Suscripciones y Cobros Recurrentes

Guía Completa del Módulo de Suscripciones

El módulo de Suscripciones permite crear planes de cobro recurrente y asignarlos a tus clientes. Soporta cobros manuales (transferencia, efectivo, cheque) y cobros automáticos con tarjeta de crédito/débito a través de la pasarela de pagos Azul. Además, incluye el sistema DigiCobro para envío automático de recordatorios de cobro por correo electrónico.

¿Qué Beneficios Ofrece?

• Ingresos predecibles: Automatiza el cobro recurrente a tus clientes con frecuencia diaria, semanal, mensual o anual.
• Cobros automáticos con Azul: Carga automáticamente la tarjeta guardada del cliente en cada ciclo de facturación, sin intervención manual.
• Reducción de morosidad: DigiCobro envía correos de cobro automáticos a clientes con facturas vencidas, con escalamiento progresivo (amigable → firme → urgente).
• Portal público para clientes: Los clientes pueden registrar su tarjeta y firmar acuerdos de suscripción desde un enlace público, sin necesidad de cuenta en el sistema.
• Contabilidad automática: Cada pago registrado genera automáticamente los asientos contables correspondientes.
• Visibilidad completa: Historial de pagos, intentos fallidos, estados de suscripción y métricas de cobro en un solo lugar.

Conceptos Clave

• Plan de Suscripción: Una plantilla que define el precio, la frecuencia de cobro (diario, semanal, mensual, anual), días de prueba y la cuenta bancaria/contable asociada. Se pueden crear múltiples planes.
• Suscripción de Cliente: La asignación de un plan a un cliente específico. Contiene el estado, fechas de cobro, método de pago y historial de transacciones.
• Cobro Manual: El pago se registra manualmente cuando el cliente paga por transferencia, efectivo u otro medio. No se carga ninguna tarjeta automáticamente.
• Cobro Automático: El sistema carga la tarjeta guardada del cliente automáticamente en cada fecha de cobro, usando la pasarela Azul.
• Token de DataVault: Referencia encriptada de la tarjeta del cliente almacenada en Azul. Permite realizar cobros futuros sin solicitar los datos de tarjeta nuevamente.
• DigiCobro: Sistema de envío automático de correos electrónicos de recordatorio de cobro a clientes con facturas pendientes.
• Enlace Público: URL temporal que permite al cliente registrar su tarjeta de crédito/débito o firmar un acuerdo de suscripción sin tener cuenta en Digimart.

Parte 1: Planes de Suscripción

Crear un Plan de Suscripción

Dirígete a la sección "Suscripciones" y selecciona la pestaña "Planes". Haz clic en "Nuevo Plan" para abrir el formulario de creación.

Completa los siguientes campos: Nombre del plan (ej. "Plan Mensual Premium"), Descripción opcional, Precio del cobro recurrente, Moneda (DOP o USD), Frecuencia de cobro y Días de prueba opcionales.

Frecuencias Disponibles

• Diario: Cobra cada día.
• Semanal: Cobra cada 7 días.
• Mensual: Cobra cada 30 días (más común).
• Anual: Cobra cada 365 días.

Adicionalmente puedes configurar un intervalo personalizado para ajustar la frecuencia. Por ejemplo, frecuencia "Semanal" con intervalo 2 cobrará cada 14 días.

Configuración Contable del Plan

Cada plan puede tener asociada una Cuenta Bancaria donde se recibirán los pagos y una Cuenta Contable (cuenta de diario) para el registro automático de los asientos contables. Esto permite que cada plan genere registros contables correctos al momento de procesar un pago.

Parte 2: Suscripciones de Clientes

Crear una Suscripción para un Cliente

Desde la pestaña "Suscripciones" haz clic en "Nueva Suscripción". Selecciona el cliente al que deseas suscribir y el plan que aplicará. Define la fecha de inicio (puede ser futura) y si el cobro será manual o automático.

Estados de una Suscripción

• Pendiente de Pago: La suscripción fue creada pero aún no se ha procesado el primer pago. Se identifica con color naranja.
• Activa: La suscripción está vigente y los cobros se están procesando según la frecuencia del plan. Se identifica con color verde.
• Pausada: La suscripción fue suspendida temporalmente. No se generan cobros mientras esté pausada, pero se conserva todo el historial. Se identifica con color azul.
• Cancelada: La suscripción fue terminada permanentemente. No se pueden generar más cobros. Se identifica con color rojo.
• Fallida: El último intento de cobro automático falló. El sistema reintentará según la configuración. Se identifica con color rojo.

