Pedidos (Facturas Abiertas)

Guía Completa para Gestionar tus Ventas en Proceso

El módulo de Pedidos te permite registrar y dar seguimiento a las ventas que aún están en proceso, antes de emitir la factura definitiva. Un pedido es una venta abierta: puedes crearlo, editar sus productos y precios, registrar abonos y controlar su entrega, y cuando todo esté listo lo conviertes en factura con un solo paso.

¿Qué es un Pedido?

Un pedido (también llamado factura abierta) es un documento que representa una venta que todavía no ha sido facturada. Sirve para reservar la intención de compra de un cliente, ir agregando productos, cobrar abonos y coordinar la entrega, sin afectar aún tu inventario ni tu contabilidad. La factura y sus asientos contables se generan únicamente cuando finalizas el pedido.

Diferencia entre Cotización, Pedido y Factura

• Cotización: Es una propuesta de precios que le envías a un cliente o prospecto. No compromete inventario ni genera contabilidad. Sirve para que el cliente evalúe antes de comprar.
• Pedido (Factura Abierta): Es una venta en proceso, generalmente ya confirmada por el cliente. Puedes registrar abonos y coordinar la entrega, pero sigue sin mover inventario ni contabilidad hasta que lo finalizas.
• Factura: Es el documento final de la venta. Al generarla se descuenta el inventario, se registran los asientos contables (ingresos, ITBIS, costo de venta) y, si aplica, el pago recibido.

En resumen: la cotización propone, el pedido reserva y organiza, y la factura concreta la venta. Un pedido puede incluso comenzar en estado de cotización dentro del mismo módulo y avanzar hasta cerrarse.

Cómo Llegar al Módulo de Pedidos

Desde el menú lateral, dirígete a Ventas → Pedidos. Ahí encontrarás el listado de todos tus pedidos. Para crear uno nuevo, haz clic en el botón Nuevo Pedido, que te llevará al formulario de creación.

El Listado de Pedidos

El listado muestra una tabla con los siguientes datos de cada pedido: número de referencia (ID), cliente, fecha de creación, fecha de entrega, estado, usuario asignado y monto total. Si un pedido usa una moneda extranjera, también verás la tasa de cambio aplicada.

Algunos pedidos muestran una etiqueta adicional que indica su origen, por ejemplo PedidosYA (cuando provienen de esa plataforma) o Tienda (cuando provienen de tu tienda en línea).

Filtros Disponibles

• Por estado: Botones rápidos para ver Cotizaciones, Abiertos, Confirmados, Despachados, Entregados o Cerrados.
• Por entrega: Filtros de período de entrega: Hoy, Mañana, Semana y Atrasados.
• Por cliente: Selector para filtrar los pedidos de un cliente específico.
• Más filtros: Un panel adicional te permite filtrar por fecha de entrega exacta, usuario asignado, etiquetas y rango de monto (mínimo y máximo).

Paso 1: Crear un Nuevo Pedido

Al hacer clic en Nuevo Pedido se abre un formulario dividido en dos pasos: primero la información general y luego los productos.

Paso 1.1 - Información General

En esta sección completas los datos principales del pedido. Los campos obligatorios son:

• Fecha: La fecha del pedido. Por defecto es la fecha actual.
• Cliente: El cliente a quien se le hace la venta. Puedes buscarlo en la lista o crearlo rápidamente desde el mismo campo.
• Almacén: El almacén de donde saldrán los productos. Por defecto se selecciona el primero disponible.

Los campos opcionales son:

• Fecha de Entrega: La fecha en que se debe entregar el pedido al cliente.
• Proyecto: Asocia el pedido a un proyecto (si tu negocio tiene proyectos habilitados).
• Tipo de Comprobante: El tipo de comprobante fiscal (NCF) que se usará al facturar.
• Notas / Descripción: Comentarios o detalles adicionales sobre el pedido.

Moneda y Tasa de Cambio

Cada pedido tiene su propia moneda. Por defecto se usa la moneda local de tu negocio (por ejemplo, DOP). Puedes cambiarla a cualquier otra moneda disponible, como USD o EUR, según la venta.

Cuando seleccionas una moneda distinta a la local, aparece el campo Tasa de Cambio. Este se completa automáticamente con la tasa configurada en tu negocio, pero puedes ajustarlo manualmente. Los montos del pedido se guardan en su moneda original, y la conversión a moneda local se realiza al momento de facturar.

Paso 1.2 - Agregar Productos

En el segundo paso agregas los productos del pedido, uno por uno. Para cada producto puedes definir la cantidad, el precio unitario, los impuestos aplicables y un descuento (por monto o por porcentaje).

Puedes reordenar los productos con las flechas hacia arriba y hacia abajo. Cada línea debe tener un producto seleccionado; las filas vacías no se guardan. Una vez completada la información, guarda el pedido para crearlo.

Importante: Al crear el pedido NO se descuenta inventario ni se generan asientos contables. El pedido queda registrado como una venta en proceso.

Estados de un Pedido

Un pedido puede pasar por distintos estados que te ayudan a controlar en qué etapa de la venta se encuentra:

• Cotización: El pedido está en una etapa preliminar, aún sin confirmar como orden en firme.
• Abierto: El pedido está confirmado y en proceso. Es el estado inicial más común.
• Confirmado: Estado que toma el pedido una vez que ha sido finalizado y convertido en factura.
• Despachado: Los productos ya salieron hacia el cliente.
• Entregado: El cliente ya recibió los productos.
• Cerrado: El pedido está completado.

Puedes actualizar el estado manualmente desde la vista de detalle del pedido, a medida que avanza el proceso de venta y entrega.

