Módulo de Eventos

Guía completa para negocios de organización de eventos

El módulo de Eventos adapta Digimart a empresas que alquilan equipos, montan producciones o prestan servicios por evento: bodas, conferencias, montajes, ferias. Cambia la forma en que trabajan cinco áreas del sistema —cotizaciones, calendario, nómina, almacén y recepción de mercancía— para que giren alrededor de la fecha del evento y de quién trabajó en él.

A diferencia de otros módulos, Eventos no es una pantalla nueva: es un conjunto de comportamientos que se activan sobre las pantallas que ya usas. Por eso su configuración vive en un solo lugar y cada pieza se enciende por separado.

Antes de empezar: qué habilita el módulo

Estas son todas las funcionalidades que trae. Cada una se enciende de forma independiente, así que puedes usar solo las que necesites.

• Fecha de evento en cotizaciones: un campo propio, distinto del vencimiento de la cotización, con filtros y estadísticas por esa fecha.
• Agendar al aprobar una cotización: aprobar una cotización crea automáticamente el evento en el calendario.
• Tipos de evento: un catálogo propio (Boda, Montaje, Desmontaje…) con el que clasificas cada evento del calendario.
• Empleados como participantes: asignar personal a cada evento, y ver ese evento reflejado en el calendario de cada empleado.
• Pago por evento en la nómina: tarifas por empleado y tipo de evento; la nómina cuenta los eventos del período y paga automáticamente.
• Control de movimientos de almacén: decidir en qué momento —o si— la mercancía sale del inventario.
• Fecha de evento en pedidos: heredada de la cotización, con estadísticas de entrega.
• Conteo a ciegas en notas de recepción: quien recibe no ve la cantidad esperada y debe digitar la exacta.
• Correos de confirmación de recepción: aviso automático de cada recepción confirmada o rechazada.

Paso 1: Activar el módulo

La activación tiene dos requisitos que se configuran en lugares distintos. Si falta cualquiera de los dos, la sección de configuración no aparece o aparece bloqueada.

1.1 Definir la industria del negocio como Eventos

Ve a Ajustes → Configuración del negocio y en el campo Industria selecciona Eventos. Este es el interruptor maestro: sin él, ninguna de las funcionalidades del módulo se muestra, aunque el plan las incluya.

La industria también controla detalles pequeños en otras pantallas: por ejemplo, la columna Fecha evento y la estadística Fechas de evento del listado de cotizaciones solo aparecen para negocios de eventos, y la pestaña Calendario en la ficha de un empleado tampoco existe fuera de esta industria.

1.2 Tener el módulo incluido en el plan

El módulo requiere el plan Pro, o que el complemento eventsModule esté incluido en el plan o paquete contratado. Si tu plan no lo incluye, verás la sección de configuración pero en modo lectura, con un aviso explicando que requiere plan Pro: puedes revisar cómo está configurada, pero no modificar nada.

1.3 Entrar a la configuración

Con ambos requisitos cumplidos, ve a Ajustes y busca la sección Eventos en el menú lateral. Ahí está todo lo del módulo, agrupado en cinco tarjetas: Cotizaciones y agenda, Personal y nómina, Tipos de evento, Movimientos de almacén, Notas de recepción y Correos de confirmación.

Paso 2: Crear los tipos de evento

Este es el primer paso real de configuración, y conviene hacerlo antes que todo lo demás: los tipos de evento son la base sobre la que se apoyan el calendario y el pago por evento en la nómina.

En Ajustes → Eventos → Tipos de evento, escribe el nombre y presiona Agregar. Crea tantos como categorías reales manejes: Boda, Cumpleaños, Conferencia, Montaje, Desmontaje, Alquiler simple, etc.

Por qué los tipos se desactivan y no se borran

Al eliminar un tipo, Digimart lo desactiva en lugar de borrarlo: deja de aparecer al crear eventos nuevos, pero sigue existiendo. La razón es que los eventos ya registrados lo referencian, y las nóminas ya calculadas explican su monto a partir de él. Borrarlo dejaría períodos ya pagados sin forma de justificar cuánto se pagó y por qué.

Los tipos desactivados se siguen mostrando en la configuración, en gris y con la etiqueta inactivo.

