Comprobantes Fiscales (NCF)

El NCF (Número de Comprobante Fiscal) es la numeración oficial que la DGII autoriza para respaldar tus facturas, notas de crédito, notas de débito y demás comprobantes en República Dominicana. Cada comprobante que emites lleva un NCF único, y esa numeración proviene de secuencias autorizadas por la DGII. En Digimart configuras esas secuencias una sola vez y el sistema se encarga de asignar automáticamente el siguiente número cada vez que facturas.

Cómo llegar

Desde el menú lateral entra a Herramientas → Comprobantes Fiscales (NCF). Esta pantalla tiene dos pestañas: Secuencias (donde configuras y consultas los rangos de NCF) y Anulaciones (donde registras los comprobantes anulados que luego se reportan en el 608).

¿Qué es un NCF?

Un NCF se compone de un prefijo (el tipo de comprobante, por ejemplo B01 o E31) seguido de una secuencia numérica. Los comprobantes físicos usan la serie B con 11 dígitos en total, y los comprobantes electrónicos (e-CF) usan la serie E con 13 dígitos. El tipo indica para qué sirve el comprobante: crédito fiscal, consumo, nota de crédito, etc.

Comprobantes Físicos (Serie B) vs. Electrónicos (Serie E)

La diferencia principal es cómo se validan ante la DGII:

• Serie B (físicos): Comprobantes tradicionales, con NCF de 11 dígitos (por ejemplo B0100000001). La secuencia tiene una fecha de vencimiento autorizada por la DGII.
• Serie E (electrónicos / e-CF): Comprobantes fiscales electrónicos, con NCF de 13 dígitos (por ejemplo E310000000001). Se firman y transmiten digitalmente a la DGII. Las notas electrónicas (E32 y E34) no dependen de una fecha de vencimiento de secuencia al momento de emitirse.

Tipos de NCF más comunes

Estos son los tipos de comprobante físicos (serie B) que maneja el sistema:

• B01 - Facturas de Crédito Fiscal: Ventas a clientes que necesitan el ITBIS y el gasto para su declaración.
• B02 - Facturas de Consumo: Ventas a consumidor final.
• B03 - Notas de Débito: Aumentan el valor de un comprobante emitido.
• B04 - Notas de Crédito: Disminuyen o anulan el valor de un comprobante emitido.
• B11 - Comprobantes de Compras: Para compras a personas no registradas.
• B12 - Registro Único de Ingresos: Registro único de ingresos.
• B13 - Gastos Menores: Gastos menores del negocio.
• B14 - Regímenes Especiales: Ventas bajo regímenes especiales de tributación.
• B15 - Comprobantes Gubernamentales: Ventas al Estado.
• B16 - Exportaciones: Ventas de exportación.
• B17 - Pagos al Exterior: Pagos realizados al exterior.

Y estos son sus equivalentes electrónicos (serie E / e-CF):

• E31 - Factura de Crédito Fiscal Electrónica.
• E32 - Factura de Consumo Electrónica.
• E33 - Nota de Débito Electrónica.
• E34 - Nota de Crédito Electrónica.
• E41 - Compras Electrónico.
• E43 - Gastos Menores Electrónico.
• E44 - Regímenes Especiales Electrónicos.
• E45 - Gubernamental Electrónico.
• E46 - Exportación Electrónico.
• E47 - Pagos al Exterior Electrónico.

Configurar una Secuencia de NCF

Cuando la DGII te autoriza un rango de comprobantes, lo registras en Digimart para que el sistema pueda usarlo. En la pestaña Secuencias agregas o editas cada prefijo con la siguiente información:

• Prefijo NCF: El tipo de comprobante, por ejemplo B01 o E31.
• Secuencia Mínima (Desde): El primer número autorizado por la DGII.
• Secuencia Máxima (Hasta): El último número autorizado por la DGII.
• Secuencia Actual: El próximo número que el sistema asignará. Se actualiza solo a medida que facturas.
• Fecha de Vencimiento: La fecha hasta la cual el rango es válido según la DGII.
• Fecha de Recepción: La fecha en que recibiste la autorización.
• Cantidad de Dígitos: 11 para la serie B, 13 para la serie E.

