El Ciclo Completo de Compras

De la Orden de Compra al Pago del Proveedor

Comprarle a un proveedor no es un solo documento: es un proceso con cuatro etapas, y cada una tiene su propio documento dentro de Digimart. Primero pides la mercancía (Orden de Compra), luego la recibes (Nota de Recepción), después registras la factura del proveedor (Factura de Proveedor o Gasto) y por último la pagas (Pago de Gasto). Esta guía te explica el ciclo completo: qué documento usar en cada etapa, qué pasa con tu contabilidad y tu inventario en cada paso, y en qué momento exacto la compra empieza a afectar tus números.

La idea más importante que debes llevarte de este documento es esta: de las cuatro etapas, solo dos afectan tu contabilidad. Pedir y recibir mercancía no mueve ni un peso en tus reportes. Todo el registro contable y el movimiento de inventario ocurre cuando registras la factura del proveedor, y el dinero sale del banco cuando la pagas.

Vista General del Proceso

Este es el recorrido completo de una compra, con lo que ocurre en cada etapa:

1. Orden de Compra (OC) — Le pides la mercancía al proveedor. No afecta nada: ni inventario, ni contabilidad, ni cuentas por pagar.
2. Nota de Recepción — Registras qué llegó físicamente al almacén y quién lo recibió. Tampoco afecta nada contable ni de inventario: es un control operativo.
3. Factura de Proveedor (Gasto) — Registras la factura que te envió el proveedor. Aquí sí: entra el inventario, se genera el asiento contable, se registra la cuenta por pagar y la compra aparece en el reporte 606.
4. Pago del Gasto — Le pagas al proveedor. Sale el dinero del banco y se salda la cuenta por pagar.

No estás obligado a usar las cuatro etapas. Si compras algo sencillo y te entregan la factura de una vez, puedes ir directo a registrar la Factura de Proveedor y saltarte la orden y la recepción. Las etapas 1 y 2 existen para cuando necesitas control: aprobar el pedido antes de comprometerte, dejar constancia del precio acordado, o verificar que llegó todo lo que pediste.

Etapa 1 — La Orden de Compra: Pedir

La orden de compra es el documento con el que le solicitas mercancía o servicios a un proveedor antes de que exista una factura. En ella defines a quién le compras, qué artículos quieres, en qué cantidades, a qué precio acordado y para cuándo esperas la entrega.

La creas en Compras / Gastos > Órdenes de Compra > Nueva Orden. Nace en estado Borrador, donde puedes editarla libremente o eliminarla. Cuando esté lista, la Confirmas: eso la deja lista para enviársela al proveedor (con el botón de PDF) y habilita el registro de recepciones.

Mientras la orden existe —en Borrador, Confirmada, Parcial o Recibida— tu contabilidad y tu inventario permanecen intactos. Puedes tener veinte órdenes abiertas por millones de pesos y tus estados financieros no se moverán. Eso es correcto y es el comportamiento esperado: una orden es una intención de compra, no una obligación registrada.

Etapa 2 — La Nota de Recepción: Recibir

Cuando la mercancía llega al almacén, registras una nota de recepción contra la orden de compra. Su función es dejar constancia de qué llegó, cuánto llegó, cuándo y quién lo recibió. Es especialmente útil cuando el proveedor te despacha en partes.

La creas desde la pestaña Notas de Recepción dentro de la orden, o desde Inventario > Notas de Recepción. Solo se pueden crear si la orden está Confirmada o Parcial; si sigue en Borrador, confírmala primero. Al abrir la nota, el sistema te presenta cada artículo de la orden con la cantidad pendiente ya calculada, y no te deja recibir más de lo que falta.

Cada nota de recepción actualiza automáticamente el estado de la orden: si recibiste parte de lo pedido, la orden pasa a Parcial; cuando la suma de todas las recepciones cubre todas las cantidades pedidas, pasa a Recibida. Puedes registrar tantas notas como despachos recibas.

Punto clave: recibir mercancía con una nota de recepción no aumenta tu inventario en el sistema. Suena contraintuitivo, pero es a propósito: la nota registra el hecho físico, mientras que el inventario y la contabilidad se alimentan del documento fiscal (la factura del proveedor). Si registraras el stock en la recepción y otra vez en la factura, terminarías con el inventario duplicado.

