Notas de Recepción

Entrada de mercancía a almacén y retorno de artículos facturados

La Nota de Recepción es el documento que registra la entrada física de artículos a un almacén. Sirve para dejar constancia de qué se recibió, en qué cantidad, quién lo recibió y en qué fecha. En Digimart una nota de recepción puede originarse en dos documentos distintos: una Orden de Compra (mercancía que llega de un proveedor) o una Factura de Venta (artículos inventariables que regresan al almacén, por ejemplo mercancía alquilada).

Los dos orígenes de una Nota de Recepción

Al crear la nota eliges el Origen. El origen determina de dónde salen los artículos y, muy importante, qué efecto tiene la nota sobre tu inventario.

• Origen: Orden de Compra. Registra la mercancía recibida de un proveedor contra una orden de compra confirmada. Es un documento de control de recepción: por sí sola no modifica el inventario. El stock de compras entra cuando la orden se convierte en un gasto o factura de proveedor. La nota te permite ir controlando lo recibido versus lo ordenado.
• Origen: Factura de Venta. Registra el retorno físico al almacén de artículos inventariables que salieron a través de una factura. Al confirmar la nota, el inventario aumenta. Es un movimiento puramente físico: no genera asientos contables ni toca dinero, ni ITBIS, ni DGII.

Caso de uso clave: alquiler de mercancía que regresa a inventario

Este es el escenario para el que se diseñó el origen "Factura de Venta". Piensa en un negocio que alquila sillas (o cualquier equipo, mobiliario, herramienta o mercancía que se presta y luego vuelve).

1. El negocio da salida a las sillas mediante una Factura de Venta (el alquiler). Esa factura descuenta las sillas del inventario, porque físicamente salieron del almacén.
2. Cuando el cliente devuelve las sillas, se registra una Nota de Recepción con origen en esa factura. Al confirmarla, las sillas vuelven a entrar al inventario.
3. El cobro del alquiler se mantiene: no se devuelve dinero ni se revierte la venta. Lo único que ocurre es que el bien físico regresó al almacén.

Así el inventario siempre refleja la realidad (las sillas disponibles) sin alterar los ingresos por el servicio de alquiler ya cobrado.

Diferencia clave: Nota de Recepción (retorno) vs. Nota de Crédito (devolución de venta)

Es fundamental no confundir estos dos documentos, porque tienen efectos muy distintos. Ambos pueden "hacer regresar" mercancía, pero solo uno toca el dinero y los impuestos.

• Nota de Crédito (Devolución de Venta): es un evento financiero y fiscal. Reingresa la mercancía al inventario, revierte el ingreso por venta y el ITBIS, devuelve dinero al cliente (o le reduce la cuenta por cobrar o le deja un saldo a favor) y emite el comprobante fiscal (NCF) correspondiente ante la DGII. Se usa cuando el cliente efectivamente deshace la compra.
• Nota de Recepción (origen Factura de Venta): es un movimiento puramente físico. Solo reingresa la mercancía al almacén. No devuelve dinero, no revierte ingresos, no toca ITBIS y no emite nada a la DGII. La venta o el alquiler siguen cobrados. Se usa cuando el bien físico regresa pero la operación comercial se mantiene.

Regla práctica para decidir cuál usar:

• ¿El cliente recupera dinero, crédito o saldo a favor, y hay que revertir la factura y avisar a la DGII? → usa una Nota de Crédito / Devolución de Venta.
• ¿El cliente solo devuelve el bien físico (alquiler, préstamo, comodato) y la venta no se revierte? → usa una Nota de Recepción con origen en la factura.

Uso exclusivo: solo artículos inventariables facturados

La Nota de Recepción con origen en una factura está reservada exclusivamente para retornar al almacén artículos que manejan inventario. En la nota solo aparecen las líneas de la factura que cumplen ambas condiciones:

• Son de tipo Producto o Producto Terminado (no servicios).
• Tienen activada la opción de gestión de inventario ("manejar inventario").

Las líneas de servicios y los productos que no manejan inventario no se muestran y no pueden recibirse, porque no tienen stock que restaurar. Solo las facturas que contienen al menos un artículo inventariable aparecen como facturas elegibles al crear la nota.

