Ventas a Crédito y Cobro de Facturas desde el Punto de Venta

Guía Completa: Vender "fiao" y Cobrar Facturas Pendientes en el POS

El Punto de Venta permite dos operaciones de crédito directamente desde la caja: registrar una venta a crédito (también llamada venta "fiao", es decir, una factura sin pago que queda como cuenta por cobrar) y cobrar facturas pendientes de un cliente, ya sea de forma parcial o total. Ambas funciones se activan por caja y solo aparecen cuando la caja tiene habilitadas las ventas a crédito.

Requisito Previo: Habilitar Ventas a Crédito en la Caja

Estas funciones se configuran por cada caja registradora. Para activarlas, dirígete al detalle de la caja, entra a la pestaña "Configuración" y activa el interruptor "Permitir ventas a crédito".

Al activar esta opción se habilitan dos cosas en el Punto de Venta de esa caja: el método de pago "A Crédito" (factura sin pago) en el proceso de cobro, y el panel de cobro de facturas pendientes que aparece al seleccionar un cliente. Si la caja no tiene esta opción activada, el POS funciona únicamente con ventas pagadas de contado.

Parte 1: Vender a Crédito (Fiao)

Una venta a crédito genera la factura del cliente sin registrar ningún pago. El monto total queda como una cuenta por cobrar (saldo pendiente) que podrás cobrar más adelante, total o parcialmente, desde el mismo Punto de Venta.

Paso 1.1 - Seleccionar el Cliente

Una venta a crédito siempre debe estar asociada a un cliente identificado, porque el saldo se registra a su cuenta. Selecciona el cliente al que le vas a fiar antes de continuar. Si intentas activar el crédito sin cliente, el sistema te pedirá seleccionar uno con el mensaje "Selecciona un cliente para vender a crédito".

Paso 1.2 - Agregar los Productos

Agrega al carrito los productos que el cliente se lleva, igual que en una venta normal. El total de la venta será el monto que quedará pendiente de cobro.

Paso 1.3 - Activar "A Crédito" y Finalizar

En la sección de cobro del Punto de Venta encontrarás el interruptor "A Crédito", con la descripción "Crea la factura sin pago (cuenta por cobrar)". Actívalo para indicar que esta venta no se paga en el momento.

Al activarlo, el sistema confirma que "La factura se registrará a crédito, sin pago asociado". Finaliza la venta con normalidad. Se generará la factura del cliente y su total quedará como saldo pendiente por cobrar.

Importante: Como no entra dinero a la caja en una venta a crédito, esta operación no suma efectivo al arqueo. El dinero se registrará en la caja cuando cobres la factura más adelante.

Parte 2: Cobrar Facturas Pendientes desde el POS

Cuando un cliente tiene facturas con saldo pendiente (por ventas a crédito), puedes cobrarle directamente desde el Punto de Venta sin generar una venta nueva. El cobro puede ser total (salda toda la factura) o parcial (abono a cuenta).

Paso 2.1 - Seleccionar el Cliente

Al seleccionar un cliente en el Punto de Venta, si tiene facturas con saldo pendiente aparecerá automáticamente el panel "Facturas pendientes", con un contador del total de facturas por cobrar.

Cada factura del listado muestra: el número de la factura (y su NCF si aplica), la fecha de la factura y el monto pendiente resaltado en rojo. Si el cliente no tiene facturas pendientes, el panel no aparece.

Paso 2.2 - Abrir el Cobro de una Factura

Haz clic sobre la factura que deseas cobrar. Se abrirá la ventana "Cobro de Factura", que muestra el número de factura, el nombre del cliente y el monto pendiente. Un aviso recuerda que "Esto registra un cobro sobre la factura existente. No genera una venta nueva".

Paso 2.3 - Seleccionar la Cuenta Bancaria (Obligatoria)

Debes indicar la cuenta bancaria donde entra el dinero del cobro. Por defecto se preselecciona la cuenta configurada en la caja, pero puedes cambiarla. El cobro no se puede registrar sin una cuenta bancaria destino.

Paso 2.4 - Definir el Monto y el Método de Pago

Por defecto, el monto propuesto es el pendiente completo de la factura. Puedes dejarlo así para un cobro total, o reducirlo para registrar un cobro parcial (abono). También puedes dividir el cobro en varios métodos de pago (por ejemplo, una parte en efectivo y otra en tarjeta): efectivo, tarjeta, transferencia o cheque.