Paso 3: El calendario

3.1 Crear un evento con tipo y participantes

En la pantalla Calendario, al crear o editar un evento verás dos campos adicionales que solo existen con el módulo activo:

• Tipo de evento: se elige del catálogo del paso 2. Es opcional, pero un evento sin tipo no cuenta para el pago por evento en la nómina.
• Participantes: los empleados que trabajarán en ese evento. Este campo solo aparece si activaste Asignar empleados a los eventos en la configuración.

Ambos campos se ven también en el modal de detalle del evento, junto con el título, la descripción y el horario.

3.2 El evento espejo en el calendario del empleado

Cuando asignas participantes a un evento, Digimart intenta replicar ese evento en el calendario propio de cada empleado que tenga uno vinculado. Así cada persona ve su agenda de trabajo sin entrar a Digimart.

Para vincular el calendario de un empleado, entra a su ficha en Empleados y abre la pestaña Calendario. Esa pestaña solo aparece si la industria es Eventos y la opción de asignar empleados a los eventos está activa.

• Si quitas a un empleado de un evento, su copia en el calendario también se elimina.
• Si cambias la fecha o el título del evento, las copias se actualizan.
• Si un empleado no tiene calendario vinculado, no pasa nada: sigue registrado como participante y cuenta igual para la nómina. El espejo es una comodidad, no un requisito.

3.3 Qué eventos existen en el calendario

Un evento creado desde la pantalla de Calendario por alguien del equipo queda aprobado de inmediato. Esto importa porque el cálculo de nómina solo cuenta eventos aprobados: los que vienen de solicitudes externas pendientes de verificación o aprobación no se pagan hasta que se aprueben.

Paso 4: Cotizaciones y agenda

4.1 La fecha del evento

Con el módulo activo, la cotización gana un campo Fecha del evento. Es importante no confundirlo con los otros dos campos de fecha que ya existían:

Se captura al crear la cotización y se puede editar después desde el detalle, haciendo clic sobre el valor.

4.2 Filtros y estadísticas por fecha de evento

En el listado de Cotizaciones, los negocios de eventos ven una columna Fecha evento y un filtro discreto para acotar por ella: las que vencen hoy, este mes, el mes que viene, o un período específico. También hay un resumen que agrupa las cotizaciones por fecha de evento, además del desglose por estado.

El filtro de estado pasó a ser un desplegable que arranca en Todas, con el conteo de cada estado a la vista.

4.3 Agendar automáticamente al aprobar

Activa Agendar al aprobar una cotización en la configuración. A partir de ahí, cuando una cotización se aprueba —desde el detalle o desde el enlace público que acepta el cliente— Digimart crea un evento interno en el calendario para su fecha de evento.

• El evento se titula con la referencia de la cotización y el nombre del cliente.
• Como la fecha del evento no lleva duración, se agenda un bloque de una hora para que ocupe un lugar visible en la agenda.
• Es idempotente: aprobar dos veces no duplica la agenda. El identificador del evento queda guardado en la cotización.
• Si la cotización no tiene fecha de evento, no se agenda nada.
• Si el calendario falla, la aprobación no se cae: la cotización queda aprobada igual y se informa el motivo.

Paso 5: Pago por evento en la nómina

Esta es la pieza que conecta el calendario con el dinero: en vez de calcular a mano cuánto pagarle a cada persona según los eventos que trabajó, se define una tarifa una vez y la nómina hace la cuenta.

5.1 Activar el cálculo

En Ajustes → Eventos → Personal y nómina, activa Pagar ingresos extra por evento. Sin esta opción encendida, las tarifas se pueden configurar pero la nómina las ignora.

5.2 Configurar el tarifario de un empleado

Cada empleado tiene su propio tarifario: cuánto se le paga por cada evento de cada tipo. Se configura en dos lugares:

• Al crear el empleado: en el modal de creación aparece una pestaña Ingresos por Evento donde ya puedes dejar las tarifas listas. Las tarifas se guardan apenas se crea el empleado.
• En la ficha del empleado: pestaña Ingresos por Evento, para agregar, editar o eliminar tarifas después.

