Gestión de Múltiples Almacenes

Guía Completa para Organizar tu Inventario por Almacén

Digimart te permite manejar varios almacenes (también llamados bodegas o depósitos) dentro de una misma cuenta. Un almacén es un lugar lógico donde se guarda tu mercancía: puede ser una sucursal, un depósito físico, una vitrina, un vehículo de reparto o simplemente una separación organizativa de tu inventario. El objetivo es saber, en todo momento, cuántas unidades de cada producto tienes en cada ubicación.

El stock de cada producto se lleva por almacén de forma independiente. Un mismo producto puede tener 10 unidades en el "Almacén Principal" y 3 en la "Sucursal Este" al mismo tiempo. Cada venta, compra, ajuste o transferencia afecta el almacén que corresponda, y la suma de todos los almacenes te da la existencia total del producto.

¿Para qué sirven los almacenes?

• Separar existencias por ubicación: saber cuánto tienes en cada sucursal, bodega o punto de venta.
• Controlar cada caja registradora: cada caja del Punto de Venta descuenta su mercancía del almacén que tenga asignado.
• Dirigir compras y ventas: al comprar decides a qué almacén entra la mercancía; al facturar decides de cuál sale.
• Mover mercancía entre ubicaciones: con las transferencias registras el traslado de productos de un almacén a otro.
• Vigilar mínimos y máximos: puedes definir alertas de stock mínimo por almacén para reponer a tiempo.

Cómo llegar

Entra a la sección Almacenes desde el menú lateral. Verás el listado de todos tus almacenes con su ID, nombre, estado (Activo o Desactivado) y una breve descripción. En la parte superior encontrarás el buscador, el botón Transferencias y el botón Nuevo Almacén.

Crear un almacén

Haz clic en Nuevo Almacén para abrir el formulario. Completa los siguientes campos:

• Nombre (obligatorio): el nombre con el que identificarás el almacén, por ejemplo "Almacén Principal" o "Sucursal Este".
• Dirección: la dirección física del almacén (opcional).
• Descripción breve: una nota corta para identificarlo (opcional).
• Status: Activo o Desactivado. Un almacén activo está disponible para operar; uno desactivado se conserva pero deja de usarse.
• Compañía: la empresa o sucursal a la que pertenece el almacén. Si manejas varias compañías, aquí lo asocias a la que corresponda. Si no tienes una compañía creada, puedes crearla desde el mismo formulario con el botón "Crear compañía".

Al guardar, el almacén queda registrado con un ID secuencial y aparece de inmediato en el listado. Para modificarlo usa el botón de editar (ícono de lápiz), y para eliminarlo el botón rojo de papelera. Ten en cuenta que eliminar un almacén es una acción que no se puede deshacer.

Límite de almacenes según tu plan

La cantidad de almacenes que puedes crear depende de tu plan de suscripción. En la parte superior de la sección Almacenes verás un contador (por ejemplo 2/5) que indica cuántos almacenes tienes creados y cuántos permite tu plan. Cuando alcanzas el límite, el botón Nuevo Almacén se deshabilita y aparece el mensaje "Actualiza tu plan para crear más almacenes". Algunos planes ofrecen almacenes ilimitados.

El stock se lleva por almacén

Cada producto que maneja inventario tiene una existencia propia en cada almacén. Digimart guarda ese dato como una combinación de producto + almacén: por eso un mismo artículo puede mostrar cantidades distintas en cada ubicación. La existencia total del producto es la suma de todos sus almacenes.

Importante: el control por almacén solo aplica a productos que tienen activada la opción Gestionar Inventario. Los servicios, productos digitales y artículos sin manejo de inventario no descuentan ni acumulan stock en ningún almacén.

Ver el stock de un producto por almacén

Desde el detalle de un producto puedes ver su Inventario por Almacén. Se muestra la existencia total en la parte superior y, debajo, una tarjeta por cada almacén donde el producto tiene movimientos, con: la cantidad actual, un indicador de estado (Stock Normal, Stock Mínimo o Bajo Stock según los umbrales configurados), los mínimos y máximos, la última fecha de actualización y la ubicación física dentro del almacén si la definiste.

Ajustar el inventario de un almacén

Desde el detalle del producto, el botón Ajuste de Inventario te permite corregir manualmente la existencia en un almacén específico (por ejemplo tras un conteo físico, una merma o una entrada que no pasó por una compra). En el formulario indicas:

• Ajuste: si vas a Agregar o Remover unidades.
• Cantidad: el número de unidades a ajustar.
• Almacén (obligatorio): el almacén donde se aplica el ajuste. El movimiento afecta únicamente a ese almacén.
• Fecha del Ajuste: por defecto la fecha y hora actual.
• Descripción: el motivo del ajuste, para dejar constancia.

El ajuste queda registrado en el historial de inventario del producto y actualiza de inmediato la existencia del almacén seleccionado. Un ajuste de inventario modifica el stock sin generar un efecto contable de compra o venta.

Almacenes y cajas registradoras (Punto de Venta)

En el Punto de Venta, cada caja registradora tiene asignado exactamente un almacén. Ese almacén define de dónde sale la mercancía cuando se vende desde esa caja. Es una pieza clave del control de inventario en tiendas con varios puntos de venta.

Asignar el almacén a una caja

El almacén se define al crear la caja registradora (es un campo obligatorio) y puede cambiarse después. Para modificarlo, entra al detalle de la caja, abre la pestaña Configuración y edita el campo Almacén. Al guardar verás el mensaje de confirmación "Almacén actualizado exitosamente".

Si una caja se intenta usar sin almacén asignado, las ventas fallarán con el mensaje "No hay almacén para la venta". Por eso el almacén es requerido desde el momento de crear la caja.

