, 3 actualizados).