Importar Balance de Clientes

Carga inicial de saldos por cliente al migrar a Digimart

La Importación de Balance de Clientes te permite cargar de una sola vez los saldos pendientes de cobro de tus clientes (cuentas por cobrar iniciales) cuando comienzas a usar Digimart o migras desde otro sistema. En lugar de registrar cliente por cliente, subes uno o varios archivos de Excel y el sistema distribuye cada monto entre las billeteras, préstamos y saldos a favor de cada cliente.

Importante: esta importación es diferente a las demás del sistema. No usa el asistente estándar de 4 pasos de la guía general de Importaciones. Tiene su propio flujo, con vista de comparación, un modal de confirmación donde debes escribir la palabra IMPORTAR, un historial de importaciones y la posibilidad de revertir una importación completa escribiendo la palabra REVERTIR. Para el resto de importaciones (productos, clientes, gastos, etc.), consulta la guía general de Importaciones.

¿Cómo llegar?

Dirígete a Importaciones → Importar Balance de Clientes. Desde ahí puedes iniciar una nueva importación o revisar el Historial de Importaciones con todas las que se han realizado.

Estructura de la plantilla (columnas)

Los archivos de Excel deben contener una fila de encabezados y luego una fila por cada cliente. El sistema detecta las columnas por su nombre en el encabezado (no importa el orden exacto), reconociendo estas columnas:

• Nombres: el o los nombres del cliente.
• Apellidos: los apellidos del cliente. Se combinan con la columna Nombres para formar el nombre completo.
• Cédula (o RNC): el documento de identidad del cliente. Es el campo clave para emparejar con los clientes existentes. Si es una cédula de menos de 11 dígitos, el sistema la completa automáticamente con ceros a la izquierda.
• Monto: el saldo pendiente de cobro de ese cliente. Debe ser un número mayor a cero.

Puedes cargar un archivo por cada categoría de cliente. El monto de cada archivo se asocia a esa categoría, lo que permite luego distribuir el saldo entre las billeteras o conceptos correspondientes a esa categoría.

Reglas de lectura importantes: el sistema conserva los ceros a la izquierda de la cédula, ignora espacios, guiones y puntos al comparar documentos, y suma automáticamente los montos cuando la misma cédula aparece varias veces (en el mismo archivo o entre archivos).

El flujo real, paso a paso

A diferencia de otras importaciones, este proceso tiene cuatro momentos claros: subir los archivos, previsualizar la comparación, confirmar escribiendo IMPORTAR y (si hiciera falta) revertir escribiendo REVERTIR.

Paso 1: Subir los archivos

Carga uno o más archivos de Excel, típicamente uno por categoría de cliente. El sistema lee todas las hojas de cada archivo, valida que cada fila tenga Nombres, Apellidos, Cédula y Monto, y te avisa de las filas con datos incompletos o montos inválidos. También te indica si detecta cédulas duplicadas entre los archivos.

Paso 2: Previsualizar la comparación

Antes de aplicar nada, verás una tabla comparativa por cliente. Para cada cédula el sistema muestra el nombre, las categorías detectadas, el monto que trae el archivo (Monto Archivos) y el monto que el sistema esperaba recaudar (Monto Sistema, es decir la suma de las billeteras esperadas más la cuota de préstamo), junto con la diferencia.

En esta vista puedes revisar cliente por cliente, ajustar la distribución del monto entre las billeteras, y detectar clientes que no existen todavía (que se pueden crear automáticamente) o clientes que aparecen en el sistema pero no en los archivos. Nada de esto afecta el sistema aún: es solo una previsualización.

Resolución de categorías múltiples

Si una misma cédula aparece en archivos de varias categorías, el sistema te pedirá resolver a qué categoría debe quedar asignado ese cliente antes de continuar. Esto evita que un cliente quede con una categoría ambigua o incorrecta tras la importación.

Paso 3: Confirmar escribiendo IMPORTAR

Cuando estés conforme con la previsualización, se abre un modal de confirmación que resume qué se va a aplicar y a cuántos clientes. Ahí decides qué hacer con el saldo a favor (el excedente cuando el cliente pagó más de lo esperado) y aceptas dos casillas de responsabilidad. Para habilitar el botón final debes escribir exactamente la palabra IMPORTAR en el campo indicado.

El modal te recuerda que la importación creará asientos contables y modificará saldos, y que si te equivocas podrás revertirla desde el historial. Además, queda registro auditable de quién la ejecutó, cuándo, desde qué dirección IP y con qué texto de confirmación.

Qué hacer con el saldo a favor (excedente)

Cuando un cliente aportó más de lo que el sistema esperaba, ese excedente se llama saldo a favor. En el modal de confirmación eliges una sola estrategia que se aplica por igual a todos los clientes con excedente en esa importación:

• Anticipo (saldo a favor del cliente): es la opción por defecto. El excedente se guarda como saldo a favor (client_advance) y luego se aplica automáticamente a las facturas futuras del cliente.
• Abono extra al préstamo: el excedente reduce el capital del primer préstamo activo del cliente. Si el cliente no tiene préstamo activo, cae automáticamente a anticipo.
• Acumular en billetera: el excedente se deposita en la billetera que elijas del cliente (por ejemplo, ahorros).
• Descartar: el excedente NO se registra. Solo se aplica lo distribuido a billeteras y préstamo.

