Unidades de Medida por Producto

Guía completa: configurar unidades alternas y usarlas en recetas y fabricación

Un producto se compra, se cuenta y se almacena en una unidad: la unidad principal. Pero al usarlo como insumo dentro de un producto terminado, muchas veces no se consume la unidad completa. Esta guía explica cómo declarar unidades alternas con su equivalencia, para que una receta pueda pedir 8 onzas de una lata sin descuadrar el inventario ni el costo, y cómo se comporta todo eso al fabricar.

El problema que resuelve

Compras maíz en lata. Tu inventario lo lleva en LATAS: compras latas, cuentas latas y el costo que conoce el sistema es el costo por lata. Pero tu receta de "Soufflé de vegetales" no usa una lata completa: usa 8 onzas, o sea media lata.

Sin unidades alternas tendrías dos malas salidas: escribir la receta en latas (0.5 de lata, incómodo y propenso a errores de dedo), o escribir "8" y que el sistema entienda 8 LATAS y te descuente 8 del almacén. Con unidades alternas declaras una sola vez que 1 LATA = 16 ONZAS, y la receta se escribe como la piensa la cocina: 8 ONZ. El sistema convierte solo al descontar el inventario y al costear.

Es una decisión de captura, no de almacenamiento. Cambia cómo escribes la receta, no cómo el sistema guarda tus existencias.

Conceptos clave

• Unidad principal (o unidad base): la unidad de medida del producto, la que aparece en su ficha. Es la única en la que se guardan el stock y el costo. Ejemplo: LAT - Lata.
• Unidad alterna: otra unidad en la que ese mismo producto se puede expresar dentro de una receta. Ejemplo: OZ - Onzas.
• Factor de conversión: cuántas unidades alternas caben en 1 unidad principal. Si una lata rinde 16 onzas, el factor es 16.
• Receta (pestaña Componentes): la lista de insumos y cantidades que componen un producto terminado o un combo.
• Insumo o materia prima: el producto que se consume dentro de la receta. Es un producto normal del catálogo, de tipo "Producto".
• Producto terminado: el producto que se arma a partir de la receta. Es de tipo "Producto Terminado" y se produce desde el módulo de Fabricación.

La regla de oro: el inventario siempre vive en la unidad principal

Las unidades alternas no crean un inventario paralelo. No existe "stock en onzas" por un lado y "stock en latas" por otro: el stock de la lata de maíz siempre se lleva en LATAS. Cuando una receta consume 8 ONZ, el sistema descuenta el equivalente: 8 ÷ 16 = 0.5 latas.

Lo mismo con el costo. El costo que ves en la ficha del producto es el costo por unidad principal; el costo por unidad alterna se obtiene dividiendo entre el factor. Si la lata cuesta RD$ 160.00, la onza cuesta RD$ 10.00.

Por qué importa: gracias a esta regla los reportes de inventario, el costo promedio ponderado y la contabilidad siguen cuadrando aunque cada receta use la unidad que le convenga. Nunca vas a ver medio inventario en una unidad y medio en otra.

Dónde se configura, paso a paso

Las unidades alternas se declaran en el producto que se va a consumir (el insumo), no en el producto terminado. Se configuran una sola vez y sirven para todas las recetas que lo usen.

Paso 1 - Abrir la ficha del insumo

Ve al menú Inventario, busca el producto (por ejemplo "Maíz en lata") y haz clic en su nombre o en su ID para entrar a la ficha.

Paso 2 - Ir a la pestaña "Unidades de Medida"

En la parte inferior de la ficha, entre las pestañas Componentes y Lista de Precios, encontrarás Unidades de Medida. En la parte superior verás un recuadro informativo con la unidad principal del producto.

Si el producto todavía no tiene unidad de medida asignada, la pestaña te lo dirá: primero defínela en la sección de información general de la ficha (campo "Unidad de Medida"). No se puede declarar una alterna sin tener una principal.