De qué almacén se descuenta una venta

Cuando realizas una venta desde el Punto de Venta, el sistema toma automáticamente el almacén asignado a la caja y descuenta el stock de ese almacén. Antes de completar la venta valida que exista suficiente inventario en ese almacén para los productos que manejan inventario.

Si no hay existencia suficiente, la venta se detiene con un mensaje que indica los productos afectados y el nombre del almacén: "(INV-001): No hay suficiente stock para uno o más productos. Almacén: {nombre del almacén}". (Este bloqueo depende de tu configuración de venta con stock negativo.)

Cargar inventario a la caja

Dentro del detalle de la caja registradora, la pestaña Inventario incluye la función Cargar Inventario. Sirve para agregar existencias de forma rápida al almacén de esa caja: muestra todos los productos que manejan inventario con su stock actual en ese almacén, escribes las cantidades a cargar y confirmas.

Esta carga se registra como un Ajuste de Inventario: incrementa el stock del almacén de la caja sin efecto contable. Si la caja no tiene un almacén configurado, verás la advertencia "Almacén no configurado: esta caja no tiene un almacén asociado. Configure un almacén en la configuración de la caja para poder cargar productos al inventario".

Almacén al crear una factura de venta

Al crear una factura de venta desde el módulo de Facturación, en el primer paso (Información General) encontrarás el selector Almacén. Es un campo obligatorio y define de qué almacén sale la mercancía facturada. Por comodidad, el sistema selecciona automáticamente el primer almacén disponible, pero puedes cambiarlo.

Toda la factura descuenta del mismo almacén: al confirmarla, se resta el stock de los productos vendidos de ese almacén. Si intentas guardar sin seleccionar almacén, verás el mensaje "Seleccione un almacén".

Almacén al registrar una compra o gasto

Al registrar una compra de proveedor (factura de compra/gasto), el almacén se selecciona por cada línea de detalle que sea un producto. Esto te permite recibir mercancía de una misma compra en varios almacenes a la vez: por ejemplo, parte al Almacén Principal y parte a una sucursal.

• El selector Almacén aparece en cada línea que corresponde a un producto (los renglones de servicios o gastos sin inventario no lo muestran).
• Es obligatorio para las líneas de producto; si falta, verás el mensaje "Requerido".
• Por defecto se asigna el primer almacén disponible al agregar un producto, y lo puedes cambiar línea por línea.
• Al confirmar la compra, se suma el stock de cada producto al almacén indicado en su línea, y se actualiza el costo del producto por promedio ponderado.

Transferencias entre almacenes

Cuando necesitas mover mercancía de un almacén a otro (por ejemplo, surtir una sucursal desde el depósito central), usas las Transferencias de Almacenes. Puedes llegar desde el botón Transferencias en la sección Almacenes.

Para crear una transferencia haz clic en Nueva Transferencia y completa:

1. Almacén Origen: desde dónde sale la mercancía.
2. Almacén Destino: hacia dónde va la mercancía (debe ser distinto al origen; hay un botón para intercambiarlos rápidamente).
3. Productos: agrega cada producto con la cantidad a transferir. Puedes añadir o quitar renglones.
4. Descripción (opcional): una nota que explique el motivo del traslado.

Al hacer clic en Crear Transferencia, el sistema descuenta las cantidades del almacén origen y las suma al almacén destino de forma simultánea. El stock total del producto (sumando todos los almacenes) no cambia; solo se redistribuye. Cada transferencia queda registrada con su fecha, origen, destino y descripción, y puede editarse o eliminarse; al hacerlo, el sistema revierte el movimiento anterior y ajusta las existencias correspondientes.

Resumen: dónde se elige el almacén

• Caja registradora (POS): un almacén fijo por caja; toda venta de esa caja descuenta de ahí.
• Factura de venta: un almacén para toda la factura; de ahí sale la mercancía.
• Compra / gasto: un almacén por cada línea de producto; ahí entra la mercancía.
• Ajuste de inventario: un almacén por ajuste; corrige la existencia de ese almacén.
• Cargar inventario en la caja: agrega stock al almacén de la caja.
• Transferencia: mueve stock de un almacén origen a un almacén destino.

Conceptos Clave

• Almacén (bodega/depósito): ubicación lógica donde se guarda la mercancía. Cada almacén tiene su propia existencia por producto.
• Existencia por almacén: cantidad de un producto en un almacén específico. La suma de todos los almacenes es la existencia total del producto.
• Gestionar Inventario: opción del producto que activa el control de stock. Solo estos productos afectan almacenes.
• Ajuste de Inventario: corrección manual del stock de un almacén, sin efecto contable de compra o venta.
• Transferencia: traslado de mercancía de un almacén a otro; redistribuye el stock sin cambiar el total.
• Stock Mínimo / Bajo Stock: umbrales de alerta por almacén para saber cuándo reponer.
• Compañía: empresa o sucursal a la que pertenece un almacén, útil cuando manejas varias compañías.

Errores y avisos comunes

• "No hay almacén para la venta": la caja registradora no tiene un almacén asignado. Asígnalo en la pestaña Configuración de la caja.
• "Almacén no configurado" (al cargar inventario): igual que el anterior; configura primero el almacén de la caja.
• "(INV-001): No hay suficiente stock…": el almacén no tiene existencia suficiente para el producto. Verifica el stock, transfiere desde otro almacén o realiza un ajuste/compra.
• "Seleccione un almacén" (factura de venta): falta elegir el almacén de la factura.
• "Requerido" (línea de compra): falta elegir el almacén en una línea de producto de la compra.
• "Actualiza tu plan para crear más almacenes": alcanzaste el límite de almacenes de tu plan; mejora el plan para crear más.