Módulo de Nóminas - Gestión Integral de Nómina y Empleados

Guía Completa del Sistema de Nóminas

El módulo de Nóminas permite gestionar el ciclo completo de la nómina: registrar empleados, calcular salarios con deducciones y aportes patronales según la legislación dominicana, generar asientos contables automáticos, registrar pagos parciales o totales, y generar reportes fiscales (DGT-3 y DGT-4) para el Ministerio de Trabajo.

Antes de Empezar

El proceso correcto para usar el módulo de nóminas es:

1. Configurar las tasas de nómina en Configurar Nómina (AFP, SFS, ISR, etc.). Normalmente solo se hace una vez.
2. Inicializar los conceptos contables en Ajustes → Conceptos Contables → Nómina. Asignar una cuenta del catálogo a cada concepto.
3. Registrar los empleados con sus datos personales, contractuales y de pago.
4. Crear la nómina para el período correspondiente, calcular, pagar y completar.

Gestión de Empleados

Lista de Empleados

La página principal de empleados muestra un listado con todos los empleados registrados. Incluye estadísticas resumen: total de empleados, empleados activos, inactivos y la nómina mensual bruta total.

Desde esta vista puedes buscar por nombre, email o cédula, filtrar por estado (Activo, Inactivo, Suspendido, Terminado), y acceder al detalle de cada empleado.

Crear un Empleado

El formulario de creación de empleados se divide en 3 pasos con validación secuencial:

Paso 1: Datos Personales

• Nombre y Apellido (requeridos)
• Tipo de documento: Cédula, Pasaporte o RNC
• Número de documento
• Email (con validación de formato)
• Teléfono
• País, Ciudad/Estado y Dirección completa

Paso 2: Contrato Laboral

• Posición / Cargo
• Área / Departamento
• Tipo de contrato: Indefinido o Temporal
• Fecha de contratación
• Jornada: Diurna o Nocturna
• Trabaja sábados / domingos: Afecta el cálculo de prorrateo por días laborables
• Es Vigilante: Aplica reglas especiales de jornada
• Contraseña TSS

Paso 3: Información de Pago

• Salario (monto en DOP)
• Frecuencia de pago: Mensual, Quincenal o Semanal
• Método de pago: Transferencia, Efectivo, Cheque o Depósito
• Banco, Número de cuenta y Tipo de cuenta (Corriente o Ahorros)

Detalle del Empleado

La página de detalle muestra toda la información del empleado organizada en secciones colapsables (Información Personal, Contrato, Información de Pago). Todos los campos son editables directamente desde esta vista sin necesidad de abrir formularios.

Además incluye las siguientes pestañas:

• Cálculo de Nómina: Muestra el desglose completo del salario del empleado: salario bruto, deducciones (AFP, SFS, ISR), aportes del empleador, salario neto y costo total para el empleador. Incluye información sobre rangos de ISR vigentes.
• Horas Extras: Permite registrar horas extras por período (diurnas al 15%, nocturnas al 35%, fines de semana y feriados al 100%). Estas se incluyen automáticamente al calcular la nómina.
• Ingresos Extras: Bonificaciones, comisiones u otros ingresos adicionales por período.
• Deducciones Extras: Préstamos, descuentos u otras deducciones adicionales por período.
• Comentarios: Notas internas sobre el empleado.
• Documentos: Archivos adjuntos (contratos, cédulas, etc.).

Acciones Rápidas

El botón "Agregar" en el detalle del empleado permite crear rápidamente horas extras, ingresos extras o deducciones extras sin cambiar de pestaña. El sistema navega automáticamente a la pestaña correspondiente y abre el formulario.

Gestión de Nóminas

¿Cómo Funciona?

Una nómina representa un período de pago (ej: 01/05/2026 - 15/05/2026). El proceso sigue un flujo de 3 pasos: Crear → Calcular → Pagar → Completar. En cada cálculo, el sistema genera automáticamente los asientos contables correspondientes.

Flujo de la Nómina

Paso 1: Crear la Nómina

Primero asegúrate de tener empleados registrados con su salario y frecuencia de pago correctamente configurados. Luego, desde la lista de nóminas, haz clic en "Nueva Nómina". Selecciona el período (fecha inicio y fin) y opcionalmente elige empleados específicos. Si no seleccionas ninguno, se incluirán automáticamente todos los empleados activos.