Ciclo de Vida de una Suscripción

Una suscripción pasa por las siguientes etapas: Creación (se establece el plan, cliente y fecha de inicio), Activación (al procesarse el primer pago exitoso), Renovación (en cada fecha de cobro se procesa un nuevo pago y se calcula la siguiente fecha), y opcionalmente Pausa (suspensión temporal) o Cancelación (terminación definitiva).

Parte 3: Cobros Manuales

Los cobros manuales se usan cuando el cliente paga por medios fuera del sistema (transferencia bancaria, efectivo, cheque, etc.). En este modo, el sistema no carga ninguna tarjeta automáticamente.

Registrar un Pago Manual

Desde el detalle de la suscripción del cliente, haz clic en "Registrar Pago". Ingresa el monto recibido, selecciona el método de pago utilizado y confirma. El sistema actualizará automáticamente la fecha del próximo cobro, generará el registro en el historial de pagos y creará el asiento contable correspondiente.

Importante: Al registrar un pago manual, la suscripción cambiará a estado "Activa" si estaba en "Pendiente de Pago", y se recalculará la siguiente fecha de cobro según la frecuencia del plan.

Parte 4: Cobros Automáticos con Azul

Los cobros automáticos permiten cargar la tarjeta de crédito o débito del cliente en cada fecha de renovación sin intervención manual. Esto requiere tener configurada la pasarela de pagos Azul y que el cliente haya registrado una tarjeta.

Requisitos Previos

1. Tener una cuenta activa con Azul (Merchant ID, Auth Keys).
2. Configurar la integración de Azul desde "Configuración → Azul" (ver sección de Configuración de Azul).
3. El cliente debe tener una tarjeta registrada en el sistema (Token de DataVault).

¿Cómo Funciona el Cobro Automático?

Cuando llega la fecha de cobro de una suscripción configurada como automática, el sistema ejecuta el siguiente proceso:

1. El sistema identifica las suscripciones activas cuya fecha de próximo cobro es hoy o anterior.
2. Para cada suscripción, recupera el Token de DataVault (tarjeta guardada) del cliente.
3. Envía una solicitud de cobro a Azul usando el servicio Web Services con el token, monto e ITBIS.
4. Si Azul responde "APROBADA": se registra el pago, se actualiza la fecha del próximo cobro, se genera el asiento contable y se registra la transacción en el historial.
5. Si Azul responde "DENEGADA": se incrementa el contador de intentos fallidos, se registra el error y se reintentará en el próximo ciclo.
6. Si el cobro falla repetidamente, la suscripción puede cambiar a estado "Fallida" para revisión manual.

Registrar la Tarjeta del Cliente

Existen dos formas de registrar la tarjeta de un cliente para cobros automáticos:

• Enlace público: Genera un enlace temporal desde el detalle de la suscripción. El cliente abre el enlace en su navegador, ingresa los datos de su tarjeta en un formulario seguro y la tarjeta se tokeniza directamente en Azul. Los datos de tarjeta nunca pasan por tu servidor.
• Desde el sistema: Si tienes los datos de tarjeta autorizados por el cliente, puedes registrarlos directamente desde la sección de métodos de pago.

Seguridad: El sistema nunca almacena los datos completos de la tarjeta. Solo se guarda un token encriptado (DataVault Token), los últimos 4 dígitos y la marca de la tarjeta (Visa, Mastercard, etc.).

Parte 5: Configuración de Azul

La configuración de Azul se realiza desde "Configuración → Azul". Esta página permite gestionar dos modos de integración: la Página de Pago Alojada (redirect) y la API de Web Services (cobros directos).

Configuración Básica

Ingresa los datos proporcionados por Azul: Merchant ID (identificador de tu comercio), Auth Key 1 y Auth Key 2 (claves de autenticación para la página de pago), y Nombre del Comercio (como aparecerá en el estado de cuenta del cliente).

Ambientes: Sandbox y Producción

Azul ofrece dos ambientes: Sandbox para pruebas (las transacciones no son reales) y Producción para cobros reales. Puedes alternar entre ambos desde la configuración. Cada ambiente tiene sus propias credenciales y certificados.

Recomendación: Siempre configura y prueba primero en Sandbox antes de activar Producción. Usa el botón "Probar Conexión" para verificar que las credenciales y certificados son correctos.

