Notas de Crédito y Débito de Proveedores (Compras)

Guía Completa de Registro, Contabilización y Reporte

Cuando un proveedor te emite una nota de crédito (te descuenta de una factura ya recibida) o una nota de débito (te cobra de más), la registras en Digimart ligada al gasto original. El sistema ajusta la cuenta por pagar, genera el asiento y la reporta en el 606.

Esta guía cubre las notas del lado de compras. Para las que tú emites a tus clientes, consulta la guía de notas de crédito y débito de ventas.

¿Cuál es la diferencia?

• Nota de Crédito — el proveedor te descuenta: devolución de mercancía, descuento posterior, corrección de un precio a la baja. Reduce lo que le debes.
• Nota de Débito — el proveedor te cobra adicional: un cargo omitido, una corrección al alza. Aumenta lo que le debes.

Cómo registrar una nota

Desde el detalle del gasto, pestaña Notas de Crédito o Notas de Débito, botón Nueva. También puedes entrar desde el módulo de Ajustes en el menú lateral.

En el formulario:

• Documento origen: el gasto que se está modificando. Se precarga si entraste desde su detalle.
• NCF: el de la nota que te dio el proveedor (B04 o E34 para crédito; B03 o E33 para débito).
• Código de modificación: la razón según la DGII (anula el NCF, corrige texto, corrige montos...).
• Líneas de detalle: el concepto, el monto y los impuestos que trae la nota.

Registra únicamente la diferencia, no el monto total de la factura. Si la factura original era de RD$1,000 y el proveedor te acredita RD$200, la nota se registra por RD$200.

Los impuestos de la nota

Cada línea de la nota lleva sus propios impuestos, igual que un gasto. Si la factura original tenía ITBIS, la nota que la corrige normalmente también lo lleva, en la misma proporción.

El panel de Resumen muestra el desglose por impuesto: una línea por cada uno con su nombre y tasa (ITBIS 18%, ISC 10%, CDT 2%...) más el total. Ese desglose es el que después alimenta las columnas del 606, así que verifica que coincida con el documento físico antes de guardar.

Cada impuesto se redondea al centavo, igual que en la factura, de modo que el total del documento, el asiento y el comprobante electrónico siempre muestran el mismo número.

La regla de los 30 días (ITBIS)

Según el Reglamento 293-11 (Arts. 8 y 28), una nota de crédito emitida más de 30 días después del documento original pierde el derecho al ITBIS: no se puede devolver ni deducir ese impuesto.

Digimart calcula esa diferencia entre la fecha de la nota y la fecha del documento original, y te avisa en el detalle cuando se pasa del plazo. En ese caso el ITBIS se reporta en cero a la DGII automáticamente, y lo correcto es emitir la nota por el valor neto, sin ITBIS.

Efecto contable

En una nota de crédito de proveedor el asiento:

• Debita la cuenta por pagar del proveedor, reduciendo lo que le debes.
• Acredita la cuenta de devoluciones sobre compras por el subtotal.
• Acredita la cuenta de ITBIS por la porción de ese impuesto, reversando el crédito fiscal que había tomado el gasto.
• Acredita el ISC, el CDT y la propina — si la nota los trae — cada uno en su propia cuenta de impuesto, que es la misma que debitó el gasto original.

Si el gasto ya estaba pagado total o parcialmente, la nota no puede dejar la cuenta por pagar en negativo: el excedente se registra como Anticipo a Proveedores, porque es dinero que el proveedor te debe a ti.

La nota de débito hace lo contrario: acredita la cuenta por pagar, aumentando la deuda.

Emisión electrónica (e-CF)

Si tu empresa emite comprobantes electrónicos, la nota se envía a la DGII como e-CF tipo 34 (crédito) o 33 (débito), referenciando el NCF del documento que modifica.

Dos condiciones para que la DGII la acepte:

• El comprobante que se modifica debe estar emitido y aceptado por la DGII. Si todavía no lo está, el detalle de la nota te muestra un aviso con un enlace al documento para que lo emitas primero. El aviso no bloquea el envío: puedes intentarlo igual, porque el estado local puede ir rezagado respecto de la aceptación de la DGII.
• El código de modificación debe corresponder a la operación. Solo las notas de crédito pueden usar el código 1 (anula el NCF modificado), y una nota nunca puede afectar a otra nota.

Los impuestos adicionales (ISC y CDT) viajan en el bloque ImpuestosAdicionales del XML con su código DGII y suman al total del comprobante.

Cómo se reportan en el 606

Las notas no se reportan en negativo. Cada una va como su propia fila, con montos positivos, su NCF de tipo 04/34 y la columna NCF Modificado apuntando al comprobante que corrige.

La herramienta del 606 de la DGII identifica esas filas como notas y resta automáticamente sus valores de los totales de ITBIS Facturado y Monto Facturado. Enviarlas en negativo haría que se restaran dos veces.

El desglose por impuesto se respeta: el ITBIS va a su columna, el ISC a la suya, el CDT a Otros Impuestos/Tasas y la propina a Monto Propina Legal.

Consultar las notas de un gasto

El detalle del gasto tiene pestañas de Notas de Crédito y Notas de Débito con el listado de las que lo afectan, su NCF, fecha, razón, el desglose de subtotal e impuestos, y el estado ante la DGII.

Como las notas se crean desde otra pantalla, el listado tiene un botón de actualizar para refrescarlo sin recargar la página, útil cuando acabas de crear una y vuelves al gasto.

En la lista general de gastos, las columnas NC y ND muestran el total acreditado o debitado de cada gasto; al hacer clic se abre el detalle de esas notas.

Preguntas Frecuentes

¿La nota reduce el saldo pendiente del gasto?

Sí. El monto restante del gasto descuenta los pagos, las retenciones y las notas de crédito, y suma las de débito. Un gasto saldado por una nota de crédito aparece como pagado.

¿Puedo eliminar una nota ya emitida a la DGII?

No. Si la DGII la aceptó, la única forma de revertirla es emitir una nota contraria. El botón de eliminar se deshabilita en ese caso.

Registré la nota pero el 606 no la muestra

Verifica que tenga NCF, que esté ligada a un gasto y que su fecha caiga dentro del período que estás consultando. Las notas se reportan por la fecha de la nota, no por la del gasto original.

¿Qué pasa si la nota es mayor que el saldo pendiente del gasto?

El excedente se registra como anticipo a proveedores, no como una cuenta por pagar negativa. Ese anticipo queda disponible para aplicarlo a compras futuras del mismo proveedor.