Despacho de Mercancía

Salida de almacén contra comandas

El módulo de Despacho de Mercancía (Inventario → Despacho de Mercancía) es la pantalla donde el almacenista da salida física a la mercancía. Toma una comanda pendiente, verifica lo que realmente sale y confirma la salida.

Es el espejo de las Notas de Recepción: aquéllas registran las entradas al almacén, ésta registra las salidas.

No factura, no cobra y no genera asientos contables. Sólo mueve inventario.

Antes de empezar: el almacén

Arriba de la pantalla hay un selector de Almacén de salida. El inventario se descuenta de ese almacén, así que hay que verificar que sea el correcto antes de confirmar. El sistema recuerda el último almacén usado.

Sin almacén seleccionado no se puede despachar; la pantalla lo avisa.

Cómo despachar, paso a paso

1. Selecciona el almacén de salida.
2. En la lista de la izquierda, elige una comanda pendiente. Puedes buscarla por número de comanda, número del documento de origen o cliente.
3. Revisa las líneas: cada una muestra la imagen del producto, lo que se pidió y la cantidad a entregar.
4. Ajusta cantidades: pistolea con el lector de código de barras o edita a mano.
5. Pulsa Confirmar salida y confirma en la ventana.

Al confirmar: se descuenta el inventario, la comanda pasa a Entregada y queda registrado quién la despachó, cuándo, de qué almacén y con qué cantidades.

El escáner de código de barras

Un lector USB o Bluetooth funciona como un teclado, así que no hace falta instalar nada. Basta con tener una comanda seleccionada y disparar; no hay que hacer clic en ningún campo primero.

Cada lectura suma una unidad a la línea del producto escaneado, con un pitido de confirmación y un destello en la fila.

El escáner surte, no agrega

Si escaneas un producto que no está en la comanda, el sistema avisa con un pitido de error y no lo agrega. Esto es intencional y es la regla estándar en los sistemas de gestión (SAP Business Central, NetSuite, Odoo): el almacén surte lo que alguien vendió, no amplía el pedido.

Si de verdad hay que entregar algo más, alguien con rol comercial modifica el pedido o la factura y se genera una comanda nueva. Así el cambio queda documentado y auditable.

Otros avisos del escáner: 'código no encontrado' (el producto no existe en el catálogo) y 'ya está completo' (esa línea ya alcanzó la cantidad pedida).

Entregas parciales

Se puede entregar menos de lo pedido: basta con bajar la cantidad de la línea. La fila se marca en amarillo y el pie de pantalla indica cuántas líneas fueron modificadas.

• Lo que no salió sigue en el almacén: el inventario refleja la realidad.
• La diferencia queda registrada en la comanda como cantidad pedida contra cantidad entregada.
• Esa diferencia es visible después desde la ficha del pedido, sin tener que abrir la comanda.

No se puede entregar más de lo pedido: el campo está limitado a la cantidad solicitada.

Combos y productos terminados

Los dos se comportan al revés en el almacén, y la pantalla lo distingue:

• Combo → 'Contiene'. Un combo sólo agrupa productos y no tiene existencia propia. Lo que sale del almacén son sus componentes, y el almacenista puede ajustar la cantidad de cada uno por separado.
• Producto terminado → 'Se fabrica con'. Es un artículo con existencia propia, fabricado previamente. Lo que sale es el artículo; sus insumos ya se consumieron al fabricarlo, así que la receta es sólo informativa y no se puede editar.

Si bajas la cantidad de un combo, las cantidades sugeridas de sus componentes se ajustan en proporción automáticamente.

Cuando el inventario no se mueve

Hay dos casos en que la comanda se marca como entregada pero no se descuenta inventario, y los dos son correctos:

• La comanda viene de una factura. El inventario ya se descontó al emitir la factura. Descontarlo otra vez sería duplicar la salida. La pantalla lo avisa con un mensaje azul antes de confirmar.
• Ningún producto gestiona inventario. Servicios, productos digitales o artículos sin control de existencia no tienen stock que mover. El sistema lo indica al confirmar.

En cambio, cuando la comanda viene de un pedido, ésta es la única salida real de inventario: el pedido por sí solo no descuenta nada.

Stock insuficiente

Si no hay existencia suficiente, el despacho se bloquea y el mensaje lista todos los productos que faltan de una vez, con lo que se pide y lo que hay. No hay que descubrirlos uno por uno reintentando.

En el caso de un combo, se valida la existencia de sus componentes, no del combo.

Corregir un despacho

Un despacho no se deshace desde esta pantalla. Si la mercancía volvió, se registra con una Nota de Recepción, que es el camino correcto para reingresar existencia y deja el rastro en el kardex.

Volver la comanda a Pendiente cambia el estado pero no repone inventario, porque eso crearía existencia que no está físicamente.

Permisos

Despachar tiene su propio permiso, separado del de editar o anular comandas. Así un almacenista puede dar salida a mercancía sin poder modificar ni cancelar documentos, y sin acceso a facturación.

Preguntas frecuentes

Despaché y el inventario no bajó. Revisa el origen de la comanda: si venía de una factura, el stock ya se había descontado al emitirla. También puede ser que los productos no gestionen inventario.

Pistoleo y no pasa nada. Verifica que haya una comanda seleccionada (el indicador arriba debe decir 'Escáner activo') y que el foco no esté dentro de un campo de texto.

¿Puedo agregar un producto que no está en la comanda? No desde aquí. Se modifica el pedido o la factura y se genera una comanda nueva.

Me equivoqué de almacén. Registra una Nota de Recepción en el almacén equivocado para reingresar la mercancía y vuelve a despachar desde el correcto.

¿Dónde veo lo que despaché? En la ficha del pedido aparece un bloque con fecha, usuario, almacén y cantidades. También en el Historial de Inventario de cada producto, como movimiento 'Pedido (despacho)'.