Proveedores

Guía Completa para Gestionar a tus Suplidores

El módulo de Proveedores (o suplidores) te permite registrar y administrar a todas las personas y empresas a las que les compras bienes o servicios. Cada proveedor guarda sus datos fiscales y de contacto, y sirve de base para registrar las Facturas de Proveedores (gastos y compras), llevar el control de lo que le debes en Cuentas por Pagar y aplicar retenciones automáticas.

¿Qué es un proveedor?

Un proveedor es cualquier persona o empresa que te vende algo: mercancía para revender, insumos, servicios profesionales, alquileres, servicios públicos, etc. Al registrarlo una sola vez, luego puedes asociarle todas sus facturas y pagos, y Digimart lleva automáticamente su saldo (lo que le debes) y su estado de cuenta. El proveedor también guarda su información fiscal (RNC/Cédula, tipo ante la DGII, tipo de NCF) para que tus reportes y comprobantes salgan correctos.

¿Cómo llegar al módulo?

En el menú lateral ve a Gastos > Mis Proveedores. Verás el listado de todos tus proveedores. Para crear uno nuevo, haz clic en "Agregar Proveedor". Para ver o editar uno existente, haz clic sobre su nombre en el listado.

El listado de proveedores

El listado muestra una fila por proveedor con las siguientes columnas:

• ID: el número de referencia del proveedor.
• Proveedor: el nombre (es un enlace a su detalle) y, debajo, su correo.
• RNC/Cédula: su identificación fiscal.
• Contacto: el teléfono registrado.
• Creado: la fecha en que se registró.
• Saldo: lo que le debes. Aparece en rojo cuando hay deuda pendiente y en verde cuando el saldo es cero.

En la parte superior verás un resumen con el total de proveedores y la Deuda total (con el número de proveedores que tienen saldo). Puedes buscar por nombre ("Buscar por nombre...") o por identificación ("RNC/Cédula...") y aplicar filtros por ID, fecha o monto de deuda. También puedes exportar el listado a un archivo.

Crear un proveedor

Al hacer clic en "Agregar Proveedor" se abre la ventana "Crear Proveedor", organizada en dos pestañas: Información y Retenciones.

Buscar en la DGII

En la parte superior del formulario tienes la opción "Buscar en DGII". Escribe el RNC o el nombre del proveedor y, al seleccionarlo de los resultados, el sistema completa automáticamente su razón social, RNC y actividad económica. Es la forma más rápida y segura de registrar los datos fiscales correctos.

Información básica

• Nombre / Razón social (obligatorio): el nombre del proveedor tal como aparece en sus comprobantes.
• Tipo ID: el tipo de identificación ("RNC", "Cédula" o "Pasaporte").
• RNC / Cédula: el número de identificación fiscal.
• Teléfono: el número de contacto.
• Correo: el correo electrónico del proveedor.
• Contacto: el nombre de la persona con quien tratas.

Información adicional

• Dirección: la dirección física, con autocompletado para facilitar la captura.
• Tipo NCF: el tipo de comprobante fiscal que normalmente recibes de este proveedor.
• ¿Es extranjero?: indícalo si el proveedor es del exterior.
• Cuenta Contable: la cuenta por pagar del proveedor. Debe ser una cuenta de pasivo. Si la dejas vacía, el sistema usa la cuenta por pagar general de tu empresa.
• Notas: cualquier observación adicional que quieras guardar.

Retenciones automáticas

En la pestaña "Retenciones" puedes marcar las retenciones que se aplican habitualmente a este proveedor (por ejemplo retención de ITBIS o de ISR según su categoría). Al dejarlas configuradas, se sugieren automáticamente cuando registras sus facturas y pagos. Si aún no tienes retenciones creadas, verás el mensaje "No hay retenciones configuradas".

Para terminar, haz clic en "Crear Proveedor". El proveedor queda disponible de inmediato para asociarle facturas y pagos.

El detalle del proveedor y su estado de cuenta

Al hacer clic sobre un proveedor entras a su ficha. En la parte superior se muestran dos tarjetas de saldo:

• A Pagar: el total que le debes al proveedor (su deuda pendiente).
• A Favor: el saldo a tu favor, por ejemplo cuando le pagaste de más o tienes anticipos aplicables.

