Conceptos Contables

Guía Completa para Configurar tus Conceptos Contables

El módulo de Conceptos Contables es el puente entre las operaciones del día a día (una nómina, una venta, una compra) y tu contabilidad. Un concepto contable es una plantilla reutilizable que le dice al sistema qué cuenta del plan de cuentas debe usar cuando ocurre un movimiento específico. Así, cuando generas una nómina o registras una operación, Digimart sabe automáticamente en qué cuenta cargar (débito) y en qué cuenta abonar (crédito), y crea los asientos contables solo.

Configurar bien estos conceptos una sola vez te ahorra tener que decidir cuentas manualmente cada vez que registras una operación, y garantiza que tus asientos sean consistentes.

¿Para qué sirve un Concepto Contable?

Cada concepto vincula un evento de negocio con una o dos cuentas contables: una Cuenta Débito y una Cuenta Crédito. Por ejemplo, el concepto "Gasto de Sueldos y Salarios" apunta a la cuenta de gasto donde se acumula el salario bruto, mientras que "AFP por Pagar" apunta a la cuenta por pagar donde se registra la retención de pensiones.

Cuando el sistema arma un asiento (por ejemplo al procesar una nómina), busca cada concepto involucrado y usa las cuentas que le asignaste. Si un concepto no tiene cuentas asignadas, el asiento no se puede construir correctamente, por eso es importante completar las asignaciones.

Cómo llegar al módulo

En el menú lateral, ve a Contabilidad → Conceptos Contables (ruta /accounting-concepts). Verás una cabecera con estadísticas rápidas: la cantidad total de conceptos, cuántos módulos hay y cuántos conceptos ya tienen cuentas asignadas.

Organización por Módulos

Los conceptos se agrupan por módulo para mantenerlos ordenados según el área del negocio a la que pertenecen. Cada módulo aparece como una tarjeta con su propia tabla de conceptos:

• Ventas: conceptos relacionados con ingresos y ventas.
• Compras: conceptos relacionados con gastos y compras.
• Nómina: conceptos relacionados con nómina y recursos humanos. Es el módulo con más conceptos predeterminados del sistema.

Anatomía de un Concepto

Cada concepto tiene los siguientes campos:

• Nombre del Concepto: es obligatorio y debe ser único dentro de su módulo. Ejemplo: "Venta de Productos", "Compra de Materiales".
• Descripción: texto opcional que explica para qué se usa el concepto.
• Módulo: obligatorio. Define a qué área pertenece (Ventas, Compras o Nómina).
• Tipo: clasifica el concepto. Para Ventas y Compras: Ingreso, Gasto, Activo, Pasivo o Capital. Para Nómina: Ingresos o Deducciones (y en conceptos del sistema, gasto o pasivo).
• Categoría: etiqueta libre para clasificar (ejemplo: Ventas, Compras, Administrativos). Los conceptos con categoría "system" son creados y protegidos por el sistema.
• Cuenta Débito (DB): la cuenta del plan de cuentas que se carga con este concepto.
• Cuenta Crédito (CR): la cuenta del plan de cuentas que se abona con este concepto.

Relación con las Cuentas Contables y los Asientos

Un concepto no reemplaza a tu plan de cuentas: lo referencia. Las cuentas Débito y Crédito que asignas provienen del catálogo que administras en Contabilidad → Cuentas Contables. Por eso, antes de asignar cuentas a los conceptos, tu plan de cuentas ya debe existir.

Cuando ocurre una operación, Digimart usa el concepto para saber qué cuenta va del lado del débito y cuál del crédito, y genera el asiento en el Libro Contable automáticamente. Por ejemplo, al procesar una nómina se combinan varios conceptos: el "Gasto de Sueldos" va al débito, y las retenciones ("AFP por Pagar", "SFS por Pagar", "ISR por Pagar") y el "Salarios por Pagar" van al crédito, produciendo un asiento cuadrado.

Crear un Concepto Nuevo

Haz clic en el botón "Nuevo Concepto" en la parte superior derecha. Se abrirá un formulario donde debes:

1. Escribir el Nombre del Concepto (obligatorio).
2. Agregar una Descripción opcional que aclare su uso.
3. Seleccionar el Módulo (Ventas, Compras o Nómina). Es obligatorio.
4. Elegir el Tipo. Las opciones cambian según el módulo seleccionado.
5. Opcionalmente escribir una Categoría.
6. Asignar la Cuenta Débito y/o la Cuenta Crédito buscándolas en el árbol del plan de cuentas.
7. Hacer clic en "Crear" para guardar.

Nota: el nombre debe ser único dentro del mismo módulo. Si ya existe un concepto con ese nombre en ese módulo, el sistema mostrará un aviso y no permitirá duplicarlo.

Editar un Concepto

En la tabla de cada módulo, usa el ícono de lápiz en la columna "Acciones" para editar. Podrás cambiar el nombre, la descripción, el módulo, el tipo, la categoría y las cuentas asignadas. Guarda con "Actualizar".

