Del Pedido al Almacén

Flujo completo: pedido, comanda, despacho e inventario

Este documento explica cómo se conectan el pedido, la comanda, el despacho y el movimiento de inventario, y en qué momento exacto sale la mercancía del almacén. Es la respuesta a la pregunta más común del módulo: ¿cuándo se descuenta el stock?

El flujo en cuatro pasos

1. Documento comercial. El cliente encarga: se crea un pedido (o directamente una factura). Define qué productos y cuántos.
2. Comanda. Desde ese documento se genera la orden de trabajo del almacén. Congela las líneas y se puede imprimir.
3. Despacho. El almacenista toma la comanda, verifica físicamente la mercancía y confirma la salida.
4. Movimiento de inventario. Se descuenta el stock del almacén, la comanda pasa a Entregada y todo queda registrado en el kardex del producto.

Este flujo separa dos responsabilidades que suelen confundirse: lo comercial (qué se vendió y a qué precio) y lo operativo (qué salió físicamente y cuándo). Quien despacha no necesita ver precios; quien factura no necesita estar en el almacén.

La regla clave: el inventario sale UNA sola vez

Ésta es la parte que más dudas genera. El momento en que se descuenta el inventario depende del origen:

• Factura: el inventario se descuenta al emitir la factura. Si después se genera una comanda de esa factura y se despacha, el despacho no vuelve a descontar: sólo marca la comanda como entregada.
• Pedido: el pedido por sí solo no descuenta nada. El inventario sale al despachar. Cuando después se facture ese pedido, la facturación no vuelve a descontar, porque el sistema recuerda que ya salió.

En los dos casos el resultado es el mismo: la mercancía se descuenta una sola vez, sin importar el orden en que ocurran las cosas.

Por qué a veces 'no pasó nada' al despachar

Si al confirmar una salida el inventario no se movió, casi siempre es correcto y hay dos razones posibles:

1. La comanda venía de una factura, y el stock ya se había descontado al emitirla.
2. Ningún producto de la comanda gestiona inventario (servicios, digitales o artículos sin control de existencia).

La pantalla de despacho avisa en ambos casos, para que el almacenista no se quede buscando un movimiento que nunca va a existir.

Dónde ver si un pedido ya se despachó

No hace falta abrir la comanda. En la ficha del pedido aparece un bloque de despacho — sólo si realmente se despachó — con:

• Fecha y hora de la salida.
• Quién la despachó.
• De qué almacén salió.
• Las cantidades entregadas por producto.
• Si salió en varias tandas, cuántas salidas hubo.
• Si alguna línea salió incompleta, la cantidad entregada contra la pedida.

En el listado de pedidos, los negocios de industria Eventos tienen además una columna 'Despachado' con fecha, usuario y unidades.

El rastro en el inventario

Cada salida queda en el Historial de Inventario del producto (ficha del producto → Historial de Inventario), con enlace al documento de origen. Los movimientos que vienen de un pedido se distinguen entre sí:

• Pedido (despacho): la mercancía salió al despachar la comanda.
• Pedido (facturado): la mercancía salió al convertir el pedido en factura.
• Factura: la mercancía salió al emitir la factura directamente.

Esa distinción permite auditar en qué momento salió cada cosa y comprobar que no se descontó dos veces.

Entregas parciales y su efecto

Si el almacén entrega menos de lo pedido, lo no entregado sigue físicamente en el almacén y el inventario refleja esa realidad.

La diferencia queda registrada en la comanda y visible desde el pedido. Que administración facture la cantidad completa o sólo lo entregado es una decisión comercial, no de almacén: el almacenista registra el hecho, no decide la factura.

Quién hace qué

• Ventas / administración: crea el pedido o la factura, decide precios y cantidades, y genera la comanda.
• Almacén: despacha las comandas pendientes y registra las entradas con Notas de Recepción. No ve precios y no puede ampliar un pedido.
• Administración: factura el pedido cuando corresponde, viendo lo pedido y lo realmente entregado.

Los permisos acompañan esa división: despachar es un permiso propio, separado de editar o anular comandas y sin relación con facturación.

Devoluciones y correcciones

Una salida de almacén no se deshace desde el despacho. Si la mercancía regresa, se registra con una Nota de Recepción, que reingresa la existencia y deja su propio rastro en el kardex.

Cambiar el estado de una comanda de vuelta a Pendiente corrige el estado pero no repone inventario: reponerlo crearía existencia que no está físicamente en el almacén.

Preguntas frecuentes

¿El pedido descuenta inventario cuando lo confirmo? No. Con este flujo, el pedido descuenta al despachar. (Existe una configuración de empresa que descarga al confirmar el pedido, pero es incompatible con el despacho por almacén: con las dos activas la mercancía saldría dos veces. Si usas el módulo de Despacho, esa opción debe quedar apagada.)

Facturé un pedido ya despachado y el inventario no bajó otra vez. ¿Está bien? Sí, es exactamente lo esperado. Ya había salido al despachar.

¿Puedo despachar sin pedido ni factura? No. La comanda siempre nace de un documento comercial, para que toda salida tenga un respaldo.

¿Puedo facturar un pedido despachado parcialmente? Sí. Lo entregado y lo facturado son decisiones independientes; el sistema conserva ambos datos para que puedas compararlos.

¿Un pedido puede tener varias comandas? Sí. Cada comanda nueva lleva sólo lo que aún no se había mandado, y el pedido muestra cuántas salidas hubo.