Paso 2: Ver y Editar un Pedido

Para abrir un pedido, haz clic en su número de referencia (ID) desde el listado. En la vista de detalle puedes editar la mayoría de los campos directamente:

• Cambiar el estado del pedido.
• Modificar el cliente, la fecha, el almacén y la fecha de entrega.
• Asignar un usuario responsable del pedido.
• Cambiar el tipo de comprobante fiscal.
• Agregar, editar (cantidad, precio, impuestos, descuento) o eliminar productos.
• Registrar abonos (pagos parciales) contra el pedido.

También puedes generar un PDF del pedido para compartirlo con el cliente, y eliminar el pedido si ya no es necesario.

Registrar Abonos antes de Facturar

Una ventaja del módulo de Pedidos es que puedes recibir pagos del cliente antes de emitir la factura. Puedes registrar uno o varios abonos parciales. Cuando finalmente conviertes el pedido en factura, esos pagos se transfieren automáticamente a la factura generada, de modo que no tienes que registrarlos de nuevo.

Paso 3: Finalizar el Pedido (Convertir en Factura)

Cuando el pedido está listo para facturarse, usa la opción Finalizar Pedido. Se abre una ventana donde debes completar la información necesaria para generar la factura:

• Comprobante: El tipo de comprobante fiscal (NCF) a usar (opcional).
• Almacén: El almacén de donde saldrán los productos (obligatorio).
• Tipo de Pago: Elige entre "Al Contado" o "Crédito" (obligatorio).
• Cuenta Bancaria: La cuenta donde se registrará el ingreso (obligatorio).
• Observaciones: Notas adicionales para la factura (opcional).

Si eliges Al Contado, deberás indicar la forma de pago (Efectivo, Tarjeta, Transferencia o Cheque). Si eliges Crédito, deberás indicar los días de plazo para el pago (de 1 a 365 días).

¿Qué sucede al finalizar el pedido?

Al confirmar la finalización, el sistema ejecuta automáticamente las siguientes acciones:

1. Se crea una nueva Factura con todos los productos, cantidades, precios, moneda y tasa de cambio del pedido.
2. Se descuenta del inventario la cantidad de cada producto vendido, desde el almacén seleccionado.
3. Se generan los asientos contables correspondientes: ingresos por venta, ITBIS y costo de venta.
4. Si el pago es Al Contado, se registra también el asiento del pago (efectivo o depósito bancario).
5. Si el pedido tenía abonos registrados, estos se transfieren a la nueva factura.
6. Se asigna el comprobante fiscal (NCF) si seleccionaste un tipo de comprobante.
7. El pedido cambia a estado Confirmado.

La factura resultante queda en estado Cerrado si el pago fue Al Contado, o en estado Abierto (por cobrar) si el pago fue a Crédito.

Efecto en el Inventario

Es importante entender el momento exacto en que se mueve tu inventario:

• Al crear el pedido: NO se descuenta ni se reserva inventario. El stock permanece intacto.
• Al editar el pedido: Agregar, quitar o cambiar productos tampoco afecta el inventario.
• Al finalizar el pedido: Aquí sí se descuenta el inventario, generando el registro de salida de cada producto desde el almacén seleccionado.

Efecto en la Contabilidad

La contabilidad sigue la misma lógica que el inventario: los asientos contables se generan únicamente al finalizar el pedido, no al crearlo.

• Al crear o editar el pedido: NO se genera ningún asiento contable.
• Al registrar abonos en el pedido: El pago queda registrado y se vinculará a la factura al facturar.
• Al finalizar el pedido: Se registran los asientos de ingresos, ITBIS y costo de venta; y si el pago fue Al Contado, también el asiento del cobro.

Esto significa que un pedido, por sí solo, no afecta tus reportes fiscales ni tu balance. Solo la factura que se genera al finalizarlo tiene impacto contable y fiscal.

Errores y Dudas Comunes

• "Creé el pedido pero mi inventario no bajó": Es el comportamiento correcto. El inventario se descuenta al finalizar el pedido, no al crearlo.
• "No veo el pedido en mis reportes de ventas o DGII": Los pedidos no aparecen en la contabilidad ni en reportes fiscales hasta que se convierten en factura. Finaliza el pedido para que la venta se registre formalmente.
• "No puedo guardar el pedido": Verifica que hayas completado los campos obligatorios (fecha, cliente, almacén) y que cada línea de producto tenga un producto seleccionado.
• "El total del pedido se ve diferente a lo esperado": Si usas una moneda extranjera, revisa la tasa de cambio. Los montos se guardan en la moneda del pedido y se convierten a moneda local al facturar.
• "Registré un abono y no aparece en la factura": Los abonos hechos al pedido se transfieren automáticamente a la factura al finalizarlo. Si aún no has finalizado el pedido, el abono seguirá vinculado al pedido.
• "Finalicé el pedido pero necesito cambiarlo": Una vez finalizado, el pedido pasa a estado Confirmado y la venta queda representada por la factura. Los cambios deben hacerse sobre la factura o mediante una nota de crédito, según el caso.

Resumen del Ciclo de Vida

• Crear pedido: Se registra la venta en proceso. Sin inventario, sin contabilidad.
• Editar pedido: Ajustas productos, precios, cliente y fechas. Sin inventario, sin contabilidad.
• Registrar abonos: Cobras por adelantado. Los pagos quedan reservados para la factura.
• Finalizar pedido: Se crea la factura, se descuenta inventario y se generan los asientos contables.
• Factura generada: Queda Cerrada (contado) o Abierta / por cobrar (crédito).