El período debe corresponder a la frecuencia de pago: si pagas quincenal, el período debe ser de ~15 días (ej: 01/05 al 15/05). Si pagas mensual, el período debe cubrir el mes completo.

Al crear la nómina, el sistema guarda una copia de la configuración vigente (tasas de AFP, SFS, ISR, etc.) para que los cálculos sean consistentes aunque se modifique la configuración después.

Paso 2: Calcular

Al hacer clic en "Calcular Nómina", el sistema procesa cada empleado individualmente:

• Calcula el salario bruto según la frecuencia de pago
• Aplica prorrateo si el empleado fue contratado durante el período (calcula días laborables trabajados vs. totales)
• Incluye horas extras registradas para el período
• Incluye ingresos y deducciones extras del período
• Calcula deducciones del empleado: AFP (2.87%), SFS (3.04%), ISR (según escala progresiva)
• Calcula aportes del empleador: AFP (7.10%), SFS (7.09%), INFOTEP (1%), SRL (1.10%)
• Genera los asientos contables automáticamente

Una vez calculada, la nómina muestra un resumen financiero con los totales de deducciones, aportes patronales, horas extras, salario neto y costo total del empleador.

Paso 3: Pagar

Con la nómina calculada, puedes registrar pagos parciales o totales. El sistema guía al usuario mostrando una barra de progreso con el monto pagado vs. pendiente.

Al registrar un pago, debes seleccionar:

• Fecha del pago
• Cuenta bancaria: De donde sale el dinero
• Método de pago: Transferencia, Efectivo o Cheque
• Empleados y montos: Puedes seleccionar qué empleados pagar y ajustar el monto individualmente. El sistema sugiere el monto pendiente de cada empleado.

Cada pago genera un asiento contable automático: se debita "Salarios por Pagar" (reduce la deuda) y se acredita la cuenta bancaria seleccionada (sale el dinero). Los pagos se pueden ver expandiendo la fila en la tabla de pagos para ver su asiento contable.

Paso 4: Completar

Cuando todos los pagos estén registrados (o cuando desees cerrar la nómina), haz clic en "Completar". Esto bloquea la nómina. Si necesitas hacer cambios después, puedes usar "Recalcular" desde el menú de acciones, lo cual regenerará los asientos contables con los datos actualizados.

Guía Visual de Estados

La página de detalle de nómina muestra un banner de guía que cambia según el estado:

• Pendiente (amarillo): "Paso 1 — Calcular". Muestra botón prominente para calcular.
• Calculada sin pagos (azul): "Paso 2 — Pagar". Muestra botón "Pagar Nómina" y opción de completar.
• Calculada con pagos parciales (azul): "Paso 2 — Pagar (parcial)". Muestra progreso: "Pagado X de Y. Pendiente: Z".
• Todo pagado (verde): "Paso 3 — Completar". Botón prominente para completar la nómina.
• Completada (verde): Nómina cerrada. Permite registrar pagos adicionales o recalcular.

Asientos Contables de la Nómina

Al calcular la nómina, el sistema genera automáticamente un asiento contable de partida doble. Este asiento se regenera cada vez que se recalcula la nómina.

Estructura del Asiento

El asiento tiene dos lados que siempre deben estar balanceados:

DÉBITOS (Cuentas de Gasto):

• Gasto de Sueldos y Salarios: El salario bruto de todos los empleados (sin horas extras)
• Gasto AFP Empleador: Aporte patronal al fondo de pensiones (7.10%)
• Gasto SFS Empleador: Aporte patronal al seguro de salud (7.09%)
• Gasto INFOTEP: Contribución al INFOTEP (1%)
• Gasto SRL: Seguro de Riesgo Laboral (1.10%)
• Gasto Horas Extras: Total de horas extras (si aplica)

CRÉDITOS (Cuentas Por Pagar / Pasivos):

• AFP por Pagar: Total AFP empleado + empleador. Se debe a la administradora de pensiones.
• SFS por Pagar: Total SFS empleado + empleador. Se debe a la ARS.
• ISR por Pagar: Impuesto retenido al empleado. Se debe a la DGII.
• INFOTEP por Pagar: Contribución del empleador.
• SRL por Pagar: Seguro de Riesgo Laboral del empleador.
• Salarios por Pagar: Salario neto pendiente de pago a los empleados.
• Horas Extras por Pagar: Monto de horas extras pendiente (si aplica).

