Pagos de Gastos (Pagos a Proveedores)

Guía Completa para Registrar Pagos a tus Suplidores

El módulo de Pagos / Gastos te permite registrar el dinero que le pagas a tus proveedores: cuando le abonas o le saldas una factura de proveedor, cuando pagas un egreso directo (sin factura registrada) o cuando le adelantas dinero como anticipo. Cada pago sale de una de tus cuentas de banco o caja, genera el asiento contable automáticamente y actualiza el saldo pendiente de las facturas que estás pagando.

¿Qué es un Pago de Gasto?

Un pago de gasto es el registro de una salida de dinero hacia un proveedor. Es diferente de la factura de proveedor: la factura es la deuda que contraes cuando compras a crédito; el pago es cuando efectivamente entregas el dinero para cubrir esa deuda (total o parcialmente). Cuando registras una factura de proveedor al contado, Digimart crea el pago por ti automáticamente. Cuando la registras a crédito, la factura queda como una Cuenta por Pagar y luego usas este módulo para saldarla.

Un mismo pago se guarda como un Recibo de Pago (grupo de pagos) que puede saldar una o varias facturas a la vez. Por ejemplo, si le haces una sola transferencia a un proveedor para cubrir tres facturas, se registra un único recibo que reparte ese dinero entre las tres.

¿Cómo Llegar al Módulo?

En el menú lateral, entra a Compras / Gastos y luego a Pagos / Gastos. Verás el listado de todos los recibos de pago a proveedores, con su referencia, fecha, proveedor, monto, método de pago y estado. Para registrar uno nuevo, haz clic en Nuevo Pago/Gasto.

También puedes registrar el pago directamente desde una factura de proveedor: entra a la factura y usa el botón Registrar Pago (o Pago Avanzado si necesitas aplicar retenciones). Al hacerlo, el proveedor y la factura vienen ya seleccionados.

El Listado de Pagos

En la parte superior del listado verás unas tarjetas de resumen con el total pagado en el período, los montos por facturas, los anticipos, los descuentos y las retenciones aplicadas. Debajo puedes filtrar por período (Este Mes, Último Mes, Este Año o un rango personalizado), por rango de monto y por si el pago tuvo descuentos o no.

Cada fila muestra la referencia del recibo, la fecha, el tipo de pago, el proveedor, el monto, el número de pagos que agrupa, el método, la cuenta bancaria de origen y el estado. Haz clic en la referencia para abrir el detalle del recibo.

Registrar un Pago Paso a Paso

Al hacer clic en Nuevo Pago/Gasto se abre un asistente con tres pasos: Información General, el detalle (Facturas u Otros Egresos) y las Notas. En el panel derecho verás siempre un Resumen del Pago que se actualiza en vivo.

Paso 0 - Elegir el Tipo de Pago

Antes que nada, elige qué tipo de pago vas a registrar:

• Pago a factura de proveedor: úsalo para saldar (total o parcialmente) una o varias facturas de proveedor que tienes pendientes. Es el caso más común.
• Otros egresos: úsalo para registrar una salida de dinero que NO tiene una factura de proveedor previa en el sistema. En este modo eliges directamente las cuentas contables del gasto.

Paso 1 - Información General

En este paso completas los datos generales del pago:

• Proveedor: a quién le estás pagando. Si es "Otros egresos" el proveedor es opcional. Puedes crear un proveedor nuevo desde el enlace "+ Nuevo".
• Proyecto y Centro de Costos (opcionales): para clasificar el pago dentro de un proyecto o área de la empresa.
• Cuenta bancaria: la cuenta de banco o caja de donde SALE el dinero. Es obligatoria. Esta es la cuenta que se acredita (disminuye) en el asiento contable.
• Fecha de pago: el día en que se hizo el pago.
• Forma de pago: Transferencia, Efectivo, Cheque, Tarjeta de crédito o Tarjeta de débito.
• Moneda: normalmente la moneda local. Si pagas en una moneda extranjera (por ejemplo USD), se habilita el campo de tasa de cambio.

Para avanzar al siguiente paso debes tener, como mínimo, el proveedor (en pago a factura), la cuenta bancaria y la forma de pago.

Paso 2 - Seleccionar las Facturas a Saldar

Si elegiste Pago a factura de proveedor, al seleccionar el proveedor aparece la lista de sus facturas por pagar. Para cada factura verás su número, NCF, vencimiento, total, ITBIS, retenciones y el monto pendiente.

