Eliminar una Factura y Gestionar sus Comprobantes Fiscales (NCF)

Al trabajar con facturas y comprobantes fiscales es fácil confundir tres acciones que son distintas: eliminar la factura, anular el NCF y liberar el NCF. Entender la diferencia es clave, porque a veces solo quieres borrar una factura pero seguir usando ese mismo NCF en otra, y otras veces quieres cancelar el comprobante para siempre. Esta guía explica cada caso y cómo lograrlo.

Tres conceptos distintos que NO son lo mismo

• Eliminar la factura = borrar el documento de venta. Revierte el inventario, elimina los asientos contables y deshace los cobros. Es una acción sobre la factura, no sobre el número fiscal.
• Anular el NCF = cancelar el comprobante fiscal. El número queda inservible para siempre, se reporta en el 608 (anulaciones) ante la DGII y nunca se puede volver a usar en otra factura.
• Liberar el NCF = desligar el comprobante de la factura y devolverlo a la secuencia como disponible. El número queda libre para reutilizarse en otra factura. Es la opción cuando quieres conservar el NCF.

La confusión típica: creer que "eliminar la factura" y "anular el NCF" son lo mismo. No lo son. Eliminar la factura borra el documento; lo que le pase al NCF (anularse o quedar libre) depende de cómo lo hagas, como se explica abajo.

Antes de eliminar: en la mayoría de los casos NO necesitas eliminar

El error más común es eliminar una factura para "corregirla". Casi nunca hace falta. Si te equivocaste en un monto, en el cliente, en un producto, en las cantidades, en el impuesto o en cualquier otro dato, simplemente edita la factura: abre su detalle, modifica lo que necesites y guarda. La factura se recalcula sola, sin borrarla y sin tocar su comprobante.

Mientras la factura no haya sido emitida y aceptada por la DGII, puedes cambiar libremente:

• El cliente al que va dirigida la factura.
• Las líneas de detalle: productos o servicios, cantidades, precios y descuentos.
• Los impuestos (ITBIS) y las retenciones.
• La fecha, el vencimiento, las notas y demás datos generales.

Regla práctica: eliminar es el último recurso, no la forma de corregir. Editar la factura conserva su número de comprobante, su historial y su continuidad, y evita anulaciones o liberaciones innecesarias. Reserva la eliminación para facturas realmente duplicadas o creadas por completo por error, que no deban existir.

Nota: si la factura ya fue emitida y aceptada por la DGII, no se puede editar ni eliminar; en ese caso la corrección se hace con una Nota de Crédito (ver más abajo).

¿Qué le pasa al NCF cuando elimino una factura?

Si eliminas una factura directamente (sin tocar antes su comprobante), Digimart decide automáticamente según el NCF que tenga la factura en ese momento:

• Si la factura tiene un NCF completo (serie B de 11 caracteres como B0100000001, o comprobante electrónico serie E de 13 caracteres como E310000000001): ese NCF se ANULA. Se marca como anulado permanentemente, no se puede reutilizar, se conserva como rastro de auditoría y se registra una anulación (motivo DGII 04 - Corrección de la Información) que aparecerá en el 608. Si es electrónico, la anulación se transmite automáticamente a la DGII.
• Si la factura no tiene NCF, o el NCF está incompleto (nunca se emitió de verdad): ese número se libera y queda disponible para otro documento. No genera anulación ni entra al 608.

Conclusión importante: eliminar "a secas" una factura con comprobante emitido anula ese comprobante. Si tu intención era conservar el NCF para otra factura, primero debes liberarlo (ver la sección siguiente).

Caso que buscas: eliminar la factura pero seguir usando el NCF en otra

Este es un escenario muy común: te equivocaste al crear la factura y quieres borrarla, pero no quieres perder el comprobante (por ejemplo, es el próximo de tu talonario y quieres usarlo en la factura correcta). El truco es liberar el NCF antes de eliminar. Sigue estos pasos:

1. Abre la factura que vas a eliminar.
2. Haz clic en la etiqueta del NCF para abrir la ventana "Gestión NCF".
3. Elige "Liberar NCF Actual" y confirma. El comprobante queda disponible para reutilizarse y la factura pasa a mostrar "Sin NCF".
4. Ahora elimina la factura. Como ya no tiene NCF, la eliminación no lo anula: el número sigue libre.
5. Crea o edita la otra factura y, en su etiqueta NCF, usa "Obtener Siguiente NCF" con el mismo prefijo (o asígnalo manualmente). El sistema reutilizará ese comprobante liberado.

