Importar Ventas (Facturas de Venta Históricas)

La importación de Ventas te permite cargar de forma masiva tus facturas de venta ya emitidas, tal como venían de otro sistema o de tus registros manuales. Es la herramienta ideal para migrar tu historial de ventas a Digimart: cada fila de la hoja de cálculo se convierte en una factura de venta, con su cliente, sus productos, sus impuestos y, si lo indicas, su cobro y sus asientos contables.

Está pensada para facturas históricas (ya ocurridas), no para emitir comprobantes nuevos del día a día. Para vender a diario usa el módulo de Facturación normal.

Cómo llegar

Entra a Importaciones → Importar Ventas. Verás el asistente de cuatro pasos común a todas las importaciones (Crear Hoja de Cálculo, Completar Datos, Procesar y Finalizado). Si aún no conoces ese flujo general, revisa primero el artículo Importaciones (Carga Masiva de Datos); aquí nos enfocamos en lo específico de las ventas.

Antes de empezar: requisitos

La importación de ventas hace referencia a datos que ya deben existir en tu cuenta. Por eso, antes de importar ventas, carga primero:

• Clientes: conviene tenerlos cargados para que la factura quede asociada al cliente correcto. Si un cliente de la hoja no existe, el sistema lo crea automáticamente con datos básicos (solo el nombre), así que revisa que los nombres estén bien escritos.
• Productos: los productos que factures deben existir en tu catálogo, con su nombre exactamente igual al de la hoja. Si una línea no corresponde a un producto del catálogo, usa la columna Concepto De Venta para describir el ítem como servicio.
• Impuestos (ITBIS): debe existir configurado el impuesto ITBIS con la tasa que corresponda a cada línea. El sistema calcula la tasa a partir del monto de impuestos y busca un ITBIS que coincida; si no lo encuentra, la fila da error.
• Cuentas bancarias: solo si vas a marcar facturas cobradas por transferencia, la cuenta bancaria debe existir con el mismo nombre que pongas en la columna Banco.
• Secuencia de NCF: para asignar el NCF de cada factura debe existir la configuración de secuencia correspondiente al tipo de comprobante (los tres primeros caracteres del NCF).

Columnas de la plantilla

Al crear la hoja de cálculo se generan las siguientes columnas. Respeta su nombre y orden, y no borres la fila de encabezados.

• Número De Comprobante: el NCF de la factura (ejemplo B0100000001 o un e-CF que empieza con E). Es obligatorio y es lo que agrupa las líneas: todas las filas con el mismo comprobante forman una sola factura.
• Estado: Abierto (queda pendiente de cobro, generando Cuentas por Cobrar) o Cerrado (queda cobrada, generando el pago).
• Cliente: nombre del cliente. Debe coincidir con un cliente existente; si no existe, se crea uno nuevo con ese nombre.
• Fecha (MM/DD/YYYY): fecha de la factura. Se acepta el formato MM/DD/YYYY; también reconoce el formato ISO AAAA-MM-DD.
• Producto: nombre exacto del producto del catálogo. Si lo dejas vacío, debes llenar la columna Concepto De Venta.
• Subtotal: monto de la línea antes de descuento e impuestos.
• Descuento: descuento aplicado a la línea (monto fijo).
• Antes De Impuesto: valor derivado = Subtotal − Descuento. Puedes dejarlo en 0 y el sistema lo calcula solo.
• Impuestos: monto de ITBIS de la línea. De aquí el sistema deduce la tasa del impuesto.
• Después de Impuestos: valor derivado = Antes De Impuesto + Impuestos. Puedes dejarlo en 0 y el sistema lo calcula solo.
• Notas: texto libre que se guarda como descripción de la factura.
• Tipo de Pago (si está cerrada): Efectivo, Tarjeta o Transferencia. Obligatorio cuando la factura está Cerrada.
• Banco: nombre de la cuenta bancaria donde entró el cobro. Solo se usa (y se exige) cuando el Tipo de Pago es Transferencia.
• Registros Contables: Sí para que la factura genere sus asientos contables, o No para importarla sin contabilidad.
• Concepto De Venta (si no se especifica el producto): descripción del ítem cuando la línea no corresponde a un producto del catálogo. Se registra como servicio con costo 0.
• Fecha y Hora de Firma e-CF: solo para NCF electrónicos (que empiezan con E), en formato DD-MM-YYYY HH:mm:ss. Opcional.
• Código de Seguridad e-CF: solo para NCF electrónicos, 6 caracteres. Opcional.
• Monto Total Exacto e-CF: opcional, solo si el total del comprobante difiere del subtotal más impuestos calculado.

Una factura con varias líneas

Si una factura tiene varios productos, pon una fila por producto repitiendo el mismo Número De Comprobante en todas. Los datos generales (Estado, Cliente, Fecha, Notas, Tipo de Pago, Banco y Registros Contables) deben ser idénticos en todas las filas de ese comprobante; si difieren, el sistema rechaza esa factura e indica el problema.

