Gestión Médica

Guía Completa del Módulo para Consultorios y Clínicas

El módulo de Gestión Médica convierte a Digimart en el centro de operación de un consultorio o clínica. Cubre todo el recorrido del paciente: desde que llega y se registra en la sala de espera, pasa a consulta con su médico, se le registra la consulta con diagnóstico y receta, hasta la facturación electrónica a las aseguradoras (ARS). Está pensado para ser usado en equipo: la secretaria(o) en recepción y el/la doctor(a) en el consultorio, cada uno con su vista.

¿Qué incluye el módulo?

En el menú lateral, la sección "Gestión Médica" agrupa cuatro opciones:

• Sala de Espera: el tablero en tiempo real de quién llegó, quién está en consulta y quién ya fue atendido.
• Pacientes: el listado y buscador de pacientes, su expediente clínico e historial de consultas.
• Reclamaciones ARS: la captura de reclamaciones a aseguradoras y la generación de las facturas electrónicas (e-CF) por ARS.
• Configuración Médica: los ajustes del módulo — médicos, plantillas de consulta y encuestas de feedback.

Antes de operar el día a día conviene dejar configurado el módulo. A continuación se explican todas las configuraciones posibles y, más abajo, el uso diario y un flujo de ejemplo de principio a fin.

Parte 1 — Configuraciones (antes de empezar)

Médicos (Doctores)

En "Configuración Médica" → pestaña "Doctores" registras a cada médico del consultorio. Haz clic en "Crear Doctor" y completa el formulario, organizado en tres secciones:

• Información del Doctor: Título (Dr./Dra.), Nombre, Apellido, Cédula, Especialidad (lista predefinida con opción "Otra"), No. Exequátur y No. CMS (Licencia).
• Contacto: Teléfono, Celular, Email y No. de Consultorio.
• Cuenta de usuario: "Usuario del sistema asociado" — este es el paso clave para que el médico vea solo lo suyo (ver abajo).

Asociar un usuario del sistema al médico

En la sección "Cuenta de usuario" puedes vincular a cada médico con una cuenta de usuario real del sistema (un AppUser del tenant). Esto sirve para que, cuando ese médico inicie sesión con su propio usuario, en la página "Pacientes" vea únicamente los pacientes que le pasaron a consulta a él, y no los de otro médico. Un usuario solo puede estar asociado a un médico a la vez. Si dejas el campo vacío, el médico simplemente no tendrá login propio (típico de consultorios donde la secretaria opera todo).

Ficha del médico y configuración de receta

Al hacer clic en un médico entras a su ficha (Detalle del Doctor), donde puedes "Editar Doctor" o abrir "Configurar Receta": ahí defines el encabezado, membrete, firma y demás datos que aparecerán en las recetas impresas de ese médico, de modo que cada doctor tenga su propio formato de receta.

Plantillas de consulta

En "Configuración Médica" → pestaña "Plantillas" creas plantillas reutilizables para agilizar el registro de consultas frecuentes. Una plantilla puede predefinir el motivo, la exploración, indicaciones o medicamentos habituales, de forma que el médico no tenga que escribir todo desde cero en cada consulta similar. Se administran con crear, editar y eliminar.

Recetas y catálogo de medicamentos

Las recetas se generan dentro de cada consulta. El formato (membrete, firma, colores) se define por médico en "Configurar Receta" desde su ficha. Al escribir un medicamento en la consulta, el sistema ofrece autocompletado contra un catálogo de medicamentos: si eliges uno existente, se completan automáticamente el nombre y la presentación/dosis; si escribes uno nuevo, se agrega al catálogo para la próxima vez. Así el catálogo crece con el uso del consultorio.

Encuestas de feedback

En "Configuración Médica" → pestaña "Feedback" activas o desactivas el envío automático de una encuesta de satisfacción al paciente después de cada consulta. Cuando está activo y la consulta se guarda como completada, el paciente recibe por correo un enlace seguro (de un solo uso, con vencimiento de 24 horas) donde puede calificar la atención.

La encuesta usa una escala del 1 al 5 con un comentario opcional, más tres preguntas opcionales: puntualidad, trato e instalaciones. Los resultados se ven de forma global en la pestaña "Feedback" y también asociados a cada paciente desde su expediente, para dar seguimiento por persona.

