Productos e Inventario

Guía Completa del Catálogo de Productos

El catálogo de Productos e Inventario es la base de todo lo que vendes y compras en Digimart. Aquí registras cada artículo o servicio con su nombre, código, precio, costo, impuestos y cuentas contables. Los productos que registras aquí son los que luego seleccionas al crear facturas de venta, cotizaciones, compras y gastos, y son los que el sistema controla en el inventario cuando activas la gestión de stock.

¿Qué es el catálogo de productos?

El catálogo es la lista maestra de todo lo que tu empresa ofrece. Cada producto guarda su información comercial (nombre, precio, descripción), su información contable (cuentas de ingreso, inventario y costo) y su información fiscal (impuestos de venta y de compra). Para los artículos físicos, además, el sistema lleva la existencia (stock) por almacén. De esta forma, cuando facturas una venta o registras una compra, todo se calcula y contabiliza automáticamente a partir de la ficha del producto.

¿Cómo llegar al módulo?

En el menú lateral ve a Inventario. Se abre la página "Mis Productos" con el listado completo de tu catálogo. Para crear un nuevo producto, haz clic en "Crear Producto". Para ver o editar uno existente, haz clic sobre él en la lista.

El listado "Mis Productos"

El listado muestra una fila por producto con las siguientes columnas:

• Producto: nombre del artículo, su ID de referencia, el SKU, una etiqueta con el tipo de producto y, si aplica, la categoría y una insignia de variantes.
• Stock: las existencias disponibles. Muestra "N/A" para servicios y productos que no manejan inventario, y "-" para combos.
• Costo: el costo del producto.
• Precio: el precio de venta (en verde).
• Margen: la utilidad y el porcentaje de margen entre precio y costo.

En la parte superior verás tarjetas de resumen con el Costo y el Precio totales del catálogo, y un contador con la cantidad de productos. Puedes buscar por nombre o SKU, y filtrar por tipo, almacén, categoría, compañía y estado de stock ("Con stock", "Sin stock" o "N/A"), además de filtros como "En venta", "Maneja inventario" o "Tiene código de barras".

Desde el menú "Acciones" puedes exportar el catálogo (Google Sheets, Excel, PDF), generar el "Listado de Productos PDF", imprimir "Códigos de Barras PDF", ejecutar "Buscar Duplicados" o entrar a la "Edición Masiva". Al seleccionar productos con las casillas aparecen acciones en lote como Editar, Ajuste de stock y Recalcular costo.

Tipos de producto

Al crear un producto lo primero que eliges es su Tipo. El tipo determina cómo se comporta en el inventario y qué opciones muestra el formulario. Los tipos disponibles son:

• Producto: artículo físico que se compra, almacena y vende. El sistema controla el inventario automáticamente, restando del stock cuando se vende y sumando cuando se compra.
• Servicio: actividad o trabajo que se ofrece sin gestión de inventario. Ideal para facturar mano de obra, consultas, mantenimientos o cualquier servicio profesional.
• Combo (o Kit): conjunto de productos que se venden juntos como una unidad. Al vender un combo, el sistema descuenta automáticamente cada componente del inventario.
• Producto Terminado: producto manufacturado a partir de materias primas o componentes. Permite definir los insumos necesarios para su producción y gestionar el proceso de fabricación.
• Producto Digital: producto intangible que no requiere gestión de inventario físico. Ideal para licencias, suscripciones, descargas o cualquier bien digital.

Crear un producto paso a paso

El formulario de creación está organizado en pestañas (pasos). A la derecha verás el "Resumen del Producto", que se actualiza en vivo con el costo, el precio, la utilidad y el margen a medida que llenas los datos. Usa los botones "Anterior" y "Siguiente" para navegar y "Crear Producto" para guardar al final.

Paso 1 - Información General

• Tipo (obligatorio): el tipo de producto según la lista anterior.
• Nombre (obligatorio): el nombre comercial que aparecerá en facturas, cotizaciones y reportes.
• Unidad de Medida (obligatorio): define cómo se mide y vende el producto. Las unidades están alineadas con las que reconoce la DGII.
• Código (SKU): código de identificación del producto. Si lo dejas vacío, el sistema genera uno automáticamente.
• Código de Barras: código de barras del producto (opcional).
• Descripción: nota interna para tu equipo. No se muestra en documentos de venta.
• Descripción de Venta: el texto que aparecerá en facturas y cotizaciones. Si lo dejas vacío, se usa uno por defecto.

Paso 2 - Categoría

Asigna una Categoría para agrupar productos similares y facilitar búsquedas, reportes y análisis de ventas. Es opcional y, si no existe la categoría que necesitas, puedes crearla en el momento escribiendo su nombre y usando el botón "Agregar".

Paso 3 - Precios y Costos

• Costo (obligatorio): costo de adquisición o producción del producto. Se usa para calcular el margen de ganancia.
• Precio de Venta (obligatorio): precio al que se venderá el producto.
• Moneda: la moneda en la que se manejan el costo y el precio.
• Precio Incluye Impuestos: indica si el precio de venta ya trae los impuestos incluidos.
• Disponible para venta / Disponible para compra: controlan si el producto aparece al facturar ventas y al registrar compras o gastos.
• Impuestos (Ventas): impuestos que se aplican automáticamente al VENDER el producto (por ejemplo ITBIS 18%). Puedes seleccionar varios.
• Impuestos (Compras): impuestos que se aplican al COMPRAR el producto. Si se deja vacío, se usa el impuesto de ventas.
• Tipo de Descuento y Descuento: un descuento predeterminado (Porcentaje o Monto Fijo) que se aplicará al agregar el producto en una venta, y que puedes modificar en cada transacción.

