Subir todos mis productos desde un Excel

Si tienes tu catálogo en un Excel (o en Google Sheets) y quieres cargarlo completo en Digimart —con precios, costos, categorías, impuestos, almacenes y existencias iniciales— no hace falta crear los productos uno por uno. La carga masiva de inventario lo hace en una sola pasada.

Hay dos caminos y los dos terminan en el mismo lugar (la plantilla de Digimart, que es la que se procesa):

• Camino A — Usar la plantilla de Digimart: el sistema te genera una hoja de cálculo con todas las columnas listas y tú la llenas. Es el camino recomendado si vas a escribir o copiar/pegar los datos.
• Camino B — Importar desde mi hoja (con IA): subes tu propio Excel/CSV (o pegas el enlace de tu Google Sheet) y la IA propone cómo llevar tus columnas a las de Digimart. Es el camino recomendado si ya tienes el archivo armado con otros nombres de columnas.

Cómo llegar

Desde el menú lateral entra a Importaciones → Importar Inventario. Verás un asistente de cuatro pasos: Crear Plantilla → Completar Datos → Procesar → Finalizado.

Antes de empezar: prepara tus catálogos

La importación no crea almacenes, categorías, impuestos, áreas de venta ni cuentas contables: los empareja por nombre con los que ya existen en tu cuenta. Crea primero lo que vayas a usar.

• Almacenes (obligatorio): si el nombre no coincide, la fila se rechaza.
• Categorías de producto (opcional): si escribes una que no existe, el producto entra sin categoría (no es error).
• Impuestos (opcional): deben existir con el mismo nombre para poder asignarse.
• Áreas de venta (opcional): si pones un área que no está en tu catálogo, la fila se rechaza.
• Cuentas contables (opcional): si las indicas, sus nombres deben existir o la fila se rechaza.

Camino A: llenar la plantilla de Digimart

1. Pulsa Crear Plantilla. Digimart genera una hoja de cálculo en Google Sheets con los encabezados, las listas desplegables (unidades, categorías, almacenes, cuentas, áreas) y una pestaña extra para unidades alternas.
2. Abre la hoja con Abrir Hoja de Cálculo y llena una fila por producto. Puedes copiar y pegar desde tu Excel, respetando el orden y los nombres de las columnas y sin borrar la fila de encabezados.
3. Vuelve al asistente y elige la Fecha de entrada de almacén: es la fecha con la que quedarán el movimiento de inventario y el asiento del inventario inicial.
4. Pulsa Procesar. El sistema valida todas las filas y, si todo está bien, crea o actualiza los productos y carga las existencias.

Importante: no puedes subir tu archivo .xlsx encima de la plantilla ni cambiar el orden de las columnas. El layout es posicional: una columna insertada en medio corre todas las demás y la importación lee los datos equivocados. Si vas a mover columnas, usa el Camino B.

Las columnas mínimas

La plantilla trae muchas columnas, pero para que un producto entre bien basta con estas:

• Tipo (obligatorio): product (producto con inventario), service (servicio), combo (paquete) o finish-product (producto terminado).
• Und. Medida (obligatorio): debe ser una de las unidades de la lista desplegable (Unidad, Libra, Litro, Caja…).
• Código interno (SKU): tu código. Si lo dejas vacío, Digimart genera uno.
• Nombre: si lo dejas vacío se guarda como "Producto Importado".
• Costo Total y Precio De Venta (sin impuestos): números, nunca negativos.
• Impuesto en Ventas (y opcionalmente Impuesto en Compras; si lo dejas vacío, en compras se usa el de ventas).
• Almacén (obligatorio) y Cantidad: el almacén donde entra el producto y su existencia inicial.
• Gestiona Inventario, Disponible Para Venta, Disponible Para Compra: escribe Sí o deja vacío.

El detalle de todas las columnas, los materiales de combos y las cuentas contables está en el artículo Importar Inventario.

Unidades alternas (caja, paquete, fardo)

Si un producto se vende en más de una presentación (por unidad y por caja de 24, por ejemplo), no crees dos productos: usa la pestaña "Unidades Alternas" de la misma plantilla. Una fila por presentación, con estas columnas:

• SKU Base: el SKU del producto al que pertenece la presentación. Puede ser un producto de la misma hoja o uno que ya exista en tu catálogo.
• Und. Medida: la unidad de la presentación (Caja, Paquete…), tomada de la lista.
• Factor (alternas por 1 base): la equivalencia. Debe ser mayor que cero.
• Precio de Venta (sin impuestos): si lo dejas vacío, el precio se deriva del precio base por el factor. Solo llénalo si la presentación tiene su propio precio.
• Código de Barras y Descripción: opcionales, propios de la presentación.

• Las existencias siempre viven en la unidad base: esta pestaña no lleva cantidad ni costo.
• Solo aplica a tipos product y finish-product (un servicio o un combo no tiene presentaciones).
• Máximo 10 unidades alternas por producto, y no puedes repetir la misma unidad para el mismo SKU.

