Devoluciones de Venta

Guía Completa para Registrar y Gestionar Devoluciones

El módulo de Devoluciones de Venta te permite registrar cuando un cliente devuelve productos que ya te había comprado. Al crear una devolución, Digimart actualiza de forma automática el inventario (reingresa la mercancía), la contabilidad (revierte el ingreso y el ITBIS) y la relación con el cliente (le devuelve el dinero, reduce lo que te debe o le deja un saldo a favor).

¿Qué es una Devolución de Venta?

Una devolución de venta es el registro de la mercancía que un cliente te regresa a partir de una factura que ya emitiste. En Digimart, cada devolución se crea internamente como una Nota de Crédito vinculada a la factura original. Por eso una devolución y su nota de crédito son el mismo documento: comparten la misma referencia, el mismo NCF y los mismos asientos contables.

Toda devolución parte siempre de una factura existente. No se puede devolver un producto que no fue vendido en una factura, ni una cantidad mayor a la que se facturó.

¿Para qué sirve?

• Reingresar al inventario la mercancía que el cliente devolvió, para que el stock refleje la realidad.
• Revertir el ingreso por venta y el ITBIS asociado, de modo que tus reportes de ventas y fiscales queden correctos.
• Devolver el dinero al cliente, reducir su cuenta por cobrar o dejarle un saldo a favor para próximas compras.
• Cumplir con la DGII emitiendo la Nota de Crédito correspondiente (código de modificación y comprobante fiscal).

Cómo Llegar al Módulo

En el menú lateral ve a Ventas → Devoluciones. Verás el listado de todas las devoluciones registradas, con tarjetas de resumen en la parte superior (Total de Devoluciones, Monto Total, Devoluciones de Dinero y Saldos a Favor) y filtros por rango de fechas.

Cada fila del listado muestra la referencia, la fecha, el cliente, la factura de origen, el tipo de devolución, el monto y el NCF. Haz clic en la referencia para abrir el detalle de una devolución.

Tipos de Devolución

Antes de crear una devolución debes decidir cómo se le compensará al cliente. Digimart ofrece cuatro tipos:

• Devolución de Dinero: se le devuelve el dinero al cliente mediante transferencia o efectivo. Genera un egreso desde una cuenta bancaria.
• Crédito a Factura: el monto se aplica como crédito para reducir el saldo pendiente que el cliente tiene con la factura. No sale dinero del banco.
• Combinado: una parte se devuelve en dinero (egreso bancario) y el resto queda como saldo a favor del cliente.
• Saldo a Favor: el monto total queda como anticipo del cliente para usarlo en futuras compras. No sale dinero del banco.

Crear una Devolución Paso a Paso

En la pantalla de Devoluciones haz clic en Nueva Devolución. Se abrirá un asistente de 3 pasos: Configuración, Productos y Finalizar.

Paso 1: Configuración (Factura y Tipo)

Selecciona la Factura de origen. Puedes buscarla por número o cliente. Al elegirla, se muestra una tarjeta con los datos de la factura: cliente, total, NCF y fecha.

Indica la Fecha de Devolución (por defecto es hoy). Luego selecciona el Tipo de Comprobante (NCF). El sistema propone automáticamente el comprobante correcto: si tienes facturación electrónica activa, la Nota de Crédito Electrónica (E34); si no, la Nota de Crédito preimpresa (B04).

Elige el Código de Modificación de la DGII (obligatorio). El botón de ayuda junto al campo explica cada código:

• Código 1 - Anulación Total: para anular completamente un comprobante emitido anteriormente.
• Código 2 - Corrección de Texto: para corregir errores de texto en el comprobante original.
• Código 3 - Corrección de Montos: para corregir errores en los montos del comprobante original.
• Código 4 - Reemplazo de NCF en Contingencia: cuando el comprobante se emitió en modo de contingencia.

Por último, selecciona el Tipo de Devolución (Devolución de Dinero, Crédito a Factura, Combinado o Saldo a Favor) haciendo clic en la tarjeta correspondiente.

Paso 2: Productos Devueltos

Se muestran los productos de la factura seleccionada. Marca los que el cliente devuelve e indica la cantidad a devolver de cada uno. El sistema no permite devolver más de lo que se vendió: la cantidad disponible ya descuenta lo que se haya devuelto antes en otras devoluciones de la misma factura.

El precio unitario que se reembolsa es el que pagó el cliente, ya neto de cualquier descuento que se aplicó en la factura original. Para cada producto también debes elegir el almacén donde reingresará la mercancía; sin almacén asignado no podrás guardar.

Paso 3: Finalizar (Confirmar)

En el último paso revisas el resumen de la devolución. Según el tipo elegido, se te pedirá información adicional:

• Devolución de Dinero: selecciona la cuenta bancaria desde la que saldrá el reembolso.
• Combinado: selecciona la cuenta bancaria e indica el monto exacto a devolver en efectivo; el resto quedará como saldo a favor.
• Crédito a Factura y Saldo a Favor: no requieren cuenta bancaria porque no sale dinero del banco.

Cuando todo esté correcto, haz clic en Crear Devolución. Digimart procesa todo en un solo paso y te lleva de vuelta al listado.

¿Qué Sucede al Crear una Devolución?

