Importar Catálogo de Cuentas

Esta importación te permite cargar de una sola vez todo tu plan de cuentas contables (el Catálogo de Cuentas) desde una hoja de cálculo de Google Sheets. Es la forma más rápida de migrar el catálogo desde otro sistema o desde un Excel que ya tengas, sin crear las cuentas una por una.

El catálogo de cuentas es la base de toda tu contabilidad: cada factura, gasto, pago y movimiento genera asientos que se cargan (débito) o abonan (crédito) a estas cuentas, y de ellas salen la Balanza de Comprobación, el Estado de Resultados y el Estado de Situación. Por eso conviene cargarlo correctamente antes que cualquier otra cosa.

Cómo llegar

Desde el menú lateral entra a Importaciones → Importar Catálogo de Cuentas. La página usa el mismo asistente de cuatro pasos que el resto de las importaciones (Crear Hoja de Cálculo, Completar Datos, Procesar y Finalizado). Si no conoces ese flujo general, revisa primero el artículo Importaciones (Carga Masiva de Datos); aquí nos enfocamos solo en lo específico del catálogo de cuentas.

Columnas de la Plantilla

Al presionar "Crear Hoja de Cálculo" se genera una hoja llamada Cuentas Contables con exactamente cinco columnas, en este orden:

• Código: el código único de la cuenta (por ejemplo 1, 1101, 110101). Es obligatorio. La columna se fuerza a formato de texto para que los ceros a la izquierda no se pierdan.
• Nombre: el nombre de la cuenta (por ejemplo Efectivo en Caja). Es obligatorio.
• Código Padre: el código de la cuenta padre a la que pertenece esta cuenta. Se deja vacío en las cuentas de nivel más alto (las raíces).
• Descripción: texto libre opcional para describir la cuenta. Si lo dejas vacío, la cuenta queda sin descripción.
• Naturaleza: indica cómo aumenta el saldo de la cuenta. Solo acepta dos valores: debit (débito) o credit (crédito). La celda tiene una lista desplegable con esos dos valores. Es opcional, pero muy recomendable llenarla.

Importante: respeta el nombre y el orden de las columnas, no elimines la fila de encabezados y usa una fila por cada cuenta. Se admiten hasta 1000 cuentas por hoja.

Nota sobre el Tipo de Cuenta

La plantilla no tiene una columna de "tipo" (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Gasto). El sistema deduce el tipo automáticamente a partir del primer dígito del código y del nombre de la cuenta: 1 → Activo, 2 → Pasivo, 3 → Patrimonio, 4 → Ingreso, 5 → Gasto, 6 → Costo. Además, si el nombre contiene palabras como "depreciación", "deterioro", "gasto" o "pérdida", la cuenta se clasifica como Gasto. Por eso conviene que tus códigos sigan esta convención estándar.

Tampoco hay columna para la configuración fiscal (deducible, no deducible, con límite). La clasificación fiscal se ajusta luego, cuenta por cuenta, desde el módulo Cuentas Contables.

Cómo se Construye la Jerarquía Padre-Hija

La estructura de árbol del catálogo se arma a partir de la columna Código Padre. Cada fila cuyo Código Padre coincide con el Código de otra fila (o con el de una cuenta ya existente en tu catálogo) queda enlazada como cuenta hija de esa cuenta padre.

Al procesar, el sistema resuelve estos enlaces aunque el padre y la hija estén en la misma hoja: primero prepara todas las cuentas y luego conecta cada hija con su padre por el código, sin importar el orden de las filas. Las cuentas sin Código Padre se guardan como cuentas raíz (nivel más alto).

Regla clave: si una fila indica un Código Padre que no existe ni en la hoja ni en tu catálogo actual, esa cuenta genera un error y se detiene la importación. Asegúrate de que todo padre referenciado esté presente.

Utilidades de Autocompletado

Para no tener que llenar a mano el Código Padre y la Naturaleza de cientos de cuentas, esta importación ofrece dos botones especiales que completan esas columnas por ti directamente en la hoja de cálculo. Úsalos después de haber llenado al menos la columna Código.

Autocompletar Códigos Padre

El botón "Autocompletar Códigos Padre" analiza todos los códigos de la columna Código y deduce, para cada cuenta, cuál es su cuenta padre; luego escribe el resultado en la columna Código Padre de la hoja.