Cada tarifa tiene:

• Tipo de evento: del catálogo. Solo puede haber una tarifa por empleado y tipo; un tipo ya tarifado desaparece del selector.
• Monto por evento: lo que se paga por cada evento de ese tipo en el que participe.
• Tratamiento fiscal: tres interruptores independientes —cotiza TSS, sujeto a ISR, es reembolso— igual que cualquier otro ingreso extra de la nómina.

5.3 Cómo se calcula

Al calcular la nómina, para cada empleado con tarifas activas Digimart:

1. Cuenta los eventos del período en los que el empleado figura como participante, agrupados por tipo de evento.
2. Multiplica ese conteo por el monto de la tarifa correspondiente.
3. Crea un ingreso extra por cada tipo, con la descripción «Boda — 3 evento(s)», y con el tratamiento fiscal de la tarifa.

Qué eventos cuentan exactamente:

• Su fecha de inicio cae dentro del período de la nómina.
• Están en estado aprobado.
• Tienen un tipo de evento asignado. Un evento sin tipo no se paga, aunque el empleado haya participado.
• El empleado está registrado como participante de ese evento.

5.4 Recalcular es seguro

El cálculo es idempotente: volver a calcular la nómina no duplica los ingresos por evento, los actualiza. Y si los eventos se cancelaron y el conteo quedó en cero, la línea se elimina en vez de quedarse en cero.

5.5 Dónde se ve el resultado

En el detalle de la nómina, la columna Ingresos Extras muestra el total; al pasar el cursor se abre el detalle línea por línea, con una etiqueta que indica el origen de cada monto: Por evento, Ingreso fijo o Manual. Así puedes explicar cualquier cifra sin salir de la nómina.

Paso 6: Movimientos de almacén

En un negocio de eventos la mercancía muchas veces sale y regresa: se alquila, se monta y se devuelve. Por eso Digimart permite decidir en qué momento —o si— el inventario se descarga. Son tres opciones en Ajustes → Eventos → Movimientos de almacén.

6.1 El efecto contable

Cuando el inventario no se descarga, la factura tampoco registra el costo de venta en el asiento contable. Esto es deliberado: si se registrara el costo sin que la mercancía saliera, el mayor de inventario dejaría de cuadrar con el kardex.

6.2 La decisión se sella en el documento

Este es el comportamiento más importante de entender: la decisión de mover o no el inventario se graba en la factura en el momento de crearla, y no se vuelve a consultar la configuración del negocio.

Gracias a eso, si mañana cambias la configuración, las facturas viejas no cambian de comportamiento: regenerar el asiento de una factura de hace seis meses reproduce exactamente lo que se decidió entonces. Lo mismo aplica a las notas de crédito y devoluciones sobre esas facturas, que no reponen stock que nunca salió ni revierten un costo que nunca se registró.

Paso 7: Pedidos

El pedido hereda la fecha del evento de la cotización de la que proviene, y la muestra en su detalle. El listado de Pedidos suma estadísticas de entrega agrupadas por esa fecha, para ver de un vistazo qué hay que despachar hoy, esta semana o el mes que viene.

Si un pedido tiene notas de recepción asociadas, aparece un aviso en la parte superior de su detalle con un enlace a una pestaña adicional donde se listan: estado, cantidad a recibir, cantidad recibida, fecha, quién recibió y un enlace al detalle de cada una.

Paso 8: Notas de recepción

Cuando la mercancía regresa de un evento hay que contarla. Las notas de recepción sirven para eso, y el módulo agrega dos comportamientos: el conteo a ciegas y las notificaciones por correo.

8.1 Conteo a ciegas

Activa Confirmación a ciegas en Ajustes → Eventos → Notas de recepción. Con esta opción, quien recibe no ve la cantidad que debía llegar: tiene que contar de verdad y digitar la cantidad exacta.

La ocultación es real, no cosmética. Mientras la nota está en borrador, la cantidad esperada no se envía desde el servidor —no está en la respuesta, ni en el PDF, ni se puede deducir del resto de la información—. También se ocultan los datos de los que podría deducirse por resta: lo ordenado, lo ya recibido y el historial de recepciones anteriores.

