Cuentas Bancarias

El módulo de Cuentas Bancarias te permite registrar las cuentas de banco, tarjetas y demás medios donde tu empresa recibe y paga dinero. Cada cuenta bancaria queda enlazada a una cuenta contable del catálogo, de modo que todos los movimientos (cobros, pagos, gastos) se reflejan tanto en el saldo del banco como en tu contabilidad. Desde aquí controlas el saldo real de cada cuenta y revisas su historial de transacciones.

Cómo llegar

Desde el menú lateral entra a la sección de Cuentas Bancarias. Verás la lista de todas las cuentas configuradas con su banco, saldo actual y moneda. Para registrar una nueva, haz clic en el botón Crear Cuenta (o Crear Cuenta Bancaria si aún no tienes ninguna). Se abrirá una ventana con el formulario de creación.

Crear una Cuenta Bancaria

El formulario incluye los siguientes campos. Los marcados como obligatorios deben completarse para poder guardar:

• Referencia (obligatorio): un nombre corto para identificar la cuenta, por ejemplo "Cuenta de ahorros principal".
• Banco (obligatorio): selecciona el banco de la lista. Puedes escribir para buscarlo.
• Tipo (obligatorio): indica si es "ACH - Cuenta Bancaria" o "Tarjeta". Por defecto es cuenta bancaria (ACH).
• Cuenta Contable (obligatorio): la cuenta del catálogo contable a la que se asociará esta cuenta bancaria. Aquí se cargarán y abonarán los movimientos.
• Últimos 4 dígitos (obligatorio): los últimos cuatro dígitos numéricos del número de cuenta o tarjeta.
• Moneda (obligatorio): la moneda de la cuenta (DOP, USD, EUR, etc.). Por defecto es DOP.
• Saldo Inicial (obligatorio): el saldo con el que arranca la cuenta al momento de registrarla. Puede ser cero.
• Cuenta del Saldo Inicial: cuenta contable de contrapartida para el saldo inicial. Solo se exige cuando el saldo inicial es mayor a cero.
• ¿Es Primaria? (obligatorio): indica "Sí" o "No". La cuenta primaria se usa por defecto cuando no eliges una cuenta específica en una operación.
• Número Completo (opcional): el número completo de la cuenta.
• Nombre del Titular (opcional): a nombre de quién está la cuenta.
• Tipo de Cuenta (opcional): "Ahorros" o "Empresarial".
• Descripción (opcional): notas libres sobre la cuenta.

Cuando termines, haz clic en Crear Cuenta Bancaria. Si dejaste un saldo inicial mayor a cero sin indicar la cuenta contable de contrapartida, el sistema te avisará: "Ups, favor especifique la cuenta contable para el balance inicial."

El asiento del saldo inicial

Cuando registras una cuenta con saldo inicial, el sistema genera automáticamente un asiento contable de apertura por ese monto, con la descripción "Balance Inicial en cuenta":

• Débito a la cuenta contable de la cuenta bancaria (el dinero que ya tienes en el banco).
• Crédito a la cuenta del saldo inicial que elegiste (por ejemplo, capital o aportes).

Ambos movimientos forman un solo asiento cuadrado (débito igual a crédito) y quedan fechados justo antes de la primera transacción de la cuenta, para que el saldo inicial siempre aparezca al principio del historial.

Ver el detalle de una cuenta

Haz clic sobre una cuenta en el listado para abrir su vista de detalle. En la parte superior verás el nombre de la cuenta, el banco, la referencia y el saldo actual (en verde si es positivo, en rojo si es negativo).

Debajo hay una serie de tarjetas de información que puedes editar directamente haciendo clic sobre ellas: Nombre Cuenta, Titular, Número de Cuenta, Últimos 4 Dígitos, Tipo de Cuenta, Moneda, Cuenta Contable, Es Primaria? y Fondo Inicial. También muestra la Fecha de Creación y la Descripción.

Editar el Fondo Inicial

Desde la tarjeta "Fondo Inicial" puedes abrir la ventana Editar Fondo Inicial, donde ajustas el Monto, la Cuenta contable del fondo y una Fecha del fondo inicial opcional. Si dejas la fecha vacía, el sistema la coloca automáticamente justo antes de la primera transacción de la cuenta. Al guardar, el sistema elimina el asiento de apertura anterior, recalcula la diferencia y vuelve a crear el asiento con el nuevo monto, ajustando el saldo de la cuenta.

