Importar Entradas de Diario (Asientos Contables en Masa)

Esta importación te permite cargar muchos asientos contables (entradas de diario) de una sola vez desde una hoja de cálculo. Es la vía ideal para migrar tus asientos históricos desde otro sistema contable o para registrar un lote grande de asientos manuales sin capturarlos uno por uno en el Libro Contable.

Antes de empezar: el asistente general

Esta importación usa el mismo asistente de cuatro pasos que el resto de las importaciones (crear la hoja de cálculo, completar los datos, procesar la importación y ver el resultado). Si aún no lo conoces, revisa primero el artículo Importaciones (Carga Masiva de Datos). Aquí nos enfocamos únicamente en lo específico de las entradas de diario: sus columnas, cómo se agrupan las líneas en asientos y las reglas contables que debes respetar.

Cómo llegar

Desde el menú lateral entra a Importaciones → Importar Entradas de Diario. También puedes iniciar la carga desde el Libro Contable, usando la opción Importar Excel, ya que ambos flujos alimentan los mismos asientos.

Requisito previo: tener el catálogo de cuentas cargado

Cada línea de la importación debe apuntar a una cuenta contable que ya exista en tu catálogo de cuentas. Por eso, si estás migrando desde otro sistema, importa primero el Catálogo de Cuentas y solo después las entradas de diario. Si una cuenta indicada en la hoja no existe en tu catálogo, esa fila se marca como error y la importación no se ejecuta.

Concepto clave: la partida doble

Un asiento contable respeta la partida doble: la suma de sus débitos debe ser igual a la suma de sus créditos. En esta importación cada fila de la hoja es una línea del asiento (un movimiento a débito o a crédito), y varias filas se combinan para formar un asiento completo y cuadrado. Si necesitas repasar este principio, consulta el artículo Libro Contable (Asientos Contables).

Columnas de la plantilla

Al crear la hoja de cálculo, el sistema genera estas columnas en este orden. Debes llenar una fila por cada línea de tus asientos:

• Fecha: la fecha del asiento, en formato MM/DD/YYYY (mes/día/año). Por ejemplo, 03/25/2024 es el 25 de marzo de 2024. Es obligatoria y debe ser una fecha válida.
• Referencia: el identificador del asiento al que pertenece esta línea. Todas las filas que compartan la misma referencia se agrupan en un mismo asiento (ver la siguiente sección).
• Cuenta Contable: la cuenta afectada por esta línea. Debe coincidir con el nombre exacto de una cuenta de tu catálogo. Es obligatoria.
• Descripción: el detalle o glosa de la línea (por ejemplo, el concepto del movimiento). Es opcional.
• Débito: el monto que va al débito de la cuenta. Déjalo vacío o en cero si la línea es un crédito.
• Crédito: el monto que va al crédito de la cuenta. Déjalo vacío o en cero si la línea es un débito.

Importante: respeta el nombre y el orden de las columnas de la plantilla y no borres la fila de encabezados. La primera fila de datos comienza justo debajo del encabezado.

Cómo se agrupan las líneas en asientos

El sistema arma los asientos usando la columna Referencia. Todas las filas que tengan la misma referencia se unen en un solo asiento contable, sin importar el orden en que aparezcan en la hoja. Así puedes registrar asientos con dos o más líneas: por ejemplo, una fila de débito y una de crédito con la misma referencia forman un asiento de dos líneas.

Si dejas la Referencia vacía en una fila, esa línea se toma como un asiento independiente (no se agrupa con ninguna otra). Por eso, cuando un asiento tiene varias líneas, es fundamental que todas compartan exactamente la misma referencia.

Débito o crédito, pero no ambos

Cada fila representa un solo movimiento, así que debe tener monto en Débito o en Crédito, pero no en los dos a la vez. El sistema rechaza la importación si una fila tiene ambos montos o si no tiene ninguno (una fila sin débito ni crédito no representa nada).

