Contraparte de los Fondos

Cuando alguien más pone el dinero

A veces una factura de la empresa la paga otra persona: un socio, el dueño, un familiar o una empresa relacionada. El gasto es de la empresa, el comprobante fiscal es del proveedor, pero el dinero no salió de ninguna cuenta de la empresa. La Contraparte de los Fondos resuelve exactamente ese caso: permite marcar una cuenta como el bolsillo de un tercero, de modo que cada pago hecho desde ahí quede registrado como una deuda con esa persona.

El escenario real

La empresa consume combustible y recibe una factura de PETROMOVIL por RD$4,999.90 con su NCF. El dueño, Gerardo Anderson, la paga con su tarjeta personal porque estaba de viaje y no podía usar la cuenta de la empresa.

Hay un solo gasto y un solo comprobante fiscal. Lo que cambió es quién financió ese gasto. Por eso nunca se registran dos facturas: el dueño no vendió nada ni emitió NCF, y crear un segundo documento a su nombre duplicaría el gasto y ensuciaría el reporte 606.

Lo que debe pasar contablemente es esto:

PETROMOVIL queda saldado —importante para que no aparezca como pendiente en Cuentas por Pagar ni descuadre contra el 606— y nace la deuda con el propietario.

Configuración inicial

Es una configuración de una sola vez. Son cuatro pasos y hay que hacerlos en orden, porque cada uno depende del anterior.

Paso 1 · Activar la función

1. Ve a Configuración en el menú lateral.
2. Entra a la sección Información General.
3. Baja hasta el bloque de interruptores (abajo del formulario de datos del negocio).
4. Activa Contraparte de los fondos.
5. Pulsa Guardar al final del formulario.

Paso 2 · Crear la cuenta contable del propietario

1. Ve a Contabilidad → Cuentas Contables.
2. Crea una cuenta de pasivo (código que empiece con 2), por ejemplo 210301 · Cuentas por pagar al propietario.
3. Si tienes varios socios, puedes crear una cuenta por cada uno o usar una sola: el detalle por persona lo va a dar la contraparte, no la cuenta.

Paso 3 · Registrar al propietario como proveedor

1. Ve a Compras → Proveedores → Nuevo Proveedor.
2. Ponle su nombre real (por ejemplo Gerardo Anderson) y su cédula o RNC.
3. Guarda y entra a su ficha.
4. Busca el campo Cuenta contable y selecciona la cuenta del paso 2 (210301).

Paso 4 · Crear la cuenta de fondos

1. Ve a Bancos → Nueva Cuenta.
2. Nómbrala de forma inconfundible, por ejemplo Fondos Gerardo Anderson — NO es banco.
3. En Cuenta contable selecciona la misma del paso 2 (210301).
4. Deja el fondo inicial en 0 y no la marques como primaria.
5. Guarda y entra al detalle de la cuenta.
6. Busca la tarjeta Contraparte de los fondos y pulsa Editar.
7. En el modal elige Proveedor, busca a Gerardo Anderson y pulsa Guardar.

La tarjeta sólo aparece si activaste el interruptor del paso 1. Si no la ves, vuelve a Configuración y revisa que quedó guardado.

El día a día: registrar el gasto

1. Ve a Compras → Gastos → Nuevo Gasto.
2. Selecciona a PETROMOVIL como proveedor y captura la factura normal: NCF, fecha, monto, ITBIS.
3. En forma de pago elige Contado.
4. En Cuenta Banco selecciona Fondos Gerardo Anderson.
5. Debajo del selector aparece un aviso: Fondos de: Gerardo Anderson. Es informativo, confirma qué se va a registrar.
6. Guarda.

El sistema arma el asiento solo. En el Libro Contable, al expandir el asiento del pago vas a ver dos líneas:

Cada lado queda con su dueño: el débito cancela lo que se le debía a PETROMOVIL y el crédito abre la deuda con el propietario. En Cuentas por Pagar vas a ver a Gerardo Anderson con RD$4,999.90 pendientes, y PETROMOVIL ya no aparece.