Aseguradoras (ARS)

En "Reclamaciones ARS" → pestaña "Aseguradoras" registras las ARS con las que trabaja el consultorio. Puedes cargar de una vez el catálogo de ARS dominicanas más comunes con el botón de carga inicial ("seed"), y luego completar el RNC de cada una. Cada aseguradora guarda su nombre, código, RNC, y datos del prestador (PSS). Una ARS solo puede recibir factura electrónica (E31) cuando tiene su RNC completo — hasta entonces aparece marcada como pendiente de RNC.

Estas mismas aseguradoras aparecen luego como opciones de "Seguro / ARS" al registrar un paciente y como la aseguradora destino de cada reclamación.

Credenciales por médico y ARS

En "Reclamaciones ARS" → pestaña "Credenciales" registras los datos que cada aseguradora asigna a cada médico (código de prestador, PSS, NAF, código de especialidad). Se configuran por combinación médico + ARS. Esto permite que las reclamaciones salgan con la credencial correcta según quién atendió y a qué aseguradora se reclama.

Tarifario

En "Reclamaciones ARS" → pestaña "Tarifario" defines, por aseguradora, los servicios/procedimientos con su código, nombre, valor total, monto que cubre la ARS y copago del paciente. Cargar el tarifario es opcional pero muy recomendable: al capturar una reclamación, el buscador de servicios sugiere del tarifario de esa ARS y precarga automáticamente los montos (reclamado, autorizado y copago), evitando errores y ahorrando tiempo.

Configuración de facturación ARS

En "Reclamaciones ARS" → pestaña "Configuración" defines cómo se generarán las facturas a las aseguradoras. Las facturas a ARS reutilizan el flujo estándar de facturación de Digimart, así que aquí indicas:

• Producto de servicio: el producto (tipo servicio, sin inventario) sobre el que se factura cada línea de la reclamación. Si el desplegable se ve vacío, crea primero un producto tipo servicio en el catálogo.
• Almacén: el almacén que usará la factura.
• Comprobante E31: la secuencia de NCF electrónico a usar; si lo dejas vacío se toma el primer E31 activo.
• Días de crédito por defecto: el plazo con el que se emiten las facturas a la ARS.

Importante: para poder facturar necesitas tener disponibles comprobantes E31 en la secuencia. El sistema valida que haya suficientes antes de generar; si no hay, te pedirá cargar más.

Parte 2 — Uso diario

Sala de Espera

La Sala de Espera es un tablero pensado para pantalla táctil en recepción. Se refresca automáticamente y muestra el estado del consultorio en tiempo real. En la parte superior encontrarás:

• Botón Actualizar: refresca el tablero y las estadísticas al instante (además del refresco automático).
• Botón Agregar paciente: abre el formulario para poner a alguien en la fila.
• Filtro por Médico: por defecto muestra a todos los médicos; al elegir uno, filtra tanto las estadísticas como los tres carriles para ver solo lo de ese doctor.
• Tarjetas de estadísticas: Esperando ahora, En consulta, Atendidos hoy, Espera promedio, Espera más larga y No atendidos (cancelados hoy). Debajo, un desglose por médico del día.

Los tres carriles

El tablero se divide en tres columnas que representan el recorrido del paciente en el consultorio:

• En espera: pacientes que llegaron y aguardan. Cada tarjeta muestra su número de turno, nombre, médico (si ya está asignado), motivo y cuánto tiempo llevan esperando. Los marcados como Urgente aparecen primero, resaltados en rojo.
• En consulta: pacientes que ya pasaron con el médico. Muestra desde hace cuánto están en consulta.
• Atendidos hoy: pacientes que ya terminaron su consulta hoy, con la hora en que fueron atendidos y cuánto esperaron. Desde aquí puedes abrir su expediente con "Ver expediente".

Agregar un paciente a la sala

Todo turno en la sala de espera está SIEMPRE ligado a un paciente registrado (no hay turnos anónimos por nombre suelto). Al pulsar "Agregar paciente" eliges una de dos formas:

• Paciente registrado: busca por nombre, cédula o pasaporte en el buscador (con búsqueda paginada, encuentra sobre toda la base) y selecciónalo.
• Registrar paciente nuevo: crea el paciente en el mismo momento con los datos básicos — Nombre y Apellido (obligatorios), Documento (Cédula / Pasaporte / RNC), Fecha de nacimiento, Sexo, Seguro / ARS (elegido de las aseguradoras configuradas), Correo, Profesión, Celular y Teléfono. Al guardar, el paciente queda creado y encolado en un solo paso.