En este paso también defines las cuentas contables del producto: Cuenta De Ventas (donde se registran los ingresos), Cuenta Costo De Venta (donde se registra el costo de lo vendido) y, para los artículos con inventario, la Cuenta De Inventario. Estas cuentas hacen que la contabilidad se genere sola cuando facturas o compras. Si no las cambias, el sistema usa las cuentas por defecto de tu empresa.

Paso 4 - Inventario

Este paso aparece para los tipos Producto y Producto Terminado. Aquí decides si el sistema controla las existencias:

• Gestionar Inventario: si está activo, el sistema controla automáticamente las existencias, restando al vender y sumando al comprar. Si lo desactivas, el producto no maneja stock.
• Cuenta De Inventario: cuenta de activo donde se registra el valor del inventario.
• Cantidad Inicial: unidades disponibles al crear el producto. Se actualizará automáticamente con cada compra y venta.
• Almacén: ubicación física donde se almacena el producto. Es obligatorio cuando gestionas inventario; si no tienes el almacén, puedes crearlo con el enlace "+ Nuevo".
• Ubicación en almacén: ubicación específica dentro del almacén (por ejemplo "Pasillo A, Estante 3") para localizar el producto con facilidad.

Para el tipo Combo (o Kit), en lugar de inventario verás la pestaña "Componentes", donde agregas cada producto que forma parte del combo con su cantidad y unidad. Al vender el combo, el sistema descuenta cada componente por separado.

Guardar el producto

Cuando termines, haz clic en "Crear Producto". El botón permanece deshabilitado hasta que el producto tenga nombre. Al guardar, el producto queda disponible de inmediato para usarse en facturas, cotizaciones, compras y en el Punto de Venta.

Ver el detalle de un producto

Al hacer clic sobre un producto en el listado entras a su ficha. En la cabecera ves su imagen, el tipo, el ID, el SKU, el precio (con el desglose de impuestos si aplica) y la disponibilidad de stock. Toda la información es editable directamente desde esta pantalla, organizada en secciones:

• Información Básica: categoría, nombre, SKU, tipo, unidad de medida, código de barras, moneda y descripciones.
• Precios y Finanzas: costo unitario, precio unitario, si el precio incluye impuestos, descuento e impuestos de ventas y de compras.
• Configuración: interruptores como "Gestionar Inventario", "Disponible para Venta", "Disponible para Compra", "Permitir Cambiar Precio" y "Fabricable".
• Cuentas Contables: la Cuenta de Ingresos por Ventas, la Cuenta de Inventario y la Cuenta de Costo de Ventas.

En la parte inferior encontrarás pestañas adicionales: Logs de Inventario (historial de cada movimiento de stock con su acción, variación, saldo, almacén y documento de origen), Imágenes, Lista de Precios (precios automáticos según la cantidad vendida), Otros Costos, Variantes y Configuración en Tienda. Para productos digitales aparece además Archivos Digitales.

Stock por almacén

El stock de cada producto se lleva de forma independiente por cada almacén. Desde la ficha del producto, al pulsar sobre la disponibilidad, puedes ver cuántas unidades hay en cada ubicación. La existencia total es la suma de todos los almacenes. Para más detalle sobre cómo funcionan las ubicaciones, las transferencias y los ajustes, consulta la guía de Múltiples Almacenes.

Funciones relacionadas

• Variantes de productos: un mismo producto puede tener variantes (por ejemplo tallas o colores). Se gestionan desde la pestaña "Variantes" del producto. Consulta la guía de Variantes de Productos.
• Múltiples almacenes: asigna los productos a distintos almacenes y controla su existencia por ubicación. Consulta la guía de Almacenes.
• Importar inventario: para cargar muchos productos de una sola vez usa la importación masiva. Consulta la guía de Importar Inventario.
• Fabricación: los productos de tipo "Producto Terminado" (y los marcados como "Fabricable") se producen a partir de componentes mediante órdenes de fabricación. Consulta la guía de Fabricación.

Conceptos Clave

• SKU (Código): identificador único del producto. Si no lo defines, el sistema lo genera automáticamente.
• Gestionar Inventario: opción que activa el control automático de existencias. Solo los productos con esta opción afectan el stock de los almacenes.
• Impuestos de Ventas vs. Impuestos de Compras: los primeros se aplican al vender; los segundos al comprar. Si no defines los de compra, se usan los de venta.
• Cuentas Contables: las cuentas de ingresos, inventario y costo que hacen que la contabilidad del producto se genere automáticamente al facturar o comprar.
• Margen: la diferencia entre el precio de venta y el costo, expresada como utilidad y porcentaje.
• Categoría: agrupación que facilita búsquedas y reportes por tipo de producto.

Errores y avisos comunes

• No puedo guardar el producto: el botón "Crear Producto" se mantiene deshabilitado si falta el nombre. Verifica también que el tipo, la unidad de medida, el costo y el precio estén completos.
• Falta el almacén: si activaste "Gestionar Inventario", el almacén es obligatorio. Selecciona uno o créalo con "+ Nuevo".
• El producto no aparece al facturar: revisa que "Disponible para venta" esté activo.
• El producto no aparece en compras o gastos: revisa que "Disponible para compra" esté activo.
• El combo no descuenta bien el stock: confirma que agregaste todos los componentes con su cantidad y unidad en la pestaña "Componentes".