Gestión de Usuarios

Guía Completa para Crear y Administrar los Usuarios de tu Empresa

Un usuario es cada persona de tu equipo que entra a Digimart con su propio correo y contraseña. Desde este módulo controlas quién tiene acceso a tu empresa, qué Rol tiene (y por lo tanto qué puede ver y hacer), a qué Caja Registradora está asignado si trabaja en el Punto de Venta, y si su cuenta está activa o deshabilitada.

Cada usuario tiene sus propias credenciales; no compartas una misma cuenta entre varias personas. Así cada acción queda registrada a nombre de quien la hizo y puedes activar o quitar accesos de forma individual.

Cómo llegar

Entra a la sección Usuarios desde el menú lateral (dentro de Configuración). Verás el listado de todos los usuarios de tu empresa. En la cabecera aparece un contador con la cantidad de usuarios usados y el máximo de tu plan, y los botones Nuevo y Agregar existente.

El listado muestra columnas como Usuario (nombre y correo), Rol y Estado. El estado se muestra con etiquetas de color: Activo (verde), Inactivo (rojo) o Super Admin (dorado, con una corona). Haz clic en un usuario o usa la opción Ver Detalles del menú de acciones para abrir su ficha.

Paso 1: Crear un Usuario Nuevo

Haz clic en el botón Nuevo. Se abrirá la ventana Nuevo Usuario con el formulario organizado en secciones.

Información Personal

• Nombre: obligatorio.
• Apellido: obligatorio.
• Email: obligatorio. Será su usuario para iniciar sesión y donde recibirá los correos de acceso.
• Teléfono: opcional.

Cuenta

• Usuario: opcional. Un nombre corto para iniciar sesión (solo letras, números, puntos y guiones, máximo 32 caracteres).
• Contraseña: obligatoria, mínimo 6 caracteres. Es la clave con la que el usuario entrará por primera vez.

Configuración

• Rol: selecciona el rol que define los permisos del usuario. Consulta la guía "Roles y Permisos" para entender qué otorga cada rol.
• Caja Registradora: asigna la caja del Punto de Venta que usará este usuario (opcional).

Permisos rápidos

En la parte inferior hay interruptores para marcar características del usuario:

• Admin: convierte al usuario en super administrador de la empresa (acceso amplio a todo, sin necesidad de rol).
• POS: lo habilita como usuario del Punto de Venta.
• Vendedor: lo marca como vendedor. Al activarlo aparece el campo Comisión del Vendedor (porcentaje).
• Comprador: lo marca como comprador.
• Inactivo: crea la cuenta deshabilitada; el usuario no podrá iniciar sesión hasta que lo habilites.

Cuando termines, haz clic en Crear Usuario. Al crearlo no se envía un correo automáticamente: tú le entregas la contraseña, o desde su ficha puedes usar los botones para enviarle el acceso (ver más abajo).

Paso 2: Agregar un Usuario Existente

Si la persona ya tiene una cuenta en Digimart (por ejemplo, porque trabaja en otra empresa del sistema), usa el botón Agregar existente. En la ventana Agregar usuario existente escribe su Correo electrónico y, opcionalmente, elige un Rol (opcional). Luego haz clic en Agregar.

Como la cuenta ya existe, no se envía un correo nuevo: el usuario simplemente gana acceso a tu empresa con sus credenciales actuales. Si el correo no corresponde a ninguna cuenta, el sistema te avisará con "Usuario no encontrado en Digimart. Verifica el correo electrónico.".

Paso 3: Editar un Usuario

Abre la ficha del usuario desde el listado. Ahí puedes editar sus datos y su configuración. Los campos se editan directamente sobre la ficha y se guardan al confirmar cada uno. Encontrarás secciones como:

• Información Personal: Nombre, Apellido, Usuario, Email, Teléfono y Fecha de Nacimiento.
• Documento de Identidad: Tipo de Documento (Cédula, RNC, Pasaporte o Licencia) y Número de Documento.
• Dirección: País, Ciudad y Código Postal.
• Permisos y Roles: el interruptor Super Admin, el selector de Rol (incluye la opción "Ninguno" para quitarlo), la Caja Registradora y el interruptor Usuario POS.
• Autenticación 2FA: estado de la verificación en dos pasos del usuario, con opciones para regenerar códigos o desactivarla.
• Dispositivos: lista de los equipos desde los que el usuario ha iniciado sesión.

Asignar o cambiar el rol

En la sección Permisos y Roles de la ficha usa el selector Rol para asignarle un rol o cambiarlo. Elige "Ninguno" si quieres quitarle el rol. El rol es lo que determina a qué secciones y acciones tiene acceso el usuario; se administra en la sección Roles (ver la guía "Roles y Permisos").

Asignar la caja registradora

Si el usuario trabajará en el Punto de Venta, asígnale una caja en el campo Caja Registradora. Al activar el interruptor Usuario POS el sistema te pedirá seleccionar la caja correspondiente. Cada caja descuenta la mercancía del almacén que tenga asignado.

Enviar el acceso y cambiar la contraseña

En la parte superior de la ficha hay acciones rápidas. Si el usuario aún no ha iniciado sesión, aparece Enviar Bienvenida. Siempre disponible está Enviar Acceso, que envía un correo con un enlace directo al sistema (te pedirá confirmar). Con Cambiar Clave de Acceso estableces una nueva contraseña para el usuario.

Paso 4: Activar, Desactivar o Quitar Acceso

Desde la ficha del usuario, a la derecha de la cabecera, controlas su acceso:

• Deshabilitar: si el usuario está activo, este botón (rojo) lo pasa a Inactivo. Un usuario inactivo no puede iniciar sesión, pero su cuenta y su historial se conservan.
• Habilitar: si el usuario está inactivo, este botón (verde) lo reactiva.
• Quitar acceso: remueve al usuario de esta empresa. El usuario pierde acceso a tu empresa, pero esta acción no elimina su cuenta de Digimart.

Ten en cuenta que no puedes deshabilitar tu propia cuenta de usuario.

Relación con los Roles

El acceso de cada usuario depende de dos cosas: si es Super Admin (ve y hace todo dentro de la empresa) o del Rol que le asignes. Los roles se crean y configuran en la sección Roles, donde defines a qué secciones (módulos) y a qué acciones puede acceder cada rol. Después, aquí en Usuarios, le asignas el rol a la persona. Para todo el detalle, consulta la guía "Roles y Permisos".

Errores y preguntas comunes

• "Ya existe un usuario con este correo": ese correo ya está registrado. Si la persona ya tiene cuenta, usa "Agregar existente" en lugar de crearlo de nuevo.
• "Ya existe un usuario con este nombre de usuario": el nombre de usuario corto está tomado; elige otro.
• "El nombre de usuario no es válido": usa solo letras, números, puntos y guiones (máximo 32 caracteres).
• Límite de usuarios alcanzado: tu plan tiene un máximo de usuarios. Si necesitas más, actualiza tu plan o comunícate con un administrador.
• Las contraseñas no coinciden: al cambiar la clave, la nueva contraseña y su confirmación deben ser idénticas.
• No puedo deshabilitarme: por seguridad, no puedes desactivar tu propia cuenta.