Etapa 3 — La Factura de Proveedor: Registrar

Cuando el proveedor te envía la factura, la registras en Digimart como una Factura de Proveedor (también llamada Gasto). Este es el documento contable real de la compra, y es el momento en que todo se activa.

Si venías siguiendo el proceso con una orden de compra, no tienes que volver a digitar nada: abre la orden y usa el botón Convertir a Gasto. El sistema crea la factura de proveedor con los mismos artículos, cantidades, precios e impuestos que la orden, y la deja vinculada. Si no usaste orden de compra, registras la factura directamente desde Compras / Gastos > Facturas de Proveedores.

Al convertir, el sistema te pregunta cómo se paga la factura, porque de eso depende el asiento contable que va a generar:

• Crédito: la factura queda pendiente de pago. Debes indicar los días de plazo (15, 30, 45, 60 o 90) para que el sistema calcule la fecha de vencimiento de la cuenta por pagar.
• Contado: la factura se paga en el mismo acto. Debes indicar el método de pago (efectivo, transferencia, cheque, tarjeta) y la cuenta bancaria de donde sale el dinero.

Qué Ocurre Exactamente al Registrar la Factura

En ese instante, y en una sola operación, el sistema hace cuatro cosas:

• Entra el inventario: cada artículo con producto del catálogo suma su cantidad al almacén indicado en la línea. Desde ese momento el stock está disponible para vender.
• Se genera el asiento contable: se debita la cuenta de inventario o gasto de cada producto, se debita el ITBIS adelantado (crédito fiscal), y se acredita la cuenta por pagar del proveedor —o directamente el banco, si la compra fue al contado.
• Se actualiza el costo de tus productos: si tienes activada la actualización automática de costos, el sistema recalcula el costo promedio ponderado de cada producto con el precio de esta compra. Esto afecta el margen que verás en tus ventas futuras.
• Entra al reporte 606: la compra queda registrada para tu declaración mensual ante la DGII, con su NCF, su ITBIS y su clasificación de gasto.

La orden de compra queda marcada como Convertida y ya no se puede modificar. Desde su pantalla aparece el botón Ver Gasto para saltar a la factura generada. La trazabilidad queda completa: desde la factura puedes rastrear qué orden la originó, y desde la orden qué recepciones y qué factura tuvo.

Etapa 4 — El Pago: Saldar

Si la factura quedó a crédito, aparecerá en tus Cuentas por Pagar con su fecha de vencimiento. Cuando le pagues al proveedor, registras el pago desde Compras / Gastos > Pagos de Gastos o desde la propia factura. Ese pago acredita el banco y debita la cuenta por pagar, dejando la factura saldada.

Si la factura fue al contado, el pago ya se registró automáticamente al momento de crearla: el dinero salió de la cuenta bancaria que seleccionaste y no queda nada pendiente.

También puedes aplicar retenciones (ITBIS retenido o retención de ISR) al registrar la factura, cuando le compras a proveedores sujetos a retención. El sistema reduce el monto a pagar y separa cada tipo de retención para tus declaraciones.

Resumen: Qué Afecta Cada Documento

• Orden de Compra: no afecta inventario, no genera asiento, no crea cuenta por pagar, no aparece en el 606. Solo planifica y documenta el pedido.
• Nota de Recepción: no afecta inventario, no genera asiento. Solo registra la llegada física y actualiza el estado de la orden.
• Factura de Proveedor: aumenta el inventario, genera el asiento contable, actualiza el costo promedio de los productos, crea la cuenta por pagar (o descarga el banco si es contado) y alimenta el 606.
• Pago del Gasto: descarga el banco y salda la cuenta por pagar. No toca el inventario.

