DigiCobro - Gestión Automática de Cobranza

Guía Completa del Sistema de Cobros Automatizados

DigiCobro es un agente inteligente que envía recordatorios de pago automáticos a los clientes con facturas vencidas. El sistema analiza las cuentas por cobrar, determina qué clientes necesitan ser contactados según la antigüedad de su deuda, y envía correos electrónicos personalizados con diferentes niveles de urgencia.

¿Cómo Funciona?

DigiCobro se ejecuta automáticamente todos los días a las 8:00 AM (hora de Santo Domingo). En cada ejecución, el sistema revisa las cuentas por cobrar de todos los tenants que tienen DigiCobro activado, identifica los clientes con deudas pendientes, y envía correos de recordatorio respetando las reglas de frecuencia configuradas.

El proceso sigue estas reglas de protección anti-spam: máximo 1 correo por cliente por día, un límite diario configurable por tenant (por defecto 50 correos/día), y respeto estricto de los intervalos de frecuencia configurados por cada rango de antigüedad.

Acceder a DigiCobro

Para acceder a DigiCobro, dirígete a la sección "Cuentas por Cobrar" y haz clic en el botón "DigiCobro" en la barra de filtros superior. Esto te llevará a la página dedicada con 5 pestañas: Panel, Configuración, Clientes, Preview e Historial.

Pestaña: Panel

El panel muestra un resumen estadístico de la actividad de DigiCobro. Incluye las siguientes métricas:

• Enviados Hoy: Cantidad de correos enviados en el día actual.
• Enviados Esta Semana: Total de correos enviados en los últimos 7 días.
• Total Enviados: Cantidad acumulada de correos enviados exitosamente.
• Fallidos: Correos que no pudieron ser enviados (email inválido, error de servicio, etc.).
• Clientes Contactados (30d): Cantidad de clientes distintos que han recibido al menos un correo en los últimos 30 días.
• Monto Total Contactado (30d): Suma de las deudas pendientes de los clientes contactados en los últimos 30 días.

Pestaña: Configuración

Aquí se configura el comportamiento de DigiCobro para tu empresa. Todos los cambios se guardan con el botón "Guardar Configuración" que aparece cuando modificas algún valor.

Configuración General

• Activar DigiCobro: Interruptor principal que habilita o deshabilita el envío automático de correos. Si está desactivado, DigiCobro no enviará ningún correo aunque esté configurado.
• Email de respuesta (Reply-To): Dirección de correo electrónico donde llegarán las respuestas de los clientes. Si se deja vacío, se usará el email de contacto del tenant.
• Monto mínimo para cobrar: Deudas por debajo de este monto no generarán correos de cobro. Útil para evitar enviar recordatorios por montos insignificantes.
• Enviar fines de semana: Si está desactivado, DigiCobro no enviará correos los sábados y domingos.

Frecuencia por Antigüedad

Esta sección permite definir con qué frecuencia se enviará un recordatorio a cada cliente, según los días de vencimiento de su deuda más antigua. A mayor antigüedad, se recomienda una frecuencia más alta.

• Corriente (no vencido): Facturas que aún no han vencido. Por defecto: Ninguno.
• 1 - 10 días vencido: Deudas recientes. Por defecto: Mensual.
• 11 - 30 días vencido: Deudas con atraso moderado. Por defecto: Semanal.
• 31 - 60 días vencido: Deudas significativas. Por defecto: Semanal.
• 61 - 90 días vencido: Deudas críticas. Por defecto: 3x Semana.
• 90+ días vencido: Deudas muy antiguas. Por defecto: Diario.

Las opciones de frecuencia disponibles son: Ninguno (no enviar), Mensual (cada 30 días), Quincenal (cada 14 días), Semanal (cada 7 días), 3x Semana (cada 2 días) y Diario (cada día).

