Importar Proyectos

Esta importación te permite cargar de forma masiva tus proyectos (y subproyectos) a Digimart desde una hoja de cálculo de Google Sheets. Es ideal cuando estás migrando desde otro sistema o cuando necesitas registrar muchos proyectos de una sola vez sin crearlos uno por uno.

¿Qué es un Proyecto en Digimart?

Un proyecto es una etiqueta que te permite agrupar y dar seguimiento a la actividad económica relacionada con una obra, contrato, cliente o iniciativa específica. Una vez creado, puedes asociar documentos como facturas de venta, gastos, compras y pagos a un proyecto, lo que te ayuda a medir ingresos, costos y rentabilidad por proyecto. Cada proyecto puede tener además un presupuesto total como referencia de control.

Un proyecto puede depender de otro: en ese caso el primero se convierte en un subproyecto del segundo (el proyecto padre). Esto te permite organizar proyectos grandes en fases o componentes más pequeños.

Cómo llegar

Desde el menú lateral entra a Importaciones → Importar Proyectos. Verás el asistente de importación con los mismos cuatro pasos que el resto de las importaciones.

El flujo general del asistente (crear la hoja de cálculo, completar los datos, procesar y finalizar, además de reprocesar o reiniciar) es idéntico para todas las importaciones y está explicado en el artículo general de Importaciones. Aquí nos enfocamos en lo específico de los proyectos: sus columnas, cómo se emparejan y qué se crea.

Columnas de la Plantilla

Al crear la hoja de cálculo, Digimart genera una plantilla con las siguientes ocho columnas (de la A a la H). Respeta su nombre y su orden, y no elimines la fila de encabezados.

• Referencia: un código único que tú le asignas al proyecto (por ejemplo PRY-001 u 018). Es opcional, pero muy recomendable: sirve para emparejar filas al reimportar y para vincular subproyectos con su proyecto padre. Se guarda tal cual la escribes.
• Nombre: el nombre del proyecto. Es el único campo obligatorio.
• Descripción: texto libre para describir el proyecto. Opcional.
• Estado: el estado del proyecto. Elige Activo o Inactivo del menú desplegable. Si lo dejas vacío, el proyecto se crea como Activo.
• Fecha Inicio: fecha de inicio del proyecto. Opcional.
• Fecha Fin: fecha de finalización del proyecto. Opcional.
• Presupuesto Total: el monto presupuestado para el proyecto (solo números). Opcional.
• Referencia Padre: la Referencia de otro proyecto del cual este es subproyecto. Déjala vacía si el proyecto no depende de ningún otro.

Puedes cargar hasta 1000 proyectos por hoja de cálculo.

Subproyectos: la columna Referencia Padre

Para que un proyecto quede como subproyecto de otro, escribe en su columna Referencia Padre la Referencia del proyecto padre. El proyecto padre puede ser uno que ya exista en Digimart o uno que estés cargando en la misma hoja: no importa el orden en que aparezcan las filas, el sistema los vincula al final del proceso.

Por eso es importante que los proyectos que servirán de padre tengan una Referencia definida. Si un proyecto padre no tiene Referencia, no podrás apuntar a él desde la columna Referencia Padre.

Duplicados: ¿Crea o Actualiza?

Al procesar, cada fila se compara con tus proyectos existentes para decidir si crea uno nuevo o actualiza uno ya registrado. El emparejamiento se hace en este orden:

1. Primero por Referencia: si ya existe un proyecto con esa misma Referencia, la fila actualiza ese proyecto.
2. Si la fila no trae Referencia (o no coincide con ninguna), se busca por Nombre (sin distinguir mayúsculas ni minúsculas). Si un proyecto existente tiene ese mismo nombre, la fila lo actualiza.
3. Si no hay coincidencia por Referencia ni por Nombre, se crea un proyecto nuevo.

Ten cuidado con esto: como el emparejamiento por nombre no distingue mayúsculas ni minúsculas, si importas un proyecto con un nombre que ya usaste antes, actualizarás el proyecto existente en lugar de crear uno nuevo. Al actualizar, los valores de la hoja reemplazan los del proyecto; una celda vacía puede borrar el dato que tenía antes.

Qué Crea la Importación

Cada fila válida crea o actualiza un proyecto con su referencia, nombre, descripción, estado, fechas, presupuesto total y, si corresponde, su vínculo con el proyecto padre. Los proyectos importados quedan disponibles de inmediato para asociarlos a facturas, gastos, compras y pagos.

Al finalizar, el sistema te muestra un resumen con la cantidad de proyectos creados, actualizados y cuántos subproyectos quedaron vinculados a su padre.

Validaciones y Errores Comunes

Si alguna fila tiene un problema, la importación se detiene y te indica el número de fila (contando desde la 2, ya que la 1 es el encabezado) y el motivo. Los errores más frecuentes son:

• "El nombre es requerido": hay una fila sin Nombre. Toda fila debe tener nombre.
• "Referencia duplicada": dos o más filas de la misma hoja usan la misma Referencia. Cada Referencia debe ser única dentro de la hoja.
• "Referencia padre no encontrada": la Referencia Padre de una fila no coincide con ninguna Referencia existente en Digimart ni con ninguna otra fila de la hoja. Revisa que la escribiste igual (sin espacios ni ceros de más o de menos).

Recomendaciones

• Asigna una Referencia única a cada proyecto, sobre todo a los que usarás como padres o que planees reimportar más adelante.
• Escribe la Referencia Padre exactamente igual que la Referencia del proyecto padre; una diferencia de espacios o de ceros hará que no se encuentre.
• Recuerda que las Referencias se guardan tal cual: 018 y 18 se consideran distintas.
• Antes de reimportar, ten presente que las filas con Referencia o Nombre ya existentes actualizan proyectos en lugar de crearlos.
• Haz una prueba con pocas filas primero para validar que tu formato es correcto, y solo después carga el resto de los proyectos.