Flujo de trabajo:

1. Se crea la nota de recepción y se digitan las cantidades contadas. El borrador se guarda aunque no cuadre: puedes registrar, revisar y corregir sin perder el trabajo.
2. Al presionar Confirmar se valida el cuadre. Si no coincide, la confirmación se rechaza con un mensaje genérico que no revela cuáles fallaron ni por cuánto —decirlo sería revelar justo lo que el modo ciego oculta—.
3. Cada intento, exitoso o fallido, queda registrado con quién lo hizo, qué digitó y qué se esperaba, y dispara el correo de notificación.
4. Una vez confirmada, la cantidad esperada sí se muestra: ya cuadró, y a partir de ahí sirve para auditar.

8.2 Ver las cantidades esperadas siendo administrador

En el detalle de una nota a ciegas, los administradores ven un botón con ícono de ojo junto al número de la nota. Al presionarlo, el sistema devuelve las cantidades esperadas y la pantalla pasa a comportarse como si nunca hubiera sido ciega.

8.3 Correos de confirmación

En Ajustes → Eventos → Correos de confirmación agrega hasta tres destinatarios. Cada vez que alguien confirma o rechaza una nota de recepción, esos correos reciben un aviso con el detalle.

El correo incluye el documento de origen y su referencia, la fecha y hora, quién lo hizo (nombre y correo), productos distintos, unidades a recibir contra unidades contadas, la diferencia destacada, y el detalle línea por línea marcando en rojo solo las que no cuadran. Si fue un rechazo, el motivo va en su propio bloque.

8.4 Historial de recepciones

Cada documento de origen guarda el historial de intentos de recepción: quién, cuándo, qué digitó y si cuadró o no. Sirve para resolver discusiones sobre faltantes sin depender de la memoria de nadie.

8.5 Estadísticas y filtros del listado

El listado de Notas de Recepción muestra, por nota, la cantidad de artículos, las unidades a recibir y las recibidas, marcando el faltante. Se puede filtrar por tipo de origen, por estado y por cantidad de artículos. Cuando la nota viene de un pedido, la tabla lo referencia con enlace al documento.

8.6 El PDF de la nota de recepción

La nota de recepción tiene un formato propio, distinto al de facturas y cotizaciones, porque es un documento de conteo y no de venta: no lleva precios, impuestos ni totales monetarios.

Incluye el encabezado con el logo y los datos del negocio, la contraparte (cliente o proveedor, tomada del documento de origen), el documento de origen con su referencia, la fecha, quién recibió con su nombre y correo, y el detalle con la foto del producto, la cantidad a recibir, la cantidad recibida —en rojo si no coincide— y dos líneas de firma.

Si el conteo a ciegas está activo y la nota sigue en borrador, la columna de cantidad a recibir no se imprime. En Configuración de PDF → Nota de Recepción puedes ajustar el logo y los datos del negocio; el resto del formato es fijo.

Preguntas frecuentes

No veo la sección Eventos en Ajustes

Revisa que la industria del negocio esté configurada como Eventos. Si la ves pero está bloqueada con un aviso, el módulo no está incluido en tu plan.

Configuré las tarifas pero la nómina no paga nada

Verifica en orden: que Pagar ingresos extra por evento esté activo; que los eventos tengan tipo asignado; que estén aprobados; que su fecha de inicio caiga dentro del período; y que el empleado esté como participante. Si todo está bien, recalcula la nómina.

Asigné participantes pero no aparecen en el calendario del empleado

El espejo requiere que el empleado tenga un calendario vinculado en su ficha, pestaña Calendario. Sin vincular, el empleado sigue contando para la nómina; solo no ve el evento en su agenda personal.

Aprobé la cotización y no se creó el evento

La causa más común es que la cotización no tiene fecha de evento. También verifica que Agendar al aprobar una cotización esté activo. Si la cotización ya se había aprobado antes, no se vuelve a agendar: el evento ya existe.

El inventario se descontó dos veces

Ocurre cuando se activa Descargar inventario al confirmar el pedido sin activar también No descargar inventario al facturar un pedido. Estas dos opciones se usan juntas.

Cambié la configuración de almacén y las facturas viejas no cambiaron

Es el comportamiento correcto. La decisión se sella en cada documento al crearlo, para que regenerar un asiento antiguo no altere retroactivamente la contabilidad de un período ya cerrado.