Umbrales de Escalación

Los umbrales de escalación controlan el tono del correo que recibe el cliente. DigiCobro utiliza tres niveles de tono que se aplican automáticamente según los días de vencimiento:

• Amigable: Se utiliza cuando la deuda tiene menos días de vencimiento que el umbral configurado (por defecto: hasta 30 días). El correo tiene un tono cordial de recordatorio.
• Firme: Se utiliza cuando la deuda supera el umbral amigable pero no alcanza el umbral firme (por defecto: entre 31 y 60 días). El correo es más directo y solicita atención inmediata.
• Urgente: Se utiliza cuando la deuda supera el umbral firme (por defecto: más de 60 días). El correo tiene un tono formal y urgente, advirtiendo sobre posibles medidas adicionales.

Pestaña: Clientes

La pestaña de Clientes permite crear configuraciones especiales por cliente individual. Esto es útil para casos donde un cliente específico necesita un tratamiento diferente al configurado globalmente.

Agregar un Cliente

Haz clic en "Agregar Cliente" para abrir el formulario. Selecciona el cliente del buscador, opcionalmente define una frecuencia personalizada (que anula la frecuencia global por antigüedad), y agrega notas si lo deseas.

Acciones por Cliente

• Pausar / Reanudar: Pausa o reanuda el envío de correos para un cliente específico. Un cliente pausado no recibirá correos de DigiCobro sin importar su deuda o la configuración global. Útil para clientes en negociación o con acuerdos de pago.
• Enviar Email de Prueba: Envía un correo de prueba al cliente seleccionado. El correo incluye la información real de sus facturas pendientes, marcado como email de prueba. Útil para verificar que el correo llega correctamente antes de activar el envío automático.
• Eliminar: Elimina la configuración especial del cliente. El cliente volverá a ser tratado según la configuración global.

Pestaña: Preview

El Preview es una herramienta de simulación que muestra exactamente qué sucedería si DigiCobro se ejecutara en este momento. No envía ningún correo; solo muestra el resultado esperado.

Al hacer clic en "Generar Preview", el sistema analiza todos los clientes con deuda pendiente y muestra una tabla con cada uno, indicando si recibiría un correo o sería omitido, junto con la razón específica.

Información del Preview

• Se enviarán: Cantidad de clientes que recibirían un correo en esta ejecución.
• Omitidos: Clientes que no recibirían correo y la razón.
• Total clientes con deuda: Todos los clientes que tienen alguna factura con saldo pendiente.
• Enviados hoy / Límite diario: Cuántos correos se han enviado hoy versus el límite máximo configurado.

Razones de Omisión

Un cliente puede ser omitido por varias razones:

• Sin email: El cliente no tiene un correo electrónico registrado en su ficha.
• Ya recibió email hoy: Se respeta el límite de máximo 1 correo por cliente por día.
• Cliente pausado: El cliente tiene una configuración especial con estado "Pausado".
• Frecuencia: ninguno: El rango de antigüedad de la deuda del cliente tiene frecuencia configurada en "Ninguno".
• Intervalo no cumplido: No han pasado suficientes días desde el último correo enviado según la frecuencia configurada.
• Límite diario alcanzado: Se alcanzó el máximo de correos diarios permitidos para el tenant.

Pestaña: Historial

El historial registra cada intento de envío de correo realizado por DigiCobro. Cada registro incluye la fecha, el cliente, el email, el estado del envío, el nivel de escalación, el período de antigüedad y el monto adeudado al momento del envío.

Filtros Disponibles

• Cliente: Filtra los registros por un cliente específico.
• Estado: Filtra por estado del envío: Enviado, Pendiente, Fallido o Rebotado.
• Nivel: Filtra por nivel de escalación: Amigable, Firme o Urgente.
• Período: Filtra por rango de antigüedad de la deuda.
• Rango de fechas: Filtra los registros dentro de un período de tiempo específico.

Estados de Envío

• Enviado (verde): El correo fue enviado exitosamente al proveedor de email.
• Pendiente (amarillo): El correo está en proceso de envío.
• Fallido (rojo): El envío falló por un error técnico. El mensaje de error se registra para diagnóstico.
• Rebotado (naranja): El correo fue rechazado por el servidor del destinatario (email inválido, buzón lleno, etc.).

