Importar Proveedores

La importación de Proveedores te permite cargar de forma masiva tu cartera de suplidores a Digimart desde una hoja de cálculo. Es ideal cuando migras desde otro sistema o cuando necesitas registrar muchos proveedores a la vez sin capturarlos uno por uno.

Los proveedores importados quedan disponibles de inmediato para asociarlos a tus gastos y compras, generar los reportes de compras (606) y controlar las cuentas por pagar.

Cómo llegar

Desde el menú lateral entra a Importaciones → Importar Proveedores. El asistente sigue el mismo flujo de cuatro pasos que todas las importaciones (Crear Hoja de Cálculo, Completar Datos, Procesar y Finalizado). Si aún no conoces ese flujo general, revisa primero la guía de Importaciones. Aquí nos enfocamos únicamente en lo específico de proveedores.

Columnas de la Plantilla

Al crear la hoja de cálculo, el sistema genera una plantilla con 22 columnas (de la A a la V). Completa una fila por cada proveedor. Respeta el nombre y el orden de las columnas y no elimines la fila de encabezados.

• Nombre (obligatorio): razón social o nombre del proveedor.
• Tipo Identificación (obligatorio): elige de la lista RNC, Cédula o Pasaporte.
• Identificación (obligatorio): el número de RNC, cédula o pasaporte. Se guarda normalizado (sin guiones ni espacios).
• Teléfono 1 y Teléfono 2: teléfonos de contacto.
• Fax: número de fax (opcional).
• Celular: teléfono móvil.
• Dirección: dirección física del proveedor.
• Provincia y Municipio: ubicación. Si dejas el Municipio vacío, el sistema usa la Provincia como ciudad.
• País: país del proveedor.
• Correo: correo electrónico (opcional, pero si lo pones debe tener formato válido).
• Término de Pago (obligatorio): elige de la lista Contado o Crédito.
• Días para Pago: número de días de crédito. Solo aplica cuando el término es Crédito; con Contado se guarda como 0.
• Límite de Crédito: monto máximo de crédito autorizado (numérico, por defecto 0).
• Es Extranjero: elige Sí o No. Marca al proveedor como suplidor del exterior.
• Tipo DGII: elige P (persona jurídica) o R (persona física). Si lo dejas vacío, se asume P.
• Cuenta Contable: ver el aviso importante más abajo — esta columna se ignora al importar.
• Código Interno: tu código o referencia interna para el proveedor (opcional).
• Tipo NCF: el tipo de comprobante fiscal habitual del proveedor. Elige de la lista desplegable (se arma con los tipos de NCF activos de tu empresa).
• Categoría y Grupo: etiquetas de clasificación libres para organizar tus proveedores.

Aviso Importante: la columna Cuenta Contable se ignora

Aunque la plantilla incluye la columna Cuenta Contable, la importación de proveedores no asigna una cuenta contable al proveedor: lo que escribas allí se ignora deliberadamente. En su lugar, cada proveedor queda enlazado a la cuenta por pagar (CxP) por defecto de tu empresa.

Esto es intencional para evitar un error contable frecuente: si se asignara aquí una cuenta de gasto por equivocación, el asiento de la compra o el pago la usaría como "cuenta por pagar", el débito y el crédito se anularían y el gasto podría duplicarse. Por eso Digimart prefiere dejar la CxP por defecto. La columna se mantiene solo por compatibilidad con la plantilla.

Cómo se Detectan los Duplicados

Antes de crear, el sistema compara cada fila contra los proveedores que ya existen en tu empresa y contra las demás filas de la misma hoja. Una fila se considera duplicada y se omite si:

• Identificación repetida: ya existe un proveedor con el mismo Tipo Identificación y la misma Identificación (comparada de forma normalizada). Es decir, el mismo RNC con tipo RNC cuenta como duplicado.
• Correo repetido: ya existe un proveedor con ese mismo Correo.

El control también aplica dentro de la misma hoja: si repites el mismo RNC o el mismo correo en dos filas, la primera se crea y la segunda se omite como duplicado.

Qué se Crea y Qué se Omite

La importación de proveedores solo crea proveedores nuevos: no actualiza ni modifica proveedores existentes. Cada fila válida y no duplicada genera un proveedor nuevo con todos los datos indicados (nombre, identificación, contactos, dirección, término de pago, límite de crédito, tipo DGII, código interno, tipo de NCF, categoría y grupo).

Al terminar, Digimart escribe una columna Estado al final de la hoja (columna W) indicando fila por fila el resultado: Importado para las creadas, u Omitido con el motivo para las que no se procesaron. El resumen final muestra cuántos proveedores se crearon y cuántos se omitieron.

Validaciones y Errores Comunes

Estas son las razones por las que una fila puede aparecer como Omitido en la columna Estado:

• Falta nombre: la columna Nombre está vacía.
• Tipo de identificación inválido: la columna Tipo Identificación está vacía o no es exactamente RNC, Cédula o Pasaporte.
• Falta RNC/Cédula: la columna Identificación está vacía.
• RNC/Cédula duplicado: ya existe un proveedor con ese tipo e identificación (ver Duplicados).
• Email duplicado: ya existe un proveedor con ese correo.
• Término de pago inválido: la columna Término de Pago está vacía o no es Contado ni Crédito.
• Formato de email inválido: el correo no tiene una forma válida (por ejemplo, falta la @ o el dominio).

Recomendaciones

• Usa las listas desplegables de la plantilla (Tipo Identificación, Término de Pago, Es Extranjero, Tipo DGII, Tipo NCF) en lugar de escribir el valor a mano; así evitas errores de tipeo que provocan omisiones.
• No cambies los guiones ni espacios de la identificación para "cuadrarla": el sistema normaliza el número automáticamente antes de comparar y guardar.
• Prueba primero con pocas filas para validar el formato, revisa la columna Estado y luego carga el resto.
• Si una fila se omitió por un dato faltante o inválido, corrígela en la hoja y usa Importar De Nuevo: las filas ya creadas quedarán marcadas como duplicadas y solo se crearán las nuevas.
• Recuerda que esta importación no actualiza proveedores existentes. Para corregir datos de un proveedor ya creado, edítalo directamente en el módulo de Proveedores.
• Deja la columna Cuenta Contable vacía: no tiene efecto y evita confusiones.