Cobros - Registro de Pagos Recibidos de Clientes

Guía Completa del Módulo de Cobros

El módulo de Cobros te permite registrar el dinero que recibes de tus clientes por las facturas que les emitiste. Cada cobro reduce el saldo pendiente del cliente en tus Cuentas por Cobrar, genera el asiento contable correspondiente y produce un recibo de pago que puedes imprimir o enviar por correo.

Un mismo cobro puede saldar una o varias facturas a la vez, registrar cobros parciales, aplicar retenciones y descuentos, y dejar un saldo a favor del cliente (anticipo) cuando el cliente paga de más.

¿Qué es un Cobro?

Un cobro (también llamado Recibo de Pago o Grupo de Pago) es el documento que registra el ingreso de dinero de un cliente. Internamente, un recibo agrupa uno o varios pagos individuales: por ejemplo, un solo recibo puede aplicar RD$1,500 repartidos entre dos facturas distintas del mismo cliente.

Cada recibo guarda: el cliente, la fecha, el método de pago, la cuenta de banco o caja donde entró el dinero, la moneda, las facturas saldadas, y cualquier retención, descuento o saldo a favor asociado.

¿Para qué sirve?

• Saldar facturas de venta: Marca tus facturas como cobradas total o parcialmente y mantiene actualizado el saldo del cliente.
• Reflejar el ingreso en el banco o la caja: El dinero recibido se registra en la cuenta de destino que elijas.
• Actualizar Cuentas por Cobrar (CxC): Cada cobro reduce automáticamente lo que el cliente te debe.
• Registrar anticipos: Cuando un cliente paga por adelantado o paga de más, el excedente queda como saldo a favor para usarlo en facturas futuras.
• Generar contabilidad automática: Cada cobro crea su asiento contable sin que tengas que hacerlo manualmente.
• Entregar comprobante: Puedes imprimir o enviar por correo el recibo de pago al cliente.

Cómo llegar al módulo de Cobros

En el menú lateral, ingresa a la sección Ventas y luego haz clic en Cobros. Esto te lleva al listado principal de recibos de pago (ruta /payments).

El Listado de Cobros

El listado muestra todos los recibos de pago registrados. Cada fila es un recibo e incluye las siguientes columnas:

• Ref.: Número de referencia del recibo.
• Fecha: Fecha en que se registró el cobro.
• Tipo: Tipo de cobro (por ejemplo, "Pago a Facturas", "Otros Ingresos" o "Anticipo").
• Cliente: Cliente que realizó el pago, con enlace a su ficha.
• Monto: Monto del cobro (muestra el equivalente en moneda extranjera cuando aplica).
• Descuento: Descuentos aplicados, si los hay.
• Pagos: Cantidad de pagos individuales que agrupa el recibo.
• Método: Método de pago utilizado (efectivo, transferencia, cheque, tarjeta, etc.).
• Cuenta: Cuenta de banco o caja donde entró el dinero.
• Estado: Estado del recibo.
• Notas: Referencia o comentarios ingresados por el usuario.
• Acciones: Botones para ver el detalle o eliminar el recibo.

En la parte superior encontrarás una fila de estadísticas con el total cobrado, la cantidad de facturas pagadas, el total de saldos a favor, los descuentos y las retenciones del período seleccionado.

Filtros del Listado

• Referencia: Busca un recibo por su número.
• Cliente: Filtra por un cliente específico.
• Tipo: Filtra entre "Pago a Facturas" y "Otros Ingresos".
• Período: Filtra por rango de fechas (Este Mes, Último Mes, Este Año o Personalizado).
• Monto Mín / Monto Máx: Filtra por un rango de montos.
• Descuentos: Muestra solo recibos con descuentos o sin descuentos.

Registrar un Cobro Paso a Paso

Para registrar un cobro nuevo, haz clic en el botón "Nuevo Cobro" desde el listado. Se abrirá un formulario organizado en pasos. A la derecha verás un resumen que se actualiza en tiempo real con el total a recibir.

Paso 1: Información General

En este paso indicas los datos básicos del cobro:

• Cliente: Selecciona el cliente que está pagando. Al elegirlo, el sistema podrá mostrarte sus facturas pendientes.
• Fecha del Pago: Fecha en que se recibió el dinero (por defecto es la fecha actual).
• Cuenta Bancaria Destino: Cuenta de banco o caja donde entra el dinero. Aquí se reflejará contablemente el ingreso.
• Método de Pago: Efectivo, Transferencia, Cheque, Tarjeta, Depósito, entre otros.
• Moneda: Moneda del cobro (por defecto la moneda local, DOP). También puedes seleccionar USD u otra moneda.
• Tasa de Cambio: Solo aparece cuando eliges una moneda extranjera. Se completa automáticamente con la tasa del día y puedes editarla.