La forma más común de usar la edición es simplemente asignar las cuentas contables a conceptos que aún no las tienen. En la tabla, los conceptos sin cuentas muestran el aviso "Sin cuentas asignadas" en rojo.

Conceptos del Sistema (protegidos)

Los conceptos con categoría "system" son creados automáticamente por Digimart y son necesarios para que la contabilidad de nómina funcione. Estos conceptos tienen restricciones:

• No se pueden eliminar. El botón de eliminar aparece deshabilitado.
• Al editarlos, solo puedes cambiar la descripción y las cuentas asignadas. El nombre, el módulo, el tipo y la categoría quedan bloqueados.
• Si el concepto es de tipo gasto, el formulario te pedirá solo la Cuenta de Gasto (DB). Si es de tipo pasivo, te pedirá solo la Cuenta Por Pagar (CR).

Inicializar Conceptos de Nómina

Si aún no tienes los conceptos de nómina configurados, usa el botón "Inicializar Conceptos de Nómina". Este crea de una vez todos los conceptos necesarios para procesar nómina en República Dominicana: Gasto de Sueldos, aportes patronales de AFP, SFS, INFOTEP y SRL, retenciones de ISR, Salarios por Pagar, Horas Extras, prestaciones laborales (preaviso, cesantía, vacaciones, regalía) y más.

Además de crear los conceptos, el sistema intenta asignar automáticamente las cuentas de tu plan en 3 pasos:

1. Coincidencia por nombre: busca en tu plan cuentas cuyo nombre coincide directamente con cada concepto.
2. Coincidencia semántica con IA: reconoce variantes del lenguaje contable dominicano (por ejemplo AFP = Plan de Pensiones = SIPEN; SFS = ARS = Salud) y las asigna aunque no coincidan literalmente.
3. Crear cuentas faltantes: si tu plan no tiene una cuenta para un concepto (por ejemplo "Horas Extras por Pagar" u "Otras Deducciones por Pagar"), la IA sugiere bajo qué cuenta padre crearla y la crea automáticamente con un código nuevo que no genere conflicto.

Importante: la inicialización solo agrega conceptos que falten y completa las cuentas vacías. No toca las asignaciones que ya hayas hecho manualmente. Al terminar, el sistema te informa cuántos conceptos se crearon, cuántas cuentas se asignaron (por nombre y con IA), cuántas cuentas nuevas se crearon y cuántos conceptos aún requieren configuración manual.

Opción Hard Reset

Dentro del diálogo de inicialización hay una casilla llamada "Hard Reset". Al activarla, el sistema elimina todos los conceptos de nómina existentes y los vuelve a crear desde cero. Ten cuidado: las cuentas que ya habías asignado se perderán. Usa esta opción solo si necesitas empezar de nuevo por completo.

Eliminar un Concepto

Para eliminar un concepto, usa el ícono de papelera en la columna "Acciones" y confirma. Esta acción no se puede deshacer. Recuerda que los conceptos del sistema (categoría "system") no se pueden eliminar.

Conceptos Clave

• Concepto Contable: plantilla que asocia un evento de negocio con una Cuenta Débito y/o una Cuenta Crédito, para automatizar los asientos.
• Cuenta Débito (DB): la cuenta que se carga cuando se usa el concepto. En nómina suele ser una cuenta de gasto.
• Cuenta Crédito (CR): la cuenta que se abona cuando se usa el concepto. En nómina suele ser una cuenta por pagar.
• Módulo: agrupa los conceptos por área del negocio (Ventas, Compras, Nómina).
• Tipo: clasificación contable del concepto (ingreso, gasto, activo, pasivo, capital; o en nómina: ingresos/deducciones, gasto/pasivo).
• Concepto del Sistema: concepto predefinido y protegido, del que solo puedes editar descripción y cuentas.
• Plan de Cuentas: el catálogo de cuentas contables que administras en Cuentas Contables; es la fuente de las cuentas que asignas a los conceptos.

Validaciones y Errores Comunes

• Falta el nombre: el nombre del concepto es obligatorio. El sistema no permite guardar sin él.
• Falta el módulo o el tipo: al crear un concepto debes seleccionar un módulo y un tipo, de lo contrario aparecerá un aviso.
• Concepto duplicado: si ya existe un concepto con el mismo nombre en el mismo módulo, el sistema mostrará un mensaje indicando que ya existe y no lo creará.
• Sin cuentas asignadas: si un concepto no tiene ni Cuenta Débito ni Cuenta Crédito, aparece un aviso en rojo. Los asientos que dependen de ese concepto no podrán generarse hasta que asignes las cuentas.
• Intento de eliminar un concepto del sistema: los conceptos de categoría "system" no pueden eliminarse; el botón está deshabilitado.

Recomendaciones

Configura primero tu plan de cuentas, luego inicializa los conceptos de nómina y revisa que todos tengan cuentas asignadas (sin avisos rojos). Antes de generar tu primera nómina o registrar operaciones que produzcan asientos, verifica en la tabla que cada concepto muestre sus cuentas DB y CR correctamente. Así garantizas que Digimart genere asientos cuadrados y consistentes desde el primer día.