La regla de cuadre (débitos = créditos)

Por partida doble, dentro de cada asiento (es decir, dentro de cada grupo de filas con la misma referencia) la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos. Prepara tu hoja de forma que cada referencia cuadre antes de importar. Un asiento descuadrado distorsiona tus reportes financieros (Balanza de Comprobación, Estado de Resultados y Estado de Situación), así que verifica los totales por referencia en tu hoja de cálculo antes de procesar.

Emparejamiento de cuentas

Cada línea se enlaza a una cuenta de tu catálogo comparando el texto de la columna Cuenta Contable con el nombre de tus cuentas. La coincidencia es exacta, así que copia el nombre tal cual aparece en tu Catálogo de Cuentas (mismas mayúsculas, tildes y espacios). Si el nombre no coincide con ninguna cuenta, esa fila se reporta como error.

Validaciones que hace el sistema

Antes de crear cualquier asiento, el sistema revisa todas las filas y, si encuentra errores, no importa nada y te muestra el listado de problemas indicando el número de fila. Las validaciones son:

• Fecha inválida o faltante: la fecha está vacía o no cumple el formato MM/DD/YYYY.
• Cuenta contable inválida o faltante: la columna está vacía o el nombre no coincide con ninguna cuenta de tu catálogo.
• Sin monto: la fila no tiene ni débito ni crédito.
• Débito y crédito a la vez: la fila tiene monto en ambas columnas.

Errores comunes y cómo resolverlos

• "Cuenta contable inválida o faltante": revisa que el nombre de la cuenta esté escrito idéntico al del catálogo y que la cuenta ya exista. Solución: importa primero el Catálogo de Cuentas o corrige el texto.
• "Fecha inválida": asegúrate de usar el formato MM/DD/YYYY. Un formato como 25/03/2024 (día/mes/año) fallará. Cuida también que Google Sheets no reformatee la celda a otro estilo de fecha.
• Asiento descuadrado: si al revisar los reportes ves diferencias, casi siempre es porque los débitos y créditos de una referencia no suman lo mismo. Corrige los montos o agrega la línea que falta y vuelve a importar.
• Líneas que no se agrupan: si un asiento aparece partido en varios, revisa que todas sus filas tengan exactamente la misma referencia (sin espacios extra ni diferencias).

Reprocesar reemplaza lo importado

Cada vez que procesas esta importación, el sistema elimina primero los asientos que había importado antes por esta vía y luego crea los de la hoja actual. Esto evita duplicados: si corriges tu hoja y vuelves a importar, el resultado refleja siempre el contenido más reciente de la hoja, no una acumulación. Ten en cuenta que solo se reemplazan los asientos creados por esta importación; los asientos generados por facturas, gastos, pagos u otros documentos no se tocan.

Los asientos creados por esta importación quedan marcados como manuales y con una etiqueta de origen de importación, por lo que puedes identificarlos y consultarlos luego en el Libro Contable.

Recomendaciones

1. Importa primero el Catálogo de Cuentas para que todos los nombres de cuentas existan.
2. En tu hoja de cálculo, suma los débitos y los créditos por referencia y confirma que cada asiento cuadra antes de importar.
3. Haz una prueba con unos pocos asientos para validar el formato (fechas, nombres de cuentas, agrupación) y luego carga el resto.
4. Después de importar, revisa el Libro Contable y la Balanza de Comprobación para confirmar que los saldos son los esperados.

Ejemplo práctico

Para registrar un asiento que reconoce un gasto de alquiler pagado por banco, cargarías dos filas con la misma referencia (por ejemplo, AST-001): una fila con la cuenta "Gasto de Alquiler" y el monto en la columna Débito, y otra fila con la cuenta "Banco Popular" y el mismo monto en la columna Crédito. Como ambas comparten la referencia AST-001 y sus débitos igualan sus créditos, el sistema las combina en un único asiento cuadrado.