Cuándo Usar el Ciclo Completo y Cuándo No

El ciclo de cuatro etapas es una herramienta de control, no una obligación. Elige según el caso:

• Compra grande, con negociación previa o entregas en partes: usa el ciclo completo. La orden te deja constancia del precio acordado y las notas de recepción te permiten verificar cada despacho contra lo pedido.
• Compra recurrente a un suplidor de confianza: puedes usar orden de compra sin notas de recepción, y convertirla a gasto cuando llegue la factura.
• Compra pequeña o inmediata, donde te entregan mercancía y factura al mismo tiempo: registra directamente la Factura de Proveedor. No necesitas orden ni recepción.
• Gastos que no son mercancía (servicios, alquiler, energía): van directo como Factura de Proveedor o Gasto Menor, no requieren orden de compra.

Consideraciones Importantes

• La conversión toma la orden completa: al convertir a gasto se traspasan todas las cantidades de la orden, aunque solo hayas recibido una parte. Si el proveedor te facturó únicamente lo despachado, ajusta las líneas de la factura generada para que coincida con la factura real del suplidor.
• El NCF va en la factura, no en la orden: la orden de compra no lleva comprobante fiscal. El NCF del proveedor se captura al convertir la orden a gasto (o directo en la Factura de Proveedor), y es lo que sustenta el crédito de ITBIS y alimenta el 606.
• La fecha del gasto es la de la factura del proveedor: al convertir, el sistema te pide esa fecha. No es la fecha de la orden ni necesariamente la de hoy: es la que define en qué período contable y en qué mes del 606 cae la compra.
• Una orden convertida es intocable: ya no se puede editar ni cancelar. Cualquier corrección se hace sobre el gasto generado.
• Solo se eliminan las órdenes en Borrador: si una orden ya confirmada se cae, no la elimines —cancélala. Así conservas el rastro de que existió y por qué no prosperó.
• Compras en moneda extranjera: si la orden está en dólares u otra divisa, el sistema te pide la tasa de cambio al crearla y precarga la tasa publicada del día. Esa tasa queda guardada en la orden y es la que se usa para contabilizar el gasto, así que si pactaste una tasa distinta con el proveedor, ajústala al crear la orden. En el detalle verás siempre el total en la moneda de la orden y su equivalente en tu moneda local.
• Los precios de la orden son referenciales: si el proveedor te facturó a un precio distinto al acordado, corrígelo en la factura generada. Lo que vale contablemente es lo que dice la factura del proveedor, no lo que decía tu orden.

Preguntas Frecuentes

• Registré la recepción pero el inventario no subió. Es correcto. El inventario entra al convertir la orden en Factura de Proveedor, no al recibir.
• ¿Puedo convertir una orden que recibí a medias? Sí, la orden se puede convertir estando en Parcial. Pero se traspasan las cantidades completas de la orden, así que ajusta la factura resultante a lo realmente facturado.
• ¿Puedo generar dos facturas de una misma orden? No. Cada orden se convierte una sola vez y queda en estado Convertida. Si el proveedor te factura en dos partes, convierte la orden con la primera factura y registra la segunda como una Factura de Proveedor independiente.
• No me deja crear la nota de recepción. La orden debe estar Confirmada o Parcial. Si sigue en Borrador, confírmala primero.
• ¿Dónde veo lo que le debo al proveedor? En Cuentas por Pagar, que se alimenta de las Facturas de Proveedor a crédito. Las órdenes de compra pendientes no aparecen ahí, porque todavía no son una deuda.
• ¿La orden de compra reserva el inventario? No. Una orden pendiente no reserva ni compromete stock; el producto solo existe en el sistema cuando entra por la factura.

Conceptos Clave

• Orden de Compra (OC): solicitud formal de mercancía o servicios a un proveedor, previa a la factura. Sin efecto contable.
• Nota de Recepción: constancia de la mercancía que llegó físicamente contra una orden de compra. Sin efecto contable.
• Factura de Proveedor (Gasto): el registro contable real de la compra. Mueve inventario, genera asiento, crea la cuenta por pagar y alimenta el 606.
• Convertir a Gasto: transformar la orden en Factura de Proveedor sin volver a digitar los artículos.
• Cuenta por Pagar (CxP): la deuda con el proveedor que nace de una factura a crédito y muere con el pago.
• Costo Promedio Ponderado: método con el que el sistema recalcula el costo de un producto al comprarlo a un precio distinto al anterior.
• Reporte 606: declaración mensual de compras y gastos ante la DGII, que se arma con las Facturas de Proveedor del período.