Importar Balanza (Saldos de Apertura)

La importación de Balanza te permite cargar de una sola vez los saldos de apertura de todas tus cuentas contables. Es el punto de partida cuando empiezas a usar Digimart y traes saldos desde otro sistema o desde tu contabilidad anterior: con ella el sistema queda "arrancado" con los saldos correctos en cada cuenta a una fecha determinada.

¿Qué es la balanza de apertura?

La balanza de apertura (o balanza de comprobación inicial) es el listado de tus cuentas contables con el saldo que cada una tiene a la fecha en que empiezas a operar en Digimart. Por ejemplo: cuánto tienes en caja y bancos, cuánto te deben tus clientes, cuánto debes a proveedores, el valor de tu inventario, tu capital, etc.

Al importarla, Digimart registra un asiento contable de apertura que deja cada cuenta con su saldo inicial, de modo que a partir de esa fecha tus reportes contables (Libro Mayor, Balance General, Estado de Resultados) reflejen la realidad de tu negocio.

El flujo general de importación

Esta importación usa el mismo asistente de cuatro pasos que todas las importaciones de Digimart (Crear Hoja de Cálculo, Completar Datos, Procesar y Finalizado). Si aún no lo conoces, revisa primero la guía general de Importaciones. Aquí nos enfocamos en lo específico de la balanza.

Cómo llegar

Desde el menú lateral entra a Importaciones → Importar Balanza. Verás el asistente titulado "Importar Balanza de Comprobación".

Requisito previo: el catálogo de cuentas

Se recomienda tener el catálogo de cuentas (plan de cuentas) ya cargado antes de importar la balanza. La balanza empareja cada fila con una cuenta contable a través de su código de cuenta.

Si una cuenta indicada en la balanza no existe todavía en tu catálogo, el sistema la crea automáticamente con el nombre, código, código padre y descripción que pusiste en la hoja. Aun así, lo más ordenado es importar primero el Catálogo de Cuentas y luego la Balanza, para tener control total sobre la estructura de tus cuentas.

Columnas de la plantilla

Al presionar "Crear Hoja de Cálculo" se genera una plantilla (hoja "Balanza de Comprobación") con las siguientes columnas, en este orden exacto:

• Cuenta: el nombre de la cuenta contable. Ejemplo: Efectivo en Caja, Cuentas por Cobrar Clientes.
• Código: el código de la cuenta. Es el identificador con el que se empareja la cuenta. Ejemplo: 1101. No debe repetirse en la hoja.
• Código Padre: el código de la cuenta padre (la cuenta de nivel superior que agrupa a esta). Déjalo vacío si la cuenta no tiene padre.
• Descripción: texto opcional que describe la cuenta.
• Saldo Deudor: el monto del saldo si la cuenta tiene naturaleza deudora (débito). Se deja en 0 o vacío si no aplica.
• Saldo Acreedor: el monto del saldo si la cuenta tiene naturaleza acreedora (crédito). Se deja en 0 o vacío si no aplica.

Importante: cada cuenta lleva su saldo en una sola columna, según su naturaleza: o en "Saldo Deudor" o en "Saldo Acreedor", no en ambas. Las columnas de código y descripción se guardan como texto para que los códigos conserven los ceros a la izquierda (por ejemplo 0101).

La fecha de corte

A diferencia de otras importaciones, al procesar la balanza el asistente te pide una Fecha de corte mediante un selector de fecha. Debes elegir una fecha válida; sin ella no se puede procesar la importación.

Esta fecha es la fecha del asiento de apertura: representa el momento a partir del cual esos saldos entran en vigencia. Por lo general se usa el último día del período anterior a tu arranque (por ejemplo, si empiezas a operar en Digimart el 1 de enero, la fecha de corte suele ser el 31 de diciembre del año anterior). A partir de esa fecha, los saldos importados se sumarán a los movimientos que registres en Digimart.

Qué genera la importación

Al procesar, la importación realiza dos cosas por cada fila:

1. Empareja la cuenta por su código. Si la cuenta no existe en tu catálogo, la crea con el nombre, código padre y descripción indicados.
2. Registra un movimiento contable inicial con el saldo de esa cuenta: un cargo (débito) si pusiste monto en "Saldo Deudor", o un abono (crédito) si lo pusiste en "Saldo Acreedor". Estos movimientos forman el asiento de apertura, fechados en la fecha de corte.

El resultado es un asiento de apertura completo que deja a cada cuenta con su saldo inicial correcto.

Por qué la balanza debe cuadrar

En contabilidad de partida doble, todo asiento debe estar balanceado: la suma total de los saldos deudores debe ser igual a la suma total de los saldos acreedores. Como la balanza genera un único asiento de apertura, ese asiento tiene que cuadrar.

Por eso el sistema valida que el total de Saldos Deudores sea igual al total de Saldos Acreedores (tolerando diferencias mínimas de centavos por redondeo). Si no cuadran, la importación se detiene y no registra nada, mostrando un mensaje como "Balanza no balanceada" con ambos totales.

Digimart no agrega una cuenta de contrapartida automática para forzar el cuadre: la hoja que subes debe venir ya balanceada por ti. Si tus saldos no cuadran, revisa tu balanza en el sistema de origen y corrígela antes de importar.

Validaciones y errores comunes

Antes de registrar nada, el sistema valida la hoja completa. Si encuentra errores, no importa nada y te muestra el detalle para que corrijas. Los más frecuentes son:

• Cuenta o Código faltante: una fila no tiene nombre de cuenta o no tiene código. Ambos son obligatorios.
• Código duplicado: el mismo código aparece en más de una fila. Cada cuenta debe tener un código único en la hoja.
• Monto inválido: el valor de "Saldo Deudor" o "Saldo Acreedor" no es un número válido. Usa solo números (evita textos, símbolos de moneda mezclados o formatos raros).
• Balanza no balanceada: el total de débitos no coincide con el total de créditos. Corrige los saldos hasta que ambos totales sean iguales.

Los mensajes de error indican el número de fila (contando desde la fila 2 de la hoja, ya que la fila 1 son los encabezados), lo que te ayuda a ubicar rápidamente el problema.

Recomendaciones

• Importa primero el Catálogo de Cuentas y luego la Balanza, para tener control de la estructura de tus cuentas.
• Toma los saldos directamente de la balanza de comprobación de tu sistema anterior a la fecha de corte, así garantizas que ya vengan cuadrados.
• Coloca cada saldo en una sola columna según su naturaleza (deudora o acreedora); no repartas un saldo en ambas.
• Verifica que el total de "Saldo Deudor" sea igual al total de "Saldo Acreedor" antes de procesar.
• Elige con cuidado la Fecha de corte: normalmente el último día del período anterior a tu arranque en Digimart.
• Después de importar, revisa el Libro Mayor y el Balance General para confirmar que los saldos iniciales quedaron correctos.