Almacenes: dónde y a qué costo entra la mercancía

El retorno es, ante todo, un movimiento de almacén. Por eso conviene entender a dónde y con qué valor entra la mercancía:

• Almacén de entrada: los artículos regresan al mismo almacén desde el que salieron en la factura. Si la línea de la factura no tiene un almacén registrado, la mercancía entra al primer almacén configurado en el negocio.
• Costo de reingreso: los artículos se reingresan al mismo costo unitario con que salieron en la factura. Esto mantiene la valuación del inventario neutra: el retorno no infla ni distorsiona el costo promedio del producto.
• Sin asientos contables: el reingreso es una entrada de stock física y gerencial. No genera movimientos en el mayor contable. Para más detalle sobre almacenes revisa la guía de Almacenes.

Recepciones parciales y múltiples notas

Rara vez todo regresa (o llega) de una sola vez. Por eso puedes crear varias notas de recepción contra un mismo documento de origen, ya sea una orden de compra o una factura.

• Para cada artículo el sistema lleva el control de la cantidad total (ordenada o facturada), la cantidad ya recibida en notas anteriores y la cantidad pendiente.
• La Cantidad a Recibir viene precargada con lo pendiente, pero puedes ajustarla. Nunca podrás recibir más de lo pendiente.
• Al seleccionar el documento de origen, el formulario te muestra las notas de recepción previas ya creadas para ese documento, para que sepas qué se recibió antes y evitar confusiones o duplicados.

Estados de una Nota de Recepción

• Borrador: estado inicial. Puedes editar las cantidades recibidas, las notas y hasta eliminar la nota. Todavía no ha tenido efecto sobre el inventario.
• Confirmada: es el paso que registra la entrada. Para el origen Factura de Venta, confirmar es lo que incrementa el inventario. Una nota confirmada queda fija: si necesitas corregir, crea una nueva nota.
• Cancelada: la nota se anula y no cuenta para los totales recibidos.

Cómo crear una Nota de Recepción (paso a paso)

1. Entra al módulo Notas de Recepción y pulsa Nueva Nota.
2. Elige el Origen: Orden de Compra o Factura de Venta.
3. Selecciona el documento de origen (la orden o la factura). Si es factura, solo verás las que tienen artículos inventariables.
4. Revisa la tabla de artículos a recibir. Verás la cantidad total, lo ya recibido y lo pendiente. Ajusta la Cantidad a Recibir por línea si hace falta.
5. Indica la fecha de recepción y agrega notas u observaciones si aplica.
6. Pulsa Crear Nota de Recepción. La nota queda en Borrador.
7. Cuando todo esté correcto, abre la nota y pulsa Confirmar. En el origen Factura de Venta, este paso es el que reingresa la mercancía al inventario.

Resumen del efecto en inventario y contabilidad

• Origen Orden de Compra: la nota no mueve stock por sí sola; es un control de lo recibido. El inventario de compras entra al convertir la orden en gasto/factura de proveedor.
• Origen Factura de Venta: al confirmar, aumenta el stock físico en el almacén correspondiente, al costo de salida, sin generar asientos contables.

Preguntas frecuentes

¿La Nota de Recepción devuelve dinero al cliente? No. Nunca toca dinero. Si el cliente debe recibir un reembolso o crédito, eso corresponde a una Nota de Crédito (Devolución de Venta).

¿Puedo recibir un servicio o un producto sin inventario? No. Solo se listan artículos inventariables (Producto o Producto Terminado con gestión de inventario).

¿Puedo recibir en varias veces? Sí. Puedes crear varias notas contra la misma orden o factura; el sistema controla lo pendiente y te muestra las notas previas.

Confirmé una nota por error, ¿cómo la revierto? Una nota confirmada no se edita ni se revierte. Registra el ajuste con una operación de inventario aparte o consulta con tu administrador.

¿Afecta mis reportes fiscales o la DGII? No. El retorno por Nota de Recepción es un movimiento físico de almacén; no emite comprobantes fiscales ni modifica ingresos ni ITBIS.