Cuentas Contables (Catálogo de Cuentas)

El catálogo de cuentas es la lista organizada de todas las cuentas que tu empresa usa para registrar sus operaciones contables. Cada factura, gasto, pago o movimiento de inventario genera asientos que se cargan (débito) o abonan (crédito) a estas cuentas. Un buen catálogo bien estructurado es la base de todos los reportes financieros: Balanza de Comprobación, Estado de Resultados y Estado de Situación.

Cómo llegar

Desde el menú lateral entra a Contabilidad → Cuentas Contables. Verás el total de cuentas configuradas y podrás alternar entre la vista de Árbol (jerárquica) y la vista de Tabla.

Tipos de Cuenta

Cada cuenta pertenece a uno de los cinco tipos fundamentales, que determinan en qué reporte financiero aparece:

• Activo: lo que la empresa posee (efectivo, cuentas por cobrar, inventario, propiedad planta y equipo).
• Pasivo: lo que la empresa debe (cuentas por pagar, impuestos por pagar, deudas, beneficios de empleados).
• Patrimonio: el capital de los socios (capital social, reserva legal, utilidades retenidas).
• Ingreso: las ventas y otros ingresos del negocio.
• Gasto: los costos y gastos de operar el negocio.

Además de estos cinco tipos básicos, puedes clasificar las cuentas con subtipos más específicos (Efectivo y Equivalentes, Cuentas por Cobrar, Inventario, Cuentas por Pagar, Impuestos por Pagar, Depreciación Acumulada, Capital Social, etc.) para reportes más detallados.

Estructura Jerárquica y Códigos

Las cuentas se organizan como un árbol: una cuenta padre puede tener cuentas hijas. Cada cuenta tiene un código único que refleja esa jerarquía. Al agregar una cuenta hija, el sistema genera automáticamente el siguiente código disponible concatenando el código del padre con el próximo número consecutivo, respetando la cantidad de dígitos usada por las hijas existentes (por ejemplo, si el padre es 1101, sus hijas serán 110101, 110102, etc.).

Vistas: Árbol y Tabla

• Vista Árbol: muestra la jerarquía completa padre-hija. Ideal para entender la estructura de tu catálogo.
• Vista Tabla: lista plana con columnas de código, nombre, tipo, estado fiscal y descripción. Permite ordenar, filtrar y seleccionar varias cuentas a la vez.

Buscar y Filtrar

Puedes buscar por código, nombre o descripción. También puedes filtrar por tipo de cuenta usando el selector o haciendo clic en las tarjetas de Estadísticas por Tipo de Cuenta, que muestran cuántas cuentas hay de cada tipo. Al hacer clic en una tarjeta se filtra el listado; haz clic de nuevo para quitar el filtro.

Crear una Cuenta

1. Presiona "Agregar Cuenta" para crear una cuenta principal, o el ícono + junto a una cuenta para crear una cuenta hija.
2. Al crear una hija, el sistema propone automáticamente el código, el tipo y la naturaleza (débito o crédito) heredados del padre.
3. Completa el nombre y, opcionalmente, la descripción y la configuración fiscal.
4. Guarda. La cuenta queda disponible de inmediato para usarse en asientos.

La naturaleza de la cuenta (débito o crédito) indica cómo aumenta su saldo. Los Activos y Gastos son de naturaleza débito; los Pasivos, Patrimonio e Ingresos son de naturaleza crédito. El sistema sugiere la naturaleza correcta según el tipo.

Configuración Fiscal de la Cuenta

Cada cuenta puede marcarse según su tratamiento fiscal, lo que alimenta los reportes de impuestos:

• Deducible: el gasto se considera 100% deducible del impuesto sobre la renta.
• No deducible: el gasto no se puede deducir.
• Con límite: el gasto es deducible hasta un porcentaje (por ejemplo, límite del 5%).
• N/A: sin clasificación fiscal (típico de cuentas de activo, pasivo o patrimonio).

Editar y Eliminar Cuentas

Usa el ícono de lápiz para editar una cuenta y el de papelera para eliminarla. La eliminación es suave: la cuenta se marca como eliminada pero no se borra físicamente. Importante: eliminar una cuenta padre elimina también sus cuentas hijas. También puedes seleccionar varias cuentas en la vista Tabla y eliminarlas en bloque.

Generar Catálogo de Plantilla

Si aún no tienes cuentas, puedes usar "Generar Cuentas de Plantilla" para crear automáticamente un catálogo base estándar y empezar a operar de inmediato. Luego puedes ajustarlo a la medida de tu empresa.

Configurar Cuentas por Transacción

El botón "Configurar" abre la configuración de qué cuenta contable usa cada tipo de transacción automática (por ejemplo, qué cuenta de ingreso se usa al facturar, qué cuenta de ITBIS por pagar, qué cuenta de banco para los cobros). Esta configuración es la que permite que el sistema genere los asientos contables automáticamente y de forma consistente. Recuerda presionar "Guardar cambios".

Exportar

Puedes exportar el catálogo (respetando la búsqueda y el filtro activos) a XLSX o a Google Sheets. Tras exportar a Sheets, el botón "Ver Hoja" abre el archivo generado.

Zona Peligrosa: Eliminar Todas las Cuentas

Al final de la página existe la opción de eliminar todas las cuentas. Es una acción extremadamente peligrosa e irreversible que afecta todos los registros que usan esas cuentas, y requiere ingresar la contraseña del tenant para confirmar. Se recomienda encarecidamente editar las cuentas existentes en lugar de eliminarlas todas.