Autorizaciones por Lotes (vencimientos distintos)

A veces la DGII autoriza un mismo prefijo en varios lotes, cada uno con su propia fecha de vencimiento. Para esto existe la sección Autorizaciones DGII (Lotes), donde con el botón Agregar lote registras cada tramo por separado. Cada lote incluye su rango de secuencia (desde-hasta), su fecha de vencimiento, el número de autorización de la DGII y la cantidad aprobada. El sistema respeta la fecha de vencimiento del lote específico al que pertenece cada número, no una fecha general.

Asignación Automática al Facturar

No necesitas escribir el NCF a mano. Cada vez que emites una factura, nota de crédito u otro comprobante, el sistema toma automáticamente el siguiente número disponible de la secuencia correspondiente y lo marca como usado. La lógica de asignación:

• Reutiliza primero cualquier número que haya quedado liberado (por ejemplo, de un documento que se eliminó).
• Si no hay números liberados, toma el siguiente número secuencial disponible.
• Salta automáticamente los números que estén bloqueados, avanzando al primer número válido siguiente.
• Verifica que el número no esté ya en uso en otro documento antes de asignarlo.

Estados de un NCF

En el historial de uso de cada secuencia, cada número puede estar en uno de estos estados:

• Usado: El número ya fue asignado a un documento (factura, nota, etc.). No se volverá a usar.
• Liberado: El número estaba usado pero quedó libre para reutilizarse (por ejemplo, al eliminar el documento que lo tenía). El sistema puede volver a asignarlo.
• Bloqueado: El número queda reservado como inválido de forma permanente. Se usa cuando un número se consumió por error (una impresión fallida, una interrupción del sistema). El sistema nunca lo asignará a ningún documento y lo salta automáticamente.

¿Para qué sirve bloquear un número?

El estado Bloqueado te permite saltar números que se gastaron por error sin romper la numeración correlativa. Por ejemplo, si por un fallo se consumieron los números 45, 46 y 47 sin generar comprobantes válidos, los bloqueas y el sistema continuará automáticamente desde el 48. Puedes bloquear números desde el historial de uso de la secuencia. A diferencia de un número liberado, un número bloqueado no se puede volver a asignar.

Alertas de Vencimiento y Agotamiento

Digimart te avisa a tiempo para que no te quedes sin comprobantes ni uses una secuencia vencida:

• Próximo a vencer: Cuando la secuencia está cerca de su fecha de vencimiento, aparece una alerta que indica en cuántos días expira y cuántos comprobantes quedan disponibles.
• Próximo a agotarse: Cuando se ha usado un alto porcentaje de la secuencia, se muestra una alerta con el porcentaje usado y la cantidad restante.
• Vencida: Si la fecha de vencimiento ya pasó, la secuencia se marca como Secuencia Expirada y no debe seguir usándose.
• Atención Requerida: Etiqueta que resalta las secuencias por vencer o casi agotadas para que solicites un nuevo rango a la DGII a tiempo.

Anular un Comprobante

Si necesitas dejar sin efecto un comprobante, lo registras en la pestaña Anulaciones indicando el NCF y el código de motivo de la DGII. Las anulaciones se reportan automáticamente en el Reporte 608. Para comprobantes electrónicos, la anulación también puede transmitirse a la DGII.

Recomendaciones

• Configura tus secuencias apenas la DGII te autorice un rango, para que la facturación nunca se detenga.
• Revisa periódicamente las alertas de vencimiento y agotamiento para solicitar nuevos rangos con anticipación.
• Usa el estado Bloqueado para saltar números gastados por error en lugar de intentar corregir la numeración manualmente.
• Registra las anulaciones a tiempo para que el Reporte 608 salga completo cada mes.