Cobro total: el monto ingresado cubre todo el pendiente. Al confirmarlo, la factura queda saldada y desaparece del listado de facturas pendientes.

Cobro parcial (abono): ingresa un monto menor al pendiente. Se registra el abono y la factura permanece abierta con el saldo restante (pendiente = facturado − pagado).

Paso 2.5 - Tasa de Cambio (solo facturas en moneda extranjera)

Si la factura está en una moneda distinta a la moneda local del negocio, la ventana de cobro pedirá la tasa de cambio. El monto se ingresa en la moneda de la factura y el sistema muestra el equivalente en la moneda local. La tasa se propone automáticamente con el valor vigente del día, pero puedes ajustarla.

Paso 2.6 - Registrar el Cobro

Presiona "Registrar Cobro" para confirmar. El sistema registra el pago, imprime automáticamente el recibo de ingreso y actualiza la información: si la factura quedó saldada, sale del listado; si fue un abono parcial, el panel muestra el nuevo saldo pendiente.

Tope de Monto: Nunca se Cobra de Más

El sistema no permite cobrar más de lo que el cliente debe en una factura. El monto máximo que puedes registrar en cada cobro es el saldo pendiente vigente, es decir, el total facturado menos lo que ya se haya pagado.

Si intentas ingresar un monto mayor al pendiente, el sistema lo bloquea y muestra el aviso "El monto no puede superar el pendiente", y no permite registrar el cobro. Esta validación se aplica tanto en la pantalla del Punto de Venta como en el servidor, de modo que el saldo de la factura nunca queda sobrepagado.

En cobros sucesivos, el tope se recalcula sobre el saldo restante: después de cada abono, el máximo cobrable baja al nuevo pendiente. Cuando el pendiente llega a cero, la factura se cierra automáticamente.

¿Qué Sucede al Registrar un Cobro?

• Se registra el pago sobre la factura existente, asociado al cliente y a la cuenta bancaria seleccionada.
• Se actualiza el saldo de la factura: en un cobro total la factura pasa a estado cerrada; en un cobro parcial permanece abierta con el saldo restante.
• Se imprime el recibo de ingreso automáticamente para entregárselo al cliente.
• Se refleja en la caja: el dinero cobrado entra al arqueo de la caja, ya que es efectivo (o pago) que ingresa al momento del cobro.
• Se generan los asientos contables del pago recibido, saldando la cuenta por cobrar del cliente.

Conceptos Clave

• Venta a Crédito (Fiao): Venta cuya factura se emite sin pago. El total queda como cuenta por cobrar del cliente.
• Cuenta por Cobrar: Saldo que un cliente debe al negocio por facturas no pagadas o pagadas parcialmente.
• Saldo Pendiente: Lo que resta por cobrar de una factura. Se calcula como el total facturado menos lo ya pagado.
• Cobro Total: Pago que salda por completo el pendiente de una factura; la factura se cierra.
• Cobro Parcial (Abono): Pago por un monto menor al pendiente; la factura permanece abierta con el saldo restante.
• Recibo de Ingreso: Comprobante que se genera e imprime automáticamente al registrar un cobro.

Ejemplo Práctico

Un cliente frecuente compra mercancía por RD$ 5,000.00 y no puede pagar en el momento. Seleccionas al cliente, agregas los productos, activas el interruptor "A Crédito" y finalizas. Se genera su factura y quedan RD$ 5,000.00 como saldo pendiente por cobrar.

Tres días después, el cliente vuelve y abona RD$ 2,000.00. Lo seleccionas en el Punto de Venta, aparece su factura pendiente por RD$ 5,000.00, haces clic sobre ella, eliges la cuenta bancaria, cambias el monto a RD$ 2,000.00 y registras el cobro. La factura sigue abierta, ahora con un pendiente de RD$ 3,000.00.

Una semana más tarde el cliente salda su deuda. Al abrir el cobro, el monto propuesto es exactamente RD$ 3,000.00 (el pendiente vigente); si intentaras poner más, el sistema lo bloquearía. Registras el cobro total, la factura se cierra y desaparece del listado de facturas pendientes.