Configuración de Web Services (para cobros automáticos)

Los cobros automáticos requieren la API de Web Services de Azul, que utiliza certificados mTLS para la comunicación segura. Para configurarla:

1. Generar CSR: Desde la configuración de Azul, genera un Certificate Signing Request (CSR). Descarga el archivo y envíalo a Azul para que emitan tu certificado.
2. Subir Certificado: Una vez que Azul te entregue el certificado (.pem o .crt), súbelo desde la sección de Web Services.
3. Configurar credenciales WS: Ingresa el Store ID, Channel y POS Input Mode proporcionados por Azul.
4. Probar conexión WS: Usa el botón de prueba para verificar que el certificado y las credenciales funcionan correctamente.

Transacciones de Azul

Desde la pestaña "Transacciones" en la configuración de Azul puedes ver el historial completo de transacciones procesadas: cobros aprobados, rechazados, reembolsos y anulaciones. Cada transacción muestra el monto, estado, código de autorización, número de orden de Azul y la fecha.

Parte 6: DigiCobro - Cobros Automáticos por Email

DigiCobro es un sistema automatizado de envío de correos electrónicos de recordatorio de cobro a clientes con facturas vencidas. Funciona de forma independiente a las suscripciones, analizando las cuentas por cobrar (facturas pendientes) de cada cliente.

¿Cómo Funciona DigiCobro?

1. El sistema analiza las cuentas por cobrar y agrupa los clientes por antigüedad de deuda (al día, 1-10 días, 11-30 días, 31-60 días, 61-90 días, más de 90 días).
2. Para cada grupo de antigüedad, aplica la frecuencia configurada (diario, 3 veces por semana, semanal, quincenal o mensual).
3. Determina el nivel de escalamiento según los días de atraso: Amigable, Firme o Urgente.
4. Genera un correo personalizado con el tono adecuado al nivel de escalamiento, incluyendo el detalle de las facturas pendientes.
5. Envía el correo y registra la acción en el historial de DigiCobro.

Configuración de DigiCobro

Desde la sección de DigiCobro puedes configurar:

• Activar/Desactivar: Interruptor maestro para habilitar o deshabilitar el envío de correos.
• Frecuencia por grupo: Define cada cuánto enviar recordatorios según la antigüedad de la deuda. Por ejemplo: deudas de 1-10 días → semanal, deudas de 31-60 días → diario.
• Umbrales de escalamiento: Define cuántos días de atraso activan el tono "Firme" (por defecto 30 días) y el tono "Urgente" (por defecto 60 días).
• Monto mínimo: Solo se envían correos a clientes que deban más de este monto.
• Envío en fines de semana: Habilita o deshabilita el envío de correos los sábados y domingos.
• Email de respuesta: Dirección de correo personalizada para que los clientes puedan responder.

Niveles de Escalamiento

• Amigable: Tono cordial y educado. Se usa para deudas recientes (desde el día 1 hasta el umbral configurado, por defecto 30 días). Ejemplo: "Le recordamos amablemente que tiene facturas pendientes por pagar."
• Firme: Tono más directo y formal. Se usa para deudas moderadas (desde el umbral amigable hasta el firme, por defecto 30-60 días). Ejemplo: "Es importante regularizar su cuenta a la brevedad posible."
• Urgente: Tono urgente y serio. Se usa para deudas antiguas (más allá del umbral firme, por defecto más de 60 días). Ejemplo: "Su cuenta presenta un atraso significativo que requiere atención inmediata."

Configuración por Cliente

Además de la configuración global, puedes personalizar el comportamiento de DigiCobro para clientes específicos: Pausar el envío para un cliente particular (útil cuando hay acuerdos de pago), definir una frecuencia personalizada diferente a la global, y agregar notas internas sobre la situación del cliente.

Vista Previa y Monitoreo

Antes de que se envíen los correos, puedes usar la función "Vista Previa" para ver exactamente qué clientes recibirán correo hoy, el monto adeudado, el nivel de escalamiento y la frecuencia aplicada. También puedes enviar un correo de prueba para verificar que el formato y contenido son correctos.

La sección de estadísticas muestra métricas clave: correos enviados hoy, correos enviados esta semana, clientes activos contactados y monto total adeudado de los clientes contactados.

Parte 7: Enlace Público para Clientes

Registro de Tarjeta por Enlace Público

Para suscripciones con cobro automático, puedes generar un enlace público temporal que le permitas enviar al cliente. Al abrir el enlace, el cliente verá un formulario seguro donde puede ingresar los datos de su tarjeta. La tarjeta se tokeniza directamente con Azul (los datos nunca pasan por tu servidor) y queda asociada a la suscripción.

El enlace tiene una fecha de expiración configurable. Una vez expirado, el cliente no podrá usarlo y deberás generar uno nuevo si es necesario.