Desde el botón "Hacer Pago" puedes registrar directamente un pago al proveedor. Debajo, en la sección "Información General", todos los datos del proveedor son editables directamente (nombre, correo, teléfono, dirección, RNC/Cédula, tipo ante la DGII, tipo de identificación, cuenta contable por pagar, código interno, tipo de NCF, categoría y grupo).

El campo "Tipo (DGII)" define si el proveedor está "R - Sujeto a retención" o "P - No sujeto a retención", dato clave para tus retenciones y reportes.

Pestañas del detalle

• Facturas: todas las facturas de compra y gastos del proveedor, con su NCF, fecha, vencimiento, estado ("Pagado" o "Pendiente"), monto total, impuesto, retención, lo cobrado y lo pendiente. Es su estado de cuenta detallado.
• Pagos: el historial de pagos que le has hecho, con su método, tipo, la factura asociada, el monto y el estado.
• Notas de Débitos: las notas de débito que afectan sus facturas.
• Importaciones: las importaciones asociadas al proveedor (con su estado, origen, incoterm y costos), si compras del exterior.
• Retenciones: las retenciones aplicadas al proveedor. Puedes eliminarlas o agregar nuevas con "Agregar Seleccionadas".
• Asientos Manuales: asientos contables manuales registrados directamente contra el proveedor.

Cómo se calcula el saldo del proveedor

El saldo A Pagar se calcula de forma automática a partir de todos los movimientos del proveedor: las facturas de compra y gastos pendientes aumentan la deuda; los pagos que le haces la reducen; las retenciones aplicadas disminuyen lo que efectivamente le pagas; y las notas de débito y de crédito ajustan el saldo según corresponda. No tienes que llevar este cálculo a mano: cada vez que registras una factura o un pago, el saldo se actualiza solo.

Importante: si asignas al proveedor una cuenta contable que no sea de pasivo, la ficha te mostrará la alerta "Cuenta mal configurada", porque esa cuenta afecta el cálculo de Cuentas por Pagar. Usa siempre una cuenta por pagar (de tipo pasivo).

Importar proveedores

Si vienes de otro sistema y necesitas cargar muchos proveedores a la vez, usa Importar Proveedores (menú Importar). El asistente te guía en cuatro pasos: Crear Plantilla (genera la hoja de cálculo), Completar Datos (nombre, identificación, contacto y términos de pago), Procesar (importa los proveedores) y Finalizado. Para más detalles, consulta la guía de Importar Proveedores.

Relación con otros módulos

• Facturas de Proveedores: cada compra o gasto que registras se asocia a un proveedor. Esas facturas alimentan su estado de cuenta y su deuda. Consulta la guía de Facturas de Proveedores.
• Cuentas por Pagar: el saldo de todos tus proveedores conforma tu módulo de Cuentas por Pagar, el auxiliar que muestra a quién le debes y cuánto. La cuenta contable por pagar de cada proveedor es la que conecta su saldo con la contabilidad. Consulta la guía de Cuentas por Pagar.
• Pagos: desde el proveedor (o desde una factura) registras los pagos que reducen su deuda.

Conceptos Clave

• Proveedor (suplidor): persona o empresa a la que le compras bienes o servicios.
• RNC / Cédula: identificación fiscal del proveedor ante la DGII.
• Tipo (DGII): indica si el proveedor está sujeto a retención ("R") o no ("P").
• Saldo A Pagar: lo que le debes al proveedor, calculado automáticamente a partir de sus facturas, pagos, retenciones y notas.
• Saldo A Favor: saldo a tu favor cuando hay pagos de más o anticipos.
• Cuenta Contable Por Pagar: la cuenta de pasivo que conecta al proveedor con tus Cuentas por Pagar.
• Retenciones automáticas: retenciones que se sugieren solas al registrar facturas y pagos del proveedor.

Errores y avisos comunes

• Falta el nombre: el "Nombre / Razón social" es obligatorio para crear el proveedor.
• "Cuenta mal configurada": la cuenta contable asignada no es de pasivo. Cámbiala por una cuenta por pagar para que el saldo se calcule bien.
• No encuentro al proveedor en el listado: revisa los filtros activos o usa "Limpiar filtros", y verifica que estás buscando por el campo correcto (nombre vs RNC/Cédula).
• El saldo no cuadra: revisa la pestaña "Facturas" y "Pagos" del proveedor; el saldo depende de que sus facturas, pagos y retenciones estén registrados correctamente.