En ambos casos puedes indicar el Médico (opcional en este punto), el Motivo y la Prioridad (Normal o Urgente).

Acciones sobre cada turno

• Pasar a consulta: mueve al paciente del carril "En espera" a "En consulta". Si el paciente aún no tiene médico asignado, se abre una ventana donde debes seleccionar el médico — es obligatorio para poder pasarlo a consulta.
• Marcar atendido: cierra la consulta y lo pasa al carril "Atendidos hoy".
• Regresar a espera: devuelve un paciente en consulta al carril de espera.
• Editar: cambia médico, motivo o prioridad del turno.
• Quitar: lo saca de la lista marcándolo como cancelado (cuenta en "No atendidos").

Cuando el médico registra la consulta del paciente, su turno se marca como atendido automáticamente y desaparece de los carriles activos.

Pacientes

La página "Pacientes" es el listado y buscador de pacientes, diseñado para ser rápido y claro. Arriba tiene un buscador prominente (por nombre, apellido o cédula), botones "Nuevo Paciente" y "Configuración", y unas estadísticas minimalistas: pacientes activos, nuevos del mes, consultas del mes y atendidos hoy.

Banner "En consulta ahora"

Cuando la secretaria pasa un paciente a consulta, en la página Pacientes aparece un banner destacado "En consulta ahora" con el nombre del paciente y un botón grande "Abrir expediente" para entrar a su historial con un solo clic. Si el médico inició sesión con su usuario asociado, verá en ese banner únicamente a su propio paciente; una secretaria o un administrador verán a todos. El banner se actualiza solo cada 30 segundos.

Expediente del paciente

Al abrir un paciente ves su perfil en dos columnas, pensado para lectura cómoda: foto, datos de contacto y seguro, una franja de seguridad con alergias y signos vitales, el historial de consultas (de la más reciente a la más antigua), la línea de tiempo, las recetas y el feedback que ha dado. Desde aquí se registra una nueva consulta y se puede usar "Analizar con IA".

Registrar una consulta

Desde el expediente, "Registrar Consulta" abre el formulario donde el médico documenta motivo, exploración, diagnósticos (con búsqueda de códigos CIE-10), indicaciones y medicamentos (con autocompletado del catálogo). Puede apoyarse en las plantillas configuradas para no partir de cero. Al guardar la consulta como completada: (1) el turno del paciente en la sala de espera se marca atendido automáticamente, y (2) si el feedback está activo, se envía la encuesta de satisfacción al correo del paciente.

La opción "Analizar con IA" ofrece un apoyo clínico redactado a partir de la información de la consulta; su resultado se muestra con formato para lectura rápida. Es una ayuda, no un sustituto del criterio médico.

Reclamaciones ARS

En "Reclamaciones ARS" → pestaña "Reclamaciones" capturas lo que se reclamará a cada aseguradora. Con "Nueva reclamación" seleccionas primero la ARS (que condiciona el resto), luego el paciente (con búsqueda paginada), el médico tratante, número de afiliado, número de autorización, plan, régimen y fecha del servicio.

Luego agregas las líneas de servicios reclamados. En cada línea, el buscador "Servicio" sugiere del tarifario de esa ARS y precarga los montos: Reclamado (valor total), Autorizado (lo que cubre la ARS) y Copago. Si hay una diferencia no cubierta, decides qué hacer con ella: Cobrar al paciente o Asumir (ajuste). Al pie ves el total reclamado y el total autorizado.

Estados de una reclamación

Cada reclamación avanza por estados: Capturada, Pendiente firma, Lista, En borrador, Facturada, Radicada, Cobrada, y —si aplica— Glosada parcial/total, Re-reclamada o Anulada. Desde el listado puedes enviarlas "A firma" y "Firmar" (individualmente o en lote). La firma prepara las reclamaciones para ser facturadas.

Importante: las facturas a la ARS se crean reutilizando el flujo de factura existente de Digimart, pero NO se emiten a la DGII; se generan como facturas para el proceso de cobro a la aseguradora.

