Libro Contable

Consultar, filtrar e importar asientos

El Libro Contable es la vista central de la contabilidad: reúne todos los asientos del sistema, tanto los que se generan solos desde facturas, gastos, compras, nóminas o pagos, como los que se registran a mano. Desde aquí se consultan, se filtran, se editan, se eliminan y se importan de forma masiva.

Se accede desde el menú lateral en Contabilidad → Libro Contable.

Cómo leer la tabla

Cada fila es un asiento completo, no una línea suelta. Las columnas son:

Al final de cada fila hay tres acciones: copiar como CSV (para pegarlo en Excel), editar y eliminar. Y al pie de la tabla se ven los totales de la página.

Ver el detalle de un asiento

Pulsa el + a la izquierda de la fila. Se despliega el detalle con una línea por cada cuenta: referencia, cuenta contable, débito, crédito, contraparte y descripción, más una fila de totales del asiento.

Asientos con dos contrapartes

Un asiento puede tocar dos contrapartes, una por cada lado. El caso típico es una factura de proveedor pagada con fondos de un socio: el débito es del proveedor y el crédito del socio.

Cuando eso pasa, la columna Contraparte del encabezado muestra la primera y un +1; al pasar el mouse por encima se ven todas. Para ver cuál corresponde a cada línea, expande el asiento.

En el detalle expandido, la contraparte de cada línea se puede editar: pulsa sobre ella y elige cliente o proveedor. Una contraparte que se ve atenuada es la que la línea hereda del asiento; una que se ve nítida es propia de esa línea.

Filtros

Filtros rápidos

En la barra superior, siempre visibles:

• Este Mes y Mes Pasado: períodos de un clic. Vuelve a pulsarlos para quitarlos.
• Mas periodos: abre Hoy, Ayer, Esta Semana, Semana Pasada, Este Año y Año Pasado.
• Desde / Hasta: rango de fechas personalizado.
• Tipo origen: filtra por el documento que generó el asiento (Factura, Gasto, Compra, Nómina, Manual, Sin Origen, etc.).

Mas filtros

El botón Mas filtros abre el resto de criterios. Se eligen y luego se pulsa Aplicar:

• Débito/Crédito: deja sólo las líneas de un lado.
• Manual: separa los asientos registrados a mano de los generados por documentos.
• Origen: Importado (Excel) o No importado. Útil para revisar todo lo que entró por importación.
• Centro de Costo.
• Contraparte: elige Cliente o Proveedor y busca la persona. Deja ver todo el movimiento contable de esa contraparte.
• Cuentas Contables: permite seleccionar varias cuentas a la vez. Al marcar una cuenta padre se incluyen sus hijas.
• Rango de monto: mínimo y máximo.

Los filtros aplicados aparecen como etiquetas debajo de la barra. Cada etiqueta se quita con su ×, y el botón Limpiar los borra todos.

Panel de la contraparte

Cuando filtras por una contraparte aparece un panel encima de la tabla con el resumen de esa persona en el mayor: débito, crédito, neto (indicando si es deudor o acreedor), cantidad de asientos y líneas, rango de fechas, y una tabla con las 10 cuentas donde más se movió. Es el auxiliar de esa contraparte visto desde la contabilidad, y respeta el resto de filtros que tengas puestos.

Vista parcial al filtrar por cuenta

Si filtras por una o varias cuentas contables, los asientos se muestran recortados: sólo se ven las líneas que cumplen el filtro. Eso hace que débito y crédito no cuadren en pantalla, lo cual es normal.

El sistema lo avisa: aparece un ícono de embudo junto a la referencia, la columna Líneas muestra algo como 1/4 (ves 1 de 4 líneas), el detalle expandido agrega una fila Asiento completo con los totales reales, y el pie dice "Totales de las líneas filtradas". No se marca descuadre, porque no lo hay.