Al confirmar, el sistema ejecuta automáticamente varias acciones coordinadas:

1. Crea la Nota de Crédito vinculada a la factura, con sus líneas de producto e ITBIS.
2. Reingresa la mercancía al inventario en el almacén indicado (aumenta el stock).
3. Genera los asientos contables que revierten el ingreso por venta y el ITBIS.
4. Según el tipo: registra el egreso bancario (dinero), reduce la cuenta por cobrar (crédito a factura) o crea el anticipo del cliente (saldo a favor).

Efecto en el Inventario

Cada producto devuelto se reingresa al inventario en el almacén que seleccionaste, aumentando el stock disponible por la cantidad devuelta. Este movimiento queda registrado como una entrada de inventario asociada a la devolución. En el detalle de la devolución verás la etiqueta Restaurado al almacén confirmando que el inventario fue afectado.

Efecto Contable

Los asientos contables se generan de forma automática y dependen del tipo de devolución. En todos los casos se debita la cuenta de Devoluciones sobre Ventas por el total de la devolución (reduce tus ingresos por ventas), y la contrapartida (crédito) cambia según cómo compenses al cliente:

• Devolución de Dinero: se acredita la cuenta del banco (sale el dinero).
• Crédito a Factura: se acredita la Cuenta por Cobrar del cliente (reduce lo que te debe).
• Saldo a Favor: se acredita la cuenta de Anticipos de Clientes (queda a favor del cliente).
• Combinado: se acredita el banco por la parte en efectivo y los Anticipos de Clientes por la parte restante.

El ITBIS de los productos devueltos también se revierte, y el costo de la mercancía se reincorpora al inventario. Puedes ver todos estos asientos en la pestaña Asientos contables dentro del detalle de la devolución.

Relación con Notas de Crédito y la DGII

Como toda devolución de venta es una Nota de Crédito, desde el detalle puedes hacer clic en Ver nota de crédito para abrir el mismo documento en el módulo de notas de crédito, generar el PDF o emitirla a la DGII.

Para reportar la devolución fiscalmente, usa el botón de emisión a la DGII en el detalle. Al emitirse y ser aceptada, la Nota de Crédito recibe su NCF definitivo y queda registrada como parte de tus reportes fiscales (por ejemplo, el 608 de anulaciones o los ajustes al 607).

Edición y Re-sincronización

Mientras la devolución no haya sido emitida y aceptada por la DGII, puedes editarla desde su detalle: cambiar productos, cantidades, precios y almacenes. Al guardar los cambios, Digimart re-sincroniza automáticamente toda la cadena para mantener la consistencia.

• Actualiza la Nota de Crédito con las nuevas líneas y el nuevo total.
• Regenera los asientos contables con las cifras corregidas.
• Corrige el inventario según las nuevas cantidades (revierte el movimiento anterior y aplica el nuevo).
• Ajusta el egreso bancario o el saldo a favor del cliente cuando corresponda al tipo de devolución.

El botón Guardar cambios solo se habilita cuando hay modificaciones pendientes, hay al menos un producto y todos tienen almacén asignado. La referencia y el NCF de la devolución no cambian al editar.

¿Cuándo Queda Bloqueada?

Una vez que la devolución ha sido emitida y aceptada por la DGII, queda en modo solo lectura y ya no puede editarse. Esto es para mantener la conformidad con el comprobante fiscal reportado. En el detalle verás la etiqueta Emitida a DGII y un aviso indicando que la devolución no se puede modificar.

Si necesitas corregir una devolución ya emitida, deberás gestionarlo mediante los procedimientos fiscales correspondientes, no editando el documento.

Eliminar una Devolución

Desde el listado, en el menú de acciones (los tres puntos) de cada fila, puedes eliminar una devolución. Al hacerlo se revierten sus movimientos contables y de inventario, y se elimina el egreso bancario o el saldo a favor asociado. Esta acción no se puede deshacer, así que úsala con cuidado y solo cuando la devolución fue creada por error.

Errores Comunes

• Devolver más de lo vendido: no puedes devolver una cantidad mayor a la facturada, ni sumando con devoluciones anteriores. El sistema limita la cantidad al disponible.
• No seleccionar almacén: cada producto necesita un almacén para reingresar la mercancía; sin él no podrás guardar.
• Olvidar la cuenta bancaria: en Devolución de Dinero y Combinado es obligatorio elegir la cuenta desde donde sale el reembolso.
• No indicar el monto en Combinado: debes especificar cuánto se devuelve en efectivo; el resto pasa a saldo a favor y no puede ser mayor al total.
• Intentar editar una devolución emitida: una vez aceptada por la DGII, el documento queda bloqueado; no insistas en modificarlo.
• Código de modificación equivocado: selecciona el código de la DGII que corresponda al motivo real de la devolución.

Conceptos Clave

• Nota de Crédito: documento fiscal que respalda la devolución. En Digimart, una devolución de venta ES una nota de crédito vinculada a la factura.
• Código de Modificación: valor exigido por la DGII que indica el motivo por el que se modifica el comprobante original.
• Saldo a Favor (Anticipo): monto que queda a favor del cliente para aplicarlo en futuras compras.
• Cuenta por Cobrar (CxC): lo que el cliente te debe; el crédito a factura la reduce.
• Almacén Destino: lugar donde reingresa la mercancía devuelta y aumenta el stock.