En la columna Monto a Aplicar escribes cuánto vas a pagar de cada factura. Puedes usar el botón de la fila para llenar automáticamente el monto pendiente completo, o el botón Llenar Todo para saldar todas las facturas de una vez. Usa el botón Limpiar para dejar los montos en cero. También puedes buscar una factura por número o NCF.

El Resumen del Pago a la derecha te muestra el total que estás aplicando y cuántas facturas tienen pago. Si el proveedor no tiene facturas pendientes, el sistema te sugiere usar "Otros egresos" en su lugar.

Paso 2 (alternativo) - Otros Egresos por Cuenta Contable

Si elegiste Otros egresos, en lugar de facturas verás las líneas de cuentas contables. Aquí eliges directamente la cuenta de gasto (por ejemplo, un gasto de mantenimiento, un servicio pagado, etc.), la cantidad, el monto y, si aplica, los impuestos. Cada línea se debita a su cuenta de gasto y el total se acredita a la cuenta bancaria de origen. Este modo NO genera Cuenta por Pagar: el gasto y el pago se registran en el mismo momento.

Pagos Parciales

No estás obligado a pagar el total de una factura. En la columna Monto a Aplicar puedes escribir un monto menor al pendiente y registrar así un abono parcial. La factura quedará parcialmente pagada (estado abierto) y su saldo pendiente se reducirá por el monto abonado.

Más adelante puedes registrar nuevos abonos hasta cubrir el total. Cuando lo pagado alcanza el monto de la factura (descontando retenciones), la factura pasa a estado cerrado y deja de aparecer entre las cuentas por pagar. El saldo pendiente se calcula como el total de la factura, menos retenciones, menos lo ya pagado, ajustado por notas de crédito o débito.

Retenciones al Pagar

En el segundo paso puedes agregar retenciones (por ejemplo, ISR de servicios o ITBIS retenido) que le aplicas al proveedor al momento de pagar. La retención reduce el monto neto que efectivamente le transfieres al proveedor, pero la deuda con él sí se salda por completo: la diferencia es dinero que retienes para pagarle a la DGII.

Cuando aplicas una retención, el asiento la registra como una Retención por Pagar (un pasivo tuyo con la DGII). El Resumen muestra el monto retenido y el Neto a Pagar después de retenciones y descuentos. Si el proveedor tiene correo registrado, al guardar puedes marcar la opción para generar y enviar la Carta / Comprobante de Retención automáticamente.

Nota: para aplicar retenciones desde el atajo de la factura, usa la opción Pago Avanzado (con retenciones). Los tipos de retención se administran en Herramientas.

Descuentos al Pagar

También puedes registrar descuentos que el proveedor te concedió al pagar (por ejemplo, un descuento por pronto pago). Cada descuento se registra en la cuenta contable que elijas y reduce el monto que efectivamente sale de tu banco. Puedes agregar varios descuentos, cada uno con su cuenta, monto, centro de costo y notas.

Anticipos a Proveedores

Un anticipo es dinero que le adelantas a un proveedor antes de tener una factura. Si en el campo Monto Adicional registras un excedente por encima del total de las facturas, ese excedente se puede guardar como anticipo a favor del proveedor. Contablemente, el anticipo se debita a la cuenta de Anticipos a Proveedores (un activo tuyo) y se acredita al banco. Cuando ese proveedor te emita la factura, podrás aplicar el anticipo para saldarla.

Pagos en Moneda Extranjera

Si el pago es en una moneda distinta a la local (por ejemplo USD), selecciónala en el campo Moneda. El sistema te propone la tasa de cambio del día, que puedes ajustar. El monto se captura en la moneda del pago y el Resumen te muestra el equivalente en moneda local. En la contabilidad, el asiento siempre se registra en moneda local: los montos de la moneda extranjera se convierten multiplicando por la tasa de cambio.

Paso 3 - Notas y Guardar

En el último paso puedes agregar notas que se mostrarán en la impresión del recibo. Cuando todo esté listo, presiona Registrar Pago. Puedes marcar la casilla para enviar el comprobante de pago al proveedor por correo. Al guardar, se crea el Recibo de Pago, se actualiza el saldo de las facturas y se genera el asiento contable automáticamente.

¿Qué Asiento Contable Genera un Pago?

Digimart genera el asiento automáticamente y siempre queda cuadrado (débitos igual a créditos). La estructura depende del tipo de pago:

Pago de una Factura a Crédito (salda una Cuenta por Pagar)

• Débito: Cuentas por Pagar — se reduce la deuda con el proveedor por el monto pagado.
• Crédito: Banco / Caja — sale el dinero de la cuenta de origen.
• Si hay retenciones: además se acredita la cuenta de Retenciones por Pagar (el dinero que retienes para la DGII), por lo que lo que sale del banco es el neto.
• Si hay descuentos: el descuento se acredita a su cuenta contable, reduciendo también lo que sale del banco.

