Cajas Registradoras

Guía Completa de Apertura, Operación y Cierre de Caja

Las Cajas Registradoras son los puntos de cobro de tu Punto de Venta. Cada caja controla las ventas que se hacen desde ella, el efectivo y demás formas de pago que entran, y el inventario del almacén al que está asociada. El ciclo diario de una caja es sencillo: se abre con un fondo inicial, se opera registrando las ventas, y al final del día se cierra con un arqueo que compara lo contado con lo esperado.

¿Qué es una caja registradora?

Una caja registradora es un punto de venta lógico donde se cobran las ventas. Cada caja tiene un almacén asignado (de ahí sale la mercancía que vende) y opcionalmente una cuenta bancaria y una cuenta contable. Puedes tener varias cajas: por ejemplo una por cada mostrador, sucursal o vendedor. Una caja siempre está en uno de dos estados: Abierta (lista para vender) o Cerrada.

¿Cómo llegar al módulo?

En el menú lateral ve a Finanzas > Caja. Se abre la página "Cajas Registradoras" con el listado de todas tus cajas. Para crear una nueva, haz clic en "Crear Caja". Para ver o administrar una caja existente, haz clic sobre ella.

El listado de cajas

El listado muestra cada caja con su nombre, su código y una etiqueta de estado: Abierta (en verde) o Cerrada (en gris). Arriba verás tarjetas de resumen con el total de cajas, las abiertas y las cerradas, un panel con las ventas recientes y un gráfico de "Ventas de los últimos 30 días".

Crear una caja

Al hacer clic en "Crear Caja" se abre la ventana "Nueva Caja Registradora". Completa los campos:

• Nombre (obligatorio): el nombre de la caja, por ejemplo "Caja Principal".
• Código (obligatorio): un código único para identificarla en los reportes, por ejemplo "CAJA-001".
• Almacén (obligatorio): el almacén asociado. Define de dónde sale la mercancía cuando se vende desde esta caja.
• Cuenta Bancaria: la cuenta bancaria donde se refleja el dinero (opcional).
• Cuenta Contable: la cuenta contable de la caja (opcional).
• Centro de Costo: el centro de costo asociado (opcional).

Al guardar con "Crear Caja", la caja queda registrada y disponible para operar. El almacén es imprescindible: sin él, las ventas de la caja fallarán.

Abrir la caja

Antes de vender, la caja debe estar abierta. Al abrirla indicas el Fondo inicial: el efectivo con el que arranca la caja (por ejemplo el dinero para dar cambio). Este monto se guarda como el saldo de apertura y se toma en cuenta al momento del cierre.

Cada apertura queda registrada con la fecha, la hora y el usuario que la abrió. Si tu empresa lo tiene configurado, se envía una notificación por correo con los datos de la apertura. Una caja no se puede volver a abrir si ya está abierta: primero debe cerrarse.

Operar la caja

Mientras la caja está Abierta, cada venta que hagas desde el Punto de Venta queda registrada en ella y descuenta el inventario de su almacén. El sistema clasifica el dinero que entra según la forma de pago: Efectivo, Tarjeta, Transferencia y Cheque. Si activaste las opciones correspondientes en la configuración, también puedes registrar ventas a crédito y movimientos manuales de efectivo (desembolsos y depósitos).

Cerrar la caja (arqueo)

Al terminar la jornada realizas el cierre o arqueo. El sistema calcula automáticamente cuánto debería haber en cada forma de pago según las ventas registradas desde la apertura, y tú ingresas lo que realmente contaste:

• Efectivo: el dinero en efectivo contado en la caja. El sistema lo compara contra el efectivo esperado (ventas en efectivo + fondo inicial + movimientos de caja).
• Tarjetas: el total cobrado con tarjeta.
• Transferencias: el total recibido por transferencia.
• Cheque: el total recibido en cheques.
• Ventas a crédito: el total de ventas a crédito (si esa opción está habilitada).

Si lo contado coincide con lo esperado (dentro de un margen mínimo por redondeo), el cierre se completa y la caja pasa a Cerrada. Si hay diferencias, verás el mensaje "El cierre no cuadra" con el detalle de cada método (cuánto contaste y cuánto se esperaba) para que revises antes de continuar.

Si tienes activado el Cierre a ciegas, el cajero ingresa los montos sin ver los totales del sistema; en ese caso, si algo no cuadra, el mensaje indica en qué método hubo diferencia sin revelar el monto esperado.