Ejemplo de Asiento

Para una nómina con 4 empleados, salario bruto total de $78,986.40 y costo total de $91,806.60:

Asiento del Pago

Cuando se registra un pago de nómina, se genera un asiento adicional que reduce el pasivo "Salarios por Pagar" y acredita la cuenta bancaria:

Conceptos Contables

Los asientos contables se generan basándose en los "Conceptos Contables" configurados en Ajustes → Conceptos Contables → Nómina. Cada concepto mapea a una cuenta del catálogo contable.

Inicializar Conceptos

La primera vez, debes hacer clic en "Inicializar Conceptos de Nómina" en la página de Conceptos Contables. Esto crea los 15 conceptos del sistema necesarios para la nómina. Luego debes asignar la cuenta contable correspondiente a cada uno.

Los conceptos se dividen en dos tipos:

• Tipo "gastos": Solo necesitan la Cuenta de Gasto (DB). Ejemplo: "Gasto de Sueldos" → asignar cuenta "Gastos De Sueldos" del catálogo.
• Tipo "pasivos": Solo necesitan la Cuenta Por Pagar (CR). Ejemplo: "AFP por Pagar" → asignar cuenta "AFP por Pagar" del catálogo.

Cada concepto necesita UNA sola cuenta. El formulario de edición muestra automáticamente solo el campo relevante según el tipo del concepto.

Hard Reset

Si necesitas reiniciar los conceptos de nómina (por ejemplo, después de una actualización del sistema), usa la opción "Hard Reset" en el modal de inicialización. Esto elimina TODOS los conceptos de nómina existentes y los crea desde cero. Las cuentas asignadas se perderán y deberán configurarse nuevamente.

Detalle de la Nómina

La página de detalle de una nómina muestra toda la información organizada en secciones:

• Encabezado: Período, estado, cantidad de empleados, costo total y menú de acciones.
• Banner de guía: Indica el paso actual y las acciones disponibles según el estado.
• Resumen financiero: Totales de salario neto, costo empleador, deducciones del empleado (AFP, SFS, ISR), aportes del empleador (AFP, SFS, INFOTEP, SRL) y horas extras.
• Tabla de empleados: Lista cada empleado con su salario, prorrateo (si aplica), horas extras, neto y costo empleador. Incluye botón para descargar o enviar comprobante PDF individual.
• Pagos de nómina: Barra de progreso, tabla de pagos registrados con link a cada grupo de pago, y filas expandibles para ver asientos contables.
• Pestañas: Asientos contables, Comentarios y Documentos.

Prorrateo por Fecha de Contratación

Si un empleado fue contratado durante el período de la nómina, el sistema calcula automáticamente un prorrateo basado en los días laborables trabajados vs. el total de días laborables del período. El cálculo considera si el empleado trabaja sábados y/o domingos.

En la tabla de empleados, los empleados con prorrateo muestran un tag indicando los días trabajados (ej: "12/23 días") y el monto de la deducción. Un tooltip muestra el detalle completo del cálculo.

Comprobantes PDF

El sistema permite generar PDFs de la nómina:

• Reporte general: Disponible desde el menú Acciones → "Ver Reporte PDF" o "Descargar Reporte PDF". Incluye el resumen completo de la nómina con todos los empleados.
• Comprobante individual: Para cada empleado, haz clic en el ícono de descarga en la tabla de empleados. Puedes descargar el PDF o enviarlo directamente por email al empleado, con opción de agregar hasta 3 correos en copia (CC).

Configuración de Nómina

Accede desde el menú lateral → Configurar Nómina. Aquí se definen todas las tasas y reglas de cálculo. Los cambios solo afectan nóminas futuras; las nóminas existentes conservan la configuración con la que fueron creadas.

Tasas de Horas Extras

• Diurnas: 15% sobre el salario por hora
• Nocturnas: 35% sobre el salario por hora
• Fines de semana: 100% sobre el salario por hora
• Feriados: 100% sobre el salario por hora

Deducciones del Empleado

• AFP: 2.87% del salario bruto (Fondo de Pensiones)
• SFS: 3.04% del salario bruto (Seguro Familiar de Salud)

Aportes del Empleador

• AFP: 7.10% (Fondo de Pensiones)
• SFS: 7.09% (Seguro Familiar de Salud)
• INFOTEP: 1% (Instituto de Formación Técnico Profesional)
• SRL: 1.10% (Seguro de Riesgo Laboral) — solo lo paga el empleador

ISR (Impuesto Sobre la Renta)

El ISR se calcula sobre el salario cotizable (bruto menos AFP y SFS del empleado) usando una escala progresiva anual. La configuración permite ajustar los umbrales y tasas de cada tramo:

• Exento: Hasta el salario mínimo anual configurado
• 15%: Sobre el excedente del mínimo hasta el umbral medio
• 20%: Monto fijo + 20% sobre el excedente del umbral medio hasta el máximo
• 25%: Monto fijo + 25% sobre el excedente del umbral máximo

Cuenta Bancaria por Defecto

En la configuración puedes establecer una cuenta bancaria por defecto que se asignará automáticamente a cada nueva nómina creada.