De esta forma, la deuda (Cuenta por Pagar) se cancela completa, pero del banco solo sale el neto después de retenciones y descuentos.

Otros Egresos (pago directo sin factura)

• Débito: la Cuenta de Gasto que elegiste en cada línea (más el ITBIS pagado, si aplica).
• Crédito: Banco / Caja — sale el dinero de la cuenta de origen.
• Aquí no interviene la Cuenta por Pagar: el gasto y el pago se registran juntos.

Anticipo a Proveedor

• Débito: Anticipos a Proveedores (un activo, es dinero a tu favor con ese proveedor).
• Crédito: Banco / Caja — sale el dinero.

Puedes consultar el asiento generado en la pestaña de contabilidad del recibo o en el Libro Contable (Asientos).

Relación con las Cuentas por Pagar (CxP)

Las Cuentas por Pagar son el saldo total que le debes a tus proveedores. Cada factura de proveedor a crédito aumenta ese saldo; cada pago que registras aquí lo reduce. Por eso es importante registrar los pagos: mantienen actualizado cuánto debes realmente. Un pago parcial deja la factura entre las cuentas por pagar con su saldo reducido; un pago total la cierra y la saca del listado de pendientes.

El Recibo de Pago (Comprobante / PDF)

Al hacer clic en la referencia de un pago se abre el detalle del Recibo de Pago. Ahí verás las tarjetas de resumen (monto total, fecha, método, retenciones y descuentos), la información del proveedor, los detalles del pago y la lista de facturas, anticipos u otros pagos que agrupa.

Desde la cabecera del detalle puedes:

• Ver Recibo: abre el comprobante de pago en PDF, que puedes descargar o imprimir.
• Enviar Recibo: envía el comprobante por correo al proveedor.
• Comprobante de Retención: emite o descarga la carta de retención cuando el pago tuvo retenciones.
• Eliminar: borra el recibo; al hacerlo se eliminan todos los pagos y asientos contables asociados y se restablece el saldo de las facturas.

En el detalle también puedes editar datos del pago (proveedor, cuenta bancaria, fecha, método, moneda, notas, proyecto y centro de costos) y las cuentas contables de las líneas. Cada vez que editas un dato relevante, Digimart regenera el asiento contable automáticamente para mantener todo cuadrado.

Errores y Dudas Comunes

• "El proveedor no tiene facturas pendientes": significa que ya no le debes nada por facturas registradas, o que esas facturas se registraron al contado (ya pagadas). Si aun así necesitas registrar una salida de dinero, usa "Otros egresos".
• No puedo pasar al siguiente paso: asegúrate de haber seleccionado el proveedor (en pago a factura), la cuenta bancaria y la forma de pago.
• El monto no se puede guardar: verifica que aplicaste un monto en al menos una factura, o que agregaste al menos una línea con monto en "Otros egresos".
• Pagué de más: el excedente sobre el total de las facturas se registra como Monto Adicional / anticipo a favor del proveedor; puedes indicarle una cuenta contable de destino.
• La factura sigue apareciendo como pendiente: revisa que el pago cubra el neto (total menos retenciones). Si fue un abono parcial, seguirá pendiente por el saldo restante.
• Registré un pago equivocado: puedes eliminar el recibo desde su detalle; se revierten el saldo de las facturas y los asientos. También puedes editar los datos sin borrarlo.
• El monto en el listado se ve distinto: en pagos en moneda extranjera, el listado muestra el monto en la moneda del pago y, debajo, su equivalente en moneda local.

Conceptos Clave

• Recibo de Pago: un registro que agrupa uno o varios pagos hechos a un proveedor en una misma operación.
• Factura de Proveedor: el documento de la compra o gasto; a crédito genera una Cuenta por Pagar que luego saldas con un pago.
• Cuenta bancaria / caja de origen: la cuenta de donde sale el dinero; es la que se acredita en el asiento.
• Cuentas por Pagar (CxP): el total que le debes a tus proveedores; los pagos la reducen.
• Pago parcial (abono): pagar menos del total pendiente; la factura queda abierta por el saldo restante.
• Retención: parte del pago que retienes al proveedor para enterarla a la DGII; se registra como Retención por Pagar.
• Anticipo a Proveedor: dinero adelantado a un proveedor; queda a tu favor hasta aplicarlo a una factura.