Cubicaciones

Certificar el avance de una obra y cobrarlo

Una cubicación es el documento con el que certificas cuánto ejecutaste de una obra en un período y, por lo tanto, cuánto te corresponde cobrar. El módulo vive en Ventas → Cubicaciones y solo aparece si tu empresa tiene el tipo de negocio Construcción.

La idea central: no se escribe, se deriva

Una cubicación no se arma a mano. El sistema ya sabe dos cosas: el presupuesto por partidas de la obra y todo lo que cubicaste antes. Con eso, lo único que tienes que reportar es el avance acumulado de cada partida. El resto —lo del período, los montos, las deducciones y el neto— se calcula solo.

Se trabaja con el acumulado y no con el avance del mes por una razón práctica: si un mes reportaste de más o de menos, el siguiente se autocorrige. Tú siempre dices «de esta partida llevo ejecutado X en total» y el sistema resta lo ya certificado.

Antes de la primera cubicación

La obra necesita su presupuesto por partidas cargado. Si la obra no tiene partidas, el sistema te lo dirá al intentar crear la cubicación. Eso se hace en la pestaña Presupuesto del detalle de la obra y tiene su guía propia.

Crear una cubicación

Desde el listado, botón Nueva Cubicación. Al elegir la obra, el formulario llega lleno:

• El número correlativo que le toca (Cubicación #1, #2, #3…), propio de esa obra.
• El período sugerido: desde el día siguiente al cierre de la cubicación anterior hasta hoy.
• Todas las partidas del contrato, con su cantidad contratada, precio unitario y lo ya cubicado en la columna Anterior.
• El saldo de anticipo de la obra que queda por amortizar.

Tú solo tocas la columna Acumulado: la cantidad total ejecutada de esa partida a la fecha, incluyendo lo de cubicaciones anteriores. Mientras escribes, las columnas Período, % Avance y Monto se van actualizando.

Las columnas de la tabla

• Contrato: cantidad × precio unitario, lo que vale la partida completa.
• Acumulado: lo único que capturas tú. Cuánto llevas ejecutado en total.
• Anterior: lo ya certificado en cubicaciones aprobadas previas.
• Período: Acumulado menos Anterior. Es lo que estás certificando ahora.
• % Avance: qué tanto de la partida llevas terminado.
• Monto: lo del período por el precio unitario. Esto es lo que suma.

Las dos deducciones, y por qué no son iguales

Debajo de la tabla hay dos descuentos que se comportan de forma distinta, y confundirlos tiene consecuencias fiscales:

Amortización de anticipo

Es la porción del adelanto que devuelves en esta cubicación. Sí reduce el monto que se factura, porque el impuesto de ese dinero ya se liquidó cuando lo recibiste. Si no se descontara, estarías facturando y tributando dos veces el mismo dinero.

El sistema no te deja amortizar más de lo que queda disponible en la obra, y lo muestra debajo del campo.

Retención de garantía

Es el porcentaje que el dueño de la obra te retiene como garantía y te devuelve al recibir la obra. No reduce lo que se factura. Se factura el 100% del avance; la garantía solo baja lo que el cliente te desembolsa hoy.

Esto sorprende a mucha gente, pero es lo correcto: la garantía es una cuenta por cobrar condicionada, no un menor ingreso. Restarla de la factura sería declarar menos ingreso e ITBIS del que corresponde.

El porcentaje se propone desde la configuración de la obra y se puede ajustar en cada cubicación.

El neto a cobrar

El recuadro de totales muestra el cálculo en el orden en que ocurre: cubicado anterior, avance del período, menos amortización de anticipo, menos retención de garantía, y el neto a cobrar.

Estados

• Borrador: se puede editar libremente. Todavía no compromete avance.
• Presentada: se entregó a la supervisión para revisión. Aún editable.
• Aprobada: el avance queda comprometido y la cubicación se puede facturar. A partir de acá, lo certificado aquí aparece como «Anterior» en la siguiente.
• Anulada: queda sin efecto y no cuenta para nada.

Ojo con esto: solo las cubicaciones aprobadas comprometen avance. Si dejas una en borrador y creas otra, la segunda no va a ver la primera y podrías certificar dos veces lo mismo. Aprueba antes de seguir.

Facturada no es un estado que se marca a mano: se deriva de que exista una factura viva asociada. Si anulas la factura, la cubicación vuelve sola a Aprobada y la puedes volver a facturar.

Facturar la cubicación

Con la cubicación aprobada, el botón Facturar te da dos formas:

• Detallado por partida: una línea por cada partida con avance. Más transparente para el cliente y deja el detalle en el comprobante.
• Una línea de resumen: una sola línea con el total del período. Factura más limpia; el detalle queda en el PDF de la cubicación, que puedes anexar.

En ambos casos no se crea la factura de golpe: se abre el formulario de factura ya lleno, tú revisas, ajustas lo que haga falta y la creas con el botón de siempre. El envío a la DGII lo haces tú después, como con cualquier otra factura.

También puedes empezar al revés: desde Facturas → Nueva Factura, con el botón Facturar desde proyecto, eliges la obra y el sistema busca su cubicación aprobada pendiente.

Si en la factura ves que cada concepto aparece partido en dos líneas, una gravada y otra no gravada, eso es correcto y responde al tratamiento de ITBIS del sector. Está explicado en la guía ITBIS en el sector construcción.

Ya la facturé por fuera

Si emitiste la factura por tu cuenta, sin pasar por el botón de Facturar, la cubicación se quedaría marcada como pendiente para siempre. Para eso está el botón Ya la facturé en el aviso: te muestra las facturas de esa obra que no estén vinculadas a otra cubicación y las enlaza. No hay que anular nada.

El PDF de la cubicación

El botón PDF genera la certificación en el formato del sector, lista para presentársela al dueño de la obra: encabezado con la obra y el período, la tabla de partidas con contratado, acumulado, anterior y período, el bloque de deducciones con el neto, y tres líneas de firma (preparado por, supervisión de obra, aprobado por el cliente).

El PDF se arma con los datos guardados en el sistema, así que siempre dice lo mismo que la pantalla.

Las pestañas del detalle

• Partidas: el avance y los totales.
• Facturas, Gastos, Notas: los documentos de esa obra dentro del período de la cubicación. Sirve para ver qué pasó en esa ventana de tiempo.
• Documentos: adjuntos, típicamente fotos del avance, planos marcados o el acta firmada.
• Comentarios: la conversación interna sobre esa cubicación.

Eliminar

Una cubicación se puede eliminar mientras no tenga factura asociada. Si ya la tiene, primero hay que anular la factura.

Errores que el sistema no te deja cometer

• Reportar un acumulado menor a lo ya cubicado en esa partida.
• Pasarte de la cantidad contratada de una partida.
• Amortizar más anticipo del que le queda a la obra.
• Borrar una cubicación que ya tiene factura.

Si alguno de estos te aparece, no es un error del sistema: es el contrato diciéndote que algo no cuadra.