Paso 2: Elegir Qué se Está Cobrando

En este paso decides a qué se aplica el dinero recibido. Tienes tres modos:

• Pago a Facturas: El caso más común. El sistema lista las facturas abiertas del cliente y tú indicas cuánto aplicar a cada una.
• Anticipo: Registras un pago adelantado sin asociarlo a facturas. El monto queda como saldo a favor del cliente.
• Otros Ingresos: Registras un ingreso que no proviene de una factura de venta (por ejemplo, intereses u otros conceptos), indicando la cuenta contable de cada línea.

Aplicar el Cobro a Una o Varias Facturas

En el modo Pago a Facturas verás la lista de facturas pendientes del cliente. Para cada factura puedes indicar el Monto a Aplicar. Puedes seleccionar varias facturas en un mismo recibo: el sistema reparte el dinero entre ellas y crea un pago por cada factura, pero todo queda agrupado en un solo recibo.

Para agilizar, dispones de los botones "Llenar todo" (aplica el saldo completo a todas las facturas) y "Limpiar todo" (deja los montos en cero). También puedes buscar una factura por su número, NCF o identificador.

Ejemplo: El cliente tiene la Factura A por RD$1,000 y la Factura B por RD$500. Con un solo cobro de RD$1,500 aplicas RD$1,000 a la Factura A y RD$500 a la Factura B. Ambas quedan saldadas y el recibo registra los dos pagos.

Paso 3: Notas y Envío

• Notas / Referencia: Campo opcional para anotar el número de transferencia, número de cheque o cualquier referencia.
• Enviar Recibo: Marca esta casilla si deseas enviar el recibo por correo al cliente al guardar.
• Emitir Certificado de Retención: Disponible cuando el cobro incluye retenciones.

Cobros Parciales

No es necesario que el cliente pague la factura completa. En el Monto a Aplicar de cada factura puedes escribir cualquier cantidad entre cero y el saldo pendiente. La factura permanecerá abierta hasta que la suma de los cobros cubra su total; solo entonces cambiará a cerrada.

Ejemplo de pago parcial: Una factura de RD$1,000 puede cobrarse en tres recibos distintos: RD$600, luego RD$300 y finalmente RD$100. Con el primer y segundo cobro la factura sigue abierta con saldo pendiente; con el tercero se cierra.

Anticipos y Saldo a Favor

El saldo a favor (o anticipo) es dinero del cliente que aún no se ha aplicado a ninguna factura. Se genera de dos formas:

• Anticipo directo: Usas el modo "Anticipo" para registrar un pago adelantado sin facturas. Indicas el monto y la cuenta contable del anticipo.
• Excedente de un pago: Si al aplicar un cobro el monto supera el saldo de las facturas, la diferencia se convierte automáticamente en saldo a favor (Monto Adicional).

Ejemplo: Si una factura tiene RD$1,000 pendiente y el cliente paga RD$1,200, el sistema aplica RD$1,000 a la factura y deja RD$200 como saldo a favor, que podrás usar para saldar facturas futuras.

En el listado de cobros, los recibos con saldo a favor muestran una etiqueta verde indicando el monto a favor del cliente.

Retenciones y Descuentos

Al registrar el cobro puedes agregar Retenciones (por ejemplo, retenciones de ISR o ITBIS que el cliente descuenta al pagarte) y Descuentos (como descuentos por pronto pago). Estos montos se restan del efectivo que realmente entra al banco, pero la factura se considera saldada por su valor completo.

Cada retención lleva su tipo y monto, y cada descuento se asocia a una cuenta contable. Ambos aparecen reflejados en el resumen del recibo y en su asiento contable.

Moneda y Tasa de Cambio

Cada recibo lleva su propia moneda. Si registras un cobro en una moneda extranjera (por ejemplo USD), debes indicar la Tasa de Cambio. El sistema guarda el monto en la moneda original y convierte a moneda local para la contabilidad.

Ejemplo: Recibes US$1,000 a una tasa de 60.50. El recibo guarda US$1,000, y el asiento contable registra RD$60,500 (1,000 × 60.50) tanto en el banco como en la reducción de Cuentas por Cobrar.

Qué Asiento Contable Genera un Cobro

Cada cobro genera su asiento contable automáticamente. El asiento se crea a nivel del recibo completo, aunque incluya varias facturas. La lógica general es la siguiente:

• Débito - Banco / Caja: Por el efectivo que realmente entra a la cuenta de destino (después de restar retenciones y descuentos).
• Crédito - Cuentas por Cobrar (CxC): Por el valor de las facturas saldadas. Esto reduce lo que el cliente te debe.
• Crédito - Anticipos de Clientes: Cuando hay saldo a favor, el excedente se registra como un pasivo (dinero que le debes al cliente en bienes o servicios).
• Débito - Retenciones: Por los impuestos retenidos por el cliente (ISR, ITBIS, etc.).
• Débito - Descuentos: Por los descuentos concedidos (por ejemplo, pronto pago).