Paso 3 - Agregar la unidad alterna

Pulsa Agregar unidad. Aparece una fila con cuatro columnas:

• Unidad alterna: el selector con las unidades de medida oficiales (las mismas que usa la DGII). La unidad principal no aparece en la lista: no tiene sentido declararla como alterna de sí misma, ni repetir una que ya agregaste.
• ¿Cuántas caben en 1 unidad base?: el factor. Para "1 lata rinde 16 onzas" escribes 16.
• Equivalencia: se calcula sola y te muestra la conversión en los dos sentidos, para que confirmes que no invertiste el factor.
• Costo por unidad: cuánto cuesta una unidad alterna según el costo actual del producto. Es la comprobación rápida de que el factor tiene sentido.

Paso 4 - Verificar antes de guardar

Lee la columna de equivalencia. Debe decir algo como: 1 LAT = 16 OZ y 1 OZ = 0.0625 LAT. Si la segunda línea muestra un número grande ("1 OZ = 16 LAT"), invertiste el factor.

La pregunta que siempre se responde es: ¿cuántas unidades de la alterna hay dentro de UNA unidad principal? Nunca al revés.

Paso 5 - Guardar

Pulsa Guardar cambios. El botón permanece deshabilitado mientras haya una fila sin unidad, una unidad repetida o un factor igual o menor que cero. Puedes agregar varias unidades antes de guardar.

Reglas y límites

• Máximo 10 unidades alternas por producto.
• El factor debe ser mayor que cero (y menor que 1,000,000). No se aceptan ceros ni negativos.
• No se puede repetir la misma unidad dos veces en el mismo producto.
• La unidad principal no puede agregarse como alterna.
• No se puede eliminar una unidad que alguna receta esté usando. El sistema lo bloquea con un mensaje que nombra la unidad, porque dejarla huérfana haría fallar el consumo de inventario de ese producto terminado. Primero cambia la unidad en las recetas y después elimínala.
• Cambiar el factor no reescribe el pasado: los movimientos y costos ya registrados quedaron guardados en unidad principal. El nuevo factor aplica de ahí en adelante.

Ejemplos reales por tipo de negocio

El patrón siempre es el mismo: compras en una presentación grande y consumes en una porción pequeña. Estos son casos típicos con números concretos.

Restaurante o cafetería — la lata de maíz

• Producto: "Maíz en lata". Unidad principal: LAT - Lata. Costo: RD$ 160.00 por lata.
• Unidad alterna: OZ - Onzas, factor 16 (una lata rinde 16 onzas).
• En la receta del soufflé: 8 OZ → equivale a 0.5 latas → costo RD$ 80.00.

Panadería — el saco de harina

• Producto: "Harina de trigo". Unidad principal: SAC - Saco. Costo: RD$ 2,200.00 por saco.
• Unidad alterna: LB - Libra, factor 100 (el saco trae 100 libras).
• En la receta del pan de agua: 3 LB → 0.03 sacos → costo RD$ 66.00.
• Nota: aquí el factor 100 lo pones tú porque depende del saco que compres. Si mañana compras sacos de 125 libras, actualizas el factor.

Bar o colmado — la botella de ron

• Producto: "Ron añejo 750 ml". Unidad principal: BOTELLA. Costo: RD$ 750.00.
• Unidad alterna: ML - Mililitro, factor 750.
• En la receta del trago: 45 ML → 0.06 botellas → costo RD$ 45.00.
• Con esto sabes exactamente cuántos tragos te da una botella y cuánto te cuesta cada uno.

Ferretería — el rollo de cable

• Producto: "Cable THHN #12". Unidad principal: ROL - Rollo. Costo: RD$ 4,500.00.
• Unidad alterna: M - Metro, factor 100 (el rollo trae 100 metros).
• En la receta de un kit de instalación: 12 M → 0.12 rollos → costo RD$ 540.00.

Taller o fábrica — el galón de pintura

• Producto: "Pintura acrílica blanca". Unidad principal: GL - Galón. Costo: RD$ 1,280.00.
• Unidad alterna: OZ - Onzas, factor 128 (un galón trae 128 onzas líquidas).
• En la receta de un mueble terminado: 6 OZ → 0.047 galones → costo RD$ 60.00.

Empaque — la caja de tornillos

• Producto: "Tornillo 2 pulgadas". Unidad principal: CAJ - Caja. Costo: RD$ 900.00.
• Unidad alterna: UND - Unidad, factor 500 (la caja trae 500 tornillos).
• En la receta de una silla: 24 UND → 0.048 cajas → costo RD$ 43.20.