¿Cómo se distribuye cada monto? (cascada)

El sistema aplica el monto de cada cliente siguiendo una prioridad en cascada: primero abona a los préstamos pendientes (los más antiguos primero, respetando la cuota mensual cuando aplica), y lo que sobra se distribuye entre las billeteras según el orden de prioridad configurado. Si aún queda un remanente después de todo eso, se trata como saldo a favor según la estrategia que elegiste.

Qué crea la importación en el sistema

• Clientes nuevos: si un cliente del archivo no existe y la creación automática está activa, se crea con su nombre y cédula, marcado como creado desde importación.
• Abonos a préstamos: reduce el saldo pendiente de los préstamos activos del cliente.
• Depósitos en billeteras: registra el saldo pendiente de cobro por cliente en las billeteras correspondientes (cuentas por cobrar).
• Saldos a favor (anticipos): cuando hay excedente y elegiste la estrategia de anticipo, se genera un saldo a favor listo para aplicarse a facturas futuras.
• Asientos contables: se generan los registros contables de la importación, visibles en la pestaña de asientos del detalle de la importación.

Historial de Importaciones

Cada importación queda registrada en el Historial de Importaciones. Ahí ves la fecha, el estado, quién la creó (con su correo e IP), el total de clientes, el monto total y cuántos clientes se procesaron con éxito o con error. Desde cada fila puedes entrar a Ver Detalle.

El detalle muestra el resumen (total de clientes, exitosos, errores, monto aplicado a billeteras, a préstamos y saldo a favor), la sección de Auditoría (quién la creó, correo, IP, fecha de confirmación, la constancia aceptada y una clave de idempotencia), la tabla comparativa de clientes, los saldos a favor generados y las pestañas de Documentos, Comentarios y Registros Contables.

Estados de una importación

• Pendiente: creada pero aún no procesada.
• Procesando: el sistema está aplicando los cambios. La página se actualiza automáticamente.
• Completado: se aplicó correctamente sin errores.
• Con Errores: se aplicó, pero algunos clientes fallaron. Puedes reintentar solo las filas fallidas.
• Fallido: la importación no pudo completarse.
• Revertido: la importación fue deshecha; se muestra quién la revirtió, cuándo y la razón.

Idempotencia: no se duplica

El sistema está diseñado para no duplicar saldos. Cada importación genera una clave de idempotencia al abrir el modal de confirmación, y las filas ya procesadas se marcan como completadas. Si vuelves a procesar o reintentas una importación, solo se atienden las filas pendientes o fallidas, y las estadísticas se acumulan correctamente en lugar de sumar dos veces lo ya aplicado.

Reintentar filas fallidas

Si una importación terminó Con Errores, desde su detalle puedes usar Reintentar para reprocesar únicamente las filas que fallaron (por ejemplo, un cliente que no se pudo crear). Las filas exitosas no se vuelven a tocar.

Revertir una importación (escribiendo REVERTIR)

Si te equivocaste (por ejemplo, cargaste el archivo de la categoría equivocada), puedes revertir una importación completa desde el historial. La reversión deshace todos los cambios que hizo esa importación: creación de clientes, configuración de billeteras, pagos de préstamos, saldos a favor y asientos contables.

Para revertir debes: marcar la casilla de responsabilidad, escribir una razón obligatoria (mínimo 10 caracteres) que quedará en el historial, y escribir exactamente la palabra REVERTIR para habilitar el botón. Antes de confirmar, el sistema muestra una previsualización de lo que se va a deshacer y te advierte si hubo una importación posterior que pudo modificar los mismos clientes.

La reversión queda registrada con tu nombre, correo, fecha y la razón, visibles luego en la columna Revertido por del historial y en la sección de Auditoría del detalle.

Notificaciones por correo

Las acciones sensibles de esta importación (incluyendo la reversión y su razón) generan una notificación por correo al equipo de Digimart (hola@digimart.cloud), como parte de la trazabilidad y auditoría del proceso.

Requisitos y validaciones

• Debe existir configurada la cuenta contable de importación de saldos de clientes en los parámetros de contabilidad. Si no está configurada, la importación no se ejecuta.
• Cada fila necesita Cédula, Nombre completo y un Monto mayor a cero; las filas incompletas o con monto inválido se marcan como error.
• Las billeteras deben tener su cuenta contable de crédito configurada para que el monto se refleje en la contabilidad.
• Puedes cargar como máximo 5 archivos a la vez cuando subes por lotes.

Errores comunes

• Cliente no encontrado: la cédula no coincide con ningún cliente y la creación automática está desactivada. Actívala o crea el cliente primero.
• Datos incompletos o monto inválido: falta la cédula, el nombre o el monto no es mayor a cero. Corrige la fila en el archivo y reintenta.
• Cédulas duplicadas: la misma cédula aparece varias veces; el sistema suma los montos, pero conviene revisar que sea intencional.
• Categorías múltiples sin resolver: una cédula aparece en varias categorías; resuélvela en la previsualización antes de confirmar.
• Falta la cuenta contable de importación: configura los parámetros de contabilidad antes de procesar.

Buenas prácticas

• Revisa siempre la previsualización antes de escribir IMPORTAR: es tu última oportunidad de detectar diferencias antes de tocar la contabilidad.
• Usa un archivo por categoría para que los montos se distribuyan correctamente.
• Guarda una copia de los archivos originales; el sistema también conserva una referencia a cada archivo cargado.
• Si algo salió mal, prefiere revertir la importación completa (con su razón) antes que corregir cliente por cliente a mano.