Facturación a aseguradoras (fin de periodo)

Al cierre de cada periodo (típicamente mensual) generas las facturas a las ARS desde "Reclamaciones ARS" → pestaña "Facturación". El proceso, en tres pasos:

1. Revisar: el sistema agrupa las reclamaciones listas por aseguradora y muestra un preview de cuántas facturas y por qué montos se generarán. Verifica que haya comprobantes E31 disponibles suficientes.
2. Generar: con la barra de generación se crean las facturas por ARS en paralelo, usando el producto de servicio, almacén y E31 configurados. Cada factura queda enlazada a las reclamaciones que la componen.
3. Historial: más abajo, la tabla "Facturas generadas" lista las facturas E31 creadas (referencia, NCF, ARS, fecha, total, número de reclamaciones y estado). Si generaste una por error, puedes descartarla.

Una vez facturadas, las reclamaciones pasan al estado Facturada y quedan listas para radicar y cobrar a la aseguradora.

Parte 3 — Flujo de ejemplo de principio a fin

Veamos un día típico en un consultorio con una secretaria (Ana) y una doctora (Dra. Pérez), ya con el módulo configurado (médicos con su usuario asociado, aseguradoras con RNC, tarifario cargado y facturación ARS lista).

Mañana: la secretaria llena la sala de espera

1. Llega el señor Juan Gómez. Ana abre "Sala de Espera" y pulsa "Agregar paciente". Como Juan ya vino antes, usa "Paciente registrado", lo busca por cédula y lo selecciona. Elige médico Dra. Pérez, motivo "dolor de garganta" y prioridad Normal.
2. Llega María, paciente nueva. Ana usa "Registrar paciente nuevo": nombre, apellido, cédula, fecha de nacimiento, sexo, y selecciona su Seguro/ARS (por ejemplo, Humano). Al guardar, María queda creada y encolada de una vez.
3. El tablero muestra a ambos en el carril "En espera" con su número de turno y el tiempo que llevan esperando.

Consulta: la doctora atiende

1. Cuando la Dra. Pérez está lista, Ana (o la propia doctora) pulsa "Pasar a consulta" en la tarjeta de Juan. Como Juan ya tenía médico asignado, pasa directo al carril "En consulta".
2. La Dra. Pérez, con su usuario, abre "Pacientes": el banner "En consulta ahora" le muestra a Juan (solo el suyo). Pulsa "Abrir expediente".
3. Registra la consulta: motivo, exploración, diagnóstico (CIE-10) y receta (los medicamentos se autocompletan del catálogo). Guarda como completada.
4. Automáticamente, el turno de Juan pasa a "Atendidos hoy" y, como el feedback está activo, Juan recibe por correo la encuesta de satisfacción.

Reclamación al seguro

1. Como la atención de Juan es cubierta por su ARS, Ana abre "Reclamaciones ARS" → "Nueva reclamación".
2. Selecciona la ARS de Juan, luego a Juan como paciente y a la Dra. Pérez como médico tratante. Completa afiliado y autorización.
3. Agrega la línea del servicio (por ejemplo, "Consulta de medicina general"): al buscarla en el tarifario, se precargan el monto reclamado, el autorizado y el copago. Si hay diferencia, decide cobrarla al paciente o asumirla.
4. Guarda la reclamación (queda "Capturada"). Durante el mes se repite esto con cada paciente asegurado.

Fin de mes: generar las facturas a las aseguradoras

1. Al cierre del periodo, Ana revisa las reclamaciones del mes y las envía "A firma" y las "Firmar" (en lote) para dejarlas listas.
2. Va a la pestaña "Facturación": el preview le muestra, agrupado por ARS, cuántas facturas y por qué montos se generarán. Confirma que hay comprobantes E31 disponibles.
3. Pulsa generar. El sistema crea una factura por ARS, agrupando todas las reclamaciones de esa aseguradora, usando el producto de servicio y el E31 configurados.
4. En "Facturas generadas" quedan listadas con su NCF y total. Ana las usa para radicar y cobrar a cada aseguradora.

Consejos y buenas prácticas

• Deja configurado el tarifario por ARS: acelera la captura y reduce errores de montos.
• Asocia a cada médico su usuario del sistema para que vea solo sus pacientes en consulta.
• Mantén el RNC de cada aseguradora completo; sin RNC no se puede facturar E31 a esa ARS.
• Revisa la disponibilidad de comprobantes E31 antes del cierre para no frenar la facturación.
• Usa las plantillas de consulta para los motivos más frecuentes y ahorra tiempo de digitación.
• Activa el feedback para medir la satisfacción y revisar las tres dimensiones: puntualidad, trato e instalaciones.