Cuentas por Cobrar (CxC)

Guía Completa del Auxiliar de Cuentas por Cobrar

El módulo de Cuentas por Cobrar te muestra, en un solo lugar, cuánto dinero te deben tus clientes. Reúne todas las facturas emitidas que aún no han sido cobradas por completo y las organiza por cliente, por factura y por antigüedad de la deuda. Es la herramienta principal para dar seguimiento a la cobranza de tu negocio.

Cuentas por Cobrar es un auxiliar del mayor contable: los saldos no se escriben a mano, sino que se calculan automáticamente a partir de tus facturas, cobros y notas de crédito. En otras palabras, es un reflejo fiel de lo que dice tu contabilidad sobre lo que te deben.

¿Para qué sirve?

• Saber cuánto te debe cada cliente en total.
• Identificar qué facturas específicas están pendientes de cobro.
• Detectar deudas vencidas y cuántos días de atraso tienen (antigüedad de saldos).
• Priorizar la gestión de cobranza empezando por las deudas más antiguas.
• Ver los anticipos o saldos a favor que tus clientes tienen contigo.
• Exportar reportes a PDF o CSV para compartir con tu contador o tu equipo.

¿Cómo llegar al módulo?

En el menú lateral ve a Ventas > Cuentas por Cobrar. Se abrirá la pantalla principal con el listado de deudas por cliente.

La fecha de corte

En la parte superior encontrarás un selector de Fecha de corte. Todos los saldos que ves corresponden a esa fecha. Por defecto muestra el día de hoy, pero puedes retroceder para ver, por ejemplo, cuánto te debían tus clientes al cierre del mes pasado. Es muy útil para conciliar con tus estados financieros.

Las tres vistas del módulo

Con el selector Resumen / Antigüedad / Anticipos puedes alternar entre tres formas de ver la información:

• Resumen: el saldo total pendiente agrupado por cliente. Ideal para responder "¿cuánto me debe cada cliente?".
• Antigüedad: la deuda clasificada por cuánto tiempo lleva vencida (corriente, 1-30, 31-60, 61-90 y 90+ días).
• Anticipos: el saldo a favor que tienen los clientes (pagos por adelantado que aún no se han aplicado a facturas).

Vista Resumen: saldo por cliente

La vista Resumen lista cada cliente con su deuda total pendiente. Para cada fila verás el ID del cliente, su nombre, la moneda y la Deuda Pendiente. Al pie de la tabla aparece el Balance Total, que suma todas las deudas convertidas a la moneda local (DOP), porque no se pueden sumar directamente montos en monedas distintas.

Este saldo se calcula desde el mayor contable: es el balance de las cuentas por cobrar de cada cliente (facturas emitidas menos los cobros y notas de crédito aplicados). Por eso el total de esta vista debe cuadrar con tu balance general.

Puedes hacer clic en el nombre o el ID de un cliente para ir a su ficha. También puedes filtrar por rango de deuda usando los campos Deuda Mín y Deuda Máx, o usar el buscador para filtrar por ID, NCF, cliente, fecha, fecha de vencimiento o montos.

Vista Detalle: por factura

Desde la vista Resumen, el botón Ver Detalle te lleva a Cuentas por Cobrar (Por Factura). Aquí cada fila es una factura pendiente e incluye: la factura, el cliente, el NCF, la fecha, el vencimiento, el descuento, el monto total, el total pagado, los créditos, los débitos y la Deuda Pendiente de esa factura en particular.

El pendiente de cada factura se obtiene con la fórmula: Monto Total − Total Pagado − Créditos + Débitos − ITBIS retenido. Haz clic en el número de la factura para abrir el documento completo y ver o registrar sus cobros. Con el botón Ver Aglomerado regresas a la vista por cliente.

Vista Antigüedad (Aging): deudas vencidas

La Antigüedad de saldos clasifica lo que te deben según hace cuánto venció cada factura. Es la herramienta clave de cobranza: te dice no solo cuánto te deben, sino qué tan atrasado está ese dinero. Los tramos (buckets) son:

• Corriente: facturas que aún no han vencido (dentro del plazo de crédito).
• 1-30: vencidas entre 1 y 30 días.
• 31-60: vencidas entre 31 y 60 días.
• 61-90: vencidas entre 61 y 90 días.
• 90+: vencidas hace más de 90 días. Se resaltan en rojo porque son las de mayor riesgo de incobrabilidad.

En la vista Antigüedad cada fila es un cliente con su deuda repartida entre los tramos anteriores y un total. Haz clic en un cliente para desplegar debajo el detalle factura por factura, con la fecha, el vencimiento, los días de atraso y el tramo de antigüedad de cada documento. Desde ese detalle también puedes abrir cada factura.