Conversiones que NO hace falta configurar

Cuando las dos unidades son de la misma magnitud física, el sistema convierte solo. No tienes que declarar nada:

• Peso: Miligramo, Gramo, Onza, Libra, Kilogramo y Tonelada.
• Volumen: Mililitro, Litro y Galón.
• Longitud: Centímetro, Pulgada, Pie, Yarda y Metro.

Ejemplo: si un producto se almacena en LIBRAS y una receta lo pide en GRAMOS, la conversión ocurre automáticamente porque ambas son unidades de peso (1 libra = 453.59 gramos). En cambio LATA y ONZA no son convertibles universalmente —depende del tamaño de tu lata—, y por eso ese caso exige que declares el factor.

Tu factor manda sobre la tabla física. Si declaras una unidad alterna, se usa tu número. Sirve para presentaciones que no cumplen la conversión estándar (un "galón" que en realidad trae 3.5 litros, por ejemplo).

Usar la unidad alterna en la receta de un producto terminado

La receta se define en el producto terminado, no en el insumo. Ve a Inventario, abre el producto terminado (por ejemplo "Soufflé de vegetales") y entra a la pestaña Componentes.

1. Pulsa Agregar Producto y elige el insumo. El sistema trae automáticamente su costo y su unidad principal.
2. Escribe la cantidad y elige la unidad de medida de esa línea. El selector solo ofrece la unidad principal del insumo y las alternas que le declaraste: no muestra la lista completa de unidades, precisamente para que no elijas una que después no se pueda convertir.
3. Confirma con Agregar. La línea aparece en la tabla.
4. Cuando termines, pulsa Finalizar Cambios. Ese guardado también recalcula el costo del producto terminado.

Mientras editas, la tabla te va mostrando:

• Debajo de la cantidad, la equivalencia en vivo: al escribir 8 ONZ aparece "≈ 0.5 LAT".
• La columna Costo ya en la unidad que elegiste (RD$ 10.00 por onza, no RD$ 160.00 por lata).
• La columna Subtotal = costo × cantidad de esa línea (RD$ 80.00).
• El Costo Total de Materiales al pie, que es la suma de todas las líneas ya convertidas.
• Si el insumo no tiene unidades alternas, un aviso te recuerda dónde agregarlas.

Recetas viejas: si una línea quedó guardada con una unidad que hoy no tiene conversión, se marca en rojo con el mensaje "Sin conversión definida". La línea no desaparece —para que puedas verla y corregirla—, pero la receta no se podrá guardar hasta arreglarla.

Usarlo desde Fabricación de Productos Terminados

El módulo Fabricación De Productos Terminados es donde la receta se convierte en producción real: descuenta los materiales del almacén, ingresa el producto terminado y genera los asientos contables. Las unidades alternas funcionan de punta a punta en ese flujo.

Paso 1 - Crear la orden y elegir el producto

Entra a Fabricación De Productos Terminados y pulsa Nueva Orden. En el bloque Productos a fabricar busca el producto terminado, indica la cantidad y elige el Almacén destino: donde entrarán las unidades fabricadas al completar la orden.

Paso 2 - Revisar los materiales y elegir su almacén

El bloque Materiales se llena solo a partir de la receta: multiplica la cantidad de cada componente por las unidades que vas a fabricar, respetando la unidad con la que se escribió la receta. Si la receta pide 8 ONZ y fabricas 4 unidades, el material aparece como 32 ONZ.

Arriba de la tabla eliges el Almacén de los materiales: de ahí saldrán TODOS los insumos de la orden. Es un campo distinto del almacén destino —lo normal es sacar la materia prima de un almacén y entregar el producto terminado en otro— y por defecto viene el primer almacén de tu listado.

Revisa este campo siempre. Si eliges un almacén donde el insumo no tiene existencia, la orden lo descontará igual y ese almacén quedará en negativo (cuando tu empresa permite stock negativo). El descuadre no se ve en el total de la empresa, solo en el desglose por almacén.

En la tabla de materiales verás, por cada insumo:

• En Stock: las existencias en el almacén seleccionado, expresadas en la unidad principal del insumo (por ejemplo 10.00 latas).
• Cantidad: lo que la receta necesita, en la unidad de la receta (32 onzas). Puedes ajustarla a mano.
• Unidad: la unidad de la línea (ONZ).
• Costo Unit. y Subtotal: ya expresados en la unidad de la línea.
• Un semáforo OK / Bajo / Sin Stock que compara correctamente: convierte las 32 onzas a 2 latas antes de mirar tus existencias. Nunca compara onzas contra latas.