La lógica se basa en la estructura de los códigos: las cuentas con el código más corto se tratan como raíces (sin padre). Para las demás, el sistema busca el mejor padre siguiendo, en orden, estas estrategias:

1. Busca un código más corto que sea prefijo exacto del código actual (por ejemplo, el padre de 110101 es 1101, y el de 1101 es 11 o 1).
2. Si no hay prefijo exacto, elige el código más corto que comparta el mayor prefijo común con el código actual.
3. Para códigos "redondos" del mismo largo, prefiere el más "redondo" con más ceros al final (por ejemplo, 5010 y 5100 apuntan a 5000).
4. Como último recurso, entre códigos del mismo largo elige el más cercano que comparta el prefijo más largo (por ejemplo, 7112 apunta a 7111).

Al terminar, el sistema te informa cuántos códigos padre completó, cuántas cuentas quedaron como raíz y cuántas como hijas. Revisa siempre el resultado: es una sugerencia automática basada en la numeración, así que verifica que la jerarquía tenga sentido para tu empresa antes de procesar.

Autocompletar Naturaleza

El botón "Autocompletar Naturaleza" completa la columna Naturaleza (débito o crédito) según el primer dígito del código, siguiendo la convención contable estándar:

• 1 (Activos): naturaleza debit (débito).
• 2 (Pasivos): naturaleza credit (crédito).
• 3 (Patrimonio / Capital): naturaleza credit (crédito).
• 4 (Ingresos): naturaleza credit (crédito).
• 5 (Gastos): naturaleza debit (débito).
• 6 (Costos): naturaleza debit (débito).
• Cualquier otro dígito se asigna por defecto como debit (débito).

Al finalizar, el sistema indica cuántas cuentas quedaron como débito y cuántas como crédito. Igual que con los códigos padre, revisa los casos especiales de tu catálogo (por ejemplo, cuentas complementarias como la Depreciación Acumulada).

Crear vs. Actualizar (Duplicados)

La importación es inteligente con los duplicados. Para cada fila, el sistema compara el Código con las cuentas que ya tienes en tu catálogo:

• Si el Código no existe, se crea una cuenta nueva.
• Si el Código ya existe, se actualiza la cuenta existente: se sobrescriben nombre, código padre, descripción, naturaleza y tipo con los valores de la hoja.

Esto significa que puedes volver a importar la misma hoja las veces que necesites para corregir o ajustar cuentas ya cargadas, sin generar duplicados. Dentro de una misma hoja, en cambio, no se permite repetir el mismo Código dos veces.

Eliminar Cuentas que no están en el Excel

En la pantalla de esta importación hay una casilla opcional: "Eliminar cuentas que no están en el Excel". Si la activas, cualquier cuenta de tu catálogo actual cuyo código no aparezca en la hoja será eliminada (borrado suave, es decir, se marca como eliminada). Con esto tu catálogo queda idéntico al de la hoja.

Úsala con mucho cuidado: es una operación destructiva. Solo tiene sentido cuando la hoja contiene el catálogo completo y quieres que reemplace por entero al existente. Algunas cuentas protegidas del sistema (como la de "Suscripción digimart") nunca se eliminan aunque no estén en la hoja.

Validaciones y Errores Comunes

Antes de guardar nada, el sistema valida toda la hoja. Si encuentra algún problema, cancela la importación completa (no crea cuentas a medias) y te muestra el detalle con el número de fila. Los errores más frecuentes son:

• Código o nombre vacío: ambas columnas son obligatorias en cada fila.
• Código duplicado dentro de la hoja: no puedes repetir el mismo Código en dos filas.
• Naturaleza inválida: la columna Naturaleza solo acepta debit o credit; cualquier otro valor produce error.
• Código Padre inexistente: si una fila referencia un padre que no está ni en la hoja ni en tu catálogo actual, esa fila falla.

Recomendaciones

1. Importa el catálogo de cuentas antes que la Balanza de apertura y que los documentos históricos (ventas, compras, entradas de diario): todos ellos hacen referencia a estas cuentas.
2. Usa códigos que sigan la convención estándar (Activo empieza en 1, Pasivo en 2, etc.) para que los botones de autocompletar y la deducción de tipo funcionen correctamente.
3. Después de llenar la columna Código, usa Autocompletar Códigos Padre y Autocompletar Naturaleza, y luego revisa manualmente el resultado en la hoja.
4. Haz una prueba con pocas cuentas primero para validar el formato antes de cargar todo el catálogo.
5. Al terminar, revisa el resultado en Contabilidad → Cuentas Contables (vista de Árbol) para confirmar que la jerarquía padre-hija quedó como esperabas.