Importar Inventario

La importación de Inventario te permite cargar de forma masiva tu catálogo de productos y sus existencias iniciales desde una hoja de cálculo. Es la manera más rápida de migrar todo tu inventario desde otro sistema o de dar de alta muchos productos a la vez, con sus precios, costos, categorías, impuestos y almacenes.

Esta guía se enfoca únicamente en lo específico de la importación de Inventario. El asistente general de cuatro pasos (crear la plantilla, completar los datos, procesar y finalizar) es el mismo para todas las importaciones y se explica en el artículo Importaciones (Carga Masiva de Datos). Revísalo primero si aún no conoces el flujo.

Cómo llegar

Desde el menú lateral entra a Importaciones → Importar Inventario. Verás el asistente con los cuatro pasos y, en el paso de procesar, un campo adicional propio de esta importación: la Fecha de entrada de almacén.

Antes de importar: prepara tus catálogos

La importación de inventario no crea categorías, almacenes, impuestos ni cuentas contables automáticamente: los empareja por su nombre exacto con los que ya existen en tu cuenta. Por eso, antes de importar debes tener creados:

• Almacenes (obligatorio): el nombre del almacén en la hoja debe existir. Si no coincide, la fila se rechaza.
• Categorías de producto (opcional): si escribes una categoría que no existe, el producto se importa sin categoría (no genera error).
• Impuestos (opcional): deben existir con el mismo nombre para poder asignarlos.
• Cuentas contables (opcional): si indicas cuentas, sus nombres deben existir en tu catálogo de cuentas o la fila se rechaza.

Columnas de la plantilla

Al crear la hoja de cálculo, Digimart genera automáticamente todas las columnas. Respeta su nombre y su orden, y no elimines la fila de encabezados. Estas son las columnas base:

• Tipo: tipo de producto. Valores válidos: product (producto normal con inventario), service (servicio, sin inventario), combo (paquete de varios productos) y finish-product (producto terminado de fabricación). Es obligatorio.
• Und. Medida: unidad de medida del producto (por ejemplo, Unidad, Libra, Litro). Es obligatoria y debe ser una de las unidades reconocidas por el sistema.
• Código interno (SKU): tu código interno del producto. Se usa para emparejar con productos existentes. Si lo dejas vacío, el sistema genera un SKU automáticamente.
• Código Barras: código de barras del producto (opcional).
• Nombre: nombre del producto. Si lo dejas vacío, se guarda como "Producto Importado".
• Descripción Interna y Descripción Venta: textos descriptivos; la de venta es la que se muestra en documentos al cliente.
• Categoría: nombre de la categoría (debe existir; si no, se ignora).
• Costo Total: costo unitario del producto. No puede ser negativo.
• Precio De Venta (sin impuestos): precio de venta sin impuestos. No puede ser negativo.
• Margen beneficio (%): margen de beneficio de referencia (opcional).
• Impuesto en Ventas y Impuesto en Compras: ver la sección de impuestos más abajo.
• Impuesto 3 (no usar): columna que se conserva por compatibilidad. El sistema la ignora; no la elimines para no descuadrar las columnas.
• Descuento Procentaje (1 - 100) y Descuento Fijo ($): descuento por defecto del producto. Si indicas porcentaje, se toma como descuento porcentual; de lo contrario se usa el fijo.
• Almacén: nombre del almacén donde entrará el producto. Es obligatorio y debe existir.
• Ubicación Almacén (tramo): ubicación o tramo dentro del almacén (opcional).
• Cantidad: existencia inicial del producto. No puede ser negativa. Ver la sección de existencias iniciales.
• Gestiona Inventario (flag): escribe Sí para que el producto controle stock, o déjalo vacío/No en caso contrario.
• Disponible Para Venta (flag) y Disponible Para Compra (flag): Sí o vacío, según corresponda.
• Cuenta Contable De Ventas, Cuenta Contable Inventario, Cuenta Contable Costo de Venta y Cuenta Contable (contrapartida/crédito): nombres de cuentas contables para asociar al producto (opcionales, pero si se indican deben existir).