También puedes agregar materiales que no están en la receta con Agregar Material, o eliminar los que no apliquen a esta orden.

Paso 3 - Costos y guardar

En Costos y detalles defines el costo adicional (mano de obra, empaque, energía) y eliges si es Por unidad producida o un Monto total de la orden. El resumen lateral muestra el costo de materiales —ya convertido—, el costo total y el costo unitario que tendrá el producto terminado.

Puedes Guardar como Borrador (no mueve inventario ni contabilidad) o Guardar y Completar (aplica todo de una vez).

Paso 4 - Completar la orden

Al completar, el sistema hace cuatro cosas, todas con las unidades ya convertidas:

1. Descuenta del almacén de materiales la cantidad de cada insumo convertida a su unidad principal. Las 32 onzas de maíz salen como 2 latas.
2. Ingresa las unidades fabricadas al almacén destino.
3. Recalcula el costo del producto terminado por Promedio Ponderado, mezclando el stock previo a su costo anterior con lo recién fabricado al costo de esta orden.
4. Genera el asiento contable: acredita el inventario de los materiales consumidos (por su costo × cantidad en unidad principal), debita el inventario del producto terminado y acredita la cuenta de costo adicional de fabricación.

Una orden completada no se puede editar. Si necesitas corregirla, hay que eliminarla —lo que revierte todos sus movimientos— y crearla de nuevo.

Paso 5 - Verificar en el log de inventario

Abre la ficha del insumo y ve a la pestaña Logs de Inventario. Ahí encontrarás la línea del consumo con:

• Variación: la cantidad descontada en unidad principal (−2 latas, no −32).
• Quedan: el stock resultante del producto después de ese movimiento.
• Almacén: de cuál almacén salió. Esta columna es la que delata si elegiste el almacén equivocado en la orden.
• Origen: "Fabricación", con enlace a la orden que lo generó.

Truco de verificación: si la Variación no coincide con la conversión que esperabas (por ejemplo dice −32 en vez de −2), el factor está mal o la receta quedó en la unidad equivocada. Si la Variación es correcta pero el Almacén no es el que esperabas, el problema es el almacén de materiales de la orden.

Revertir una fabricación

Al eliminar una orden completada, el sistema devuelve los materiales al almacén de origen —con la cantidad convertida a unidad principal, o sea 2 latas, no 32— retira las unidades terminadas del almacén destino y elimina los asientos contables. Los movimientos originales no se borran: quedan en el historial junto a los movimientos compensatorios, para que la auditoría cuadre.

Ejemplo completo, de punta a punta

Situación: vas a fabricar 4 soufflés de vegetales. Cada uno lleva 8 onzas de maíz de una lata que rinde 16 onzas.

Punto de partida: "Maíz en lata", unidad principal LAT, costo RD$ 160.00 por lata, 10 latas en el Almacén Principal.

1. Configuras la unidad: ficha del maíz → pestaña Unidades de Medida → agregas OZ con factor 16. La equivalencia confirma "1 LAT = 16 OZ" y el costo por onza sale RD$ 10.00.
2. Escribes la receta: ficha del soufflé → pestaña Componentes → agregas "Maíz en lata", cantidad 8, unidad OZ. La fila muestra ≈ 0.5 LAT, costo RD$ 10.00 y subtotal RD$ 80.00. Finalizas los cambios.
3. Creas la orden: Fabricación → Nueva Orden → soufflé, cantidad 4. Almacén destino: Almacén Principal. En Materiales eliges Almacén de los materiales: Almacén Principal (donde están las latas). La tabla muestra 32 ONZ de maíz, En Stock 10.00, semáforo verde (32 onzas = 2 latas, y tienes 10).
4. Defines el costo adicional: RD$ 25.00 en modo "Por unidad" (mano de obra). El resumen muestra: materiales RD$ 320.00, costo adicional RD$ 100.00 (25 × 4), total RD$ 420.00, costo unitario RD$ 105.00.
5. Completas la orden.

