Gestión de Clientes

Guía Completa para Registrar y Administrar tus Clientes

El módulo de Clientes es tu directorio central de compradores. Aquí registras a las personas y empresas a quienes les vendes, con sus datos fiscales, de contacto y comerciales. Un cliente bien configurado agiliza la facturación: al seleccionarlo en una factura, Digimart trae automáticamente su RNC/Cédula, su tipo de comprobante fiscal (NCF), su descuento por defecto y sus retenciones.

Además del directorio, cada cliente tiene su propio expediente donde puedes ver su historial de facturas, sus pagos, su estado de cuenta (lo que te debe) y más.

¿Para qué sirven los clientes?

• Facturar más rápido: al elegir el cliente, sus datos fiscales y de contacto se completan solos.
• Llevar el control de cuánto te deben: cada cliente tiene su estado de cuenta y balance por cobrar.
• Aplicar condiciones comerciales: descuento por defecto y retenciones automáticas por cliente.
• Organizar tu cartera: categorías, código interno y datos de contacto en un solo lugar.
• Comunicarte: registrar correos, comunicaciones y contactos asociados al cliente.

Cómo llegar

Entra a la sección Ventas > Mis Clientes desde el menú lateral. Verás el listado de todos tus clientes. En la parte superior hay un buscador con el texto de ayuda "Buscar por nombre, RNC/Cédula, teléfono, correo o ID..." y un panel con estadísticas: clientes activos, inactivos, nuevos del mes, duplicados y clientes con datos incompletos.

El listado muestra columnas como ID, Código Interno, Categoria, Nombre, Correo, Telefono, RNC/Cedula y Calidad (una insignia que avisa si al cliente le faltan datos o si parece estar duplicado). Haz clic en el ID de cualquier cliente para abrir su expediente.

Paso 1: Crear un Cliente

Desde el listado, haz clic en el botón Agregar cliente. Se abrirá el formulario con dos pestañas: Información y Retenciones.

Buscar en DGII (opcional)

En la parte de arriba del formulario tienes el buscador Buscar en DGII con el texto de ayuda "RNC, cédula o nombre...". Si escribes el RNC, la cédula o el nombre de una empresa registrada, Digimart consulta el registro de la DGII y completa automáticamente los campos que coincidan. Cuando el RNC/Cédula coincide con la DGII, aparece una marca de verificación.

Información básica

• Nombre / Razón social: el único campo obligatorio. Es el nombre de la persona o empresa.
• Tipo ID: el tipo de identificación fiscal. Opciones: RNC, Cédula o Pasaporte.
• RNC / Cédula: el número de identificación fiscal. Debe ser único; si ya existe otro cliente con ese número, el sistema lo rechaza.
• Teléfono: número de contacto del cliente.
• Correo: correo electrónico (se valida el formato).
• Contacto: nombre de la persona de contacto dentro de la empresa.
• Categoría: agrupa al cliente en una categoría (si tienes categorías configuradas).

Datos adicionales

• Dirección: dirección del cliente, con autocompletado.
• Tipo NCF: el tipo de comprobante fiscal por defecto que se usará al facturar a este cliente (por ejemplo, crédito fiscal o consumo).
• ¿Es extranjero?: interruptor para marcar clientes del exterior. Por defecto está en No.
• Cuenta Contable: la cuenta por cobrar específica del cliente (opcional; si no la defines, se usa la cuenta general).
• Notas: observaciones libres sobre el cliente.

Descuento por defecto (opcional)

Puedes fijar un descuento que se aplicará automáticamente a cada línea de la factura cuando selecciones este cliente. El usuario podrá modificarlo por línea al facturar. Elige el Tipo (Monto fijo o Porcentaje) y escribe el Valor. Si eliges porcentaje, el máximo es 100.

Retenciones

En la pestaña Retenciones puedes marcar las retenciones que aplican a este cliente para que se apliquen de forma automática en sus documentos. Si no tienes ninguna configurada, verás el mensaje "No hay retenciones configuradas".

Guardar

Cuando termines, haz clic en Crear Cliente. El botón mostrará "Creando..." mientras se guarda. Recuerda que solo el Nombre / Razón social es obligatorio; los demás campos puedes completarlos después.

Paso 2: Editar un Cliente

Para modificar los datos de un cliente, abre su expediente haciendo clic en su ID desde el listado y edita la información que necesites. Los cambios que hagas se reflejan en las próximas facturas y documentos de ese cliente.

El expediente del cliente (pestañas)

Al abrir un cliente encontrarás varias pestañas con toda su información. Según las funciones que tengas activas, verás algunas de estas:

• Facturas: todas las facturas emitidas al cliente.
• Pagos: el historial de pagos recibidos.
• Estado de Cuenta: el detalle de movimientos y el balance de lo que el cliente te debe.
• Notas de Crédito y Notas de Débito: ajustes a favor o en contra del cliente.
• Correos: gestión del correo principal y correos adicionales del cliente.
• Comunicaciones: historial de comunicaciones enviadas.
• Contactos: personas de contacto asociadas al cliente.
• Comentarios: notas internas colaborativas sobre el cliente.
• Tarjetas: métodos de pago con tarjeta guardados.
• Suscripciones: cobros recurrentes del cliente.

Estado de cuenta y balance

En la pestaña Estado de Cuenta ves el detalle de todos los movimientos del cliente (facturas, pagos, notas) y su balance actual. Este es el mejor lugar para saber, en un solo vistazo, cuánto te debe un cliente y de dónde viene ese saldo. El balance por cobrar de tus clientes también alimenta el módulo de Cuentas por Cobrar.

Calidad de datos: duplicados e información incompleta

En el panel de estadísticas del listado verás contadores de duplicados y de clientes con datos incompletos. Cada uno es un enlace: al hacer clic se abre una ventana que te muestra los clientes afectados. La columna Calidad también avisa por cliente si le falta nombre, RNC/Cédula, teléfono o correo, o si parece estar repetido por nombre o por RNC/Cédula.

Cuando detectas dos o más registros del mismo cliente, puedes unirlos con el botón Fusionar duplicados. El sistema reasigna todas las facturas y pagos al cliente que decidas conservar y elimina los repetidos. Para más detalles consulta la guía "Fusionar Clientes Duplicados".

Importar clientes en lote

Si ya tienes tu cartera de clientes en otro sistema o en una hoja de cálculo, no necesitas registrarlos uno por uno. Entra a Ventas > Importar Clientes para cargarlos de forma masiva desde un archivo. Consulta la guía "Importar Clientes" para el paso a paso y la plantilla.

Errores y preguntas comunes

• "Ya existe un cliente con este RNC/Cédula": el número fiscal que intentas guardar ya está registrado en otro cliente. Busca el cliente existente en lugar de crear uno nuevo, o corrige el número.
• "Requerido": falta completar el Nombre / Razón social, que es obligatorio.
• "Correo inválido": el correo que escribiste no tiene un formato válido (revisa el @ y el dominio).
• El descuento pide un valor: si elegiste un Tipo de descuento, debes indicar también el Valor.
• No veo la columna Categoria: las categorías solo aparecen si las tienes configuradas en tu cuenta.