Pestaña Transacciones

En la pestaña Transacciones encuentras el historial completo de movimientos de la cuenta. Puedes filtrar por rango de fechas y por tipo de transacción ("Todos los tipos", "Solo Débitos" o "Solo Créditos"), copiar los datos en formato CSV, exportarlos a XLSX o abrir un gráfico de análisis.

Arriba se muestran cuatro indicadores del período seleccionado: Total Transacciones, Débitos, Créditos y Balance Final, cada uno en la moneda de la cuenta.

La tabla de movimientos incluye, entre otras, estas columnas:

• Fecha: fecha y hora del movimiento.
• Tipo: "Débito (+)" en verde para el dinero que entra, o "Crédito (-)" en rojo para el dinero que sale.
• Moneda y Tipo Cambio: moneda del movimiento y tasa aplicada si es en divisa.
• Cliente/Proveedor: a quién corresponde el movimiento, con enlace a su perfil.
• Monto Anterior, Monto y Balance Actual: el saldo antes del movimiento, el importe del movimiento y el saldo resultante.
• Descripción y Método: detalle del movimiento y forma de pago.
• Conc.: indica con un check verde si el movimiento ya fue conciliado con el estado de cuenta del banco.
• Doc. Origen y Tipo Origen: enlace al documento que generó el movimiento (factura, pago, gasto, etc.).

Cómo se generan los movimientos

No creas los movimientos a mano: se generan solos cada vez que registras una operación de dinero enlazada a la cuenta. La regla es sencilla:

• Débito: dinero que ENTRA a la cuenta (un cobro a un cliente, un depósito). Aumenta el saldo.
• Crédito: dinero que SALE de la cuenta (el pago de una factura de compra, un gasto). Disminuye el saldo.

Así, cuando registras un pago recibido o un pago emitido y eliges esta cuenta bancaria, el sistema crea automáticamente el movimiento correspondiente, actualiza el saldo y deja el enlace al documento de origen para que siempre sepas de dónde viene cada cifra.

Relación con la Conciliación Bancaria

El saldo que muestra Digimart para una cuenta refleja lo que la empresa ha registrado. El saldo real del banco puede diferir por cheques en tránsito, comisiones no registradas u otros movimientos. Para cuadrar ambos saldos se usa la Conciliación Bancaria: allí comparas los movimientos del sistema con los del estado de cuenta del banco y marcas cada uno como conciliado. La columna "Conc." de la tabla de transacciones es precisamente el resultado de ese proceso. Consulta la guía de Conciliación Bancaria para el detalle.

Para ver el efecto de estas cuentas en la liquidez del negocio (entradas y salidas de dinero en el tiempo), revisa también el Reporte de Flujo de Efectivo.

Cuentas en moneda extranjera

Una cuenta puede estar en dólares (USD), euros (EUR) u otra divisa. En ese caso, cada movimiento guarda la tasa de cambio aplicada y el saldo se lleva en la moneda propia de la cuenta. Estos saldos en divisa deben actualizarse periódicamente a la tasa vigente mediante la Reevaluación Cambiaria, para que su valor en pesos (RD$) sea correcto en tus estados financieros.

Eliminar una cuenta

Puedes eliminar una cuenta desde el listado. El sistema pedirá confirmación ("¿Eliminar cuenta?") advirtiendo que "Esta acción no se puede deshacer." Al confirmar, la cuenta se retira de la lista y se eliminan sus asientos de apertura asociados.

Conceptos Clave

• Cuenta primaria: la cuenta marcada como principal, que se usa por defecto cuando no se especifica otra en una operación. Se identifica con una estrella.
• Débito / Crédito bancario: en el contexto de la cuenta, débito es dinero que entra (aumenta el saldo) y crédito es dinero que sale (disminuye el saldo).
• Saldo inicial (fondo inicial): el saldo de apertura con el que empieza la cuenta en el sistema; genera un asiento contable de apertura.
• Conciliado: un movimiento que ya fue cotejado y coincide con el estado de cuenta del banco.
• Documento de origen: la factura, pago o gasto que dio lugar a cada movimiento bancario.