Contenido de los Correos

Cada correo enviado por DigiCobro incluye la siguiente información personalizada:

• Encabezado con el nombre y color de marca de la empresa.
• Saludo personalizado con el nombre del cliente.
• Mensaje con el tono apropiado según el nivel de escalación.
• Monto total pendiente destacado visualmente.
• Tabla detallada con las facturas pendientes: referencia, NCF, días de vencimiento y monto.
• Mensaje de cierre acorde al nivel de urgencia.
• Pie de página con los datos de contacto de la empresa.

Ejemplos de Tono por Nivel

• Amigable: "Le enviamos este recordatorio amigable sobre su saldo pendiente. Sabemos que a veces los pagos se pasan por alto..."
• Firme: "Su cuenta presenta un saldo vencido que requiere su atención inmediata. Le solicitamos regularizar su situación a la brevedad posible."
• Urgente: "AVISO IMPORTANTE: Su cuenta tiene facturas significativamente vencidas. Es imperativo que tome acción inmediata para regularizar su saldo pendiente."

Límite Diario de Correos

Cada tenant tiene un límite máximo de correos que DigiCobro puede enviar por día. Este límite se configura desde la administración del tenant (por defecto: 50 correos/día). Cuando se alcanza el límite, los clientes restantes son omitidos y procesados en la próxima ejecución.

Este límite existe para proteger la reputación del dominio de correo y evitar que los proveedores de email clasifiquen los correos como spam.

Requisitos para que DigiCobro Funcione

1. DigiCobro debe estar activado en la pestaña Configuración (interruptor "Activar DigiCobro").
2. Al menos una frecuencia por antigüedad debe estar configurada en un valor diferente a "Ninguno".
3. Los clientes deben tener un correo electrónico registrado en su ficha.
4. Los clientes deben tener facturas con saldo pendiente mayor al monto mínimo configurado.

Ejemplo Práctico

Supongamos que tienes la siguiente configuración: frecuencia de 1-10 días en "Mensual", 11-30 días en "Semanal", 31-60 días en "Semanal", 61-90 días en "3x Semana" y 90+ días en "Diario". El umbral amigable es 30 días y el firme 60 días.

Un cliente con una factura vencida hace 15 días recibirá un correo semanal con tono amigable. Si la deuda llega a 45 días, el tono cambiará a firme y seguirá siendo semanal. Si la deuda supera los 90 días, recibirá un correo diario con tono urgente.

Si ese mismo cliente tiene una configuración especial con frecuencia "Quincenal", recibirá correos cada 14 días sin importar la antigüedad de su deuda. Si está pausado, no recibirá ningún correo.

Preguntas Frecuentes

¿Qué pasa si un cliente ya pagó pero aún aparece con deuda?

DigiCobro utiliza los mismos datos que el reporte de Cuentas por Cobrar por Antigüedad. Si el pago ya fue registrado en el sistema, el cliente no aparecerá en la lista de deudores. Si el pago aún no ha sido registrado, el cliente podría recibir un correo. Por eso es importante mantener los pagos al día en el sistema.

¿Puedo enviar un correo manualmente a un cliente?

Sí. Desde la pestaña Clientes, agrega el cliente y usa el botón de envío de prueba (ícono de avión). Esto enviará un correo real al cliente con su información de deuda actual, marcado como email de prueba.

¿A qué hora se envían los correos?

DigiCobro se ejecuta automáticamente todos los días a las 8:00 AM hora de Santo Domingo (AST/UTC-4). La ejecución procesa todos los tenants con DigiCobro activado de forma secuencial.

¿Qué pasa si un cliente no tiene email?

Los clientes sin correo electrónico registrado son omitidos automáticamente. Puedes verificar esto en el Preview, donde aparecerán con la razón "Sin email". Para que reciban correos, agrega su email en la ficha del cliente.

¿Puedo desactivar DigiCobro temporalmente?

Sí. Desactiva el interruptor "Activar DigiCobro" en la pestaña Configuración. Esto detendrá todos los envíos automáticos hasta que lo reactives. La configuración y el historial se mantienen intactos.