Área de venta y listas de precios

Al final de la plantilla hay dos columnas que suelen pasar desapercibidas:

• Área de Venta: opcional, pero si la llenas el valor debe existir en tu catálogo de áreas (Ferretería, Cafetería, Bar…). Sirve para separar el catálogo por área del negocio.
• Precio: General: crea un escalón de lista de precios además del precio del catálogo. El nombre de la lista sale del encabezado, así que puedes agregar tú mismo más columnas al final —Precio: Mayorista, Precio: VIP— y el importador las descubre solas. Admite hasta 10 columnas de precio; una celda vacía o en cero significa que ese producto no entra en esa lista.

Camino B: "Importar desde mi hoja" (mapeo con IA)

Si ya tienes el catálogo en un archivo propio, en el asistente pulsa Importar desde mi hoja. Tienes tres formas de entregar tu información:

• Subir Excel / CSV: elige tu archivo .xlsx, .xls o .csv (hasta 10 MB). Se analiza de inmediato.
• Enlace de Google Sheets: comparte tu hoja como Lector con la cuenta de servicio de Digimart y pega el enlace.
• Crear hoja en blanco: Digimart te crea una hoja vacía para que pegues ahí tus datos con su fila de encabezados y luego la analices.

1. Pulsa Analizar con IA. Verás la pestaña detectada, en qué fila están los encabezados y cuántas filas se leyeron.
2. Revisa el mapeo propuesto (columna de tu hoja → columna de Digimart). Puedes corregir cualquier fila, fijar un valor constante y ver qué columnas tuyas no se van a usar. Atiende los avisos antes de continuar.
3. Aplica el mapeo: Digimart llena su plantilla con tus filas transformadas.
4. Abre la plantilla, revisa el resultado y entonces sí pulsa Procesar.

• La IA solo propone el mapeo de columnas: ve el encabezado y unas pocas filas de muestra. La conversión de tus filas la hace el sistema, así que ningún monto ni cantidad lo reescribe el modelo.
• Aplicar el mapeo no toca tu inventario: solo escribe en la plantilla. Nada entra a Digimart hasta que procesas.
• Se leen hasta 5.000 filas de tu hoja. Si tienes más productos, divídelos en varias importaciones.

Qué pasa cuando procesas

1. Cada fila se empareja con tu catálogo por Código interno (SKU) + Tipo: si no existe, se crea el producto; si ya existe, se actualiza con los datos de la hoja.
2. Para cada producto con cantidad mayor a cero se registra la existencia en el almacén y se genera un movimiento de inventario de entrada con la descripción "Carga de Importación", visible en el historial (kardex) del producto.
3. Para los productos con cantidad mayor a 0 y costo mayor a 0 se genera además el asiento de inventario inicial: debita la cuenta de Inventario y acredita la cuenta de contrapartida del producto, valorado al costo (cantidad × costo).
4. Todo queda fechado con la Fecha de entrada de almacén que elegiste.

Precaución: al reimportar un producto que ya existe, sus campos se sobrescriben con lo que traiga la hoja. Asegúrate de que esas filas vengan completas y correctas para no perder información.

Errores más comunes

La validación corre antes de crear nada: si una fila falla, no se importa nada y el mensaje te dice el número de fila y el motivo. Lo que más se repite:

• Almacén no encontrado: el nombre no existe. Créalo o corrige el texto.
• Tipo vacío o inválido, o unidad de medida que no está en la lista.
• Cantidad, costo o precio que no son números o vienen en negativo.
• Cuenta contable o área de venta inexistente.
• Combinaciones no permitidas por tipo: un service no gestiona inventario ni se compra; un combo no se compra ni gestiona inventario; un finish-product no se compra.
• En la pestaña de unidades alternas: SKU base que no corresponde a ningún producto, factor en cero, unidad repetida o código de barras duplicado.

Volver a usar una hoja anterior

El asistente guarda las hojas de importaciones pasadas: pulsa Ver hojas anteriores para abrirlas o reutilizarlas. Ten en cuenta que procesar de nuevo una hoja ya importada puede duplicar registros; por eso el sistema te pide confirmación. Si solo quieres corregir unos pocos productos, suele ser más seguro editarlos directamente o importar una hoja nueva con esas filas.

Recomendaciones

• Haz una prueba con 5 o 10 filas antes de cargar todo el catálogo: confirmas el formato sin ensuciar tu inventario.
• Usa exactamente los mismos nombres de almacenes, categorías, impuestos y cuentas que tienes en Digimart.
• Si tu inventario inicial debe reflejarse en la contabilidad, llena bien el Costo Total y las cuentas de inventario y contrapartida.
• Si manejas cajas o paquetes, resuélvelo con la pestaña de Unidades Alternas, no creando productos duplicados.
• La carga masiva cambia muchos datos de golpe: revisa la hoja con calma, porque un error puede ser difícil de revertir.

Artículos relacionados: Importaciones (Carga Masiva de Datos) para el flujo general del asistente, Importar Inventario para el detalle columna por columna, Productos e Inventario, Variantes de Productos y Almacenes.