Calculadora de Nómina

Accede desde el menú lateral → Calculadora. Permite simular el cálculo de nómina para un salario específico sin crear una nómina real. Ingresa el monto del salario y la frecuencia de pago para ver el desglose completo: salario bruto, deducciones del empleado (AFP, SFS, ISR), aportes del empleador, salario neto y costo total.

Útil para cotizar salarios antes de contratar, o para verificar cálculos rápidamente.

Reportes Fiscales

DGT-3: Planilla de Personal Fijo (Anual)

Reporte anual requerido por el Ministerio de Trabajo (SIRLA). Debe ser presentado antes del 15 de enero de cada año. Incluye la información de todos los empleados con contrato indefinido que estuvieron activos durante el año.

Para generarlo:

1. Selecciona el año a reportar
2. Haz clic en "Generar Preview" para ver los datos y validar errores
3. Corrige los errores de validación si los hay (campos faltantes en los empleados)
4. Descarga en formato TXT (formato SIRLA) o Excel

El sistema valida automáticamente: número de documento, nombres completos, fecha de contratación y salario positivo. Los empleados con errores se muestran con detalle para su corrección.

DGT-4: Cambios en Personal Fijo (Mensual)

Reporte mensual de movimientos de personal. Debe ser presentado dentro de los 5 días siguientes al cierre del mes. Registra tres tipos de novedades:

• NI (Nuevo Ingreso): Empleados contratados durante el mes (identificados por fecha de contratación)
• NS (Salida): Empleados que terminaron su relación laboral (identificados por fecha de fin de contrato)
• NC (Cambio): Empleados con modificaciones en sus datos durante el mes

Cada tipo de novedad se identifica visualmente con un color: verde para ingresos, rojo para salidas y azul para cambios. El reporte se puede descargar en formato TXT o Excel.

Preguntas Frecuentes

¿Puedo agregar o quitar empleados de una nómina ya calculada?

Sí. Al agregar o quitar un empleado de una nómina calculada o completada, el sistema recalcula automáticamente los totales y regenera los asientos contables.

¿Qué pasa si cambio el salario de un empleado después de calcular la nómina?

La nómina conserva los datos con los que fue calculada. Para reflejar el cambio, debes "Recalcular" la nómina desde el menú de acciones. Esto actualizará todos los montos y regenerará los asientos contables.

¿Puedo hacer pagos parciales?

Sí. Puedes registrar múltiples pagos parciales seleccionando qué empleados pagar y ajustando el monto individualmente. El sistema lleva un registro del monto pagado vs. pendiente con una barra de progreso visual.

¿Por qué el cálculo me dice que faltan cuentas contables?

Los asientos contables requieren que cada concepto de nómina tenga una cuenta del catálogo contable asignada. Ve a Ajustes → Conceptos Contables → Nómina y asegúrate de que todos los conceptos tengan su cuenta configurada. Si es la primera vez, usa el botón "Inicializar Conceptos de Nómina".

¿Qué es el prorrateo?

Cuando un empleado es contratado a mitad de un período de nómina, el sistema prorratea su salario automáticamente. Calcula los días laborables que el empleado trabajó vs. el total de días laborables del período, considerando si trabaja sábados y/o domingos. El monto prorrateado se muestra en la tabla de empleados junto con el detalle de días.

¿Cómo envío el comprobante de nómina a un empleado?

En la tabla de empleados del detalle de nómina, haz clic en el ícono de descarga del empleado. Se abrirá un modal donde puedes ingresar el email del destinatario, agregar hasta 3 correos en copia (CC) y enviar el comprobante. También puedes descargarlo como PDF.

¿Qué significa cada estado de la nómina?

• Pendiente: Nómina creada pero sin calcular. No tiene asientos contables.
• Calculada: Salarios procesados y asientos contables generados. Lista para registrar pagos.
• Completada: Nómina cerrada. Se puede recalcular si es necesario.