Digimart para Constructoras

Cómo funciona el sistema cuando tu negocio son obras

Si tu empresa construye, el sistema deja de girar alrededor de la factura y empieza a girar alrededor de la obra. Cada obra tiene su contrato, su presupuesto por partidas, su avance mensual y su propio resultado. Esta guía te explica el circuito completo y en qué pantalla vive cada paso.

Cómo se activa

Ve a Configuración → Información → Tipo de Negocio y selecciona Construcción. Con eso cambian tres cosas de inmediato:

• En el menú Ventas aparece Cubicaciones.
• La pantalla de Inicio pasa a ser el Panel de Obras, en vez del panel comercial.
• El detalle de cada obra abre en la pestaña Presupuesto, que es la pantalla de trabajo del día a día.

Si tu empresa usa roles con módulos configurados, el administrador debe otorgarle al rol la sección Cubicaciones y los permisos correspondientes; si no, el módulo no aparece en el menú de esos usuarios.

La obra es un proyecto

No hay una entidad aparte para las obras: una obra es un proyecto. Se crea en Proyectos → Nuevo Proyecto con su nombre, fechas y monto contratado. Todo lo que ya sabe hacer el sistema con proyectos sigue valiendo: las facturas, los gastos, los pagos y los asientos contables se pueden marcar con la obra, y de ahí salen los reportes.

Una obra puede tener subproyectos (etapas, torres, bloques). El detalle de la obra padre trae un interruptor para ver los datos solo de ella o acumulados con sus subproyectos.

El circuito completo

Este es el recorrido de una obra desde que se firma hasta que se cobra:

1. Se crea la obra en Proyectos, con el monto contratado y las fechas.
2. Se carga el presupuesto por partidas en la pestaña Presupuesto de la obra. Cada partida lleva código, descripción, unidad, cantidad y precio unitario.
3. Se recibe el anticipo del cliente, si el contrato lo contempla, desde Cobros. Es clave seleccionar la obra en el campo Proyecto.
4. Cada mes se levanta una cubicación: se reporta cuánto se ejecutó de cada partida y el sistema calcula lo que corresponde cobrar en ese período.
5. La cubicación se presenta y se aprueba, normalmente con la revisión de la supervisión de obra.
6. Se factura la cubicación, lo que genera el comprobante fiscal correspondiente.
7. Se registra el cobro y, si el contrato tiene retención de garantía, se descuenta en ese momento.
8. Los gastos de la obra (materiales, mano de obra, subcontratos) se registran marcando la obra, para que el resultado sea real.

Qué es una cubicación

Una cubicación es la certificación del avance de un período: el documento con el que le dices al dueño de la obra cuánto ejecutaste este mes y, por lo tanto, cuánto te toca cobrar. En otros países se le llama certificación de obra, estimación o valuación.

Lo importante es que no se escribe desde cero: se deriva del presupuesto de la obra menos lo que ya cubicaste antes. Tú solo reportas el avance acumulado de cada partida y el sistema hace el resto. Tiene su guía propia: Cubicaciones.

El anticipo de obra

El anticipo se registra en Cobros → Nuevo Cobro, en la pestaña Anticipo. Selecciona el cliente, el monto y —esto es lo que más se olvida— la obra en el campo Proyecto. Sin ese dato, el anticipo queda registrado pero la cubicación no lo va a encontrar y no vas a poder amortizarlo.

La cuenta destino se rellena sola con la cuenta de Anticipos de Clientes configurada en tu empresa. Déjala como viene, salvo que tu contador te indique otra.

El anticipo no es un ingreso: es dinero que recibiste por obra que todavía no ejecutaste. Por eso aparece en el flujo de caja de la obra pero no en su balance neto. Se va convirtiendo en ingreso a medida que lo amortizas en cada cubicación.

El Panel de Obras

La pantalla de Inicio de una constructora responde cuatro preguntas, en este orden:

• Arriba, los números gruesos: obras activas, cuánto tienes cubicado sin facturar, ingresos y costos del período, y el margen.
• Obras del período: cada obra con sus ingresos, lo ejecutado, su margen y qué porcentaje del presupuesto lleva consumido. Las de margen más bajo salen primero.
• Por facturar: las cubicaciones aprobadas que todavía no tienen factura. Es plata que ya ganaste y no has cobrado.
• Centros de costo: en qué partidas se está yendo el dinero, ordenadas por lo ejecutado.

Abajo están los Comprobantes Fiscales (e-CF) y las Facturas por vencer, que aplican igual que a cualquier otra empresa.

Los reportes que más vas a usar

• Resultados por Proyecto (Reportes → Contabilidad): ingresos, costos, gastos y margen por obra y por partida. Sale del mayor contable, así que cuadra con tus estados financieros.
• Reporte de Centro de Costo: el gasto ejecutado por partida.
• Estado de Resultados filtrado por obra, cuando quieres el detalle contable completo de una sola.

Antes de empezar en serio

Dos cosas que conviene dejar listas antes de cargar tu primera obra real:

• Tu plan de cuentas de ingresos y costos bien configurado, porque de ahí salen los reportes por obra.
• El régimen de ITBIS que aplica a tus contratos. En construcción la regla no es la general: revisa la guía ITBIS en el sector construcción antes de emitir la primera factura.