Importante: a diferencia del Resumen, los montos de Antigüedad se toman directamente de los documentos (las facturas), no del mayor. Esto es necesario para poder clasificarlos por fecha de vencimiento, un dato que el mayor no guarda por factura. En condiciones normales ambas vistas deben coincidir.

Vista Anticipos: saldo a favor del cliente

La vista Anticipos muestra el dinero que tus clientes te han pagado por adelantado (o que les quedó a favor) y que todavía no se ha aplicado a ninguna factura. Para cada cliente verás el Total Recibido, el Total Aplicado y el Saldo a Favor resultante.

Estos montos provienen de la cuenta contable Anticipos de Clientes (un pasivo) tomada del mayor. Un saldo a favor negativo (en rojo) es una anomalía —normalmente un anticipo que se aplicó de más— y conviene revisarlo.

Relación con Cobros y Notas de Crédito

Cuentas por Cobrar no se edita directamente: sus saldos se mueven registrando otros documentos. Por eso es importante entender qué afecta cada deuda:

• Factura de venta: crea o aumenta la deuda del cliente. Es el origen de la cuenta por cobrar.
• Cobro (Pago): cuando registras el cobro de una factura, reduce el saldo pendiente de esa factura y del cliente.
• Nota de Crédito: disminuye la deuda del cliente (por una devolución, un descuento posterior o una corrección).
• Nota de Débito: aumenta la deuda del cliente (por un cargo adicional).
• Anticipo: es un pago recibido antes de facturar; queda como saldo a favor hasta que se aplica a una factura.

Para reducir lo que te debe un cliente, no edites CxC: registra el Cobro correspondiente sobre la factura, o emite una Nota de Crédito si aplica. El módulo se actualizará solo.

Conceptos Clave

• Saldo pendiente (Deuda Pendiente): lo que falta por cobrar de una factura o del cliente, después de restar cobros y notas de crédito.
• Antigüedad de saldos (Aging): clasificación de la deuda según los días transcurridos desde su vencimiento.
• Fecha de vencimiento: fecha límite acordada para el pago de la factura. Determina en qué tramo de antigüedad cae.
• Días de atraso: cantidad de días transcurridos desde el vencimiento hasta la fecha de corte.
• Anticipo / Saldo a favor: dinero recibido del cliente que aún no se ha aplicado a una factura.
• Fecha de corte: fecha a la que se calculan todos los saldos mostrados.
• Auxiliar del mayor: CxC deriva sus cifras de los asientos contables; es un desglose del saldo de las cuentas por cobrar.

Exportar reportes

En la vista Antigüedad, el botón PDF genera un reporte imprimible con el nombre y RNC de tu empresa, listo para compartir. Si tienes un cliente seleccionado, el PDF incluye además el detalle factura por factura. También puedes exportar el listado a CSV para trabajarlo en Excel. Estas opciones requieren el permiso de exportación de CxC.

Herramientas de revisión

El módulo incluye dos accesos para verificar la salud de tus cuentas por cobrar:

• Diagnóstico: revisa inconsistencias del módulo, como asientos huérfanos o facturas sin su registro contable, y ayuda a corregirlas.
• Integridad Contable: valida que el auxiliar de CxC cuadre con el mayor y detecta descuadres contables.

Errores y descuadres comunes

• El Resumen no coincide con la Antigüedad: normalmente indica un asiento contable de una factura o un cobro mal aplicado. Revisa las facturas del cliente y sus cobros; el Resumen usa el mayor y la Antigüedad usa los documentos, así que una diferencia señala una inconsistencia entre ambos.
• Una factura ya cobrada sigue apareciendo: verifica que el cobro se haya registrado y aplicado a esa factura específica, y no como un anticipo suelto.
• Saldo a favor negativo en Anticipos: se aplicó más anticipo del recibido. Revisa las aplicaciones de ese cliente.
• Una devolución no bajó la deuda: asegúrate de haber emitido la Nota de Crédito correspondiente y no solo anotado la devolución.
• Deuda inflada en moneda extranjera: revisa que la tasa de cambio de la factura sea la correcta.
• Saldos que no cuadran con el balance: usa las herramientas de Diagnóstico e Integridad Contable para localizar el origen del descuadre.

Recomendaciones de uso

• Revisa la Antigüedad periódicamente y prioriza la gestión de las deudas en los tramos 61-90 y 90+.
• Registra siempre los cobros sobre la factura correspondiente para mantener el saldo al día.
• Usa la fecha de corte para conciliar CxC con tus estados financieros al cierre de cada mes.
• Aplica los anticipos a las facturas en cuanto factures, para mantener limpia la vista de saldos a favor.