Trabajar con varios asientos a la vez

A la izquierda de cada fila hay una casilla. Al marcar una o más, aparece una barra con el conteo y dos acciones. La selección se conserva aunque cambies de página o de filtro.

Editar seleccionados

Abre un cuadro con dos operaciones, ambas opcionales (hay que marcar al menos una):

• Cambiar una cuenta contable por otra: elige la cuenta actual y la nueva. Sólo cambian las líneas que usan la cuenta actual; el resto del asiento no se toca, así que sigue cuadrando.
• Asignar contraparte: pone el mismo cliente o proveedor a todos los asientos seleccionados. Con "Ninguna" se la quita.

Eliminar seleccionados

Elimina todos los asientos marcados con sus líneas. Pide confirmación y no se puede deshacer. El máximo por operación es de 200 asientos.

Registrar un asiento manual

El botón Nuevo Asiento abre el formulario de asiento manual, donde defines fecha, descripción, moneda y tasa, centro de costo, proyecto, contraparte y las líneas con sus cuentas y montos. Una barra superior te indica en todo momento si el asiento está balanceado.

El formulario autoguarda un borrador: si cierras sin terminar, al volver te ofrece restaurarlo.

Importar asientos desde Excel

El botón Importar Excel permite cargar muchos asientos de una sola vez. Es la vía recomendada para migrar contabilidad desde otro sistema o cargar un lote de ajustes.

Paso 1 · Descargar la plantilla

Dentro del cuadro, pulsa Descargar plantilla masiva (.xlsx). La plantilla viene con los catálogos de tu empresa ya cargados en desplegables, así que casi no hay que escribir a mano.

Paso 2 · Llenarla

La regla central es: cada fila es una línea contable, y las filas que comparten la misma clave en la columna Asiento forman un solo asiento.

La columna Contraparte lista clientes y proveedores juntos, con el formato Cliente · Nombre (RNC) o Proveedor · Nombre (RNC). Al elegir del desplegable no hace falta escribir el RNC ni el tipo: el sistema los deduce de la etiqueta.

Si una contraparte no aparece en la lista —el desplegable trae hasta 1,500 de cada tipo— escribe su TAX ID en su columna y el sistema la busca igual.

La plantilla trae dos filas de ejemplo en gris que muestran cómo se agrupa un asiento. Bórralas antes de subirla.

Paso 3 · Subirla y revisar

Arrastra el archivo al recuadro. El sistema lo valida antes de registrar nada y te muestra una vista previa con todos los asientos detectados: clave, fecha, descripción, contraparte, cantidad de líneas y totales. Cada asiento se puede expandir para ver sus líneas.

Lo que se valida en cada asiento:

• Que tenga al menos 2 líneas.
• Que los débitos sean iguales a los créditos dentro de ese asiento.
• Que ninguna línea tenga débito y crédito a la vez, ni ambos en cero.
• Que la cuenta contable y el centro de costo existan.
• Que la moneda sea válida y, si es extranjera, que traiga tasa.
• Que la contraparte se pueda identificar sin ambigüedad.
• Que los datos del encabezado (fecha, descripción, contraparte) no se contradigan entre las líneas de un mismo asiento.

Paso 4 · Confirmar

Si todo está correcto, el botón inferior dice Importar N asiento(s). Al pulsarlo se registran todos juntos y aparecen en el Libro Contable marcados con la etiqueta XLS, que luego puedes usar con el filtro Origen → Importado (Excel).

Límites de la importación

• Máximo 5,000 filas por archivo.
• Máximo 300 asientos por archivo.
• Si necesitas cargar más, divide el trabajo en varios archivos.

Otras herramientas

• Analisis por Cuenta: abre el catálogo de cuentas con sus movimientos y saldos.
• Exportar: descarga lo que estés viendo, con los filtros aplicados, a Google Sheets o Excel.
• Copiar como CSV: el ícono de portapapeles de cada fila copia las líneas del asiento para pegarlas en una hoja de cálculo.