Roles y Permisos

Guía Completa para Controlar el Acceso de tu Equipo

Un rol es un conjunto de accesos que le asignas a tus usuarios. Con los roles decides qué secciones (módulos) puede ver cada persona en el menú y qué acciones (permisos) puede realizar dentro de ellas (crear, editar, eliminar, exportar, etc.). En lugar de configurar los permisos usuario por usuario, creas un rol una sola vez (por ejemplo "Cajero", "Vendedor" o "Contador") y se lo asignas a todas las personas que hagan ese trabajo.

El control de acceso tiene dos niveles que trabajan juntos: los módulos deciden a qué secciones entra el usuario, y los permisos deciden qué puede hacer en cada sección. Por ejemplo, un rol puede tener acceso al módulo de Facturas de Venta pero solo con permiso para crearlas, no para eliminarlas.

Cómo llegar

Entra a la sección Usuarios & Roles > Mis Roles desde el menú lateral. La página se titula Roles y Permisos. Verás tus roles en forma de tarjetas; cada tarjeta muestra el nombre del rol, su descripción, cuántos módulos y cuántos permisos tiene asignados, y la fecha de creación. Para configurar un rol, haz clic en Ver Detalles. Para crear uno nuevo, usa el botón Crear Rol.

Paso 1: Crear un Rol

Haz clic en Crear Rol. En el formulario de Información del Rol completa:

• Nombre: obligatorio. Es el nombre con el que identificarás el rol (por ejemplo, "Cajero").
• Descripción: opcional. Un texto que explique para qué sirve el rol.

Haz clic de nuevo en Crear Rol para guardarlo. El rol se crea vacío o con acceso amplio inicial; a continuación abres su detalle para asignarle los módulos y permisos exactos.

Paso 2: Asignar Módulos (secciones del menú)

Abre el rol con Ver Detalles y entra a la pestaña Opciones de Menú. Aquí eliges a qué secciones del sistema tendrá acceso el rol. Verás las secciones agrupadas (Ventas, Compras / Gastos, etc.), cada una con una casilla para marcarla completa y sus módulos individuales dentro.

• Usa el buscador "Buscar módulos..." para encontrar rápido una sección.
• Marca o desmarca las casillas de las secciones y módulos que quieras habilitar. Al marcar una sección completa se marcan todos sus módulos.
• Los botones Todos y Ninguno seleccionan o quitan todo de una vez.
• Si el rol no incluye el módulo de Dashboard, aparece la opción Página de Inicio para elegir qué pantalla verán los usuarios al iniciar sesión.

Cuando termines, haz clic en Guardar (el botón muestra entre paréntesis cuántos cambios hay pendientes). Verás el mensaje "Menú actualizado exitosamente".

Paso 3: Asignar Permisos (acciones)

En el detalle del rol, entra a la pestaña Permisos. Aquí defines qué acciones concretas puede realizar el rol. Los permisos están agrupados por categoría (por ejemplo, Facturas de Venta, Cotizaciones, Inventario, Bancos, Reportes).

• Cada categoría muestra cuántos permisos tienes seleccionados sobre el total (por ejemplo, 2/8) y un enlace Todos o Quitar para marcarlos o desmarcarlos por categoría.
• Cada permiso tiene una descripción clara, como "Crear factura", "Editar factura", "Eliminar factura", "Exportar facturas" o "Emitir e-CF a DGII".
• Usa el buscador "Buscar permisos...", o los botones Todos y Ninguno, para trabajar más rápido.

Al terminar, haz clic en Guardar. Aparecerá el mensaje "Permisos actualizados exitosamente". Recuerda: los módulos abren la puerta a la sección; los permisos deciden qué se puede hacer una vez dentro.

Ejemplos de permisos por categoría

Para darte una idea de la granularidad disponible, estas son algunas de las categorías y acciones que puedes controlar:

• Facturas de Venta: crear, editar, eliminar, exportar, emitir e-CF a DGII, enviar, registrar pago, ver costo de items.
• Clientes: ver / buscar, eliminar, fusionar duplicados, exportar, ver y gestionar cuenta bancaria del cliente.
• Inventario: crear, editar, eliminar, ajustar, modificar precio de venta, modificar costo unitario.
• Bancos: crear, editar y eliminar cuentas, conciliación bancaria, analizar extracto con IA.
• Punto de Venta: realizar cobros, abrir/cerrar caja registradora, configurar POS.
• Reportes: ver reportes de inventario, contables, fiscales (606, 607, 608, IT-1, IR-17), administrativos y de nómina.
• Usuarios: crear, editar y eliminar usuarios.
• Configuración: acceder a configuraciones del negocio, gestionar NCF, impuestos y retenciones.

Paso 4: Asignar el Rol a un Usuario

El rol por sí solo no hace nada hasta que se lo asignas a una persona. Ve a la sección Usuarios, abre la ficha del usuario y, en la sección Permisos y Roles, usa el selector Rol para asignárselo. Puedes elegir "Ninguno" para quitarle el rol. También puedes hacerlo al crear el usuario, en el campo Rol del formulario. Consulta la guía "Gestión de Usuarios" para más detalles.

Super Admin vs. roles normales

Existen dos tipos de acceso especiales por encima de los roles normales:

• Super Admin de la empresa (tenantSuperAdmin): es un usuario con acceso completo a todos los módulos y permisos de tu empresa, sin importar el rol. Se activa desde la ficha del usuario, con el interruptor Super Admin. No puede entrar a las áreas de administración del sistema (como la gestión de empresas).
• Super administrador del sistema (systemSuperAdmin): es el nivel más alto, reservado para el personal de Digimart. Ve absolutamente todo, incluidas las secciones internas de administración. No se configura desde la pantalla de Roles.

Un rol normal, en cambio, está limitado a los módulos y permisos que le hayas configurado. Usa los roles para tu equipo del día a día y reserva el Super Admin de la empresa para los dueños o administradores de confianza.

Conceptos clave

• Módulo: una sección del menú (Ventas, Compras, Inventario, etc.). Controla lo que el usuario puede VER.
• Permiso: una acción concreta dentro de una sección (crear, editar, eliminar, exportar). Controla lo que el usuario puede HACER.
• Rol: el paquete de módulos + permisos que asignas a los usuarios.
• Super Admin de la empresa: acceso total a la empresa, sin restricciones de rol.

Preguntas comunes

• Un usuario ve una sección pero no puede hacer nada en ella: el rol tiene el módulo habilitado pero le faltan los permisos de acción. Agrégalos en la pestaña Permisos.
• Un usuario no ve una sección del menú: su rol no tiene ese módulo marcado en Opciones de Menú. Actívalo y guarda.
• El usuario ve TODO aunque configuré su rol: probablemente tiene activado el interruptor Super Admin en su ficha; desactívalo si quieres que respete el rol.
• Cambié un rol pero el usuario no ve el cambio: pídele que vuelva a iniciar sesión para refrescar sus permisos.