Columnas de materiales (Material 1 a Material 7)

Al final de la plantilla hay columnas Material 1 … Material 7, cada una con su columna de Cantidad. Sirven para definir los componentes de un producto tipo combo o finish-product. Solo esos dos tipos admiten materiales; si los usas en un product o service, la fila se rechaza. Cada material debe referenciar un producto existente y su cantidad debe ser mayor a 0. Al importar, los materiales anteriores del combo se reemplazan por los indicados en la hoja.

Impuesto de venta vs. impuesto de compra

El producto guarda dos impuestos por separado: el Impuesto en Ventas (el que se aplica al facturar) y el Impuesto en Compras (el que se aplica cuando el producto se compra o se usa en un gasto).

El impuesto de compras es opcional: si lo dejas vacío, al usar el producto en una compra o gasto el sistema tomará como respaldo el impuesto de ventas. Recuerda que ambos nombres de impuesto deben existir previamente en tu cuenta para poder asignarse.

Existencias iniciales y su efecto

La columna Cantidad define la existencia inicial de cada producto en el almacén indicado. Al procesar la importación, para cada producto con cantidad mayor a cero ocurre lo siguiente de forma automática:

1. Se registra la existencia en el almacén: se crea el stock del producto con la cantidad indicada.
2. Se genera un movimiento de inventario de entrada con la descripción "Carga de Importación", que queda en el historial (kardex) del producto con su referencia correspondiente.
3. Se registra la entrada usando la Fecha de entrada de almacén que elegiste en el paso de procesar.

Efecto contable de las existencias iniciales

Para los productos que tengan cantidad mayor a 0 y costo mayor a 0, además del movimiento de inventario se genera un asiento contable de inventario inicial. Este asiento valora la existencia al costo (cantidad × Costo Total): debita la Cuenta Contable Inventario y acredita la Cuenta Contable (contrapartida/crédito) del producto.

Por eso es importante indicar correctamente las cuentas contables de inventario y de contrapartida en la plantilla si quieres que el valor de tu inventario inicial quede reflejado en la contabilidad. Los productos con cantidad 0 o costo 0 no generan asiento contable.

Crear vs. actualizar (duplicados)

El sistema empareja cada fila con tus productos existentes usando la combinación de Código interno (SKU) y Tipo. El resultado depende de si esa combinación ya existe:

• Producto nuevo: si el SKU + tipo no existe, se crea un producto nuevo con todos los datos de la fila.
• Producto existente: si el SKU + tipo ya existe, se actualiza ese producto con los datos de la fila (nombre, precio, costo, impuestos, cuentas, etc.).

Precaución: al reimportar un producto existente, sus campos se sobrescriben con lo que traiga la hoja. Asegúrate de que las filas de productos que ya tienes contengan los valores correctos y completos antes de procesar, para no perder información.

Validaciones y errores comunes

Antes de crear nada, el sistema valida todas las filas. Si alguna falla, se detiene toda la importación y te muestra el número de fila y el motivo. Los errores más frecuentes son:

• Falta el Tipo o el tipo no es uno de los valores válidos.
• Unidad de medida inválida o vacía: debe ser una unidad reconocida por el sistema.
• Almacén no encontrado: el nombre del almacén no existe. Créalo primero o corrige el nombre.
• Cantidad, Costo o Precio inválidos: deben ser números y no pueden ser negativos.
• Cuenta contable inexistente: alguna de las cuentas indicadas no existe en tu catálogo.
• Combinaciones no permitidas por tipo: un service no puede gestionar inventario ni marcarse para compra; un combo no admite compra ni gestión de inventario; un finish-product no admite compra.
• Material inválido: un material que no corresponde a un producto existente, con cantidad 0 o negativa, o materiales en un tipo distinto de combo/finish-product.

Recomendaciones

• Crea primero tus almacenes, categorías, impuestos y cuentas contables, y usa exactamente los mismos nombres en la hoja.
• Haz una prueba con pocas filas para validar el formato antes de cargar todo el catálogo.
• Define bien el Costo Total y las cuentas de inventario si necesitas que el inventario inicial impacte la contabilidad.
• Elige con cuidado la Fecha de entrada de almacén: es la fecha con la que quedarán el movimiento y el asiento del inventario inicial.
• Como toda importación, es una herramienta de cambios masivos; verifica los datos con cuidado, ya que un uso incorrecto puede alterar tu inventario de forma difícil de revertir.