Resultado en inventario: el maíz baja de 10 a 8 latas en el Almacén Principal (un solo movimiento de −2, no −32). El soufflé sube 4 unidades en el Almacén Principal, con un costo de RD$ 105.00 cada uno mezclado por Promedio Ponderado con lo que ya tuvieras.

Resultado contable: se acreditan RD$ 320.00 del inventario de insumos (2 latas × RD$ 160.00), se debitan RD$ 420.00 al inventario de productos terminados y se acreditan RD$ 100.00 a la cuenta de costo adicional de fabricación.

La comprobación: 2 latas × RD$ 160.00 = RD$ 320.00, que es exactamente 32 onzas × RD$ 10.00. Mire por donde se mire, el número es el mismo — eso es lo que garantiza la regla de la unidad principal.

Errores y avisos comunes

• "No hay conversión definida de X a Y": una línea de receta está en una unidad que no es la principal del insumo, no fue declarada como alterna y no es convertible físicamente. Agrega esa unidad alterna al insumo o cambia la unidad de la línea. El sistema prefiere detener la operación antes que adivinar y descontar mal el inventario.
• Unidad marcada en rojo en la pestaña Componentes: es una receta guardada antes de configurar las unidades. Corrige la línea y vuelve a guardar.
• "No puedes eliminar la unidad ...: hay recetas que la están usando": primero cambia esa unidad en las recetas que la usan.
• "El factor de conversión debe ser un número mayor que 0": revisa la columna del factor; debe ser positivo y menor a 1,000,000.
• "No hay suficiente stock para uno o más productos": la cantidad requerida, ya convertida a unidad principal, supera lo disponible en el almacén de materiales de la orden. Revisa que sea el almacén correcto antes de suponer que falta mercancía.
• Un almacén te quedó en negativo tras fabricar: señal clásica de haber elegido el almacén de materiales equivocado. Revisa la columna Almacén en el log de inventario del insumo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo comprar o vender en la unidad alterna? Por ahora no. Las unidades alternas aplican a las recetas de productos terminados y combos, y a la fabricación. Las compras, las ventas y los ajustes se registran en la unidad principal del producto.

¿Cambiar el factor afecta documentos ya emitidos? No. Los movimientos y costos ya registrados quedaron guardados en unidad principal y no se recalculan hacia atrás. El nuevo factor aplica de ahí en adelante y cuando se recalcule el costo de las recetas.

¿Cuántas unidades alternas puedo tener? Hasta 10 por producto. Por ejemplo una caja que se pueda expresar en unidades y también en docenas.

¿Qué pasa si mi proveedor cambia el tamaño de la presentación? Actualiza el factor. Ten presente que eso cambia el costo por unidad alterna y, por lo tanto, el costo de los productos terminados que la usan la próxima vez que se recalculen.

¿Sirve para productos a granel? Es el caso ideal: se compra en sacos o bultos y la receta consume libras u onzas.

¿Y si dos recetas usan el mismo insumo en unidades distintas? No hay problema. En la tabla de materiales de la fabricación aparecerán como dos líneas separadas (una en LATA y otra en ONZ), porque sumarlas como si fueran la misma unidad sería un error. Cada una se convierte por su lado al descontar.

¿El stock que veo al fabricar es el total de la empresa? No: es el del almacén que seleccionaste como origen de los materiales. Si cambias el almacén, la columna se actualiza.

Buenas prácticas

• Define la unidad principal pensando en cómo compras y cuentas el producto, no en cómo lo consumes. Es la unidad que verás en todos los reportes de inventario.
• Usa unidades alternas solo cuando la conversión sea estable. Si el rendimiento de una presentación varía mucho (mermas, desperdicio), es preferible manejar esa diferencia aparte y no inflar el factor.
• Revisa siempre la columna de equivalencia después de escribir el factor: es la forma más rápida de detectar un factor invertido.
• Después de configurar las unidades, vuelve a guardar las recetas afectadas para que el costo de los productos terminados se actualice.
• Antes de completar una fabricación, verifica el Almacén de los materiales y el semáforo de stock. Es el chequeo que evita descuadres por almacén.
• Si un insumo vive repartido en varios almacenes, elige como origen aquel donde realmente está la mercancía; el sistema no lo adivina.