Cada cierre genera un resumen de cierre con formato de recibo ("CIERRE DE CAJA") que incluye el fondo inicial, el desglose por método de pago (Efectivo, Transferencias, Tarjetas, Cheque, Otros), el TOTAL y el TOTAL + FONDO, además de un "DESGLOSE POR VENDEDOR" cuando participan varios vendedores. Este resumen se puede imprimir.

Las pestañas del detalle de la caja

Al entrar al detalle de una caja encontrarás varias pestañas para administrarla y consultarla:

Resumen

Muestra la información general de la caja (almacén, cuenta bancaria, cuenta contable y fecha de creación), los datos de la Última Apertura (fecha, usuario y balance inicial) y del Último Cierre (fecha, usuario y total contado).

Movimientos

Presenta los totales por forma de pago (Efectivo, Tarjeta, Transferencia, Cheque y Total) y la comparación "Inventario vs Ventas" con las ventas Esperadas (según el inventario cargado), las Reales, la Diferencia y el valor del Stock. Debajo, una tabla lista cada transacción con su fecha, número, cliente, el desglose de pagos y el total. Puedes filtrar por rango de fechas o usar "Desde última apertura".

Cierre

Permite consultar e imprimir el resumen de cierre para un rango de fechas y, opcionalmente, filtrado por vendedor. Muestra el desglose por método de pago y por vendedor descrito arriba.

Inventario

Sirve para Cargar Inventario al almacén de la caja de forma rápida. Muestra los productos que manejan inventario con su stock actual; escribes las cantidades a cargar y confirmas. Esta carga se registra como un Ajuste de Inventario: incrementa el stock sin efecto contable. Si la caja no tiene almacén, verás la advertencia "Almacén no configurado".

Configuración

Aquí ajustas el comportamiento de la caja. En "General y Contabilidad" defines el Almacén, la Cuenta Contable, el Centro de Costo y la Cuenta Bancaria. En el comportamiento del punto de venta encuentras interruptores como:

• Modo restaurante: habilita la vista de mesas y cuentas en el Punto de Venta.
• Cierre a ciegas: el cajero ingresa los montos del cierre sin ver los totales del sistema.
• Permitir ventas a crédito: habilita la forma de pago "A crédito" y su cobro posterior.
• Permitir desembolsos de caja: permite registrar entradas y salidas de efectivo que no son ventas.
• Editar cliente desde el POS: permite modificar datos del cliente durante la venta.

También configuras las Notificaciones de apertura/cierre por correo y las Opciones de pago con tarjeta (proveedores de tarjeta y cuenta bancaria asociada).

Emitir a DGII

Desde la configuración de la caja también puedes controlar la emisión de comprobantes fiscales para las ventas del Punto de Venta, de modo que tus tickets lleven el comprobante y el código QR correspondiente. Para el detalle de cómo funciona el timbre y el QR en ventas de POS, consulta la guía de Código QR en Factura del Punto de Venta.

Retenciones

Muestra las retenciones aplicadas a la caja y permite agregar nuevas con "Agregar Seleccionadas" o eliminar las existentes.

Conceptos Clave

• Caja registradora: punto de cobro del Punto de Venta, asociado a un almacén.
• Fondo inicial: el efectivo con el que abre la caja, usado para dar cambio y considerado en el cierre.
• Estado Abierta / Cerrada: indica si la caja está lista para vender o ya fue cerrada.
• Arqueo (cierre): proceso de contar el dinero y compararlo con lo esperado según las ventas.
• Descuadre: diferencia entre lo contado y lo esperado en una forma de pago.
• Cierre a ciegas: modo en el que el cajero cuenta sin ver los totales del sistema.
• Cargar Inventario: ajuste que suma stock al almacén de la caja sin efecto contable.

Relación con otros módulos

• Almacenes: cada caja usa un almacén, del cual se descuenta la mercancía vendida. Consulta la guía de Almacenes.
• Código QR en Factura del Punto de Venta: para emitir comprobantes fiscales con QR desde las ventas de la caja. Consulta esa guía.
• Punto de Venta a crédito y cobros: cuando habilitas las ventas a crédito, el cobro posterior se gestiona con el flujo de crédito del POS. Consulta la guía de Punto de Venta a crédito y cobros.

Errores y avisos comunes

• Falta el nombre, código o almacén: los tres son obligatorios para crear la caja.
• "No hay almacén para la venta": la caja no tiene un almacén asignado. Configúralo en la pestaña Configuración.
• "La caja ya está abierta": debes cerrarla antes de volver a abrirla.
• "El cierre no cuadra": lo contado no coincide con lo esperado. Revisa el conteo del método señalado.
• "Almacén no configurado" (al cargar inventario): asigna primero el almacén de la caja.