Regla de oro: para reutilizar un NCF, libéralo primero y luego elimina la factura. Si eliminas primero (con el NCF puesto), lo anularás y ya no podrás reutilizarlo.

Advertencia fiscal: solo reutiliza un comprobante que no haya sido entregado al cliente ni enviado a la DGII. Un número que ya circuló no debe reciclarse; en ese caso lo correcto es anularlo (o emitir una Nota de Crédito).

¿Desde dónde se elimina una factura?

• Desde el listado: ve a Ventas > Facturas, ubica la factura, abre el menú de acciones (icono de tres puntos ⋮) al final de la fila y elige "Eliminar".
• Desde el detalle: abre la factura y en la cabecera usa el menú "Acciones" y elige "Eliminar".

En ambos casos aparece una confirmación ("¿Estás seguro de eliminar esta factura?") y el comportamiento es idéntico. Al confirmar, la eliminación se ejecuta como una sola operación: si algo falla, no se aplica nada a medias. Solo los usuarios con permiso de eliminar facturas ven esta opción.

¿Qué hace Digimart exactamente al eliminar la factura?

Al confirmar, el sistema ejecuta de forma automática y en cadena:

1. Revierte el inventario: devuelve al stock las cantidades que la factura había descontado, en el mismo almacén.
2. Elimina los asientos contables: borra el asiento de la venta para que no siga afectando tus estados financieros.
3. Deshace los cobros: elimina los pagos vinculados y sus asientos; si un grupo de cobros queda sin pagos se elimina, y si le quedan pagos se recalcula su total.
4. Limpia el estado DGII asociado al comprobante y al cliente.
5. Gestiona el comprobante (NCF): lo anula o lo deja libre según lo explicado arriba.
6. Marca la factura como "Eliminada" y libera su número de referencia interno.

Facturas emitidas a la DGII: no se eliminan ni se libera el NCF

Solo las facturas con comprobante electrónico serie E (e-NCF) pueden emitirse a la DGII desde el sistema. Esto cambia por completo lo que puedes hacer con la factura, así que conviene distinguir dos situaciones:

• Factura NO emitida a la DGII: puedes eliminarla con normalidad y, si quieres conservar el número, liberar su comprobante para reutilizarlo, tal como se explica en las secciones anteriores.
• Factura YA emitida y aceptada por la DGII (estado "Aprobado", "Aceptado" o "Aceptado condicional"): el sistema bloquea la eliminación y no permite liberar ni cambiar ese comprobante. La etiqueta del NCF queda deshabilitada. Un comprobante ya reportado a la DGII no se puede borrar ni reciclar.

¿Cómo anulo una factura ya emitida a la DGII?

Como no puedes eliminarla, la única vía fiscalmente válida es anularla con una Nota de Crédito. El procedimiento es:

1. Crea una Nota de Crédito asociada a esa factura.
2. Usa un código de anulación de tipo total, de modo que la nota cubra el 100% de la factura.
3. Emite la Nota de Crédito a la DGII.
4. Con eso, la factura y su NCF quedan anulados ante la DGII de forma correcta y trazable.

De esta manera no se borra el historial (la factura y la nota quedan como respaldo), pero fiscalmente la operación queda cancelada. La eliminación también se bloquea si la fecha de la factura cae en un período contable cerrado.

Estados de un comprobante (NCF)

• Usado (En uso): el comprobante está asignado a un documento.
• Liberado: el comprobante fue desligado de su documento y está disponible para que el próximo documento lo reclame. Es el único estado reutilizable.
• Bloqueado: un número consumido por error que nunca se debe emitir ni reutilizar. El sistema lo salta automáticamente al pedir el siguiente comprobante.
• Anulado: un comprobante que ya se emitió y luego se canceló. Genera la anulación del reporte 608, se conserva para auditoría y no se reutiliza.