Acuerdo de Suscripción

También puedes generar un enlace público de "Acuerdo de Suscripción" que presenta al cliente los términos de la suscripción (plan, precio, frecuencia) y le permite aceptarlos digitalmente. Esto es útil para tener un registro formal del consentimiento del cliente para los cobros recurrentes.

Ejemplo Práctico: Suscripción con Cobro Automático

Supongamos que tienes un gimnasio y deseas cobrar RD$2,500 mensuales a tus miembros automáticamente.

1. Configura Azul en "Configuración → Azul" con tus credenciales de comercio. Sube el certificado de Web Services y prueba la conexión.
2. Crea un Plan de Suscripción llamado "Membresía Mensual" con precio RD$2,500, frecuencia mensual y moneda DOP. Asocia la cuenta bancaria y contable correspondiente.
3. Crea una Suscripción de Cliente para "Juan Pérez", seleccionando el plan "Membresía Mensual" con cobro automático.
4. Genera un enlace público y envíaselo a Juan por WhatsApp o email. Juan abre el enlace, ingresa su tarjeta Visa terminada en 4532 y confirma.
5. El sistema tokeniza la tarjeta con Azul y la asocia a la suscripción. El estado cambia a "Activa".
6. Cada mes, en la fecha de cobro, el sistema automáticamente carga RD$2,500 a la tarjeta de Juan, registra el pago y genera el asiento contable.
7. Si la tarjeta de Juan es rechazada, el sistema registra el fallo, incrementa el contador de intentos y reintentará en el próximo ciclo. Puedes ver el error en el historial de la suscripción.

Ejemplo Práctico: Cobro Manual + DigiCobro

Supongamos que vendes servicios de mantenimiento mensual a empresas y cobras por transferencia bancaria.

1. Crea un Plan de Suscripción "Mantenimiento Premium" con precio $5,000, frecuencia mensual y cobro manual.
2. Crea suscripciones para tus clientes corporativos.
3. Cuando un cliente realiza la transferencia, registra el pago manualmente desde el detalle de la suscripción.
4. Activa DigiCobro y configura: deudas de 1-10 días → recordatorio semanal (amigable), deudas de 11-30 días → recordatorio cada 3 días (firme), deudas de más de 30 días → recordatorio diario (urgente).
5. DigiCobro enviará automáticamente correos de recordatorio a los clientes que no hayan pagado, con el tono y frecuencia apropiados según la antigüedad de la deuda.
6. Revisa las estadísticas de DigiCobro para monitorear la efectividad de los cobros.

Métodos de Pago Guardados

El sistema permite guardar múltiples tarjetas por cliente. Cada tarjeta se almacena como un token seguro de DataVault de Azul. Puedes ver los últimos 4 dígitos y la marca (Visa, Mastercard, etc.), establecer una tarjeta como predeterminada, eliminar tarjetas que ya no se usen y cambiar el método de pago de una suscripción activa sin interrumpirla.

Operaciones con Transacciones de Azul

• Cobro (Sale): Cargo normal a una tarjeta guardada. Es la operación estándar de los cobros automáticos.
• Reembolso (Refund): Devolver total o parcialmente el monto cobrado al cliente. Requiere el número de orden de Azul original.
• Anulación (Void): Cancelar un cobro realizado dentro de los primeros 20 minutos. A diferencia del reembolso, la anulación no genera movimiento en el estado de cuenta del cliente.
• Verificación: Consultar el estado actual de una transacción en Azul.

Preguntas Frecuentes

• ¿Necesito Azul para usar suscripciones? No. Puedes usar suscripciones con cobro manual sin necesidad de Azul. Azul solo es necesario para cobros automáticos con tarjeta.
• ¿Puedo cambiar un cobro manual a automático? Sí. Desde el detalle de la suscripción puedes cambiar el tipo de cobro y asociar una tarjeta guardada.
• ¿Qué pasa si la tarjeta del cliente es rechazada? El sistema registra el intento fallido e incrementa el contador de fallos. La suscripción permanece activa y se reintentará en el próximo ciclo de cobro.
• ¿Puedo pausar una suscripción? Sí. Pausar una suscripción suspende temporalmente los cobros sin perder el historial. Puedes reactivarla en cualquier momento.
• ¿DigiCobro funciona con suscripciones? DigiCobro opera sobre las cuentas por cobrar (facturas vencidas), no directamente sobre las suscripciones. Si una suscripción genera facturas, DigiCobro puede enviar recordatorios para esas facturas pendientes.
• ¿Los datos de tarjeta son seguros? Sí. Los datos de tarjeta se tokenizan directamente en Azul mediante DataVault. Tu servidor nunca almacena números de tarjeta completos, solo el token encriptado y los últimos 4 dígitos.