Ejemplo de asiento para un cobro de RD$1,500 con RD$50 de retención y RD$10 de descuento:

• Débito: Banco / Cuenta Corriente ... RD$1,440.00
• Débito: Retención ISR ... RD$50.00
• Débito: Descuento por Pronto Pago ... RD$10.00
• Crédito: Cuentas por Cobrar ... RD$1,500.00

En el caso de un anticipo puro (sin facturas), el asiento debita Banco / Caja y acredita la cuenta de Anticipos de Clientes por el monto recibido.

Relación con Cuentas por Cobrar (CxC)

Los cobros y las Cuentas por Cobrar están directamente conectados. Cada pago aplicado a una factura reduce el saldo pendiente del cliente. El saldo de una factura es su total menos los pagos ya aplicados, considerando también las retenciones.

Por eso es importante registrar los cobros al día: mientras un pago no se registre, la factura seguirá apareciendo como pendiente en el reporte de Cuentas por Cobrar y en las gestiones de cobranza como DigiCobro.

El Detalle del Cobro

Al hacer clic en un recibo del listado accedes a su vista de detalle. En la cabecera verás el número del recibo (por ejemplo, "Recibo de Pago #00001"), su tipo y estado, y los botones para enviar o ver el recibo.

La vista muestra tarjetas de resumen con el monto total, el total aplicado a facturas, el saldo a favor, los descuentos y las retenciones. También hay tarjetas con la información básica (referencia, fecha, descripción), la información financiera (monto, moneda, tasa de cambio, cuenta bancaria) y las relaciones (cliente y documentos vinculados). Varios de estos campos se pueden editar.

Pestañas del Detalle

• Pagos: Tabla con cada pago del recibo, indicando factura, NCF, monto total, monto recibido y restante. Aparecen agrupados por origen (facturas, anticipos, préstamos, etc.).
• Retenciones: Retenciones aplicadas, con su tipo y monto. Solo si el recibo tiene retenciones.
• Descuentos: Descuentos aplicados, con su cuenta y monto. Solo si el recibo tiene descuentos.
• Asientos Contables: Todos los asientos generados por el cobro, con enlace al libro contable.
• Documentos: Archivos adjuntos relacionados con el recibo.
• Comentarios: Espacio para notas colaborativas sobre el cobro.

Recibo de Pago (PDF)

Desde la vista de detalle puedes generar el comprobante del cobro. El botón "Ver Recibo" abre una vista previa en PDF, desde donde puedes descargarlo o imprimirlo. El recibo incluye los datos del cliente, las facturas saldadas, el desglose de montos, retenciones y descuentos.

El botón "Enviar Recibo" abre una ventana para enviarlo por correo. Puedes ajustar el correo principal (que se completa con el del cliente) y agregar destinatarios en copia (CC).

Errores y Dudas Comunes

La factura no aparece en la lista de facturas por cobrar

Verifica que hayas seleccionado el cliente correcto y que la factura esté abierta (con saldo pendiente). Las facturas ya cerradas o de otro cliente no aparecen para cobrar.

El cliente ya pagó pero la factura sigue apareciendo como pendiente

Esto ocurre cuando el cobro aún no se ha registrado en el sistema. Registra el cobro y aplica el monto a la factura para que su saldo se actualice y deje de aparecer en Cuentas por Cobrar.

Pagué de más y no sé dónde quedó la diferencia

El excedente se convierte en saldo a favor (anticipo) del cliente. Lo verás con una etiqueta verde en el listado y podrás aplicarlo a facturas futuras del mismo cliente.

El monto en el banco no coincide con el total de las facturas

Es normal cuando hay retenciones o descuentos: la factura se salda por su valor completo, pero al banco entra menos porque el cliente retuvo impuestos o recibió un descuento. Revisa las pestañas de Retenciones y Descuentos del recibo.

Registré el cobro en la cuenta o moneda equivocada

Desde la vista de detalle puedes editar la cuenta bancaria, la moneda y la tasa de cambio. Ajusta el campo correspondiente para que el asiento contable refleje la información correcta.

Resumen

• Un cobro registra el dinero recibido de un cliente y puede saldar una o varias facturas en un solo recibo.
• Se accede desde Ventas → Cobros; para crear uno usa el botón "Nuevo Cobro".
• Puedes hacer cobros parciales: la factura queda abierta hasta que se cubra su total.
• El excedente de un pago genera un saldo a favor (anticipo) para uso futuro.
• Cada cobro debita Banco/Caja y acredita Cuentas por Cobrar; el anticipo se acredita a Anticipos de Clientes.
• El recibo puede imprimirse o enviarse por correo, y su detalle muestra pagos, retenciones, descuentos y asientos contables.