Gestionar el NCF de un documento: liberar, bloquear o reasignar

En el detalle de una factura (y también en notas de crédito/débito, compras, gastos y otros documentos) verás una etiqueta con el NCF. Haz clic en ella para abrir la ventana "Gestión NCF", que ofrece tres acciones:

• Asignar NCF Completo: escribes manualmente un comprobante completo (11 o más dígitos) y lo asignas al documento.
• Obtener Siguiente NCF: eliges un prefijo (B01, E31, etc.) y el sistema toma el próximo comprobante disponible de esa secuencia (incluyendo los que estén liberados). Si el documento ya tenía un NCF, el sistema te pregunta qué hacer con el anterior: Bloquear permanentemente (recomendado si ya se envió a la DGII) o Liberar para reutilización.
• Liberar NCF Actual: desliga el comprobante actual del documento y lo deja disponible para otros documentos. El documento queda "Sin NCF". Esta es la forma manual de reutilizar un número.

Regla práctica: si el comprobante ya salió hacia la DGII o ya se lo entregaste al cliente, bloquéalo o anúlalo; solo libera comprobantes que no llegaron a usarse fiscalmente.

El reporte 608 (anulaciones)

El 608 es el reporte de anulaciones de comprobantes que se presenta a la DGII. Un NCF forma parte del 608 solo cuando existe una anulación registrada sobre él. Es decir: liberar un NCF no lo lleva al 608; solo anularlo lo hace. Una anulación se genera de dos formas:

• Automáticamente, cuando eliminas una factura que todavía tenía un NCF completo (se anula con motivo 04 - Corrección de la Información).
• Manualmente, cuando registras una anulación desde la configuración.

La fecha de la anulación determina en el 608 de qué mes aparece. El reporte muestra, por cada línea: el número de comprobante, la fecha y el tipo de anulación (código DGII).

Códigos de anulación de la DGII (tipo de anulación)

• 01 - Deterioro de Factura Pre-Impresa
• 02 - Errores de Impresión (Factura Pre-Impresa)
• 03 - Impresión Defectuosa
• 04 - Corrección de la Información (el que usa la eliminación automática de facturas)
• 05 - Cambio de Productos
• 06 - Devolución de Productos
• 07 - Omisión de Productos
• 08 - Errores en Secuencias de NCF
• 09 - Por Cese de Operaciones
• 10 - Pérdida o Hurto de Talonario(s)

Dónde consultar y administrar las anulaciones

• Ver el reporte 608: en la sección de reportes fiscales abre 608 - Anulaciones. Ahí ves, mes a mes, todas las anulaciones que se reportarán a la DGII con su código.
• Administrar las anulaciones: ve a Configuración > Comprobantes Fiscales > pestaña "Anulaciones". Desde ahí puedes registrar, editar o eliminar anulaciones.

Para registrar una anulación manual, en la pestaña Anulaciones haz clic en "Registrar Anulación" y completa: NCF a anular, fecha de anulación (define el mes del 608), motivo (código 01 a 10), notas opcionales y, para comprobantes electrónicos serie E, la opción "Emitir a DGII" para enviarla al registrar.

¿Cómo quito un comprobante del 608?

Un NCF aparece en el 608 porque hay una anulación registrada sobre él dentro del rango de fechas del reporte. Para sacarlo, ve a Configuración > Comprobantes Fiscales > Anulaciones y elimina la anulación (o edita su fecha para moverla a otro período).

Ojo: quitar la anulación del 608 no libera el comprobante ni permite reutilizarlo; el número sigue marcado como anulado. Además, si era un comprobante electrónico ya transmitido, quitarlo de Digimart no revierte la anulación ante la DGII.

Preguntas frecuentes

• Me equivoqué en el monto, el cliente o un producto: no elimines la factura, solo edítala. Abre su detalle, corrige lo que necesites y guarda. Eliminar para corregir es innecesario.
• ¿Eliminar la factura es lo mismo que anular el NCF? No. Eliminar borra el documento. Al hacerlo, un NCF completo se anula (va al 608) y uno incompleto se libera.
• Quiero borrar la factura pero usar el mismo NCF en otra: primero libera el NCF desde la etiqueta ("Liberar NCF Actual"), la factura queda "Sin NCF", y luego elimínala. El número queda disponible para reutilizar.
• ¿Un NCF anulado se puede recuperar? No. Anulado y bloqueado nunca regresan; solo el estado Liberado es reutilizable.
• No me deja eliminar la factura ni liberar su NCF: probablemente ya fue emitida y aceptada por la DGII (solo aplica a serie E) o está en un período cerrado. En ese caso anúlala con una Nota de Crédito de anulación total emitida a la DGII.
• La anulación aparece en el 608 de un mes equivocado: edita la fecha de la anulación en Configuración > Comprobantes Fiscales > Anulaciones.