Cómo se emparejan clientes y productos

• Clientes: el sistema busca por nombre exacto. Si lo encuentra, asocia la factura a ese cliente; si no, crea un cliente nuevo con solo el nombre (término de pago contado, sin RNC ni contacto) que luego puedes completar en el módulo de Clientes.
• Productos: el sistema busca por nombre exacto en tu catálogo. Si lo encuentra, usa su costo y unidad de medida. Si no lo encuentra y no pusiste un Concepto De Venta, la fila da error. Si no lo encuentra pero sí hay Concepto De Venta, la línea se registra como un servicio con ese concepto.
• Bancos: para transferencias, se busca la cuenta bancaria por su nombre exacto; si no existe, la factura da error.

Qué crea la importación

Por cada comprobante de la hoja, el sistema genera:

• Una factura de venta con sus líneas de producto/concepto, sus subtotales, descuentos, impuestos y total. Queda marcada como importada.
• Cuentas por Cobrar (CxC): si la factura está Abierta, queda pendiente de cobro a nombre del cliente.
• Un pago (cobro): si la factura está Cerrada, se registra el cobro por el total con impuestos, usando el método indicado (efectivo, tarjeta o transferencia). En transferencias, el cobro entra a la cuenta bancaria indicada.
• El NCF asignado: el comprobante se asocia a la factura y se marca como usado en la secuencia correspondiente.
• Los asientos contables: solo si marcaste Registros Contables = Sí. Se generan el asiento de la factura y, si está cerrada, el asiento del cobro.

Asientos contables generados

Cuando indicas Registros Contables = Sí, cada factura importada genera su asiento contable estándar de venta: registra el ingreso por venta, el ITBIS por pagar y la cuenta por cobrar o, si la factura está cerrada, la contrapartida del cobro (caja, tarjeta o banco). Estos asientos usan las cuentas contables configuradas en tus productos y en tu catálogo, y quedan visibles en el Libro Contable. Si marcas No, la factura se crea igual pero sin afectar la contabilidad.

Nota sobre el inventario

La importación de ventas no descuenta existencias del inventario. Registra las facturas históricas con sus montos y su contabilidad, pero no genera movimientos de stock. Si necesitas ajustar las existencias, hazlo por separado con la importación de Inventario (para las cantidades iniciales) o con los movimientos de inventario correspondientes.

NCF y DGII

El Número De Comprobante de cada factura se asigna y se marca como usado en tu secuencia de NCF. El sistema es cuidadoso con tu numeración vigente:

• Si el NCF importado cae dentro de tu rango autorizado activo, avanza el contador para que las próximas emisiones internas continúen a partir de ahí.
• Si el NCF importado es un e-CF ya emitido con un número muy por encima de tu rango, el sistema no mueve el contador, para no agotar tu autorización ni bloquear emisiones nuevas.
• Los NCF electrónicos (que empiezan con E) pueden traer su Fecha y Hora de Firma y su Código de Seguridad. Esos datos se guardan para reconstruir el QR del timbre fiscal en el detalle de la factura, el PDF y el enlace público.

Validaciones y errores comunes

El sistema valida la hoja completa antes de crear nada: si hay errores, no importa ninguna factura y te muestra la lista de problemas indicando la fila. Los más frecuentes son:

• Fila incompleta: falta llenar alguna de las columnas requeridas.
• Falta el Número De Comprobante: toda fila debe tener su NCF.
• Datos generales distintos en un mismo comprobante: el Estado, Cliente, Fecha, Notas, Tipo de Pago, Banco y Registros Contables deben ser iguales en todas las líneas de la misma factura.
• Fecha inválida: revisa que use el formato MM/DD/YYYY (o AAAA-MM-DD).
• Factura Cerrada sin Tipo de Pago: una factura cerrada debe indicar cómo se cobró.
• Banco no encontrado: en transferencias, el nombre del banco debe coincidir exactamente con una cuenta registrada.
• Producto no encontrado: el nombre no coincide con ningún producto y no se usó Concepto De Venta.
• ITBIS no configurado: no existe un impuesto ITBIS con la tasa que resulta del monto de Impuestos sobre la base de la línea.
• Descuadre en montos derivados: si llenaste Antes De Impuesto o Después de Impuestos con valores que no cuadran con el cálculo (con tolerancia de 1 centavo). Solución: corrige la columna o déjala en 0 para que se calcule sola.
• Secuencia NCF no configurada: no existe la secuencia para el tipo de comprobante indicado.

Recomendaciones

• Carga primero Clientes, Productos, Impuestos y, si aplica, Cuentas Bancarias y la Secuencia de NCF antes de importar ventas.
• Deja las columnas Antes De Impuesto y Después de Impuestos en 0 y llena solo Subtotal, Descuento e Impuestos: el sistema las calcula por ti y evitas descuadres.
• Escribe los nombres de clientes, productos y bancos exactamente como están en Digimart (usa las listas desplegables de la plantilla cuando estén disponibles).
• Haz una prueba con pocas facturas primero para validar el formato, y luego carga el resto.
• Al terminar, revisa el módulo de Facturas (y el Libro Contable si usaste Registros Contables) para confirmar que todo quedó correcto.