Devolverle el dinero al propietario

Cuando la empresa le reembolse, se registra un pago normal desde la cuenta bancaria real hacia esa deuda. El asiento debita Cuentas por pagar al propietario y acredita el banco. Con eso el saldo del propietario vuelve a cero y sale del reporte de Cuentas por Pagar.

Si en vez de devolverle el dinero se decide capitalizar el aporte, se registra un asiento manual que debita la cuenta del propietario y acredita Capital, con la formalidad societaria que corresponda.

Por qué el banco de la empresa NO se etiqueta

Cuando pagas desde una cuenta bancaria normal de la empresa, la línea del banco queda sin contraparte. Es a propósito: ese dinero es propio de la empresa, no es una relación con un tercero. Si se etiquetara, los reportes de Cuentas por Cobrar y por Pagar le atribuirían movimientos de caja de la empresa a una persona que no tiene nada que ver.

Sólo la cuenta que tiene contraparte de fondos configurada etiqueta su línea. Las demás cuentas bancarias siguen funcionando exactamente igual que antes.

Reglas importantes

• Se edita sólo en la ficha de la cuenta bancaria. No se puede cambiar desde un gasto o un recibo: esa cuenta la usan muchos documentos, y cambiarla desde uno solo alteraría en silencio a todos los demás cuando se regeneren sus asientos.
• Cliente o proveedor, nunca los dos. Una cuenta tiene un solo dueño de los fondos. Normalmente es un proveedor (porque le vas a deber), pero puede ser un cliente si el caso lo amerita.
• Apagar el interruptor no borra nada. Si desactivas la función en Configuración, el campo desaparece de la interfaz pero las cuentas ya configuradas siguen etiquetando. Se hizo así a propósito: desetiquetar en silencio cambiaría asientos ya registrados.
• Si cambia el dueño de los fondos, crea otra cuenta. No reasignes la contraparte de una cuenta existente: al regenerar un asiento viejo quedaría con la contraparte nueva.
• La factura debe estar a nombre de la empresa. Si PETROMOVIL la emitió a nombre personal del socio, no es gasto deducible ni da derecho al crédito de ITBIS, sin importar cómo se contabilice.

Qué se reporta a la DGII

• El 606 se reporta con el RNC y el NCF de PETROMOVIL, nunca del socio.
• En forma de pago va cómo se le pagó realmente al proveedor (efectivo, tarjeta), no "crédito": el proveedor sí cobró.
• La deuda con el socio no genera ITBIS ni NCF: es un pasivo, no una compra.
• Si le reconoces intereses al socio entras en retención de ISR sobre intereses. Manténlo sin interés y liquídalo o capitalízalo en plazo razonable: un saldo eterno con socios es bandera roja en fiscalización.

Problemas frecuentes

No veo la tarjeta "Contraparte de los fondos"

El interruptor de Configuración → Información General no está activo, o se activó sin pulsar Guardar.

El asiento quedó bien pero la persona no aparece en Cuentas por Pagar

Falta el paso 3: la cuenta contable que usaste (por ejemplo 210301) no está asignada como Cuenta contable de ese proveedor en su ficha. Asígnala y recarga el reporte; no hace falta regenerar el asiento.

Registré el pago antes de configurar la contraparte

El asiento se creó sin la etiqueta. Entra al documento, abre la pestaña de registros contables y pulsa Regenerar: el sistema vuelve a leer la cuenta bancaria y aplica la contraparte.

La línea del banco no se etiqueta aunque la cuenta tiene contraparte

Revisa que no tengas dos cuentas bancarias distintas apuntando a la misma cuenta contable con contrapartes diferentes. En ese caso el sistema no etiqueta nada a propósito: prefiere no adivinar antes que atribuir mal.